Közös önkormányzati hivatalok

1. Közös önkormányzati hivatalok Dr. Danka Ferenc főosztályvezető 2012. november 5.

2. Bevezetés • Cél: amit jelenleg tudunk, azt összegezzük, illetve rendszerezzük összefüggésrendszerben kell(ene) elhelyezni az ismereteket • Mhötv. 2013. január elsejei szövegét dolgozzuk fel, továbbá • BM módszertani útmutatója, • Törvénytervezetek – (átmeneti időszak) – lásd. T/8887 I. II. • Előadás 4 témakört ölel fel: • Jogi szabályozás • Megállapodások tartalmi elemei • A közös hivatalok létrehozásának lépései • Törvénytervezet II. elemzése

3. Bevezetés • most kerülnek az önkormányzatok abba a helyzetbe, hogy döntéseket hozzanak – okai: • járási határok kiderültek, székhelyek, illetékességi területek • 1 hónap kell még • decemberben gyorsulhat fel a folyamat – MEGÁLLAPODÁSOK megkötéséhez információk ekkor lesznek teljesek – eddig nem várhatunk! • ne várják meg a kijelölő döntést.

4. Bevezetés • Főszabály: a közös hivatal létrehozásáról vagy megszüntetéséről az érintett települési önkormányzatok képviselő-testületei állapodnak meg – MEGÁLLAPODÁS!! - az általános önkormányzati választások napját követő 60 napon belül, valamint • csatlakozni; • kiválni is; • ciklusonként csak egyszer, az általános önkormányzati választás napját követő 60 napon belül lehet – szigorúbb szabályozás, mint a körjegyzőségeknél. A struktúra felülvizsgálata, módosítása csak 2014. évben! • a közös hivatalokat az általánostól eltérő módon első alkalommal 2013. január 1-jétől számított 60 napon belül kell megalakítani. [146. § (2) bekezdés] • Ha a település közös hivatal létrehozására kötelezett, intézkedéseket kell tennie. Cél: a MEGÁLLAPODÁS megkötésének előkészítése, 2013. január 1-jével történő megalakítás. A MEGÁLLAPODÁSOKAT 2012-ben is meg lehet kötni megfelelő előkészítés és kompromisszumkészség mellett, képviselő-testületi döntéseket is meg lehet hozni.

5. A közös hivatalok jogi szabályozása [85. § (1)] bekezdés: közös hivatalt járáson belüli községi önkormányzatok, amelyek közigazgatási területét legfeljebb 1 település közigazgatási területe választja el egymástól és a községek lakosságszáma nem haladja meg a 2.000 főt. A 2.000 főt meghaladó település is tartozhat közös hivatalhoz. • ha a közös hivatalt működtető települések egyike város, a város a székhelytelepülés; egyéb esetekben a székhelytelepülést a közös hivatalhoz tartozó önkormányzatok képviselő-testületei határozzák meg; MEGÁLLAPODÁSSAL? • 2.000 fő alatti településeknek kötelező közös hivatalba társulni, de maguk választhatják meg, önállóan döntenek, hogy járáson belül kivel, kikkel társulnak. (A járáshatárra tekintettel néhány volt körjegyzőség közös hivatalként nem működhet tovább?) • Példák a területi elhelyezkedésekre; „láncszerűség”;

6. A közös hivatalok jogi szabályozása • Települési önkormányzatok: községekben, városokban, járásszékhely városokban, megyei jogú városokban, fővárosi kerületekben , főváros (?) működnek. • Közös hivatal létrehozója lehet tehát 2.000 főnél nagyobb település (város is). Ezek főszabályként önkéntes alapon részt vehetnek közös hivatalban. Ez utóbbi körben a településnek választási lehetősége van, hogy: • önálló hivatalt hoz létre; • vagyközös hivatal keretében más településsel együtt gondoskodik a hivatali teendők ellátásáról. A teljes választási szabadságot korlátozza a kijelölés, illetve az, hogy az Mhötv.-ben meghatározott települések nem tagadhatják meg a közös hivatal alakítását. (Alaptörvény 34. cikk (2) bekezdése szerint kötelező társulásnak tekinthető!) [85. § (7)] bekezdés: A városi, valamint a kétezer főt meghaladó lakosságszámú települési önkormányzat képviselő-testülete nem tagadhatja meg a közös hivatal létrehozására irányuló MEGÁLLAPODÁS megkötését, ha azt a vele határos település kezdeményezi. (lásd. Megyei jogú város és járásszékhely is – rájuk mindkét feltétel igaz + lehet város is, ahol nem haladja meg a lakosságszám a 2.000 főt, pl. Visegrád) • az általános törvényi feltételeknek ekkor is teljesülnie kell (járáson belüliség, lakosságszám stb.)

