Cadre de dotation du MDN

1. Cadre de dotation du MDN • Présentation au Sous-comité des RH du Comité de consultation syndicale-patronale (CCS-P) • Le 7 juin 2005

2. Aperçu • Partie I – Contexte • Cadre de dotation • Processus de dotation • Partie II – Consultation • Politiques et lignes directrices ministérielles nécessaires pour l’entrée en vigueur • Politique sur la zone de sélection • Critères pour processus de nomination non annoncés • Politique sur les mutations • Lignes directrices de discussions informelles • Mesures correctives et politiques de révocation

3. Cadre de dotation du MDN Délégation Surveillance/Responsabilisation Cadre de nomination Planification des RH Processus (formation, outils, modèles) Systèmes / CGRH Communication et apprentissage Politiques et lignes directrices du MDN Politiques des organismes centraux Politiques et lignes directrices du TDFP Loi sur l’emploi dans la fonction publique (2003)

4. Loi sur l'emploi dans la fonction publique (2003) • La Loi sur la modernisation de la fonction publique (LMFP), qui renferme la nouvelle LEFP, offre bon nombre d’occasions de renouvellement et de transformation • Une fonction publique non partisane et fondée sur le mérite reste une valeur fondamentale • L’objectif est un régime de dotation plus souple, qui facilite l’embauche des bonnes personnes aux moments et aux endroits voulus – dotation fondée sur les valeurs versus la perspective • On s’attend à un changement de comportement et d’attitude • Elle sera une réussite s’il y a un changement culturel fondamental au sein de la fonction publique

5. La <Roue des valeurs>Dotation fondé sur les valeurs – Équilibre des valeurs et des principes de gestion Les fonctionnaires sont qualifiés pour exercer leurs fonctions Traitement juste des employés et des candidats Occasion raisonnable: demande d’emploi et examen de candidature Traitement équitable Mérite Dotation exempte de tout favoritisme politique ou bureaucratique Nomination Préambule Impartialité politique Accès Communication franche et opportune concernant les politiques, les pratiques et les décisions de dotation La composition de la fonction publique correspond à celle du marché du travail Transpa- rence Diversité Principes de gestion Abordabilité et efficience Souplesse Dotation adaptée aux besoins de l’organisation Dotation simple, rapide et efficace

6. Politiques des organismes centraux – Commission de la fonction publique (CFP) • La CFP continue d’avoir le pouvoir de procéder à des nominations • Elle jouera un nouveau rôle de surveillance pour réagir face au nouvel accent mis sur la LEFP • Elle a mis en œuvre un nouveau cadre de nomination, qui • soutient le préambule de la LEFP • favorise la confiance dans les décisions et l’intégrité du système • promeut une culture de communication ouverte • favorise un lieu de travail sain oùles erreurs/lacunes sont corrigées en temps opportun, à l’aide d’un nombre réduit de recours officiels

7. Lignes directrices de la CFP en matière de nomination • Les nominations demeureront fondées sur le mérite, mais selon une nouvelle approche qui tiendra compte des besoins des ministères et de la fonction publique. Le choix de processus de nomination est lié au PRH • Le mérite signifie : • la conviction que la personne possède les qualités essentiellesau travail à effectuer • il peut aussi tenir compte de : • toute qualité requise supplémentaire pouvant constituer un atout pour le travail à effectuer ou pour l’organisme • toute exigence opérationnelle actuelle ou future de l’organisme • tout besoin actuel ou futur de l’organisme, ce qui peut comprendre les besoins de la fonction publique, identifiés comme pertinents pour le ministère.

