Kajaanin yliopistokeskuksen strategia seminaari 16.03.2009 Vuokatin hovi

1. Kajaanin yliopistokeskuksen strategia seminaari 16.03.2009Vuokatin hovi Jouko Käsmä Kehityspäällikkö

2. MUUTOKSESSA ELÄMINEN JA MUUTOSJOHTAMINEN ON HAASTE ”EI OLE VAIKEAMPAA JA VARALLISEMPAA TEHTÄVÄÄ KUIN LUODA ASIOILLE UUSI JÄRJESTYS. KAIKKI NE VASTUSTAVAT UUDISTUSTA, JOILLE VANHASTA JÄRJESTELMÄSTÄ ON OLLUT ETUA JA SITÄ PUOLUSTAVAT VAIMEASTI NE, JOTKA SIITÄ HYÖTYISIVÄT” Machiavelli, Ruhtinas 1532

3. Muutosjohtamista varten tehty autoSuunta-Kuski-Johtotiimi-kommunikaatio-porukka

4. Muutoksen johtaminen Miksi muutosta? @ Jouko Käsmä Globaalinen ja yhteiskunnallinen paine Talous, kilpailu, hyvinvointi Maailma • Intressi muutokseen? Mikä muuttuu? Yhteiskunta Yliopisto Mikä on perustehtävä? Yliopistokeskus Fokus: Mikä tehtävä ja rooli? Yksikkö Fokus: Lisäarvo? Säilyykö? Yksilö Perustyö: Säilyykö? Muuttuuko

5. Keskustelun aiheita • Mikä muuttuu varmasti? • Mikä muuttuu mahdollisesti? • Mikä ei tule muuttumaan? • Mihin ne vaikuttavat? • Keitä ne koskevat? • Miten ne koskevat minuun? @ Jouko Käsmä

6. Perustehtävän jatkuva kirkastaminen Tuleeko perustehtävään muutoksia? Mitä resursseja perustehtävän hoito vaatii?

7. YLIOPISTON OSAAJAT KANSAINVÄLINEN @ JOUKO KÄSMÄ ESIMIES- JA JOHTAMISOSAAJAT TOIMIALAN TUNTEMUS ASIANTUNTIJA OSAAJAT PERUSOSAAJAT KANSALLINEN TOIMINNAN PAINOPISTE STRATEGINEN OPERATIIVINEN

8. YLIOPISTO”VIISAITA TIETEENTEKIJÖITÄ VAIKEA MUUTTAA” • YLIOPISTON HALLITUKSEN JA TIEDEKUNTIEN TAHTOTILA EPÄSELVÄ / RISTIRIITAINEN TAI SE PUUTTUU • MUUTOKSEN TEKEMISEN PERINNE KESKUSJOHTOISTA JA ORGANISAATIORAKENTEIDEN KAUTTA TOTEUTETTAVA • TIEDEKUNNILLA / ERILLISLAITOKSILLA VAHVA PROFESSIOIHIN JA PRIVILEGIOIHIN PERUSTUVA IDENTITEETTI JA TOIMINTALULTTUURI • RAHA RATKAISEE MUUTOKSEN

9. YLIOPISTO JA INERTIA • SITKEIN VALLAN MUOTO ON INERTIA. • INERTIA EI MERKITSE AINOASTAAN SITÄ, ETTÄ VASTUSTETAAN KAIKKIA ALOITTEITA, JOTKA VOISIVAT JOHTAA MUUTOKSEEN, VAAN TIUKIMMILLAAN SITÄ, ETTEI TEHTYJÄ PÄÄTÖKSIÄ NOUDATETA. JOHDOLLA ON LOPULTA KOVIN VÄHÄN KEINOJA SAADA VAKINAISEEN VIRKAAN VALITTU HENKILÖ TEKEMÄÄN JOTAKIN, MIHIN TÄMÄ EI SUOSTU • PÄÄTÖSTEN ”VESITTÄMINEN” • VALMISTELUN SIIRTÄMINEN LUKUISILLE TOIMIKUNNILLE ELI ”HALINNOLLISILLE HIMMELEILLE” Huom! Toimikunnilla ei päätösvaltaa.

