Penulisan Pesan Bisnis

1. Penulisan Pesan Bisnis PERTEMUAN 8

2. A. Direct Request • Direct request atau permintaan langsung suatu kegiatan yang dilakukan oleh seseorang atau suatu organisasi (bisnis maupun nonbisnis) kepada pihak lain (seseorang/individu atau organisasi) • Contoh : informasi tentang produk baru, menggunakan faks, e-mail, telepon dsb.

3. Pengorganisasian direct request : • Bagian awal : sajikan ide pokok dengan diikuti dengan fakta-fakta yang rinci. Misalnya dapat dibuat kalimat pembuka : ….Saya adalah Manajer Pemasaran Toko Buku Diponegoro dan terarik untuk.. Gunakan bahasa yang sopan : “Saya senang sekali atau saya sangat berterima kasih..

4. Pengorganisasian Direct Request 2Bagian Pertengahan :. Biasanyamenjelaskanpermintaan yang sebenarnya “ SayainginsekalimemesanbukuKomunikasiBisnis, denganpengaranDjokoPurwanto. • BagianAkhir : Nyatakandenganjelastindakanapa yang diinginkan, kemudianakhiridengansuatupernyataan yang ramah.

5. Pengorganisasian Direct Request • Pembukaan PadakalimatpermulaanAndaharusmenyatakanpermintaansecaralebihkhusus yang memungkinkanpembacadenganmudahdapatmemahamimaksudisisurat. • PenjelasanRinci JikapermintaanAndalebihdarisatujenis, Andasebaiknyamembuatdaftardanmemberinomorsecaraberurutanatauberdasarkantingkatpentingnya. • Penutup SebaiknyadiisidengansuatupermintaanbeberapatanggapankhususLengkapdenganbataswaktunya. Unutkmempermudahpembaca, cantumkanbeberapainformasipentingsepertinomortelepon, jam kerjadanpetugas yang dapatdihubungi.

6. Permintaan Informasi Rutin Dibagidua : • Permintaandidalamorganisasi contoh : memo, Memo mempunyaibeberapakelebihan, yaitu : • Memberikansuatucatatanpermanen • Menghematwaktudanpertanyaan • Menunjukkan apa yang benar-benar diinginkan untuk dilakukan 2. Permintaankeluarorganisasi. Memintainformasiprodukbaru, buku-bukuterbaru, keinginanuntuberlangganankoran, majalah

7. Menulis Direct request untuk Pengaduan. • Pengembalian arang yang sudah dibeli dan meminta uang kembali. • Meminta pengiriman barang yang baru sesuai dengan pesanan • Penjelasan atas perubahan kebijakan atau proedur, dsb..

8. Menulis Direct request untuk Pengaduan. Dalammenulissuratpengaduanperludiperhatikanbeberapahalberikutini : • Jelaskanmasalah yang Andahadapisecararinci • Lampirkaninformasipendukung, sepertifakturpembelian • Usahakan nada suratAndatidakmarahatauemosional • Permintaantindakankhusus.

9. Contoh direct request untuk pengaduan. Palembang, 16 Mei 2011 Yh. ManajerDepartemenPakaianOlah Raga Raganata Store Denganhormat, Sayakirimkankembali sweater yang telahBapakkirimpadatanggal 14 Mei 2011 karenaukurannyatidaksesuaidengan yang sayapesan. Sayamohon agar sweater tersebutdigantidenganukurandanwarna yang sayainginkanyaituukuran L warnabirumuda. Melaluitelepon 9 Mei 2011, sayatelahmemesan sweater yang berukuran L warnabirumuda agar segeradikirimkerumahsaya. Namun yang sayaterimaadalah sweater ukuran S warnamerahdantentusajasayatidakdapatmemakainya. Sayamohon agar dikirimkembali sweater ukuran L warnabirumudasecepatnya. Apabila sweater yang sayapesantidaktersedia, mohonuangsayadikembalikansaja. Terimakasih. Hormatsaya, (Nama..)

10. Contoh direct request untuk meminta rekomendasi : Palembang, 16 Mei 2011 KepadaYth. Prof. Justin Beiber MDP Business School JlRajawali 14 Palembang Denganhormat, Perkenalkansaya Joana Lamora, mahasiswabapakdi MDP business school program studisisteminformasidansudahwisudabulanMaretlalu. Sayabarusajalolosseleksitahapwawancaradi PT X. PT X memintasuratrekomendasidaridosensewaktukuliah. Bolehkahsayamemintarekomendasidaribapakjustin ? MengingatBapak Justin adalahKetua Program StudiSistemInformasi. JikaBapakberkenan, suratrekomendasitersebutharusditerimaolehBapak Blackmon dibagian HRD paling lambattanggal 30 Mei 2011. Untukitusayasertakanjugaalamatdanamplopbesertaperangko. SayasangatmenghargaiwaktudanusahaBapakuntuksuratrekomendasiini. Atasperkenannyasayaucapkanbanyakterimakasih. Hormatsaya, (Nama..)