8. Politiques des organismes centraux - Agence de gestion des ressources humaines de la fonction publique du Canada (AGRHFPC) • L’AGRHFPC assume des responsabilités qui étaient auparavant du ressort de la CFP • Établissement des normes relatives aux qualités requises • Définition de la promotion • Période de stage • Mutations • Taux de rémunération à la nomination • Les politiques approuvées de l’AGRHFPC demeurent en suspens

9. Tribunal de la dotation de la fonction publique (TDFP) • Les employés pourront soumettre leurs plaintes concernant les processus de nomination internes à un tribunal indépendant • Remplace les comités d’appel de la CFP • Motifs de plainte : • Manquement à l’obligation d’évaluer le candidat dans la langue officielle de son choix • Abus de pouvoir, en ce qui concerne : • l’évaluation des candidats • l’établissement des qualités essentielles requises et des atouts, la détermination des besoins/exigences (nouveau) • le choix entre un processus annoncé et un processus non annoncé (nouveau)

10. Politiques et lignes directrices ministérielles • Le nouveau cadre de nomination de la CFP donne au MDN toute la latitude voulue pour adapter ses processus afin qu’ils soient conformes aux besoins de l’organisation • Comme critère minimum pour l’entrée en vigueur, le MDN est tenu de mettre en œuvre : • La politique sur la zone de sélection • La politique sur les mutations • La politique sur la révocation et les mesures correctives • La directive du MDN portant sur la dotation des postes civils sera mise à jour • Des DOAD générales sur la dotation doivent être élaborées, ainsi que des nouvelles directives, politiques et DOAD d’instructions

11. Processus (formation, outils, modèles) • Un certain nombre d’outils existants seront mis à jour, et de nouveaux outils élaborés, par exemple : • Les critères pour les processus de nomination non annoncés (nouveau) • Les lignes directrices de la discussion informelle (nouveau) • La boîte à outils en matière de dotation de la CFP (nouveau) • La source personnelle de consultation du gestionnaire et du spécialiste en RH • Les outils d’apprentissage et Q et R (nouveau) • Les organigrammes (nouveau) • Les lignes directrices portant sur un répertoire de préqualification • Les programmes d’EE

12. Planification des RH (PRH) • La nécessité pour le gestionnaire d’élaborer un plan RH est plus importante que jamais. Le plan RH appuiera les critères de mérite établis et le choix de processus de sélection • Ces plans doivent être communiquées à tous les employés • La nouvelle LEFP renforce et accentue le rôle de la PRH dans la dotation. Les changements à la définition du mérite permettent aux gestionnaires de considérer les besoins actuels et futures de l’organisme, soulignant ainsi l’importance d’une planification des ressources humaines efficace • Essentielle pour la capacité du gestionnaire à prendre des décisions de nomination rapidement et conformes aux valeurs de dotation : • Équité, accès, transparence, transparence

13. Systèmes / SGRH • Le SGRH doit s’assurer que les systèmes reflètent les nouvelles exigences de la LEFP et peuvent saisir l’information nécessaire pour les rapports • La qualité des données reste la clé – le Comité directeur sur les exigences en matière de gestion des ressources humaines civiles (CDEGRHC) s’efforce d’assurer l’exactitude de l’entrée en vigueur • Tout changement effectué par le groupe de concertation du SGRH s’appliquera uniquement à la version GC v8.8 – le MDN peut devoir apporter ses propres modifications à sa version v7.5

14. Communication et apprentissage • Des stratégies sont en place pour répondre aux besoins de communication et d’apprentissage associés à la mise en oeuvre • Le but est de sensibiliser la collectivité des RH, les gestionnaires et les employés quant aux possibilités et de les éduquer en ce qui concerne les nouveaux processus et outils • Divers médias sont utilisés afin de communiquer les messages clés aux publics cibles • Diverses activités d’apprentissage ont été prévues pour répondre aux besoins des intervenants

15. Étapes-clés Mai-Juin 05 Juil-Août 05 Sep-Oct 05 Nov-Dec 05 Communication Série d’articles - Nouvelles Civ “Vers la LEFP” Brochures pour employés & gestionnaires Autres outils Formation Trousse de formation des formateurs -élaborer & valider -réviser, traduire,imprimer -livrer Trousse de formation des gestionnaires -consultation sur le contenu - élaborer & valider -livrer

