Projektijuhtimine

1. Projektijuhtimine Teema 2: Projekti algatamine: Mida teha? Miks teha? Peeter Normak

2. 23.09 loengu kava • Projektirühmade ettekanded: põhieesmärgi määratlemine. • Kodutöö nr 1: Projektijuhi isiksuslikud omadused. • Projekti algatamise eeldused. • Projektidega seonduvad riskid. • Projekti vajaduse ning põhieesmärgi määratlemine ja hindamine. • Ressursianalüüs (sh finantseerimisallika määratlemine). • Projekti esialgse kava koostamine. • Projektimeeskonna kujundamine. • Projekti kavandamine?

3. Projekti algatamise faasi eesmärk Jõuda arusaamisele projekti kavandamise otstarbekuses, s.t. leida vastus küsimusele “Kas asuda projekti kavandama või mitte?”

4. Projekti algatamise faasi põhiülesanded • Veenduda projekti algatamise eelduste täidetuses (kas projekti läbiviimiseks vajalikud tingimused on täidetud?). • Määratleda projekti eesmärk (mida teha?) • Veenduda projekti vajalikkuses (miks teha?) • Veenduda projekti teostatavuses (kas eesmärgi saavutamine on realistlik?). Otsustamisel põhiinstrument – projekti esialgne kava.

5. Projekti algatamise eeldused • Probleemi olemasolu (millist probleemi projekt võiks lahendada). • Hea (uudse, originaalse) idee olemasolu. • Projekt (st probleemi lahendamine) toetab institutsiooni pikaaegsete eesmärkide saavutamist. N: Tempus. • On olemas projekti täitmiseks vajalik inimressurss (pädevus+hulk). N: LeFloweParticipation (Interreg IV A). • Projekti finantseerimise tõenäosus on piisavalt suur (NB! Võrrelda end potentsiaalsete konkurentidega). N: IFI IUT 2012.a. • Projektiga seonduvad nõuded ja piirangud on selged. N: SF 1.voor. • Projektiga seonduvad riskid on taluvuse piirides.

6. Projektiga seonduvad riskid • Ressursside ebaotstarbekas kulutamine. Näide: mitteaktsepteeritud projektitaotlus LeFlow: Competency Management and Learning Flows within Mash-up Personal Learning Environments. • Ideede imbumine konkurentidele. Näide: ülikooli poolt kooliõpilaste koolitus (sotsiaalteaduste kool  Õpilasakadeemia). • Renomee kahjustamine. Näide: JEP 11202 juhtimise üleandmine. • Muude projektide/ülesannete täitmise halvenemine. Näide: 8 FP6. • Projekti tulemi vähene kasutuselevõtt (vähene kasutusmugavus, konkurentide tooted, rakendamise nõrkus, …). • Partnerite põhjustatud kahjude hüvitamnine. N: EITS.

7. Probleemide lahendamise alternatiivid • Projektiplaani koostamine teenusena sisse osta. N: Invent Baltics. • Projekti soovitav tulem teenusena sisse osta. N: TLÜ veeb. • Projekti mingid tegevused teenusena sisse osta. N: eParticipation tarkvaraarendus; teadusuuringuteks empiiriliste andmete kogumine. • Lülitumine mingi teise institutsiooni poolt täidetava sobiva projekti partneriks. NB! Soovitatav ebapiisava kompetentsi või suurte riskide korral.

8. Soovitused 1 (projekti algatamise eeldused) Võimaliku projekti ebaõnnestumise riski maandamiseks: • enne projekti juhtimist osale mingi projekti täitmisel • enne suure projekti juhtimist juhi väikest • enne rahvusvahelise projekti juhtimist juhi kodumaist • enne rahvusvahelise projekti juhtimist osale selle täitmisel.

9. Projektide läbi avanevad võimalused • Institutsiooni arenguks vajalike ressursside saamine (sh töötajate säilitamine). N: IFI eelarves ligikaudu 50%. • Institutsiooni võimekuse suurendamine. N: välisprofessorid, ID labor, MM õppekava, EITSA tiigriülikooli programm, … • Organisatsiooni- ja töökultuuri edendamine. N: tähtaegade järgimine. • Oma tuntuse suurendamine. • Koostöövõrgustiku laiendamine. N: IFI projektides partnerid kuni 16 riigist.