11. Contoh lain Direct Request • Surat Undangan • Surat pesanan dan Reservasi.

12. B. Pesan Rutin, Good News dan Good Will • Menulis surat undangan, proposal untuk internal maupun eksternaldan memo merupakan hal yang rutin. • Berikut ini pengorganisasi untuk pesan rutin dan good news :

13. B. Permintaan Rutin dan good News

14. Strategi Permintaan Pesan – Pesan Rutin • Bagian Pembukaan : mulai dengan pernyataan ide pokok dengan mengemukakan secara tegas apa yang diinginkan. • Bagian Pertengahan : Perlu disampaikan pernyataan yang dapat menarik perhatian pembaca • Bagian penutup : kemukakan pernyataan keramahan, penghargaan dan tindakan khusus yang diinginkan.

15. C. Strategi penulisan pesan-pesan positif (good will) Goodwill : suatuperasaanpositif yang dapatmendorongoranguntukmenjagahubunganbisnis. • Dapatmenggunakanpendekatanlangsung • Apapunbentukpermintaan yang diinginkan, usahakanselalusopan, ramahdantidakemosional. • Usahakanbagianawalpesanpositifdimulaidenganpernyataan yang jelasdantegasdanmampumenarikperhatianpembaca.

16. Strategi penulisan pesan-pesan positif (good will) • Hal-hal yang berkaitan dengan komponen penting dalam penulisan pesan positif : a. Ide pokok yang jelas, b. Penjelasan rinci c. Penutup Surat.

17. Contoh pesan good news dan Good will :

18. Contoh goodwill : 1. Ucapan Selamat (Congratulations) Ucapan selamat dilakukan untuk memberikan ucapan selamat kepada perusahaan atau individu yang berhasil meraih suatu penghargaan tertentu. 2. Ucapan penghargaan (messages of appreciation) Dalam perusahaan adalah penting untuk mmeperhatikan apa yang telah diberikan karyawan secara individual terhadap perusahaan. Siapa pun yang secara khusus membantu Anda atau organisasi Anda harus menerima ucapan terima kasih secara tertulis. Di bawah ini contoh penghargaan yang ditujukan kepada pemasok :

19. Contoh goodwill : 3. Ucapan belasungkawa (condolence) Ucapan duka cita menunjukkan perhatian terhadap perusahaan atau individu yang menerimanya. Penyusunan ucapan duka cita dimulai dengan pernyataan kalimat yang menunjukkan rasa simpati. Di bagian tengah, sebutkan sifat baik atau kontribusi positif / hikmah yang dapat diambil. Kemudian ditutup dengan harapan, seperti referensi untuk masa depan yang lebih cerah.

20. Contoh pernyataan goodwill • Terima kasih karena mengirimkan suku cadang AC via kiriman semalam. Anda telah membantu kami untuk memuaskan kebutuhan pelanggan yang sangat membutuhkan AC. • Terima kasih khusus kepada Susan Brown yang pertama kali menerima telepon dari kami dan tidak pernah menolak untuk membantu .Inisiatifnya sangat kami hargai.

21. Good news : • Surat persetujuan kredit Bagian pembuka berisi ide-ide pokok yang berkaitan dengan persetujuan pemberian kredit mencakup beberapa hal a. batas maksimal jumlah kredit yang diberikan. b. tanggal rekening dikirim, c. beban administrasi dan bunga d. tanggal jatuh tempo, dan konsekuensi lainnya yang berkaitan dengan kredit tsb.

22. Berita baik untuk pelamar pekerjaan Selamatdatangke Lake Valley rehabilitation Center. Andaberhasilterpilihdarisekianbanyakpelamar yang telahdiwawancarai. AndaberhasilmendudukiposiiskoordinatorcatatanmediskarenapendidikandanpengalamanAndadi Memorial Hospital. Andadiharapkandatangpadaharisenintanggal 9 mei 2001, pukul 09.00 untukmenemuiIbu Nancy staf HRD untukmendapatkanorientasilebihmendalam. Atasperhatiannyadiucapkanterimakasih. Hormatkami, (Nick Oshinski) Manajer HRD

23. C. Bad News StrategiPengorganisasianPesan bad News : • Menciptakan Audience centered tone • Memilihpendekatanorganisasional • Pendekatanlangsung : • Pembuka • Alasan • Bad news • Penutup

24. C. Bad News b. Pendekatan tidak langsung Suatu pendekatan organisasional direct approach dapat diterapkan jika : • Penerima pesan lebih menyukai pesan langsung ke poin yang dituju. • Pesan tersebut mempunyai pengaruh yang kecil terhadap si penerima pesan. • Pesan disampaikan secara empati.

