Les achats en 10 heures

1. Ch. Villenave Les achats en 10 heures

2. Les achats en 10 heures • Objectif : sensibiliser au métier • Eléments clés & quelques survols • Structure • Introduction • Objectifs • Activités • Métier • Réflexion sur un exemple de négociation • Le processus achat • Mise en application • Conclusion Feriez-vous le pas ?

3. Introduction

4. Objectifs des achats • Obtenir le meilleur ensemblecoût / qualité / délai • Coût total : prix, coût de l’après-vente, coûts logistiques, coûts de conception, etc. • Maîtriser les risques et les opportunités fournisseurs • Risques : défaillance opérationnelle, défaillance financière, concurrents plus performants • Opportunités : nouvelle technologie, capacité disponible, compétence • Maîtriser : contrat, veille, actions de développement fournisseur, de re-sourcing, etc. Introduction

5. Activités amont • Assister à l’expression des besoins • Veiller et analyser les marchés • Définir la stratégie d’achat • Cœur du processus achat • Sourcer • Consulter • Négocier • Contractualiser • Activités aval • Suivre les perfor-mances et réagir Activités Introduction

6. Métier :Compétences & aptitudes • Compétences • Analyse fonctionnelle • Marketing industriel • Analyse de risque • Analyse de coût • Techniques de négociation • Droit des affaires • Connaissances techniques dans le domaine acheté • Aptitudes • Présentation écrite et orale • Comportements de négociation • Communication interpersonnelle (psychologie ?) • Ténacité, solidité, résistance au stress • Curiosité • Equilibre organisation / flexibilité Introduction Equilibre technique / personne

7. Importance de la communicationPlace des achats Influence(s) Payeur Contrôleur Introduction Client interne Acheteur Le « centre d’achat »

8. Importance de la communicationPerception des achats (1/2) • Avez-vous fait les plans de votre maison ? • L’avez-vous construite vous-même ? • Mesurez-vous les rejets de déchets de votre famille ? • Gérez-vous vos stocks de farine, de sucre ou d’huile par un point de commande ou un MRP ? • Quel système avez-vous mis en place pour mesurer la satisfaction des clients du processus « accueil invités » ? • Gérez-vous vos finances en utilisant un plan comptable ? Par ailleurs, • Avez-vous déjà acheté quelque chose ? Introduction Tout le monde sait faire …

9. Un acte administratif • Un processus associant fournisseur/prestataire et l’entreprise pour créer et partager des richesses • Une négociation permettant d’obtenir de bonnes conditions • Des études de marché pour obtenir le meilleur ensemble coût / qualité / délai Importance de la communicationPerception des achats (2/2) Introduction Maturités habituelles : 2 – 3

10. Conclusion :Conduite de business Prix de vente fixés par les marchés Pression concurrentielle Introduction Pression actionnaires Achats : fonction stratégique Ressources spécifiques

11. Réflexion sur unexemple de négociation

12. Thème de la réflexion :Négociation d’embauche • Qu’est-ce que réussir ? => Atteindre un objectif • Comment exprimer l’objectif ? 1) sous forme de variables de négociation 2) pour chacune d’elles, en spécifiant un idéal, une situation réaliste, une position de retraite • Comment construire l’objectif ? 1) en tenant compte de ce que l’on veut, le «besoin» (qui nous est propre, «interne») 2) en tenant compte de ce qui peut être obtenu, le «marché» (qui dépend des concurrents, de la conjoncture, «externe») Réflexion sur un exemple de négociation

13. Négociation d’embaucheObjectif (1/3) • Expression de l’objectif Réflexion sur un exemple de négociation

14. Besoin Marché Négociation d’embaucheObjectif (2/3) • Valorisation de l’objectif Réflexion sur un exemple de négociation • Suis-je (réellement) sous pression ? • Ai-je complètement choisi mon orientation : métier, secteur ? • Suis-je (réellement) mobile ? • Quel est le meilleur salaire jamais obtenu par un sortant de l’ENI-T en 1er emploi, en général, et dans une situation comparable à la mienne ? • Quel est le salaire moyen ? • Quel est le pire ? • Est-on en situation de croissance ou de récession ? • L’entreprise que je vise est-elle en expansion ? • Quels sont les taux de placement des écoles actuellement ? • Que dit la presse (courrier cadre, usine nouvelle, etc.) ?

