Implantation de la solution technique UREG au CHU de Charleroi

1. Implantation de la solution technique UREG au CHU de Charleroi Intégration au travers de XConnect - CHU de Charleroi HAUMONT Frédéric – 2014/04/24

2. CHU de Charleroi • 5 Infrastructures hospitalières / 2 agréments • 1436 lits • Près de 4.000 membres du personnel et plus de 500 médecins • 400.000 consultations • Plus de 40.000 admissions grande porte • 60.000 urgences • Un réseau de soins ambulatoires développé (hôpitaux de jour, polycliniques, …)

3. Equipe « Informatique » • DIM/TIC/IGM • Développement maison du SIH/DMIh • Technologies Microsoft .NET (Web/Windows Forms) : ASP.NET/HTML/CSS/Jquery/Frameworkshomemade/… • Cellule Développement : 2 chefs de projets IT – 9 développeurs « médicaux » • Cellule d’Architecture Technique et RD • Cellule Qualité

4. Système d’Information Médical (SIM) • Serveur centralisé de documents patients : • Résultats, courriers, documents scannées, tracés, etc. • Droits d’accès • Accessible en wifi / extranet • Connecté au RSW • Couplé à un système d’archivage long terme • Edition de rapports en texte libre et structurés, édition de notes courtes • Gestion de la dictée numérisée intégrant la reconnaissance vocale • Gestion du scanning de documents • Impression centralisée et mise sous pli robotisée • Diffusion des images en association avec le logiciel ViewMotion de Carestream (archivage et PACS interne) • Gestion des rendez-vous (en association avec Ultragenda) • Gestion des données médicales structurées (diagnostics, traitements, etc.) • Gestion du Résume Hospitalier Minimum (DM, DI, etc.) • Gestion des mouvements de patients et réservations de chambres • Etc.

5. Le projet UREG en quelques mots • Objectifs • Démarrage fin décembre 2012 • Ressources allouées au projet • Un responsable pour le contact direct avec le corps médical et la gestion de l’aspect organisationnel : Dr. Alain Rucquoy • Un chef de projet IT : M. Frédéric Haumont • Un développeur : M. Patrizio Amella • L’adaptation du connecteur XConnect permettant le dialogue avec le service UREG (aspects sécurité – eHealth - …) : M. Didier Témans • Plusieurs projets mis en route • Interface UREG / Tableau des urgences (data entry) • « Production » : 15 mars 2013

6. Contraintes (1/2) • Fonctionnelles et organisationnelles • Répondre à la demande UREG tout en apportant une plus-value au DMIh • Susciter l’adhésion des médecins des urgences • Améliorer la qualité du dossier médical du patient • Améliorer la prise en charge (délai, qualité, suivi) du patient par le service des urgences • Ne pas (trop) alourdir la charge d’encodage du corps médical : RHM, UREG, lettre, dossier médical, etc. • Proscrire au maximum le double, triple, … encodage • Fournir en ensemble de statistiques permettant d’améliorer le système et de répondre aux exigences d’UREG sur le timing d’envoi

7. Contraintes (2/2) • IT • S’intégrer au mieux dans notre plateforme de développement • Réduire au maximum le coût et l’impact sur notre équipe de développement (réutilisation, ne pas « réinventer la roue » ) : • Temps de développement • Ressources limitées • Evolution vers UREG v2 • Interface de dialogue de récupération et d’envoi vers UREG doit être stable au vu des exigences ministérielles • Problématique du multi-agréments pour la plateforme eHealth

8. Développement de la solution (1/2) • UREG = 2 envois • Data entry • Enregistrer les données nécessaires au projet UREG au travers de 2 documents : • un document administratif complété par le personnel d’accueil et alimentant le registre UREG-IN • un document médical complété par les urgentistes (dossier médical interne, la lettre au médecin traitant et les informations requises pour le RHM et UREG-OUT) • Mise en place du « tableau blanc » des urgences (adhésion++) • Service de récupération et consolidation des données UREG • Connexion au module XConnect/UREG (facilitateur eHealth)

9. Développement de la solution (2/2)

10. Responsabilités des intervenants CHU de Charleroi (DMIh) XConnect/UREG • Tableau synoptique des urgences • Formulaires de récolte de données • Développement d’interface UREG • Récolte des données du DMIh • Mise en forme vers le format UREG (XML) • Dialogue et alimentation d’UREG au travers de XConnect • Stockage des états/actions effectuées • Statistiques • Pas de notion de gestion des certificats et du (dé)chiffrement des réponses UREG/eHealth • Sécurisation du dialogue avec les services internes (couche SSL) • Gestion de la sécurisation du message à transmettre et du décodage de la réponse UREG/eHealth • Transport des données vers UREG • Envoi de messages de retour dès l’accomplissement de l’envoi (gestion des erreurs)

11. Architecture de la solution Back-office Front-office

12. Encodage des données administratives Type admission : (B) via les urgences => B Lieu avant admission : (1) à domicile => 1 Adressé par : (6) tiers => 6 Motif de contact : maladie organique (= non psychiatrique) => Z Motif IOA : AEG/asthénie => K

13. Mapping des codes • Objectif N°1 = Encodage des données pour le DMIh ! • RHM • Lettre au traitant (document médical) • Statistiques des urgences • Les codes UREG résultent de l’encodage et sont mappés dans nos tables • 1 code UREG = plusieurs codes dans le DMIh => plus de finesse dans le DMIh

14. UREG IN Document administratif Données patient Données minimales du passage aux urgences(données du séjour)

15. Encodage des données médicales

16. UREG OUT Document administratif Données patient Données minimales du passage aux urgences complétées/corrigées(données du séjour) + Document médical = données médicales

17. Mise en place du tableau blanc des Urgences

18. Mise en place du tableau blanc des Urgences • Adhésion des médecins urgentistes • Statistiques et amélioration de la prise en charge du patient • Gestion globale du service • Formation du personnel à l’encodage • Dépister les « mauvais utilisateurs »

19. Statistiques UREG

20. Vue macroscopique de la solution technique

21. Workflowdu fonctionnement de l’interface

22. Questions et réponses • Merci pour votre attention ! • Des questions ?