Projektmanagement mit Microsoft Project

1. Projektmanagement mit Microsoft Project vorgestellt von: Ulrike Eising

2. Projektmanagement mit Microsoft Project Inhaltsverzeichnis • 1.Einleitung und Überblick • 1.1 Was ist Projektmanagement? • 1.2 Konflikte beim Projektmanagement • 1.3 Phasen im Projektmanagement • 1.4 Allgemeines zu MS Project • 1.5 Konkurrenzprodukte • 2. Einführung in MS Project • Projektübungsbeispiel (Hauskauf) • Übung 1, 2, 3 selbstständig • Klausuraufgabe

3. Projektmanagement mit Microsoft Project 1.1 Was ist Projektmanagement ? • Projektmanagement ist das Planen, Organisieren und Verwalten von Vorgängen und Ressourcen, um ein definiertes Ziel unter Beachtung von Zeit und Kosten zu erreichen. • Es lassen sich folgende Zielarten unterscheiden: • Sachziele • Terminziele • Kostenziele • Sonderziele

4. Projektmanagement mit Microsoft Project 1.2 Konflikte beim Projektmanagement • Da das Projektmanagement die Erfüllung der gesetzten Ziele bewirken soll, besteht ein großer Teil der Arbeit darin Konflikte zu lösen. • Deshalb ist es wichtig alle Projektziele exakt zu definieren, um die Erfüllung während der Projektausführung überwachen zu können. • Beispiele für Konflikte: • Ressourcenengpässe (z.B. Material,Arbeiter) • Veränderung des Ziels (z.B. auch zusätzliche Wünsche) • Konfliktlösungen: • Es muss entschieden werden, bei welchen Zielen Veränderungen, Kürzungen bzw. Erweiterungen möglich sind.

5. Projektmanagement mit Microsoft Project 1.3 Phasen des Projektmanagements • Projektidee • Projektdefinition • Durchführbarkeitsanalyse • Projektauftrag • Grobe Gliederung • Feinstrukturierung • Projektplanung • Projektüberwachung • Projektauswertung

6. Projektmanagement mit Microsoft Project 1.4 Allgemeines zu Microsoft Project • Einführung der Version 1.0 von Microsoft Project für das Betriebssystem Windows im Jahre 1990. • Es folgten weitere Versionen in den Jahren1995,1998, 2000, 2002. Im Herbst 2003 brachte Microsoft die neue Version Server PM-Software Microsoft Office Project 2003 auf den Markt. • Der Marktpreis für eine Standard-Version MS-Project 2003 liegt bei ca. 695,- € ; Prof. bei 1.165,- € und Server bei 1.745,- € • Die Software MS-Project wird von in der Betriebsplanung tätigen Personen primär als „Standalone“- Lösung eingesetzt.

7. Projektmanagement mit Microsoft Project 1.5 Konkurrenzprodukte • Das Sortiment der Software für Projektmanagement ist enorm gestiegen: • Projektchart interaktiv Preis: 199 € • ProjektManagerPreis: 1150 € • PQMPreis: 3020 € • GENIUS Enterprise Project • Preis: 8932 €

8. Projektmanagement mit Microsoft Project Einführung in Microsoft Project

9. Projektmanagement mit Microsoft Project Gliederung • Übersicht der Arbeitsoberfläche • Vorgänge des Projektes festlegen und planen • Erklärung zu einigen Symbolen • Verschiedene Ansichten des Projektplans • Einfaches bearbeiten eines Vorgangs

10. Projektmanagement mit Microsoft Project Übersicht der Arbeitsoberfläche Menüleiste Bearbeitungszeile Balkendiagramm (Gantt) Indikatorenspalte MS Project Assistent Projectplanungs- Fenster Statusleiste

11. Projektmanagement mit Microsoft Project Vorgänge festlegen und planen Mit Hilfe dieser Menüleiste kann man Vorgänge des Projektes festlegen und planen, Ressourcen zusammenstellen und Projektvorgängen zuordnen, den Projektfortschritt überwachen und mit dem Menüpunkt „Berichten“ den Projektstatus anzeigen und über diesen berichten lassen.

12. Projektmanagement mit Microsoft Project Mit einem klick auf den Menüpunkt „Vorgänge“ öffnet sich ein neues Hilfemenü. Dieses Hilfemenü kann jederzeit weggeklickt und bei Bedarf wieder auf den Bildschirm geklickt werden.

