Aktivnosti infomacijskog sustava

1. Aktivnosti infomacijskog sustava

2. POJAM, DEFINICIJA I ZNAČAJKE INFORMACIJSKIH SUSTAVA U FOKUSU MENADŽMENTA I ODLUČIVANJA(Poglavlje 2.1. stranice 11-34)

3. Aktivnosti informacijskog sustava Informacijski sustav obavlja pet grupa aktivnosti koje se odnose na (Buble, 2006; 672): • Unošenje podataka, koje se sastoji od tzv. ulaznih aktivnosti, kao što su zapisivanje i sređivanje podataka. • Obradu podataka, koja se sastoji od aktivnosti kao što su kalkuliranje, kompariranje, sortiranje, klasificiranje i sumiranje. Ovim se aktivnostima organiziraju, analiziraju i manipuliraju podaci, tako da ih se konvertira u informacije za krajnjeg korisnika. • Izlazne aktivnosti, koje predstavljaju informacijske produkte namijenjene krajnjem korisniku, a sastoje se od poruka, izvještaja, obrazaca i grafičkih prikaza koji se mogu osigurati pomoću videodispleja, audioodgovora, papirnog produkta ili multimedije. • Pohranjivanje, koje kao temeljna komponenta informacijskog sustava predstavlja aktivnost čuvanja podataka i informacija na organizirani način za kasniju upotrebu. • Kontroliranje, tj. aktivnost kojom se preko povratne veze utvrđuje funkcionira li sistem u okviru zadanih performansi ili treba izvršiti određene korekcije.

4. Komponente modela informacijskog sustava Elementi poslovnog sustava preslikavaju se na odgovarajuće elemente modela informacijskog sustava (Čerić et. al., 1998; 42-43): 1) Model podataka. Modelom podatakadefiniraju se podaci informacijskog sustava. Tako se npr. jedan proizvod opisuje sljedećim podacima: šifrom, nazivom, cijenom proizvoda itd., koji će biti zabilježeni u bazi podataka. 2) Model procesa. Model procesa(drugi naziv je model funkcija) opisuje procese odnosno funkcije kojima se mijenjaju podaci informacijskog sustava. Podaci se u informacijskom sustavu mogu mijenjati programima. Tako je npr. ispis računa proces, izveden u obliku računalnog programa, kojim se ispisuje račun za kupljenu robu. 3) Model izvršitelja. Model izvršiteljaopisuje sve izvršitelje potrebne za rad informacijskog sustava: tehničku opremu (engl. hardware), programsku opremu (engl. software), ljude izvršitelje poslova u informacijskom sustavu (engl. lifeware) i organizaciju svih komponenata u skladnu cjelinu (engl. orgware).

5. Ciljevi modela informacijskog sustava • Modelom informacijskog sustava koncipira se tehnička oprema (informacijska i neinformacijska tehnologija, stupanj distribuiranosti podataka i obrade i sl. ) te specificira potrebna tehnička oprema (računala, radna mjesta, komunikacije). • Koncipira se programska oprema (način obrade podataka, zahtjevi za sigurnošću podataka i sl.) i specificira potrebna programska oprema (operacijski sustav, sustav za upravljanje bazom podataka, komunikacijski programi itd.). • Na kraju se definira koncepcija rada i organizacija rada informacijskog sustava te se sistematiziraju potrebni izvršitelji poslova unutar informacijskog sustava (Čerić et. al., 1998; 42-43).