10. Vajaduse hindamine Vajadus: mingi süsteemi toimimist või eesmärgi saavutamist toetav (soovitav) olukord või ese. Projekti vajaduse määrab ära soovitava olukorra või toote momendi olukorrast/tootest erinevuse (“lõhe”) hinnang (suur/väike, oluline/ebaoluline). Probleem: modelleerimine! Maslow inimvajaduste hierarhia: NB! Madalama taseme vajaduste rahuldatus peab eelnema kõrgema taseme vajaduste rahuldamisele. Probleem: (nii otsustajate kui teiste poolt) vajaduse mittetunnetamine. Enese- teostusvajadus Tunnustusvajadus Kuuluvus- ja armastus Turvalisusvajadus Füsioloogilised vajadused

11. Vajaduste hierarhia: näide Vajaduste hierarhia IT-valdkonnas (Urwiler, Frolik): • IT-infrastruktuur • IT-turve • Info kvaliteet/kättesaadavus • Konkurentsivõime • Innovatsioon

12. Põhieesmärgi määratlemine Põhieesmärgist lähtub nii projekti kavandamine (tagant ette) kui ka täitmine. Põhieesmärgi määratlemise nõuded (SMART): • Konkreetsus (Specific) – sõnastuse selgus. • Mõõdetavus (Measurable) – saavutatuse hinnatavus (N: panga imago). • Lõppkasutajaga kooskõlastatus (Agreed) – vajadustele vastavus. • Realistlik (Realistic) – ressurssidele vastavus. • Ajakohasus (Timed) – (perspektiivsele) nõudlusele vastavus. SMART nõuded kehtivad ka alaeesmärkide puhul. SMART võimalik eestikeelne vaste (Ott Vaiknemets) - KARMA: • Konkreetne • Aktsepteeritud • Realistlik • Mõõdetav • Ajakohane Eesmärgi määratlemine on aega ja diskussiooni nõudev!

13. Põhieesmärgi/vajaduse analüüs – mõjurid NB! Peab olema ettevaatav! Võimalike tulevikutrendide analüüs. Momendi ja perspektiivsete mõjurite, nõuete ja piirangutega arvestamine: • Turuolukorra muutumine (N: digitaliseerimine, avatud sisu). • Ettevõtte probleemid ja kavandatavad ümberkorraldused. • Tarbijate vajaduste muutumine. • Tehnoloogiliste lahenduste uuenemine (N: arvutite võimsuse kasv). • Sotsiaalse nõudluse tekkimine/muutumine (N: vanurid). • Seadusandlikud piirangud. • Konkurentide võimalikud tegevused (N: teaduskool, õpilasakadeemia). Liivakella kujund: absorbeeri vajaduse analüüsil võimalikult palju informatsiooni selleks, et projekti eesmärk teeniks võimalikult paljude huve.

14. Soovitused 2 (põhieesmärgi määratlemine) • Aruta vajadused ja põhieesmärk läbi olulisemate sihtrühmadega: • projekti tulemi kasutajad, • projekti potentsiaalsed finantseerijad/ülemused ja toetajad, • projektimeeskond. N: HTM soov (tehnoloogiaõpetus haridustehnoloogia õppekavas). • Leia efektne – samas projekti eesmärgiga kooskõlas olev – projekti nimi ja akronüüm (selleks on kasulik tutvuda edukate projektide nimede ja akronüümidega). N: Internetis turvakäitumise labor  Digiturvalisuse labor.

15. Ülesanded – projekti algatamise eeldused ja põhieesmärk • Loetleda projektidega seonduvaid võimalikke täiendavaid (sh ka otsustajate) riske. • Milliseid probleeme näete järgmistes projektide eesmärkides: • “Uurida difusiooniprotsesse mitmekomponendilistes süsteemides”; • “Optimaalse metoodika väljatöötamine allergiast vabanemiseks”. • Loetleda täiendavaid projekti eesmärkide kujundamisel arvestamist vajavaid võimalikke mõjureid.