13. Projektmanagement mit Microsoft Project Um zum nächsten Schritt der Definition eines Projektes zu kommen klickt man auf diesen Pfeil. In dem Hilfemenü „Vorgänge“ gibt es verschiedene Unterpunkte, welche beim anklicken den Benutzer durch die einzelnen Arbeitsschritte führt, welche alle mit verschiedenen Vorgängen des Projektes zu tun haben. Beim Klick auf „Definieren des Projektes“ öffnet sich dieses Fenster. Hier kann man nun das Anfangsdatum des Projektes angeben.

14. Projektmanagement mit Microsoft Project Mit diesem Symbol werden Vorgänge die aufeinander folgen oder die zeitlich voneinander abhängig sind miteinander verknüpft. Um Vorgangsverknüpfungen wieder aufzuheben wird dieses Symbol geklickt. Dieses Symbol zeigt Informationen zum ausgewählten Vorgang an. (Name des Vorgangs, Anfang und Ende des Vorgangs, welche Ressourcen dafür benötigt werden, usw....) Um Ressourcen einem Vorgang hinzuzufügen, klickt man dieses Symbol. Ressourcen sind alle für die Ausführung von Vorgängen benötigten Personen und Sachmittel. Erklärung zu einigen Symbolen

15. Projektmanagement mit Microsoft Project Um einen Vorgang tiefer zu stufen (auf eine niedrigere Ebene in der Hierarchie zu verschieben) klickt man auf diesen Button. Um einen Vorgang höher zu stufen (auf eine höhere Ebene in der Hierarchie zu verschieben) klickt man auf diesen Button. können die dazugehörigen Teilvorgänge eingeblendet werden. Dazu klickt man diesen Button. Bei Sammelvorgängen Diese Teilvorgänge können auch wieder ausgeblendet werden, damit man nur die Sammelvorgänge auf dem Bildschirm angezeigt bekommt. Hierfür wird dieser Button geklickt. Mit diesem Button kann man alle Teilvorgänge und einzelnen Gliederungsebenen einblenden lassen.

16. Projektmanagement mit Microsoft Project Verschiedene Ansichten des Projektplans Über diese Buttons (auf der linken Seite der Arbeitsoberfläche) bekommt man verschiedene Ansichten des Projektplans.

17. Projektmanagement mit Microsoft Project Einfaches Bearbeiten eines Vorgangs Mit einem Rechtsklick auf einen Vorgang erscheint ein neues Menü. In diesem Menü findet man einige Symbole wieder, welche sich in der Menü- und Symbolleiste befinden. Hierüber ist es einfacher den ausgewählten Vorgang zu bearbeiten.

18. Projektmanagement mit Microsoft Project Periodische Vorgänge Periodisch Vorgänge sind immer wiederkehrende Ereignisse wie z.B. Besprechungen

19. Projektmanagement mit Microsoft Project Meilensteine setzen Rechter Mausklick auf den Vorgang – „Informationen zum Vorgang“ – Registerkarte „Spezial“

20. Projektmanagement mit Microsoft Project Der Netzplan • Die Netzplantechnik hat das Ziel, Projektplanungsverfahren zu verbessern. • In MS Project gibt es zwei Methoden, • Critical Path Method (CPM) • Program Evaluation Review Technique (PERT) • die miteinander kombiniert sind. • In dem CPM Modell werden die Vorgänge als Pfeile dargestellt.

21. Projektmanagement mit Microsoft Project Aufruf Kritischer Pfad

22. Projektmanagement mit Microsoft Project Projektübungsbeispiel(Hauskauf)

23. Projektmanagement mit Microsoft Project Ansicht wechseln Hier kann zwischen den verschiedenen Ansichtsarten gewechselt werden. In diesem Fall wechseln wir zur Ressourcentabelle. Hat man die Ansichtsleiste aktiviert sind die verschiedenen Ansichten auch über diese Leiste auswählbar. (Diese Leiste zu aktivieren macht Sinn, da man in MS Projekt sehr häufig zwischen verschiedenen Ansichten wechseln muss)

24. Projektmanagement mit Microsoft Project Neues Projekt öffnen auf „Neu“ klicken

25. Projektmanagement mit Microsoft Project Projekt definieren

26. Projektmanagement mit Microsoft Project Eintragen der Vorgänge Vorgänge der Reihe nach eintragen

27. Projektmanagement mit Microsoft Project Vorgänge gruppieren Die einzelnen Vorgänge können noch in Untergruppen eingeteilt werden. Höher stufen Tiefer stufen Teilvorgänge einblenden Teilvorgänge ausblenden