25. BAD NEWS DAN PESAN PERSUASIF A. MEMILIH PENDEKATAN ORGANISASIONAL Menggunakan Rencana MenggunakanRencana Tidak Langsung Langsung Penyangga Mulaidenganpernyataannetral ataupositif BeritaBuruk Nyatakanberitaburukdidepan Alasan Secara logis, netral dan singkat jelaskan alasan berita buruk. Alasan Jelaskan alasan berita buruk. Tawarkan beberapa alternatif bila memang ada BeritaBuruk Nyatakanberitaburuk dg jelasdansingkat. Tekankanberitabaikapapun kurangitekananberitaburuk PenutupPositif Tutupdenganpernyataanpositif, sesuatu yang bermaksuduntukmenenangkanpembaca. Penutup Positif Tutup dengan pernyataan positif, menyenangkan melihat ke depan.

26. C. Bad News Mengkomunikasikaninformasidanjawabannegatif. • Bad news tentangproduk , Kenaikanhargaproduk, penarikankembaliproduk, kadaluwarsaproduk, produkrusakataucacat. 2. Penolakanundangan. 3. Penolakankerjasama

27. BAD NEWS 1. Menolak undangan dan permintaan bantuan Bacalah contoh surat yang menolak permintaan bantuan PT.CITRA NIAGA JL. Dr. Sutomo Nomor 2 Yogyakarta Kepada Yth. Ibu Sri Ekanti Ketua Panitia Lomba Lukis dan mewarnai Jl. Palagan Tentara Pelajar No. 1 Dengan hormat, Lomba yang akan Saudara diadakan untuk anak-anak Play Group, Taman Kanak-Kanak dan Sekolah Dasar tersebut tampaknya menarik dan memberikan kegiatan yang positif. Namun demikian, sebagaimana Saudara ketahui, perusahaan kami adalah perusahaan bisnis dengan bidang usaha perdagangan farmasi dan obat-obatan. Dengan demikian lomba tersebut kurang mengena bagi perusahaan kami. Untuk itu kami menyesal tidak dapat membantu Saudara. Kami doakan semoga lomba yang akan Saudara adakan berlangsung dengan sukses. Hormat kami, Ttd Bintang Dini Hari Direktur

28. C. Bad News Penyampaian bad news kepelanggan • Bad news tentangpesanna • Penolakansuratpengaduandankeluhan. • Menggantiproduk • Tidakmemenuhipesanan. Bad News tentangorang • Penolakanmenulissuratrekomendasi • Penolakanlamaranpekerjaan • Suratpenolakankredit.

29. D. Pesan Persuasif • PerencanaanPesan-PesanPersuasif.: 1. AnalisisAudiens 2. Pertimbanganperbedaanbudaya 3. Memilihpendekatanorganisasional • Mengembangkanpesan-pesanpersuasif : 1. Menetapkankredibilitas 2. Kerangkaargumentasi, kebanyakanpesanpersusifmengikutirencanaorganisasional AIDA

30. D. Pesan Persuasif AIDA : A = Attention (perhatian) I = Interest ( Minat) D = Desire (hasrat) A = Action (tindakan) Memilihdayapemikat : • Pemikatemosional • Pemikatlogika • Pertimbanganetika

31. Contohpesanpersuaif HOST MARRIOT SERVICES INTERNAL MEMORANDUM To : Larry Paige, Controller From : Randy Hunt, Manajerpembelian Tgl : 20 Mei 2011 Subyek : Pemotonganbahanbakuplastik. Sebagaimanadiketahui,perusahaansetiaptahunmembeli lima ton bahanbakuplastik. Hargapolyetiterusmengalamifluktuasisepertiharga BBM. Bapakmemintasayauntuksegeramencarijalanuntukmemotongbiayapembelianbahanbakuplastik. Dalam memo sayasebelumnyasayamenyarankanuntukmembelidalamjumlahbesarbahanbakuplastikselamamusimdinginketikaharga BBM turun. Sayatelahmengestimasipenghematan yang dicapaisebesar 10% per tahun. Biayauntukmembuat plastic container perusahaanterlalutinggi ($ 2juta). Ditambahlagikamimenerimabanyaksuratpelanggan yang mengeluhtentangminimnya program daurulangperusahaan. Sayatelahmelakukanpenelitianawaldanmunculbeberapaidesebagaiberikut : 1. Menyediakan recycling container disemuarestotanbandara Host Marriot 2. Menawarkaninsentifkeuanganuntukmaskapaipenerbangan yang memisahkankontainerberbahanplastik 3. BekerjasamadenganBattWate Management. Sayatelahmelampirkanlaporanrincitentangbiaya-biaya. Pengehmatan yang dapatdicapai $ 500.000,- Prosesdaurulangpolyetilakanmembantumeningkatkancitraperusahaan. JikaBapaksetujukitabisamengadakanpertemuanminggudepanuntukmemulairencanaini.

32. Terima Kasih…