16. Ülesanded – projekti algatamise eeldused ja põhieesmärk • Millistele SMART nõuetele ei vasta järgmised üliõpilastööde teemad: • täisfunktsionaalse virtuaalse õpihaldussüsteemi loomine koolidele; • liikumisteid kuvava digitaalse Tallinna kaardi loomine; • veebikeskkonna loomine. • Loetlege olulisi objekte/teenuseid, mille järele pole ühiskond/riik veel vajadust tunnetanud. • Loetlege olulisi objekte/teenuseid, mille järele on vajadus tunnetatud, kuid mida piisavalt ei pakuta.

17. Ülesanded – projekti algatamise eeldused ja põhieesmärk • Iseseisvalt: tuua näide mittepakutavast arvutitarkvarast, mille järele oleks nõudlust. • Iseseisvalt: projekti põhieesmärgi määratlemisel saab kasutada ka tasakaalustatud tulemuskaardi metoodikat. Sõnasta selle põhiprintsiibid (vt näiteks www.balancedscorecard.org).

18. Finantseerimisallika määratlemine Ressursi saamise ja rakendamise võimekus on üks olulisemaid projektijuhi kvaliteedi näitajaid. Finantseerimine (ja selle taotlemine) sõltub oluliselt projekti tüübist: • taotleja tüüp – institutsionaalne või individuaalne • taotluse tüüp – reglementeeritud (vormikohane) või mitte • konteksti tüüp – firmasisene, programmide raames, sponsorlus Määravad aspektid: • valdkondlik prioriteetsus. N: Tempus IT mag.õppekavad. • taotleja legitiimsus (eligibility)‏. N: EITSA Tiigriülikool – avalikud ülikoolid. • taotluse formaalsete nõuete täidetus. N: SF 1. voor. • finantseerija huvid (eelkõige sponsorluse ja mittereglementeeritud projektide korral).

19. Sponsoritega suhtlemise reeglid Ettevõtte sponsorluse olulisim eesmärk – parandada ettevõtte imagot. • Paku investeerimisvõimalust, mitte ära taotle heategevust. • Tee endale selgeks, millised on osaliste võimalikud huvid (huvid domineerivad loogika üle); kuula finantseerijat (näide: ISE, d.õpe). • Leia veenvad põhjendused, miks sina/sinu asutus on parem kui teised projekti võimalikud täitjad. • Leia projekti tulemi jaoks atraktiivne tulevikuvisioon. • Keskendu tõenäolisematele sponsoritele. • Suhtle vahetult, mitte kirjalikult (pane sponsor kaasa mõtlema). • Suhtle korduvalt. • Hoia sponsoritega suhteid ka peale projekti lõppu. NB! Suuremal või vähemal määral kehtuvad need soovitused ka suhtlemisel mistahes otsustajatega.

20. Sponsoritega suhtlemise praktika Kokkulepped: • sponsorluse avalikustamine. N: Balteco. • kasutamine firma reklaamis, • teiste sponsorite aktsepteerimine • ... Ingrid Vuks (magistritöö raames saadus tulemused): • ¾ sponsoreerivatest Eesti ettevõtetest ei ole sponsorlus reguleeritud • reeglid ei ole avalikud (veebis vaid 3-l 200-st) • otsustuskogu on väga erinev. Efektiivseim tee Eestis – isiklik tutvus.

21. Soovitused 3 (finantseerimise/sponsori määratlemine) Finantseerimisallika määratlemisel: • Ole informeeritud. N: Eesti staatus EL 5RP e-õppe projektides). • Hinda enda võimalusi võrdluses teiste potentsiaalsete taotlejatega. NB! Tuleb arvestada mitte ainult objektiivseid näitajaid, vaid ka subjektiivseid (sh poliitilisi). • Usalda, kuid kontrolli. N: Humboldt uurimisstipendium.‏

22. Ülesanded – projektide finantseerimine 1 • Millistel juhtudel on otstarbekam valida kumbki järgnevatest strateegiatest: a) kavandatakse projekt ning seejärel hakatakse finantseerijat/finantseerimist otsima; b) määratletakse võimalik finantseerija ning seejärel hakatakse projektiplaani koostama. • Millised loengukonspektis toodud sponsoritega suhtlemise reeglid on suurema, millised väiksema kaaluga? Tuua näiteid nende reeglite järgimisest või mittejärgimisest. • Asetage end sponsorluse üle otsustava tippjuhi rolli. Millised sponsorluse taotleja argumendid on teie jaoks kõige määravamad? Milliseid valdkondi te eelkõige toetaksite?