7. A közös hivatal jogi szabályozása Törvénytervezet I. – T/8887 [85. § (7a)] bekezdéssel egészülne ki: „A (7) bekezdésben meghatározott MEGÁLLAPODÁS megkötése a helyi önkormányzatokért felelős miniszter jóváhagyásával megtagadható, ha az azt kezdeményező település az országgyűlési képviselők választásáról szóló törvényben meghatározottak alapján nem ugyanazon országgyűlési egyéni választókerülethez tartozik”. Magyarázata: lehetővé tegye pl. járásszékhely város számára, hogy miniszteri jóváhagyás esetén megtagadhassa a közös hivatal létrehozására irányuló kezdeményezés teljesítését. A hatékony munkavégzést ugyanis nehezítheti, ha a közös hivatalhoz tartozó települések nem azonos országgyűlési egyéni választókerülethez tartoznak.

8. A közös hivatal jogi szabályozása [85. § (2) bekezdés] • a közös hivatalhoz tartozó települések összlakosságszáma legalább 2.000 fő; vagy • a közös hivatalhoz tartozó települések száma legalább 7 kell, hogy legyen. E két feltétel vagylagos. Ha a megállapodó települések lakosságszáma nem éri el a 2.000-et, úgy legalább 7 település önkormányzata 2.000 fő alatt is alakíthat közös hivatalt. (A hétnél több? településből álló hivatali együttműködések esetén az össznépességszám 2.000 alatti is lehet.) Ha a települések száma nem több, mint 7, a közös hivatal csak akkor alakítható meg, ha a megalakítani kívánó települések népességszáma együttesen legalább 2.000 fő. (?) (ld. Kommentár) Ha a szomszédos település a közös hivatal létrehozását kéri, és a két település összlakossága nem éri el a 2.000 főt, keresni kell legalább még egy települést, amely részt vesz a közös hivatal létrehozásában ; • vagy legalább 7 település tartozik ide.

9. A közös hivatal jogi szabályozása [85. § (10) bekezdés] – a [85. § (2)] bekezdésben foglaltak alóli 3 kivétel a belügyminiszter jóváhagyásával: • közös hivatalt létrehozni kívánó településeken élő nemzetiségeknek a népszámlálás során regisztrált aránya településenként és nemzetiségenként eléri a 20%-ot, valamint meghaladja a népesség az 1.500 főt, de a 2.000-et nem éri el, amennyiben az érintett települések történelmi, gazdasági, kulturális hagyományai azt indokolttá teszik eltérhetnek a 2.000 fős népességszámtól azaz 1.500 fő feletti, de 2.000 főt el nem érő össznépességszámmal is alakíthatnak közös hivatalt.

10. A közös hivatal jogi szabályozása 2. A települések népessége meghaladja az 1.500 főt, de nem éri el a 2.000-et, amennyiben az érintett települések történelmi, gazdasági, kulturális hagyományai azt indokolttá teszik, a közös hivatal létrehozása során eltérhetnek a 2.000 fős népességhatártól, tehát az 1.500 fő feletti és 2.000 főt el nem érő össznépességszámmal is alakítható közös hivatal. 3.Közös hivatal alakulhat legalább 5 település MEGÁLLAPODÁSA esetén, amennyiben az érintett települések történelmi, gazdasági, és kulturális hagyományai azt indokolttá teszik. (csak a közös hivatal esetében jelent könnyítést, 1.500 főt elérő település nemzetiségi összetételére tekintettel nem tarthat fenn önálló hivatalt) + Valamennyi képviselő-testület minősített többségű döntése kell hozzá.