16. Délégation • Préambule : la délégation devrait se faire à l’échelon le plus bas possible de la fonction publique • La délégation complète n’est pas exigée pour décembre 2005 • On procédera à une plus grande délégation, mais elle sera planifiée et mise en oeuvre à un rythme et d’une manière raisonnables pour le MDN • La délégation reconnaîtra les exigences propres à chaque approche sur mesure adoptée par les N1 • La formation sera obligatoire avant la délégation • Les RH-Civ continueront à fournir conseils et appui à l’échelle locale

17. Surveillance / Responsabilisation • La CFP a des outils et des guides visant à s’assurer que les processus établis par les ministères respectent les exigences et les attentes sur la responsabilisation • L’outil clé est le Cadre de responsabilisation en gestion de la dotation (CRGD), lequel comporte cinq volets : • Gouvernance - Communication • Planification - Contrôle • Politiques • Le cadre de responsabilisation du MDN comprend : • Le CRGD ministériel, fondé sur la CFP • Le cadre de surveillance

18. Aperçu du processus de dotation sous la LEFP – Activités clés • Phase 1 • Préparation • Le gestionnaire examine ou révise le plan RH en préparation à la consultation avec l’agent des ressources humaines (ARH) • Phase 2 • Planification • Réunion avec l’ARH • Établir les critères de mérite • Compétences essentielles • Atouts • Exigences opérationnelles actuelles ou futures • Exigences organisationnelles actuelles ou futures • Déterminer le choix de processus et la zone de sélection • Phase 3 • Élaboration • Élaborer les outils d’évaluation • Annoncer, s’il y a lieu • Phase 4 • Évaluation • Évaluer les candidats, aussi la langue et la sécurité • Proposer une discussion informelle • Identifier les candidats qualifiés • Envoyer un avis sur la personne considérée pour la nomination • Phase 5 • Nomination • Offre de nomination fondée sur la candidature la plus valable • Envoyer un avis sur la personne nommée • Émettre le droit de recours pour processus internes

19. Aperçu du processus de dotation • Phase 1 – Préparation • Ce qui demeure : • Détermination des besoins organisationnels • Les gestionnaires font appel à leur ARH et/ou se fient à leurs connaissances de leurs organisation, besoins, exigences en matières de compétences et taux d’attrition • Ce qui est nouveau : • Accent sur les ARH qui aident à déterminer les méthodes de dotation appropriées, en vue de satisfaire les besoins de l’organisation • Le recours aux PRH comme base des décisions de dotation aidera à expliquer et appuyer ces décisions

20. Aperçu du processus de dotation • Phase 2 – Planification • Ce qui demeure : • Les gestionnaires continueront à établir les critères de mérite et à choisir les méthodes de dotation appropriées options • Ce qui est nouveau : • La loi énonce une définition plus large de mérite • Compétences essentielles, atouts, exigences opérationnelles et besoins organisationnels forment la base de l’évaluation du mérite et s’appellent collectivement «critères de mérite» • Les candidats sont évalués en fonction des critères de mérite établis pour le poste et non par rapport aux autres candidats • Aucune préférence juridique en ce qui concerne les processus internes ou externes • Le choix doit cadrer avec le plan RH de l’organisation et les valeurs de nomination • La zone de sélection permet une plus grande souplesse • Possible d’envisager des employés venant d’autres organismes • Possible de limiter la zone de sélection à un groupe désigné, à condition de correspondre à votre EE ou plan RH

21. Aperçu du processus de dotation • Phase 3 - Élaboration • Ce qui demeure : • L’exigence d’élaborer des outils et critères d’évaluation et • Ce qui est nouveau : • Obligation de déterminer, au départ, les compétences essentielles et les atouts, et les exigences opérationnelles et organisationnelles actuelles et futures basées sur la PRH • La LEFP encourage l’utilisation de plusieurs outils d’évaluation • La nouvelle LEFP est plus axée sur l’exercice d’un jugement sûr plutôt que sur l’adhérence aux processus; par conséquent, la manière dont les candidats sont évalués peut changer par rapport à aujourd’hui • plus besoin de coter les candidats ou de prouver que l’un est meilleur que l’autre • Non annoncé ne signifie pas sans concours – possible de considérer plusieurs candidats dans un processus non annoncé