15. Négociation d’embaucheObjectif (3/3) • On remplit : Réflexion sur un exemple de négociation

16. Conclusion de l’exemple :Le processus à l’envers Réussir Utiliser des outils Réflexion sur un exemple de négociation Définir un objectif Exprimer un besoin Etudier l’environnement Remettons-le à l’endroit

17. Le processus achat

18. Approche globaleProcessus achat • Exprimer le besoin • Savoir ce que l’on veut • Confirmer que c’est nécessaire, confirmer que nos clients y trouvent un intérêt • INFLUENCER les clients internes (dimension marketing) • Analyser le marché • Savoir ce qui est disponible • Connaître la situation concurrentielle, connaître les opportunités et les risques • INFLUENCER les marchés (dimension marketing • Choisir la stratégie • Prendre des décisions clés • Tenir compte des deux aspects (besoin et marché) • Revoir régulièrement • Déployer la stratégie • Sourcing • Négociation, Contractualisation • Suivi

19. Besoin non satisfait Caractéristiques inutiles Moins de choix Moins de poids en négociation Plus de dépendance vis à vis d’une solution / d’un fournisseur Expression du besoinContre-exemples • Synthèse : • Le tour de la question n’est pas fait • Des évolutions sont survenues • Le tour de la question est fait mais le cahier des charges n’est pas complet • Une solution technique est privilégiée, alors que d’autres existent, totalement satisfaisantes Conséquences : Le processus achat

20. 1 Identifier les acteurs 2 Identifier le cycle de vie du produit acheté 3.1 Identifier l’environnement du produit acheté 3.2 Identifier les fonctions – relations du produit avec les éléments de l’environnement 3.3.1 Spécifier : la grandeur mesurable, la procédure de mesure, la valeur, la tolérance, la flexibilité Approche d’expression du besoinIdée • Utilisation des principes de l’analyse fonctionnelle Le processus achat Pour chaque phase : Pour chaque fonction :

21. Responsable qualité Influences positives, supports Directeur Financier Directeur achats Achat Chef de ligne Influences négatives, oppositions Responsable de maintenance Responsable de production Approche d’expression du besoinDéroulement 1 • Recensement des acteurs et analyse des influences Identifier les acteurs Le processus achat

22. motivation Refus, déni Engagement Colère Acceptation Marchandage Argumentation (seulement si nécessaire) Ecoute active : Pourquoi ? Tristesse Repêchage : Comment ? temps Approche d’expression du besoinDéroulement 1 • Identifier des personnes • Identifier leur positionnement : pour ou contre ? • Travailler les oppositions • Ecoute active : gestion du changement Identifier les acteurs Le processus achat

23. Approche d’expression du besoinDéroulement 2 • Différentes phases d’utilisation • Exemple : vidéo-projecteur • Transport • Utilisation • Maintenance Identifier le cycle de vie du produit acheté Le processus achat

24. Phase d’utilisation Phase de transport Orateur Bagages Salle (dimensions) Porteur Coffres véhicules Public Vidéo-projecteur Vidéo-projecteur Surface écran Coffres avions Alimentation électrique Bagagistes Salle (luminosité) Approche d’expression du besoinDéroulement 3.1 • Exemple : vidéo-projecteur Pour chaque phase, identifier l’environnement du produit acheté Le processus achat

25. Permettre au public d’entendre l’orateur (bruit) Salle (dimensions) Orateur Permettre au public de voir loin (zoom) Public Vidéo-projecteur S’adapter aux différents standards F, UK, CH, US Surface écran Permettre au public de voir dans une salle normalement éclairée (luminosité, contraste) Alimentation électrique Salle (luminosité) Approche d’expression du besoinDéroulement 3.2 • Fonction : relation du produit avec un ou plusieurs éléments de son environnement Pour chaque phase, identifier les fonctions Le processus achat

26. Approche d’expression du besoinDéroulement 3.3.1 • Grandeur mesurable • Exemple : luminance • Procédure de mesure • Spectrophotométrie (mesure à 3m) • Valeur • 3000 lumens • Tolérance • + 500/- 0 : en dessous de 3000, dégradation du confort visuel, en dessus de 3500, inutile (impact poids, énergie, consommables) • Flexibilité • F0 : non négociable Spécifier chaque fonction Le processus achat