11. A közös hivatal jogi szabályozása Lakosságszám kérdése – [Mhötv. 146. § (3)] bekezdése: egyéb esetekben a helyi önkormányzati képviselők és polgármesterek választásáról szóló törvényben meghatározott lakosságszámot és időpontot kell figyelembe venni. A lakosságszámot a személyi adat és lakcímnyilvántartás adatai alapján a választás évének első napja (január 1.) szerinti lakosságszám szerint kell meghatározni. A közös hivatal létrehozására a szabályok 2013. január elsején lépnek hatályba, ezért első alkalommal a legutóbbi önkormányzati választás évének – 2010. január 1. napja – lakosságszámát kell figyelembe venni.

12. A közös hivatalok jogi szabályozása Lakosságszám kérdése Törvénytervezet II. - T/8887 [146/B.§ (6)]: • a 85.§ (1) és (2) bekezdés alkalmazásakor a közös önkormányzati hivatal létrehozása során figyelembe veendő lakosságszámot a Magyarország 2012. évi központi költségvetéséről szóló törvényben meghatározott lakosságszám alapján is meg lehet állapítani, ha az érintett önkormányzat megítélése szerint az kedvezőbb a település számára. • (2011. január 1-jei állapot!)

13. A közös hivatal jogi szabályozása Székhely [85. § (4) bekezdés] • abban az esetben, ha a közös hivatalt működtető települések egyike város, akkor a város a székhelytelepülés. Indoka: feladatok ellátásához hivatali struktúra adott; földrajzi fekvése központi. Ha város működteti a közös hivatalt: hivatali létszámot az érintett települések képviselő-testületeinek a MEGÁLLAPODÁSÁVAL határozzák meg. MEGÁLLAPODÁS hiányában a városi képviselő-testület állapítja meg a létszámot, figyelemmel az igazgatási munka folyamatos vagy időszakos ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételekre. [85. § (5) bekezdés; 85. § (8) bekezdés] • Ha a közös hivatalt községek hozzák létre, a székhelytelepülést a közös hivatalhoz tartozó önkormányzatok képviselő-testületei határozzák meg MEGÁLLAPODÁSSAL? Ekkor is célszerű figyelembe venni a település megközelíthetőségét, vagy a rendelkezésre álló hivatali szervezetet.

14. A közös hivatal jogi szabályozása • A hivatal működési költségét mindkét esetben az állam finanszírozza, amelyet a székhelytelepülés e célra elkülönített számlájára utalja. (Mértéke az adott évi költségvetési törvényben meghatározott, és a hivatal ellátott feladataival arányos.) • Ha nem ad elegendő fedezetet, a további felmerülő költségekhez az érintett önkormányzatoknak MEGÁLLAPODÁS alapján kell hozzájárulniuk – ennek hiányában • lakosságarányosan.

15. A közös hivatalok létrehozásának lépései-BM útmutató alapján • Előkészítés szakasza • Jogszabályi háttér megismerése (Mhötv.; Mt.; járási rendszer) • Munkajogi kérdések tisztázása – nyilvántartások rendezése – lásd. Humánpolitika • Folyamatban lévő ügyek felülvizsgálata (iratok átadás-átvétele közös hivatalnak, irattárazás) • Jelenlegi hivatali elhelyezési körülmények számbavétele, ingatlan milyen funkciót tölt be a jövőben? • Leltározás-selejtezés • Informatikai rendszer állapotának felmérése

16. A közös hivatalok létrehozásának lépései – BM útmutató alapján • Előkészítés szakasza 7. Tájékoztató anyag készítése a KT-nek tartalma: -jogszabályi háttér -járások kialakítása -járási hivatalok létrehozása -államigazgatási feladatok átrendezése -önkormányzatok jövőbeni feladatai -a hivatal jelenlegi működési, elhelyezési feltételei, pénzügyi feltételek stb. -(társulási együttműködés sajátosságai) -aközös hivatal létrehozásának feltételei (jogi megoldása, személyi konzekvenciái, anyagi háttere, finanszírozás módja, vagyoni kérdések)