28. Projektmanagement mit Microsoft Project Dauer der Vorgänge Vorgänge der Reihe nach eintragen Dauer festlegen

29. Projektmanagement mit Microsoft Project Vorgangsverknüpfungen Um eine Verknüpfung zu erstellen, müssen zwei Vorgänge markiert werden und anschließend auf das Verknüpfungssymbol geklickt werden. 2.Verknüpfen 1.Markieren

30. Projektmanagement mit Microsoft Project Vorgangsbeziehungen ändern durch „Doppelclick“ auf den Pfeil ein Menü aufrufen

31. Projektmanagement mit Microsoft Project Vorgangsbeziehungen Vorgangsbeziehungen sind logische Beziehungen zwischen zwei Vorgängen, die definieren, wie ein Vorgang von dem Anfang oder dem Ende des anderen abhängt. Es existieren die folgenden möglichen Vorgangsbeziehungen zwischen zwei Vorgängen:

32. Projektmanagement mit Microsoft Project 3. Balkendiagramm (Gantt) Das Gantt-Diagramm stellt den Termin – und Ablaufplan eines Projekts als Balkendiagramm dar. Es bildet die Dauer jeder Tätigkeit in Form eines Balkens. Aufruf mit :

33. Projektmanagement mit Microsoft Project Balken formatieren Mit dem Balkenassistent kann die Ansicht der Balken formatiert werden - z.B. Datum einblenden, kritischen Weg anzeigen (rote Balken) ...

34. Projektmanagement mit Microsoft Project Zeitpuffer setzen

35. Projektmanagement mit Microsoft Project Vorgänge unterbrechen

36. Projektmanagement mit Microsoft Project Fortschrittsstatus

37. Projektmanagement mit Microsoft Project Ressourcen benennen • Es wird zwischen zwei Arten von Ressourcen unterschieden: • Arbeit (Personen, Maschinen) • - Merke: 100 % sind eine Einheit. Bsp: 400 % bedeutet, es gibt vier Arbeiter • Material (Arbeitsmaterialien, Hilfsstoffe usw.)

38. Projektmanagement mit Microsoft Project Kosten definieren

39. Projektmanagement mit Microsoft Project Ressourcenkalender • MS Projekt bietet die Möglichkeit für jede Ressource einen eigenen Kalender zu erstellen. • Hier sollten Abweichungen vom Projektkalender definiert werden (z.B. andere Arbeitszeiten, etc.)

40. Projektmanagement mit Microsoft Project Ressourcen zuteilen

41. Projektmanagement mit Microsoft Project Resultat der Ressourcenzuteilung Über die Ansicht “Ressource: Einsatz“ bekommt man nun Info über benötigten Ressourcen

42. Projektmanagement mit Microsoft Project Resultat der Kostendefinition Die Tabellenansicht kann hier noch zusätzlich verändert werden Hier wechseln wir auf die Kosten, um unsere Gesamtkosten zu erfahren.

43. Projektmanagement mit Microsoft Project Grafische Darstellung der Ressourcen Nachdem man die Ressourcen zugeteilt hat, kann man sich auch die Kosten jeder einzelnen Ressource grafisch anschauen. Hierzu wählt man in der Ansichtsleiste: Ressource: Grafik Auswahl der verfügbaren Ressourcen

44. Projektmanagement mit Microsoft Project Projektstatistik Die Gesamtkosten des Projekts werden angezeigt über: Projekt – Projekt-Info... – Statistik...

45. Projektmanagement mit Microsoft Project Übungsaufgabe 1 • Selbstgewähltes Beispielprojekt erstellen, indem folgende Kriterien erfüllt sein müssen: • mind. 5 Sammelvorgänge • Zu jedem Sammelvorgang mind. 2 Teilvorgänge MS Project wird gestartet über: START – PROGRAMME –MICROSOFT PROJECT 2003- MICROSOFT PROJECT

46. Projektmanagement mit Microsoft Project Übungsaufgabe 2 • Beispielprojekt um Vorgangsbeziehungen erweitern • Kritischen Pfad und mögliche Puffer von Tätigkeiten suchen • Überprüfen Sie die Tabelle der frühestmöglichen Ereigniszeitpunkte

47. Projektmanagement mit Microsoft Project Übungsaufgabe 3 • Ressourcenplan erstellen • Ressourcen sinnvoll den Vorgängen zuordnen • Aufruf der verschiedenen Auswertungstabellen • Bearbeitungszeit ca. 15 min.

48. FAQ - Definitionen • Vorgang • Arbeitspaket • Vorgangsbeziehungen • Ressource • Kritischer Pfad • Gantt-Diagramm • Netzplan • Konflikte