27. Exemple d’expression du besoinVidéo-projecteur pour formateur Le processus achat

28. RemarquesIntérêts et limites de l’approche • Lourdeur de l’approche, quand elle est développée de façon systématique : nécessité de s’adapter aux enjeux du dossier • Intérêt de l’approche, même lourde, pour identifier tous les enjeux de l’achat • Exemple équipement aéronautique : achats USD, export licences, documentations spécifiques, etc. • Importance de la maturité des clients • Maturité forte : imprimantes • Maturité faible : téléphones mobiles • Phénomène culturel : aspirateurs Le processus achat

29. Ce qu’il faut retenir • Solution • Paramètres figés • Obligation demoyens • « vous devez mettre ça en place » • Fonction • Paramètres ouverts • Obligation derésultats • « vous devez atteindre ce résultat » Le processus achat Equilibre entre ce qui est souhaitable et ce qui est possible

30. Analyse de marchéLe modèle « 5 forces » - M. Porter • Eléments favorisant les fournisseurs : • Faible nombre de fournisseurs, • Marques fortes • Produits très différenciés, • Coûts de changement hauts • Situation de pénurie • Questions : • Qui sont-ils : énergie, matière, autre ? • Qui est en position de force ? • Quelles influences exercent les dominants ? • Questions : • Qui sont-ils ? • Quelles sont leurs caractéristiques (e.g. marché Chine, Inde, Europe Est) • Quelles sont les barrières à l’entrée : investissements, tickets d’entrée, brevets, normes,barrières techniques, etc. • Quelles réactions à attendre des fournisseurs en place ? Nouveaux entrants Le processus achat Marchés fournisseurs Marchés clients Structure du marché • Eléments favorisant les clients : • Niveau de concentration des clients (e.g. grande distribution : clients peu nombreux faisant face à des fournisseurs multiples) • Degré de standardisation des produits, existence de produits de substitution, • Coûts de changement bas • Questions : • Qui sont-ils : mes concurrents directs, autres secteurs ? • Qui est en position de force ? • Quelles influences exercent les dominants ? Substitu-tions • Produits différents répondant à un même besoin (e.g. : e-mail vs. courrier, mp3 vs. disque) • Questions : • Quels sont-ils ? • Quand seront-ils opérationnels ? • Quelles conséquences pour le marché actuel ?

31. Analyse de marchéExemple d’application Transport routier national, gros volumes / au départ du et vers le département 65 Pas de nouvel entrant identifié, même après ouverture européenne Le processus achat • Clients : • Région moyennement industrialisée, secteurs : • Aéronautique • Agro-alimentaire • Electronique • Métallurgie • Trajets locaux = 85% de la demande • 9 fournisseurs dans le 65 • Grands acteurs : Gefco, Deluc, Barcos, PLK • PME : Barracou, Lataste, Ovalie • Entreprises familiales : Ayala • Montage Airbus : SNAT • Non présents sur le 65 : Daher, Norbert Dantressangle, autres grands acteurs • Impacts : • Prix du pétrole • Salaires conducteurs • Normes environnementales • Normes de sécurité Pas de substitution possible par ferroutage, maritime, aérien

32. Structure d’un marchéMarketing industriel • Condition pour le développement d’une entreprise : la différentiation • 3 principaux types de différentiation • Le prix • L’innovation • Le service spécifique Le processus achat

33. Criticité de l’achat : enjeu financier, impact sur performance produit, perception par le client, investissements associés, etc. Difficultés liées au marché : marché monopolistique ou oligopolistique, ruptures ou difficultés d’approvisionnement, instabilité, etc. Stratégie d’achat : matrice deP. Kraljic – principe Le processus achat

34. Criticité de l’achat : enjeu financier, impact sur performance produit, perception par le client, investissements associés, etc. Difficultés liées au marché : marché monopolistique ou oligopolistique, ruptures ou difficultés d’approvisionnement, instabilité, etc. La matrice de P. KraljicExemples Prestations d’assistance technique pour le bureau d’étude Criticité forte : enjeu financier fort (3 MEUR), impact produit limité, perception client forte (livraison des plans et dossiers), impact nul sur investissements associés Marché facile : marché ouvert, changement facile Politique achat : 10 fournisseurs, politique de renouvellement forte (salons, sourcing, appels d’offres, réponse aux sollicitations fournisseurs), contrats cadres mais pas d’engagement de volume Maintenance des équipements de production Criticité forte : enjeu financier fort (1,5 MEUR), impact produit limité, perception client forte (délais de livraison), impact important sur investissements associés (ressources internes) Marché difficile : marché ouvert mais changement très compliqué (reprise personnel) Politique achat : choix make or buy (buy sur critère de compétences), appel d’offre pour choix d’1 fournisseur, contrat 3+2ans incluant plan de progrès commun Le processus achat Matériel informatique standard Criticité faible : enjeu financier faible (125 postes x 800 EUR : 100kEUR), impact produit nul, perception client nulle, impact nul sur investissements associés Marché facile : marché ouvert, changement facile Politique achat : 1 fournisseur, contrat de services (échanges std, délais d’intervention, suivis du parc) Formation des pilotes Criticité faible : enjeu financier faible (20 x 5000 = 100kEUR), impact produit limité, perception client certes importante, impact nul sur investissements associés Marché difficile : 1 acteur sur le marché, 1 autre potentiel mais non intéressé Politique achat : choix make or buy (buy sur critère économique) développement d’un fournisseur – formation des personnels d’une structure existante, contrat 3 ans mini, pas d’exclusivité