23. Ülesanded – projektide finantseerimine 2 • Iseseisvalt: vali mõni projekte finantseeriv institutsioon ning analüüsi tema poolt toetatud projektide näitajaid (valdkond, maht jne). • Iseseisvalt: leia oma projektirühma projekti eesmärgi osas vastused järgmistele küsimustele: • millised on projekti tulemuslikkuse mõõdikud? • miks meie projektimeeskond on selle projekti sobivaim täitja?

24. Ressursianalüüs • Kas on olemas projekti täitmiseks vajalik inimressurss? • projekti käivitumise määramatus (inimeste ülekate ja seotus; 6RP: 2/8; teaduse sihtfin; LeFlow); • organisatsiooni tüübi (funkts-ne, maatriks, projektipõhine) arvestamine. • Kas on olemas vajalik infrastruktuur (töökohad, vahendid)? • Kas projekti idee on ülemuste, partnerite ja täitjate poolt piisavalt aktsepteeritud (Näide: EHIS)? • Kas osalise finantseerimise korral leiduvad vajalikud kompensatsioonimehanismid (mahu vähendamine, tegevuste ühitamine, tegevuste/eelarve struktuuri muutmine? 100%/0% mudel.

25. Soovitused 4 (töömahu hindamisel) • Ühekordse ja spetsiifilist kompetentsi nõudva tegevuse läbiviimiseks kaaluda selle teenusena sisseostmist. • Mahukate ja vastutusrikaste projektide juhtimiseks kavandada täistööajaga projektijuht (Näited: EAS – SPINNO, haridusinnovatsiooni keskus).

26. Projekti esialgne kava Sisu: projekti põhiandmete (nimi, põhieesmärk, vajadus, uudsus, etapid, täitjad, ressursid, kestvus) lühikirjeldus (1-2 lk). Eesmärk: • otsustajate toetuse saamine • partnerite leidmine • partneritega rolli/tööjaotuse osas kokkulepete saavutamine Võimalikud täiendavad aspektid sõltuvalt projekti iseloomust ja asjaoludest: erinõuded/piirangud, standardid, sarnaste projektide näited, tulemi juurutamise aspektid (näiteks kasutajate koolitamine) jne. Näited: KH IKT-õppe kvaliteedisüsteem ja HK õppekava. Projektiplaanile võib eelneda mitu etappi. PRINCE2: a) Project Mandate; b) Project Brief; c) Project Initiation Document.

27. Projektimeeskonna kujundamine • Olulisim – partnerite motiveeritus. N: TEMPUS 11202 (rak. mat. mag.õpe). • Eelistatud on analoogiliste projektide täitmise kogemusega partnerid. • Eelistatud on oma ala juhtinstitutsioonid (kvaliteet, sekundaarsed kontaktid, renomee). N: Layers arutelu Brüsselis. • Eelista partnereid, kellega juba on koostöökogemus. N: Koolielu. • Partnerite erihuvid ei tohi domineerida projekti eesmärkide üle. N: MM, Twe. • Eelistatud on üksteist täiendavad partnerid. Riskinäide: AGETT töökohavahetus. • Partnerid peavad aktsepteerima tellija nõudeid/tingimusi ja kinni pidama partneritevahelistest kokkulepetest. N: AGETT töötasu, MM l. äriklass.

28. Partnerluse olulisi aspekte Partneriks hakkamise võimalikke probleeme: • töö ja kompetentsi mitteadekvaatne ekspluateerimine • projekti ebaõnnestumisest tulenev mainekaotus • erinevad arusaamad. N: prototüübi olemus (innovatsiooniosakud). Probleemiks võib olla projektijuhi vähene aktsepteeritus partnerite poolt. N: AGETT. Tellijate nõuded: põhi-lõuna (EL projektid), partnerite kaasatus (str.fondid), doktorantide kaasamine (teadusprojektid), ...

