Jaarverslag van de interne audit Raadgevend Comité 24 juni 2009

1. Jaarverslag van de interne auditRaadgevend Comité24 juni 2009 Federaal Agentschap voor de veiligheid van de Voedselketen Bert Matthijs

2. Jaarverslag 2008 • Hfdst 1 : Woord vooraf door voorzitter • Hfdst 2 : Definitie en doelstellingen • Hfdst 3 : Actoren interne audit : • Verandering samenstelling comité • Auditcel : opleiding + deelname FVO-meetings • Pool van auditoren : beroep op externe voor ISO 9001 • Hfdst 4 : Rol van auditcel bij certificering ISO 9001 • Hfdst 5 : Uitvoering APROG 2008

3. Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2008 (1) • Audits ISO 9001 : 7 van de 11 geplande audits gerealiseerd. • Drie opvolgingsaudits in december : niet uitgevoerd omwille van beperkte toegevoegde waarde ; audit opleidingen en APROG 2009 • IT-audit : oorspronkelijk gepland in mei, uitgesteld omwille van verhuis. Niet meer uitgevoerd in december gelet op het drukke auditprogramma.Ter compensatie audit in 2009. • Audits ISO 17025 : allemaal uitgevoerd door Q-team van het Bestuur Laboratoria. De auditoren van de auditcel hebben deelgenomen aan de 5 audits van het kwaliteitsmanagement-systeem en aan 6 technische audits.

4. Hfdst 5 : Realisatie auditprogramma 2008 (2) • 2 EMAS-audits : • niet uitgevoerd , implementatie milieumanagementsysteem onvoldoende ver gevorderd • Ingeschreven in APROG 2009 • 13 operationele audits : allemaal uitgevoerd. • 8 opvolgingsaudits allen uitgevoerd.

5. Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2008 • Positieve punten : • Over het algemeen is er een goeie samenwerking tussen de interne audit en de geauditeerde entiteiten, ondanks het feit dat een audit soms een wijziging vraagt in de planning van de activiteiten. • Er komt meer en meer aandacht voor : • het documenteren van belangrijke werkprocedures. Dit is een goeie voorbereiding op de introductie van ISO 9001 en ISO 17020. • een kwalitatieve en kwantitatieve opvolging van de uitgevoerde inspecties en monsternames en de bijhorende processen. • het verwezenlijken van vooropgestelde doelstellingen. • In de meeste PCE’s worden nieuwe dienstnota’s en instructies besproken op sector- of teamvergaderingen. Het opmaken van een verslag van dergelijke vergaderingen is een goeie praktijk die bijna altijd wordt toegepast.

6. Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2008 • Positieve punten (vervolg) : • De applicaties FoodNet en Adminlight worden over het algemeen correct gebruikt. In alle provincies zijn medewerkers opgeleid in Bood en Business Objects. • De gevolgde controleagenten beheersen goed hun technische materie. De vastgestelde feiten hebben meestal niet betrekking op technische kennis maar meer over de manier van werken na de vaststelling. • De opvolging en de evaluatie van DMO’s wordt meer gestructureerd aangepakt.

7. Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2008 • Verbeterpunten : • Alhoewel er vele initiatieven worden genomen zijn er soms nog lacunes in de opvolging van het werk : • controle van uitvoering na het geven van de opdracht • het bijhouden van een overzicht tussen gepland en gerealiseerd • doelstellingen zijn niet altijd aanwezig • de kwalitatieve opvolging van het werk is formeel opgestart in 2008 en staat nog in de kinderschoenen in een aantal PCE’s. • de opvolging van inspecties en monsternames uitgevoerd door DMO’s blijft soms heel beperkt.

8. Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2008 • Verbeterpunten (vervolg) : • Er bestaan soms nog verschillende interpretaties over : • het gebruik van de wegingen in de checklists • wanneer niet-conform of niet van toepassing moet worden geplaatst op de checklist • wanneer hercontroles moeten worden uitgevoerd en een prestatiebon moet worden uitgeschreven • Inspecties en controles volgen in sommige gevallen geen planning. Het ontbreken van een planning bemoeilijkt de opvolging van het werk tijdens het jaar. • Taken en verantwoordelijkheden zijn niet altijd even duidelijk beschreven. • Problemen die in de PCE’s worden ondervonden bij het gebruik van dienstnota’s, checklists, IT – programma’s… stromen niet altijd door naar de verantwoordelijken in het Hoofdbestuur.

9. Hfdst 6 : Voornaamste auditvaststellingen 2008 • Aandachtspunten andere entiteiten : • Opmerkingen mbt entiteiten die niet geauditeerd werden, maar die onrechtstreeks bij het auditonderwerp betrokken waren. • Meestal kleinere veranderingen of onduidelijkheden in dienstnota’s, checklists of technische fiches • Sommige aandachtspunten vragen een beleidsmatig antwoord (bv kostprijs sectorgidsen, variatie inspectiefrequenties, …) • De opvolging van deze punten is in 2008 nog niet op een gestructureerde wijze aangepakt. In 2009 zal hiervoor een procedure worden uitgewerkt.

10. Hfdst 7 : Opvolging audits 2007 en 2008 • Administratieve opvolging van de aanbevelingen (31/12/2008) * zonder de 17025-audits ** zonder de audits waarvan de termijn nog niet voorbij is voor het actieplan

11. Hfdst 7 : Opvolging audits 2007 en 2008 • Effectieve opvolging : 8 opvolgingsaudits (31/12/2008)

12. Jaarverslag 2008 • Hfdst 8 : Auditprogramma 2009 met advies auditcomité • Hfdst 9 : Conclusies : • Werkpunt voor het FAVV om te trachten de actiepunten binnen de vastgestelde termijnen te realiseren • Aandachtspunten voor interne audit : • het verder uitbouwen van een gestructureerde en gedocumenteerde opvolging van auditaanbevelingen en actieplannen. • het documenteren van de methodologie voor de opmaak van het auditprogramma, inclusief een gedocumenteerd audituniversum, zodat kan worden aangetoond dat het FAVV beantwoordt aan het EU-criterium betreffende "een voldoende dekking op een periode van 5 jaar". • het uitvoeren van de nodige kwaliteitsaudits volgens de relevante ISO-normen en volgens de voorschriften van EMAS.