10. Työpistetaso uuden työpisteen perustaminen, tyhjän työpisteen poistaminen henkilön siirtyminen toiseen työpisteeseen Organisaatioyksikkö- / operatiivinen taso muutot, sisäiset muutot Koordinaatioyksikkö Yksikön johtajan rooli merkittävät muutokset yrityksen henkilöstön määrässä työnteon tehostaminen uusilla tila-/ palveluratkaisuilla tilan layout-muutokset tila-/huoneistojaon muutokset palvelupisteet yliopiston sisällä Organisaatiotaso Strategiamuutos korkeakoulukonsortio toiminnan / toimintatavan muutos tilankäytön tehostaminen tilan layout-muutos Verkostotaso ulkoistukset, jakautumiset? Palvelukeskus Idän kaari yhteistyö yhdistymiset, fuusiot Polikset ja shokit yliopisto puolella Keski-Suomen allianssi (JY, TY, TeY) kumppanuudet, kumppaneiden valinta verkostomaisen työn tukeminen tilaratkaisuilla, oppimiskeskukset Asiakastoimialataso uudet liiketoimintamallit ja –konseptit innovaatopalvelut Yritysyhteistyö Opiskelijat tutkijayhteistyö organisaatiorakenteiden verkottuminen uusi yliopistolaki mahdollistaa osakeyhtiöiden perustamisen Globaali / yhteiskunnallinen taso Lainsäädännön, määräysten muutos uden teknologian käyttöönotto Kansainvälinen tutkija ja opiskelija vaihto sekä kv-hankeet Keskeisiä muutosjohtamistilanteita

11. VOIMAKENTTÄALAYYSI MUUTOSPAINEET SELKEÄ YHTEINEN VISIO MUUTOS KAPASITEETTI TOTEUTUS- KELPOISET HANKKEET ONNISTUNUT MUUTOS MUUTOSTILANTEEN VASTUSTAVAT JA EDISTÄVÄT VOIMAT SELKEÄ YHTEINEN VISIO MUUTOS KAPASITEETTI TOTEUTUS- KELPOISET HANKKEET SISÄLLÖTÖN, TARPEETON YRITYS MUUTOSPAINEET MUUTOS KAPASITEETTI TOTEUTUS- KELPOISET HANKKEET PÄÄMÄÄRÄTÖN JA HAJAUTU- NUT YRITYS MUUTOSPAINEET SELKEÄ YHTEINEN VISIO TOTEUTUS- KELPOISET HANKKEET AHDISTUNUT, TURHAUTUMI-NEN MUUTOSPAINEET SELKEÄ YHTEINEN VISIO MUUTOS KAPASITEETTI SATTUMAN- VARAISET YRITYKSET

12. Muutoksen toteuttaminen 1. Koulutus ja viestintä 2. Strategiapäivät – osallistuminen suunnitteluun ja toteutukseen 3. Henkilöstön tukeminen ja avustaminen 4. Neuvottelu- ja sopimuskäytännöt 5. Muutosagenttien käyttö 6. Vallan käyttö 7. Resurssien uusi allokointi 8. Muutoskeinojen yhdistäminen @ Jouko Käsmä

13. Muutoksen suunnittelu yliopistokeskuksessa • Muutoksen tavoitteet määriteltävä tarkkaan • Välitavoitteet, mitä ne on? • Määritellään muutosprosessin kulku - muutoksen kiireellisyyden ja välttämättömyyden tähdentäminen - ohjaavan tiimin perustaminen - vision ja strategian laatiminen - muutosvisiosta viestiminen - henkilöstön valtuuttaminen vision mukaiseen toimintaan - lyhyen aikavälin onnistumisten varmistaminen (KOORDINAATIYKSIKKÖ) - parannusten vakiinnuttaminen ja uusien muutosten toteuttaminen (toiminta- ja hallintomallit) - uusien toimintatapojen juurruttaminen (palvelupiste) @ Jouko Käsmä

14. Muutosvastarinta hyvä asia • Sopivassa määrin muutosvastarinta on yhteisölle hyvä asia. • Asioiden kyseenalaistaminen ja kriittisyys on tärkeä osa muutosprosessia. Sen avulla voidaan tarkastella vision toimivuutta useasta eri suunnasta • Muutosvastarinnan taustalla on usein luovuttamisen tuska ja pelko tulevaisuudesta (etujen menetys) • Tiedon puute ja tietosiirtoristiriidat lisäävät muutosvastarintaa • Työpaikan eri viiteryhmien privilegioiden menetys • Asiantuntijoiden epäilyt • Resurssien puute-epäilyt • Hyviksi havaitut vanhat suhteet ja mielikuva esteet @ Jouko Käsmä