6. Ciljevi informacijskog sustava Ciljevi informacijskoga sustava mogu se definirati na temelju poslovnih ciljeva (Buble, 2000; 145): • Profitabilnost. Analizira se utjecaj informacijskoga sustava na rast prihoda, smanjivanje troškova… • Tržišna pozicija (udio n a tržištu). Ovaj cilj je najvažniji preduvjet da se ostvari prvi cilj, profit. Pri ostvarenju ovog cilja zadaća informacijskog sustava je potpora ostvarivanju što većeg udjela na tržištu, osvajanje novih tržišta uz zadržavanje starih, uz što manje zahtjeve za smanjivanjem profita. • Očuvanje i razvijanje financijskih resursa. Zadaća informacijskoga sustava s motrišta ovog cilja analiza je raspoloživog kapitala, mogućnosti povećanja rezervi i transformiranja udjela nekretnina u svrhu jačanja mobilnosti kapitala. • Proizvodnost. Zadaća informacijskoga sustava je analiza realizacije planova proizvodnje u cjelini i po djelatniku, u kvaliteti i kvantiteti. • Razvoj ljudskih potencijala. Informatičko osposobljavanje menadžerskih i djelatničkih struktura u korištenju suvremenih informacijskih tehnologija jača njihovu zainteresiranost za povećanjem doprinosa poslovnom rezultatu i povećava učinkovitost organizacijske strukture poslovnog sustava. • Inovacija. Informacijski sustav u ovom segmentu treba omogućiti kreiranje novih proizvoda i usluga, bolju strategiju marketinga, novu tarifnu politiku i ostale inovacije u skladu s tržišnom situacijom. • Kvalitetno povezivanje s okružjem. Uporaba otvorenih informacijskih sustava temeljenih na suvremenoj informacijskoj i komunikacijskoj tehnologiji trebaju omogućiti kvalitetnije povezivanje sa svim aktualnim i potencijalnim sudionicima poslovnog sustava.

7. Odlučivanje • Odlučivanje je kognitivni proces koji se sastoji od prepoznavanja problema i biranja mogućih rješenja koja vode do nekog željenog stanja.

8. Odlučivanje – uža definicija Većina autora u odlučivanju vide izbor između više opcija, stoga u konačnici Sikavica (1999; 12-14) odlučivanje definira kao proces izbora između dvije ili više mogućnosti rješavanja nekog problema

9. Čimbenici uspješnosti odlučivanja Za uspješnost odlučivanja važno je poznavanje ključnih dimenzija menadžerskog odlučivanja. Ključne su dimenzije menadžerskog odlučivanja (Bahtijarević-Šiber, Sikavica, Pološki Vokić, 2008; 342): • organizacija, mjesto menadžerskog odlučivanja • razina menadžmenta na kojoj se donose odluke • važnost odluka za budućnost organizacije • racionalnost, s obzirom na to da je menadžersko odlučivanje nadasve racionalno jer je orijentirano postizanju dugoročnih ciljeva organzacije • strategija kao sastavni dio menadžerskog odlučivanja, s obzirom na to da ona pokazuje kad i kako treba postići ciljeve organizacije • rezultat, tj. postizanje cilja organizacije • nesigurnost, kao stalna konstanta u menadžerskom odlučivanju koja se nikada ne može ukloniti.

10. Informacijski sustavi i proces odlučivanja Da bi se što bolje razumjelo ulogu i način upotrebe informacijskih sustava u menadžerskom odlučivanju, razmatra se proces donošenja odluka koji se sastoji iz sljedećih faza (Turban, Aronson, 2001; 41): • Inteligencija (prikupljanje i vrednovanje informacija) • Dizajn (projektiranje, definiranje i oblikovanje opcija) • Izbor (izbor optimalne opcije) • Implementacija.

11. Značajke međuodnosa informacijskih sustava za potporu operativnim, taktičkim (srednjim) i strateškim razinama odlučivanja Izvor: Turban, Aronson (2001; 12) Izvor: Turban, Aronson (2001; 12 Izvor: Čerić et al. (1998; 39)

12. Razvoj informacijskih sustava za potporu odlučivanju Bakić i Crnković (1990) su sistematizirali pet faza razvoja informacijskih sustava. One nisu strogo odijeljene, već se viša faza oslanja na nižu. To su: 1) sustavi za obradu podataka (DP - Data Processing), 2) upravljački informacijski sustavi (MIS – Management Information Systems), 3) sustavi za potporu odlučivanju DSS – Decision Support Systems), 4) ekspertni sustavi (ES – Expert Systems) i 5) sustavi za potporu vrhovnom menadžmentu (EIS – Executive Information Systems). (Šehanović, Hutinski, Žugaj, 2002; 53-54) .

13. Međuodnos upravljačkih informacijskih sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju (DSS) Brojne su rasprave o značenju izraza upravljački informacijski sustav, MIS (Management Information System), kao i o odnosu upravljačkog informacijskog sustava i sustava za potporu odlučivanju. Razvoj informacijskih sustava za potporu odlučivanju, ali i analiza različitih pogleda na definiciju i značenje informacijskih sustava za potporu odlučivanju, može se ilustrirati razmatranjem pristupa međuodnosu upravljačkih informacijskih sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju. Pritom valja naglasiti važnost pristupa definiranju upravljačkog informacijskog sustava (MIS), odnosno definicije MIS–a u užem i širem smislu.