35. Criticité de l’achat : enjeu financier, impact sur performance produit, perception par le client, investissements associés, etc. Difficultés liées au marché : marché monopolistique ou oligopolistique, ruptures ou difficultés d’approvisionnement, instabilité, etc. La matrice de P. KraljicSynthèse Enjeu fort, faible risque marché Mot d’ordre : utiliser la compétition Leviers : sourcing et mise en compétition régulière, enchères Enjeu fort, risque marché élevé Mot d’ordre : travailler la relation fournisseur Leviers : partenariats, co-développements, co-investissements, recherche du long terme Le processus achat Faible enjeu, faible risque marché Mot d’ordre : trouver une solution qui fonctionne et la laisser fonctionner Leviers : optimisation du processus, rationalisation des achats et du panel fournisseur, contrats plutôt longs, services additionnels Faible enjeu, risque marché élevé Mot d’ordre : se couvrir Leviers : stockages, recours à des centrales d’achats, recours à contrats cadres groupe, contrats longs, développement de sources alternatives, recherches de substitutions au produit,

36. Décisions / contrats • Engagements : prix et conditions, exclusivité, volume, proportion de consommation • Durée Décisions / fournisseurs • Nombre de fournisseurs qualifiés • Nombre de fournisseurs actifs • Politique de compétition : taux de renouvellement • Politique de sourcing • Politique de développement de nouvelles sources • Politique low cost Décisions / produits • Recherche de substitutions • Recherche de standard • Ajustement des performances • Analyse de la valeur • (co)développements nouveaux produits Expression de la stratégieDifférentes décisions Le processus achat Décisions

37. Expression de la stratégieExemple (1/2) Métrologie des équipements de contrôle • Situation de départ • 1 fournisseur historique (9 ans) • Contrats de 3 ans • Forfait global, augmentation régulière de 10% à chaque renouvellement, 90kEUR en 2006 • Analyse du besoin • Recensement / inventaire de tous les équipements (écarts / annexe du contrat) • Vérification des exigences normatives, constructeurs : découverte de flexibilité pour les fréquences de contrôles de certains équipements • Reconsidération des exigences : délai de 5 jours (non respecté) => délai de 10 jours (gérable car gestion de parc) • Ajout de services complémentaires : archivage des PV de contrôle, gestion de la base de données • Estimation du coût de changement du prestataire : bas • Analyse du marché • Marché quasiment mûr, 3 acteurs majeurs après dernières réorganisations, tous présents dans le secteur aéronautiques, tous qualifiés Airbus • Compétition assez rude, basée sur prix et services • Offres basées sur des prix unitaires par type d’équipement • Périodes de garanties après réparations plus longues que dans notre contrat existant Le processus achat

38. Expression de la stratégieExemple (2/2) • Mot d’ordre • S’appuyer sur la compétition du marché • Objectifs • Démarrage nouveau contrat au 01/01/07 • Réduction du coût total du contrôle et des prestations associées de 30% • Décisions stratégiques • Remise en concurrence par appel d’offre • Choix d’un seul prestataire mais réduction de la durée contractuelle de 3 à 1 an et remise en concurrence tous les ans • Pas d’engagement d’exclusivité : possibilité à tout moment de conclure un autre contrat en parallèle et de transférer de la charge. • Changement de la forme des conditions de prix : du forfait au prix unitaire • Résultats • Démarrage contrat au 01/02/07 • Prestataire historique retenu • Réduction du prix de 30% ; en plus : temps gagné sur prestations reprises par le prestataire Le processus achat