15. Muutosjohtajan tehtävät Muutoksen johtamisen keskeiset haasteet: • johtaa välttäen ylibyrokratia • johtaa tehden tilaa tunteille ja keskusteluille • johtaa ajoittaen toimenpiteet oikein, muutoksen etapit • johtaa valmentaen sekä ihmisten avulla että heidän kanssaan "muutos on innostava ja haastava, kun me teemme sen, mutta pelottava ja ahdistava, kun se tehdään meille" @ Jouko Käsmä

16. JAETTU JOHTAJUUSMUUTOKSEN HALLINNAN VÄLINEENÄ • Jaettu johtajuus on ”yhteiseksi tekemisen prosessi”, mikä tarkoittaa sitä, että jaetaan kokemuksia ja ajatuksia ja kuunnellaan. Siinä jaetaan myös arvostusta ja luottamusta, tehdään näkökannat ja tulkinnat yhteiseksi. @ Jouko Käsmä

17. Strategiapäivä ja Medici-ilmiö • Medici-ilmiöllä tarkoitetaan eri alojen ja asiantuntijuuksien kohtaamisen välimaastoa. • Tässä ”välimaastossa” syntyy uudenlaisia mahdollisuuksia yhdistellä olemassa olevia ajatuksia uusiksi ideoiksi. Syntyy mahdollisuus katsoa asioita uusin silmin. Syntyy uutta älykkyyttä, sillä ihmisten aivoihin piirtyneet rajat häviävät, kun näkökulma muuttuu. • Älykkäässä toiminnassa tarvitaan yhdessä tekemistä ja älykkyyden kehittymisessä yhteisön tukea. @ Jouko Käsmä

18. TUNTEET MUUTOKSESSATunneäly VIHA, “ottaa päähän” ILO, ENERGISYYS näkyvissä piilossa pinnan alla aika SURU ja epävarmuus PELKO Matti J. Kurosen malliin perustuen Arikoski Juha JTO ja Mikael Sallinen TTL

19. ORGANISAATION PÄIVITTÄISEN TOIMINNON KOLME MAAILMAA Ulkoinen maailma - asiakkaat, kysyntä, kilpailijat,toimintaympäristö johtokunta PERUSTEHTÄVÄ johtoryhmä johtaja Työn ja tuotannon maailma päätöksenteko, yksittäisten ihmisten työtehtävät, toimintatapa, johtamisjärjestelmä, Sisäinen maailma -yhteisölliset arvot ja arvostukset, ammatillisuus -yksilölliset elämäntilanteet, työhön sitoutuminen -ihmisten näkemykset, kokemukset, tunteet, innovaatiot, oppimishalu jne. (Setälä 1996, mukaillen)

20. MUUTOS ON UUDEN LUOMISTARYHMÄTYÖT

21. Ryhmätyötehtävät • Miten yliopistokeskuksen hallintoa, resursseja tulisi koota? Miten hallinto tulisi järjestää sekä sisäisesti että suhteessa Oulun yliopistoon? Miten hallintoon ja toimintaan sidotaan muut yliopistot sekä sidosryhmät? • Toimenpiteet? • Ratkaisut? • Miten järjestät johtojärjestelmän?

22. Ryhmätyötehtävä • Miten rakentaisitte ”Tutkimuskeskuksen”, joka koostuu MILAsta, BIOsta ja CWC.stä? • Millainen organisaatiomalli • Miten sidosryhmä yhteistyö mm. VTT, JY, MTT, yritykset • Miten suhtaudutte ICT-keskukseen, osaamis- ja aluekeskusohjelmaan sekä AMK yhteistyöhön (korkeakoulukonsortio)? • Projektihallinto? • Innovaatiopalvelut? Millaisia uusia toimintamalleja löydät innovaatiotoiminnan edistämiseksi? • Tutkimus- ja koulutusyhteistyö? • Tarvitaanko tutkimuksen edistämistyöryhmää? Tulisiko laatia yhteinen tutkimussrategia? • Tarkastele myös yhteistyön esteitä ja haittoja etujen lisäksi? • Mitä osaamista puuttuu? • Tarkastele tulevaisuuden kriittisiä menestystekijöitä?