29. Soovitused 5 (partnerite valik) • Leia optimaalne partnerite arv: • liiga suur arv muudab projekti täitmise kohmakaks ja ebaefektiivseks, • liiga väike arv võib seada ohtu projekti täitmise kvaliteedi. • Projektitäitmise kvaliteedi seisukohalt ei ole mitte niivõrd oluline partnerinstitutsioon, kuivõrd seal töötavad inimesed.

30. Halva partneri tunnuseid • Projektide taotlemisele (mitte täitmisele) orienteeritud. • Vastutusest/ülesannetest hoidujad. • Autoritaarsed “kõiketeadjad”. • Formalistid, kes on orienteeritud dokumentatsioonile, mitte sisule. • “Hägusa” ülesannetejaotusega. N: koosolekutel erinevad inimesed. • Kokkulepetest mitte kinnipidajad. • “Viimasel minutil” tegijad (NB! Kvaliteedirisk).

31. Teadusprojektide hea partneri tunnuseid • Tipptasemel teadust tegevad/publitseerivad (Eestis – ISI tase). • Lõppkasutajatega tihedat koostööd tegevad. • Doktorante kaasavad. • Ennast tõestanud teadusadministraatorid. • …

32. Ülesanded • Millised on teie arvates olulisemad IT-projektide õnnestumist tagavad faktorid? • Millised personalikasutuse probleemid võivad tuleneda projekti täitva asutuse ülesehituse tüübist (funktsionaalne, projektipõhine, maatrikskujuline)? • Millised märgid viitavad partneri vähesele motiveeritusele? • Projektis on kaks partnerit: a) oma ala juhtiv institutsioon, kuid vähe motiveeritud; b) tundmatu institutsioon, kuid väga motiveeritud. Millised on nendega seonduvad suurimad riskid ning kuidas neid riske vähendada? • Millistel juhtudel on tippinstitutsioon otstarbekas kaasata isegi nende vähese motivatsiooni korral?

33. Ülesanded (iseseisvalt) • Analüüsi mingit ebaõnnestunud projekti ja too välja ebaõnnestumise põhjuseid. • Otsisõnade “project mandate”, “project brief”, “project charter” ja “project initiation document” abil tutvu veebis olevate projekti esialgsete kavadega. • Analüüsi loengukonspekti lisas 2 olevat projekti esialgset kava. Millised aspektid oleksid võinud selles olla põhjalikumalt avatud?

34. Kodutöö nr 2 Projekti vajaduse põhjendus • Lae alla ja täida failis PJ-Kodutöö-2.pdf sätestatud ülesanded. • Kirjuta välja (ja võta 7. okt. loengule kaasa) ülesannete nr 4, 5, 10, 11, 12 lahendused. Kodutöö analüüs toimub 7. oktoobri õppusel; kodutöö raames leitud lahendusi pole vaja õppejõule saata. Kodutöö arvestuslik ajakulu: 6 tundi.

35. Järgmine loeng: Pühapäev 7. okt. kell 14.00Teema:Projekti planeerimine

36. IT-projektide õnnestumise faktorid (Standish Group, 2001) 1) juhtkonna toetus, 2) kasutajate (tarbijate) kaasamine, 3) projektijuhi kvalifikatsioon, 4) eesmärkide selgus, 5) rakendusala optimeeritus, 6) infrastruktuuri kaasaegsus, 7) kindlate põhinõuete olemasolu, 8) formaalse metodoloogia kasutamine, 9) usaldusväärsed hinnangud.

37. Tulevikuelukutsete näiteid • Vanuriteabid: vananev ja füüsiliselt manduvate inimestega ühiskond vajab järjest rohkem tugiisikuid. • Virtuaalne sotsiaaltöötaja: Internetipõlvkonnale suunatud sotsiaaltöötaja. • Digitaaljäätmete käitleja: digitaalse info hulk kasvab tohutu kiirusega. Enamik sellest on prügi nii sisu kui suunitluse mõttes, mis tuleb turvalisuse huvides hävitada. • Personaalne andmehaldur: üksikisiku “elektrooniline elu” (kontod, e-kirjad, failid, …) kasvab hõlmamatuks ja vajab korrastamist.