39. Déploiement de la stratégie • Recherche et sélection des fournisseurs • Le profil dépend de la stratégie • Les éléments du profil n’ont pas la même importance selon le type de stratégie retenu • Exemple : analyse financière • Une analogie toute personnelle … • Négociation • Les variables de négociation ont également des importances différentes selon le type de stratégie retenu • Les comportements de négociation sont également différents : position de force ou profil bas ? • Eléments du contrat • Les éléments du contrat matérialisent les points précédents, ils sont donc soumis aux mêmes phénomènes • Organisation / acheteurs • Les comportements sont également différents : les acheteurs peuvent être plus ou moins adaptés à une stratégie selon leur individualités Le processus achat

40. SourcingIdentification et sélection Places de marché Salons, foires Le processus achat Bureaux d’achat, prestataires Sourcing Etudes de marché Mailings, « RFI » Benchmarking

41. Consultation et sélectionAppels d’offres et enchères • RFI “Request for information” • Filtrer les erreurs de casting ou les non intéressés Le processus achat • RFP “Request for proposal” • Sélectionner les réellement intéressés, valider leur capabilité et commencer les évaluations • RFQ “Request for quotation” • Comparer finement, et choisir • Option : l’enchère • Déterminer le gagnant, dans un cas de concurrence simple et précise

42. Les négociations d’achat • Unprocessus • Préparation • Action • Réaction • Des techniques • Des comportements Le processus achat

43. Les négociations d’achatLe processus • Unprocessus • Préparation • Définition des “variables de négociation” (e.g. embauche) • Définition objectifs : idéal, réaliste, retraite • Collecte d’informations (normalement ok si expression du besoin et analyse de marchés faites correctement) • Organisation • Briefing de l’équipe • Décision go / no go • Action • Ouverture, test, mouvements, conclusion • Réaction • Atteinte des objectifs ? • Nécessité de remettre en jeu ? • Matérialisation des résultats : le compte-rendu Le processus achat

44. Les négociations d’achatQuelques techniques • Phase d’action • Techniques à employer en fonction de la stratégie choisie (et du profil de négociation correspondant) • Quelques exemples : • Légo : construire petit à petit • Réseau : tout est lié • Disque rayé : tant qu’on a pas statué • Scénario : et si … • Validation : il faut que j’en parle à ma hiérarchie • Stop : remettre à plus tard • Etc. Le processus achat

45. Les négociations d’achatLes comportements • Phase d’action • L’utilisation des émotions : • Le terrain humain : influence réelle des personnalités • Silence : l’outil indispensable • La connaissance de l’autre : • Techniques de PNL “Programmation Neuro Linguistique” • Les sens • Les priorités : les endroits, les personnes, les résultats (les choses), les actions • Paramètres géographiques : religion, politique, financier/fiscal, culturel Le processus achat

46. Résultat d’une négociationLe contrat • Résultat d’une négociation • Chaque partie est persuadée qu’elle aurait pu obtenir plus • Résultat d’une négociation (2) • Seuls les écrits restent • Négociation incomplète : • Un paramètre restant à définir est une source de litige • Nécessité absolue de figer dans un cadre contractuel tout ce qui a été convenu (et seulement ce qui a été convenu) Le processus achat

47. Résultat d’une négociationLe contrat Préambule Annexes techniques Objet Durée Prix Conditions Plan d’assurance qualité Le processus achat Obligations Responsa-bilités Annexes logistiques Evolution, révisions Reconduction Terminaison Etc. Gestion des litiges Cadre légal Propriété intellectuelle Confiden-tialité Clauses de performance Etc.

48. Suivi :L’exécution du contrat • Le fournisseur respecte-t-il ses engagements ? • Est-il stable, en amélioration ou en dégradation? • Qu’est-il nécessaire de faire (de notre côté, du sien) pour améliorer la performance ? Le processus achat Logistique A B C D Qualité A B C D Commercial A B C D Support client A B C D Capabilité technique A B C D • Faire simple • Valider ses résultats avec le fournisseur avant de les utiliser • Suivre les actions quand on les demande • Réaliser ses propres actions • CE QUI N’EST PAS MESURE N’EST PAS FAIT

49. Développement fournisseur • Apporter • Des connaissances • Des ressources (ingénieurs, qualiticiens, logisticiens, acheteurs, etc.) • Des conditions (accès aux contrats) • Des financements • Des structures de pilotage Le processus achat

50. Mise en application