17. A közös hivatalok létrehozásának lépései – BM útmutató alapján • Előkészítés szakasza 8.KT ülésen fogadja el a tájékoztatást: • bízza meg a polgármestert a konkrét döntés-előkészítő feladatok koordinálásával • hozzanak létre ad hoc bizottságot, ha szükséges • jegyző bevonásával további előkészítő intézkedések (személyi anyagok, vagyon és eszköz leltárak, irattárazás, nyilvántartások rendezése)

18. A közös hivatalok létrehozásának lépései – BM útmutató alapján • Előkészítés szakasza 9. KT ülésen koncepció kialakítása (kik a lehetséges partnerek) -felhatalmazás a polgármesternek az előkészítő tárgyalások folytatására -polgármesteriintézkedési terv a hivatal létrehozására, tartalma: - döntést igénylő kérdések - határidők – felelősök meghatározása 10. Előzetes bizottsági véleményezés 11. KT (ülésen) általi elfogadás

19. A közös hivatalok létrehozásának lépései – BM útmutató alapján • Előkészítés szakasza 12. Előkészítő tárgyalások megkezdése a közös hivatalba társulni kívánó polgármesterekkel – koordináljon a közös önkormányzati hivatal székhely települési polgármestere 13. A polgármesterek dolgozzák ki: -javaslat a hivatal feladataira, -szervezetére, -létszámára, -költségvetésére, -vagyonára, -egyéb feltételekre.

20. A közös hivatalok létrehozásának lépései – BM útmutató alapján • Előkészítés szakasza 14. Megállapodás-tervezet elkészítése 15. Tájékoztatás a tárgyalások eredményéről a KT-nek ülésen • közös polgármesteri előterjesztések a testületeiknek 16. Megállapodás-tervezet előterjesztése KT-nek jóváhagyás céljából 17. Megállapodás elfogadása KT ülésen – aláírására felhatalmazás a polgármesternek – ünnepélyes keretek biztosítása 18. Kormányhivatal tájékoztatása

21. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • MEGÁLLAPODÁS megkötése kötelező – [Mhötv. 42. § 2. pont]: képviselő-testület át nem ruházható hatásköre! • Célja: működési feltételek biztosítottak legyenek, hivatali szolgáltatásokhoz állampolgárok azonos szinten jussanak hozzá. • Formája: önkormányzati határozat (közjogi szervezetszabályozó eszköz) Jat.: normatív határozatban szabályozhatja a helyi önkormányzat képviselő-testülete a saját és az általa irányított szervek tevékenységét és cselekvési programját, valamint az általa irányított szervek szervezetét és működését, jogszabállyal nem lehet ellentétes, benne jogszabály rendelkezése nem ismételhető meg. • Közjogi megállapodás – értelmezés során alkalmazni kell a Ptk. 207. §-t. • El kell kerülni a felesleges túlszabályozást – de: lényeges mindaz, amit a felek vagy jogszabály annak tartanak!

22. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • Közös hivatal hivatalos elnevezése [84. § (5) bekezdés] „a közös önkormányzati hivatal megnevezése „(székhelytelepülés neve)-i Közös Önkormányzati Hivatal.” (Háttérszabályok Polgármesteri hivatal = az egy település által fenntartott hivatallal. Az önkormányzati hivatal megnevezés: • a megyei önkormányzatnál és • a több önkormányzat által fenntartott közös hivatalnál használatos. [84. § (1) bekezdés] a helyi önkormányzat képviselő-testülete az önkormányzat - működésével - polgármester vagy a jegyző feladat és hatáskörébe tartozó ügyek döntésre való előkészítésével és végrehajtásával kapcsolatos feladatok ellátására hoz létre közös hivatalt. A hivatal közreműködik az önkormányzatok egymás közötti, valamint az állami szervekkel történő együttműködésének összehangolásában.

23. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • Az elnevezés miatt módosítani kell az alapító okiratot is és a polgármesteri hivatal szmsz-ét is – 2013. január elsejei hatálybalépéssel. Az Mhötv. hatálybalépése miatt a hivatali szabályzatokat is át kell tekinteni (pl. Közszolgálati Szabályzat) és összhangba hozni az új szabályozással. • A KT SZMSZ-e is módosítandó – lásd. [84. § (2)] bekezdését: a közös önkormányzati hivatal hivatalos elnevezését a képviselő-testületnek az SZMSZ-ben fel kell tüntetnie. • Hangsúlyozandó, hogy két különböző SZMSZ-ről van szó. [Mhötv. 53. §] - működés alapdokumentuma KT rendelet; új Áht. illetve. Ávr. önkormányzati hivatali szmsz. • Táblák, bélyegzők, feliratok, fejlécek stb. nem megfelelősége esetén ezek elkészíttetése.)

24. A közös hivatal jogi szabályozása • [Ávr. 13. § (1)] bekezdés az önkormányzati hivatal szmsz-ének tartalma: a) a költségvetési szerv alapításáról szóló jogszabály teljes megjelölését, ha a költségvetési szerv alapításáról jogszabály rendelkezett; b) a költségvetési szerv alapító okiratának keltét, számát, az alapítás időpontját; c) az ellátandó és a szakfeladatrend szerinti szakfeladat számmal és megnevezéssel besorolt alaptevékenységek, rendszeresen ellátott vállalkozási tevékenységek, valamint az alaptevékenységet szabályozó jogszabályok megjelölését;

25. A közös hivatal jogi szabályozása d) azon gazdálkodó szervezetek részletes felsorolását,amelyek tekintetében a költségvetési szerv alapítói tulajdonosi (tagsági, részvényesi) jogokat gyakorol; e) a szervezeti felépítést és a működés rendjét, a szervezeti egységek – ezen belül a gazdasági szervezet – megnevezését, engedélyezett létszámát, feladatait, a költségvetési szerv szervezeti ábráját; f) azon ügyköröket, amelyek során a szervezeti egységek vezetői a költségvetési szerv képviselőjeként járhatnak el;

26. A közös hivatal jogi szabályozása g) a szervezeti és működési szabályzatban nevesített munkakörökhöz tartozó feladat és hatásköröket, a hatáskörök gyakorlásának módját, a helyettesítés rendjét, az ezekhez kapcsolódó felelősségi szabályokat; h) jogszabályban meghatározott kivétellel a munkáltatói jogok gyakorlásának – ideértve az átruházott munkáltatói jogokat is – rendjét, és i) az irányító szerv által a 10. § (1)-(3) bekezdése szerint a költségvetési szervhez rendelt más költségvetési szervek felsorolását. szmsz melléklete: • az egyes szervezeti egységek ügyrendjei; • munkaköri leírások.

27. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A közös hivatalt létrehozó önkormányzatok megnevezése. • A megállapodás: • létrehozásának; • módosításának; • megszüntetésének módja. • közös döntések meghozatalának módja (külön ülés, vagy együttes ülés pl. jegyző éves beszámolója) • egyhangú? (pl. közös hivatal létrehozása, megállapodás tartalmi módosítása)

28. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A hivatal felépítése • [85. § (8)-(9)] bekezdései: MEGÁLLAPODÁSBAN meghatározottak szerint minden érintett településen biztosítani kell az igazgatási munka folyamatos vagy időszakos ellátásához szükséges személyi és tárgyi feltételeket. • A székhelytelepülésen (ez város, ha ő a működtetők egyike) működő hivatal szervezete. Egyéb esetekben a képviselő-testületek határozzák meg a székhelytelepülést. • ÜGYFÉLFOGADÁS - a nem hivatali székhely településen hol működik állandó vagy ideiglenes jelleggel kirendeltség, ügyfélszolgálati megbízott.

29. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A hivatal összlétszáma, a felépítés szerinti részletezéssel (pl. székhely, kirendeltségek) (Háttérszabályok: [85. § (5) bekezdés] – LÉTSZÁM meghatározása • amennyiben a közös hivatalt város (székhelytelepülés) működteti, a létszámot az érintett képviselő-testületek MEGÁLLAPODÁSÁVAL határozzák meg. • MEGÁLLAPODÁS hiányában a városi önkormányzat állapítja meg. [85. § (6) bekezdés] • Ha községek hozzák létre a közös hivatalt, az érintett képviselő-testületek MEGÁLLAPODÁSBAN határozzák meg.)

30. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A működés alapkérdései • milyen alapszolgáltatásokat nyújt a székhelytelepülés (pl. informatikai); • a kirendeltségek jellege (állandó, ideiglenes), szolgáltatásai, ügyfélfogadási rendje; • az ügyfélszolgálati megbízott feladatai, munkarendje.

31. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A hivatal irányítása • mely irányítási jogosultságokat bíznak a székhelytelepülés polgármesterére vagy a polgármesterek együttes döntésére a képviselő-testületek • egyetértési jog gyakorlásának módja (Háttérszabály: [81. § (4)] bekezdés: a polgármester egyetértése szükséges – az általa meghatározott körben – • a polgármesteri hivatal, a közös hivatal köztisztviselője; alkalmazottja: • kinevezéséhez, • bérezéséhez; • vezetői kinevezéséhez, • felmentéséhez, • jutalmazásához. • mely irányítási jogosultságot tartanak fenn maguknak a képviselő-testületek és milyen módon döntenek ezekben?

32. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA (Háttérszabályok: • 67. § a) polgármester a képviselő-testület döntései és saját hatáskörében irányítja a közös önkormányzati hivatalt; • b) jegyző javaslatainak a figyelembe vételével meghatározza a közös hivatal feladatait az önkormányzat munkájának a szervezésében, a döntések előkészítésében és végrehajtásában; • d) jegyző javaslatára előterjesztést nyújt be a képviselő-testületnek a hivatal belső szervezeti tagozódásának, létszámának, munkarendjének, valamint ügyfélfogadási rendjének meghatározására.)

33. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A hivatal vezetése, a jegyző • milyen döntési mechanizmusban döntenek a polgármesterek a jegyzővel kapcsolatos munkáltatói jogok gyakorlásáról; (Háttérszabályok [83. §] + egyéb munkáltatói jog gyakorlója: székhely település polgármestere - eltérő megállapodás hiányában -. a jegyzőre vonatkozó rendelkezéseket a közös hivatal jegyzőjére is alkalmazni kell az alábbi eltérésekkel: • valamennyi érintett településen ellátja a jegyzői feladatot, • kinevezéséhez, felmentéséhez az érintett települések polgármestereinek lakosságszám-arányos, többségi döntése szükséges. Többségi a döntés: a közös hivatalt létrehozó települések összlakosságát 100%-nak tekintve a polgármesteri azonos nemű szavazatok adott településekre vonatkoztatott százalékaránya összesítve meghaladja az 50%-ot; [82. § (2)] : amennyiben 6 hónapon belül közös hivatal esetében az érintett polgármesterek nem neveznek ki jegyzőt, a kormányhivatal vezetője – ideiglenes hatállyal – • pályázati kiírásnak megfelelő jelöltet; ennek hiányában • a képesítési és alkalmazási feltételeknek megfelelő hivatali köztisztviselőt vagy más jegyzőt bíz meg. A jegyzői feladatok ellátására szóló megbízás a jegyző kinevezéséig tart. c)város a székhelytelepülés, - eltérő megállapodás hiányában - a város polgármestere nevezi ki és gyakorolja felette a munkáltatói jogokat.)

34. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • a jegyző beszámolási kötelezettsége (gyakoriság, kötelező témák) - a képviselő-testületek együttes ülésén, - az egyes települések képviselő-testületei előtt. (Háttérszabályok: 86. § (1) bekezdés • a jegyző vagy aljegyzője vagy megbízottja köteles a képviselő-testület ülésén részt venni és ott a szükséges tájékoztatást megadni. 86. § (2) bekezdés • a jegyző, vagy aljegyzője vagy megbízottja az érintett képviselő-testületek MEGÁLLAPODÁSA alapján köteles biztosítani az egyes településeken az ügyfélfogadást 81. § (1); (3) bekezdés • a jegyző vezeti a közös hivatalt; • gyakorolja a munkáltatói jogokat a közös hivatal köztisztviselői és munkavállalói felett, aljegyző felett egyéb munkáltatói joga van.)

35. MEGÁLLAPODÁSOK TARTALMA • A hivatal költségvetéséhez való hozzájárulás településenként