22. Aperçu du processus de dotation • Phase 4 - Évaluation • Ce qui demeure : • Les candidats continueront à faire l’objet d’une évaluation en vue d’assurer la dotation d’un poste ou d’un groupe de postes par les personnes les plus qualifiées • Ce qui est nouveau : • Plus de souplesse car le gestionnaire n’est plus tenu de sélectionner la personne ayant obtenu la cote totale la plus élevée • «Candidat qualifié» signifie maintenant «satisfait les exigences essentielles» – pas besoin de posséder toutes les compétences considérées comme atouts, ni de satisfaire les exigences opérationnelles ou organisationnelles • Politique de discussion informelle Le but est de donner aux candidats éliminés du processus de nomination interne assez d’information sur leur propre évaluation pour qu’ils comprennent et discuter de la décision aussitôt après leur élimination

23. Aperçu du processus de dotation • Phase 5 – Nomination • Ce qui demeure : • Les candidats qualifiés qui satisfont les conditions d’emploi et les exigences en matière de langue peuvent faire l’objet d’une nomination • Ce qui est nouveau : Plus de souplesse • Plus besoin de dresser une liste d’admissibilité • Les gestionnaires sélectionne la personne qui convient bien au poste • Les gestionnaires n’ont pas besoin d’utiliser les mêmes critères de sélection pour toutes les personnes nommées selon le même processus • Dans un processus interne, il y a un délai d’attente d’au moins cinq jours entre l’avis et la nomination • Politique de recours • Le tribunal de la dotation de la fonction publique remplace les comités d’appel de la CFP • Les motifs de plainte seront axés sur la manière dont l’employé a été traité dans le cours d’un processus interne

24. Politique sur la zone de sélection (Planification – Phase 2) Critères relatifs aux processus de nomination non annoncés (Planification – Phase 2) Politique sur les mutations (Planification – Phase 2) Lignes directrices sur la discussion informelle (Évaluation – Phase 4; Nomination – Phase 5) Mesures correctives et révocation (situation postérieure à la nomination) Normes de qualification (Planification – Phase 2) Définition de promotion (Planification – Phase 2) Taux de salaire à la nomination (Nomination – Phase 5) Stage (situation postérieure à la nomination) Partie II - Consultation Pour consultation plus tard Pour consultation maintenant

25. Politique sur la zone de sélection – Planification – Phase 2 • Ce qui demeure • Accorde un accès raisonnable à des possibilités d’emploi • Accorde un accès raisonnable aux recours • Tient compte des valeurs de la dotation et des principes de gestion • Les critères géographiques, organisationnels et professionnels demeure • Zone de sélection nationale pour les postes de niveau EX, EX moins1 et EX moins 2 Ce qui est nouveau • Plus de souplesse, d’efficacité, et de rentabilité dans l’établissement d’une zone de sélection • S’applique aux processus externes (annoncés seulement) et aux processus internes de nomination • La politique donne une orientation – exigences et considérations clés • Une zone de sélection peut s’étendre ou se limiter à un ou plusieurs groupes désignés sans la nécessité d’un programme spécial

26. Politique sur la zone de sélection – Planification – Phase 2 (suite) • Ce qui est nouveau • Les employés d’organismes distincts peuvent poser leur candidature en tant qu’«employés» • Les militaires des FC sont admissibles quand ils sont inclus dans la clause «s’adresse à» • La Charte des droits et des libertés s’applique au processus de nomination interne; une zone de sélection ne doit pas correspondre aux frontières provinciales et territoriales • La définition de « région » a changé en conséquence • Il y a maintenant des définitions pour processus de nomination externes «locaux», «régionaux» et «nationaux»