23. MITTAA-ANALYSOI-KEHITÄ-KAUPALLISTA INNOVAATIOTOIMINNAN PERUSTA

24. INNOVAATIOTOIMINNANORGANISOINTI • TUTKIMUSTIEDON MERKITYKSEN JA HYÖDYNTÄMISEN LISÄÄMINEN INNOVAATIOYMPÄRISTÖSSÄ – ESIM. POLIKSET, YRITYKSET JNE. • MITEN OSAAMISTA JA FASILITEETTEJA (ESIM. LABORATORIO- JA TUTKIMUSTILOJA JA –LAITTEITA) VOITAISIIN NYKYISTÄ TEHOKKAAMMIN HYÖDYNTÄÄ YRITYSTEN INNOVAATIOPROSESSEISSA • HAASTEENA ON LUODA EDELLYTYKSIÄ SYSTEMAATTISELLE VUOROVAIKUTUKSELLE TUTKIMUSLABORATORIOIDEN (MILA, BIO, CWC) JA YRITYSTEN SEKÄ MUIDEN YLIOPISTOJEN VÄLILLE • FOORUMIT JA KOHTAAMISET

25. KILPAILUKYKY JA INNOVAATIOT • ELINKEINOPOLITIIKAN NÄKÖKULMASTA ON KYSYMYS SIITÄ, MILLÄ TAVOIN YRITYSTEN, ERITYISESTI PK-YRITYSTEN KILPAILUKYKYÄ JA TUOTTAVUUTTA VOIDAAN NOSTAA HYÖDYNTÄMÄLLÄ KORKEAKOULUOSAAMISTA, -TUTKIMUSTA JA FASILITEETTJA • MILLAINEN ON OPETUSTOIMINNAN JA INNOVAATION VÄLINEN YHTEYS? ONKO SE VAARASSA KAJAANISSA? • TUTKIMUKSEN JA INNOVAATION VÄLINEN YHTEYS ON HELPOMMIN TODENNETTAVISSA JA HAVAITTAVISSA

26. YHTEISTOIMINTAMALLIT • TARVITAANKO UUSIA YHTEISTOIMINTAMALLEJA,JOSSA YLIOPISTOJEN (YLIOPISTOKESKUKSEN) PERUSTUTKIMUKSEN JA AMMATTIKORKEAKOULUJEN YRITYSTOIMINNAN TARPEISIIN LUODUN SOVELTAVAN KEHITTÄMISTUTKIMUKSEN VÄLILLÄ ON LOOGISIA JA SELKEITÄ ROOLITUKSIIN PERUSTUVIA YHTEYKSIÄ. • MILLAISIA YHTEISTOIMINTAMALLIT VOISIVAT OLLA KORKEAKOULUKONSORTION SISÄLLÄ?

27. INNOVAATIOTYÖRYHMÄN PERUSTAMINEN • TYÖRYHMÄ LUO INNOVAATIOPALVELUJEN TOIMINTAMALLIN, JOHON KUULUU MM.: • PALVELULUPAUS • TOIMINTA-AJATUS • TARJOTTAVAT PALVELUT • MÄÄRITELLÄ YRITYSYHTEISTYÖ MUODOT • MÄÄRITELLÄ POLIS- JA SHOK –YHTEISTYÖTÄ • MÄÄRITELLÄ AMK YHTEISTYÖTÄ • MÄÄRITELLÄ ROOLIT JA VASTUUT • TUNNISTAA JA DOKUMENTOIDA KEHITYSKOHTEET * RYHMÄMUODOSTETAAN VAPAAEHTOISISTA TUTKIMUS- JA KOULUTUSHENKILÖISTÄ

28. TYÖRYHMÄN TAVOITTEENA • TAVOITTEENA ON MYÖS: • LÖYTÄÄ UUSIA TOIMINTAMALLEJA YRITYSTEN INNOVAATIOTOIMINNAN TUKEMISEKSI • IDEOI KONKREETTISIA HANKE-EHDOTUKSIA TOIMINTAMALLIN KÄYTTÖÖNOTTOON JA SEN JATKOKEHITTÄMISEEN • SYVENTÄÄ TOIMIJOIDEN (BIO, CWC, MILA JA VUOTECH) KESKINÄISTÄ YHTEISTYÖTÄ JA TOISTEN PALVELUIDEN TUNNETTAVUUTTA • KEHITTÄÄ JA JÄRJESTÄÄ INNOVAATIOTYÖPAJOJA

29. Perustettu innovaatiotyöryhmä Jouko Käsmä, kyk, pj. Juha Isoaho, CWC Jukka Räty, MILA Ilpo Niskanen, MILA Pirjo Kyyrönen, MILA Mari Lahtinen, MILA, liikuntamittaus, Snowpolis Jarkko Räty, BIO Sari Salmela, TOL