27. Critères relatifs aux processus de nomination non annoncés – Planification – Phase 2 • Ce qui continue • S’en référer à une liste de contrôle pour les processus de nomination non annoncés, basée sur ce qui existe présentement pour les présentations de candidats nommément désignées Ce qui est nouveau • On ne parle plus de nominations par concours ou sans concours – on parle désormais de processus annoncés et non annoncés • La CFP exige que le processus de nomination choisi cadre avec le plan des ressources humaines et avec les valeurs de dotation et les principes de gestion

28. Critères relatifs aux processus de nomination non annoncés – Planification – Phase 2 (suite) • Ce qui est nouveau • La CFP exige l’établissement et la communication de critères ministériels pour l’utilisation de processus non annoncés • Une justification écrite doit démontrer comment chaque processus non annoncé satisfait aux critères ministériels, aux valeur de la dotation et aux principes de gestion • L’usage de la liste de contrôle assurera le respect de cette consigne

29. Politique sur les mutations – Planification – Phase 2 • Ce qui continue • Le SM conserve le pouvoir de mutation • Mutation s’entend du transfert d’un employé d’un poste à un autre sans donner lieu à une promotion Ce qui est nouveau • Impossible de changer la durée de la période d’emploi de déterminée à indéterminée (par rapport à la permanence) • Consentement pas nécessaire si, après enquête, une personne est reconnue avoir harcelé une autre personne • Mutations intergroupes permises, à condition de satisfaire les normes minimales de qualification • Mutations entre organismes distincts permises, si la CFP approuve leur programme de mutation • Nécessité de tenir compte des priorités ministérielles • Plaintes déposées par le biais de la procédure de règlement des griefs et non par le TDFP

30. Lignes directrices de la discussion informelle (DI) – Évaluation – Phase 4; Nomination – Phase 5 • Ce qui continue • Besoin de discuter avec le candidat ses résultats et donner du feedback honnête • Ce qui est nouveau • Les personnes dont la candidature n’est pas retenue dans le cadre d’un processus de nomination interne ont la possibilité de discuter de la décision de rejeter leur candidature le plus tôt possible après la prise de cette décision • Objectifs : • transparence et communication • processus de nomination efficace et réalisé dans les délais requis

31. Lignes directrices de la discussion informelle (DI) – Évaluation – Phase 4; Nomination – Phase 5 (suite) • Ce qui est nouveau • Ne fait pas partie des recours mais vise à réduire le nombre de plaintes formelles en adressant les préoccupations du candidat en cours du processus • La personne qui demande la tenue d’une discussion informelle a accès uniquement à l’information qui la concerne • Normalement, le gestionnaire et la personne dont la candidature n’a pas été retenue participent à la discussion informelle • La participation à une discussion informelle ne porte aucunement atteinte au droit de cette personne à déposer une plainte devant le TDFP

32. Politique sur la révocation et les mesures correctives – (situation postérieure à la nomination) • Ce qui demeure • Le SM conserve le pouvoir d’enquêter sur des questions d’erreurs, d’omission ou de conduite répréhensible en matière de dotation • La CFP conserve le pouvoir de faire enquête sur des questions d’influence politique ou de fraude en matière de dotation Ce qui est nouveau • Le SM a désormais le pouvoir de prendre des mesures correctives/révoquer des nominations issues des processus internes • Les employés dont la nomination a été révoquée ont le droit de déposer une plainte devant le Tribunal de dotation de la fonction publique pour cause de révocation sans motif raisonnable

33. Discussion • Les membres ont-ils des questions sur les éléments du cadre de dotation ou du processus de dotation? •  Avez-vous des questions ou commentaires au sujet des politiques, lignes directrices et processus proposés pour le MDN?   • Y a-t-il des suggestions concernant la mise en oeuvre des nouvelles modalités de dotation?