14. Pristupi međuodnosu upravljačkih informacijskih sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju(DSS) Temeljem istraživanja prema McLeod (1990; 298-302), Turban, Aronson (2001; 110-111), Balaban et. al. (2002; 41-43) mogu se identificirati tri pristupa: • pristup prema kojem upravljački informacijski sustav (MIS) uključuje sve računalne aplikacije, • pristup prema kojem je sustav za potporu odlučivanju (DSS) zamjena za upravljački menadžment informacijski sustav (MIS) i • pristup prema kojem su MIS i DSS međusobno komplementarne aplikacije poslovnog sustava.

15. Usporedna analiza značajki upravljačkih (izvještajnih) informacijskih sustava (MIS) i sustava za potporu odlučivanju (DSS) Izvor: Turban, Aronson (2001; 110-111)

16. Pojam i određenje informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju Pojam i određenje informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju može se razmatrati kao ishodište u razmatranju informacijskih sustava za potporu odlučivanju. Sukladno tome, u nastavku će se detaljno raspraviti pojam i određenje informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju u 1) užem kontekstu i 2) širem kontekstu: • u užem kontekstu, kao upravljački izvještajni informacijski sustavi za potporu operativnim razinama menadžerskog odlučivanja • u širem kontekstu, kao cjeloviti informacijski sustav za integralnu potporu svim fazama i razinama menadžerskog odlučivanja s naglaskom na potporu srednjim i gornjim razinama menadžmenta.

17. Pojam i određenje cjelovitog i integriranog informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju Kao bliža odrednica cjelovitog i integriranog informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju, u novijoj se literaturi javlja “sustav potpore donošenju odluka uprave” (MDSS – Management Decision Support Systems). Certo (2006; 550-552) kao osnovne komponente MDSS-a navodi korporacijsku bazu podataka, skup kvantitativnih alata u tipiziranoj bazi i sposobnost dijaloga. Korištenje MDSS-a je moguće, a njegove aplikacije su dostupne gotovo svim menadžerima, zahvaljujući tehnološkom napretku povezanim s mikroračunalima. Uz to, popularnosti ovog sustava doprinosi i stalni razvitak sveobuhvatnih računalnih programa za analizu informacija povezanih sa subjektivnim odlučivanjem (Certo, 2006; 550-552).

18. Pojam i određenje cjelovitog i integriranog informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju • Na temelju prethodno navedenog može se zaključiti da MDSS predstavlja integrirani informacijski sustav za potporu menadžerskom odlučivanju koji je usmjeren prema srednjim i gornjim razinama menadžmenta, pri čemu uključuje sustave za potporu odlučivanju (DSS), sustave za potporu vrhovnom menadžmentu (EIS) i inteligentne sustave kao što su ekspertni sustavi i sustavi za upravljanje znanjem.

19. Životni ciklus informacijskog sustava S motrišta integralnog informacijskog sustava svih pet navedenih područja primjene (DP, MIS, DSS, ES, EIS) predstavljaju jedan cjeloviti sustav - informacijski sustav temeljen na računalnoj potpori (Computer-Based Information System - CBIS). Koristeći se analogijom sa živim organizmima, ovakvi informacijski sustavi temeljeni na računalu, nastaju, rastu, sazrijevaju i nestaju pa se taj proces označava izrazom "životni ciklus sustava" koji u pojedinim slučajevima može trajati samo nekoliko mjeseci, a u drugim nekoliko godina. Životni ciklus računalno podržanog informacijskog sustava uključuje nekoliko faza: planiranje sustava, analizu i oblikovanje sustava, testiranje i održavanje sustava, implementaciju, kontrolu i ocjenjivanje sustava (Balaban et. al., 2002; 40).

20. Životni ciklus funkcioniranja informacijskog sustava u kontekstu stvaranja informacija Funkcioniranje informacijskog sustava za potporu menadžerskom odlučivanju može se opisati kratkim sažetkom koraka koje treba napraviti kako bi on normalno funkcionirao i analizom različitih vrsta informacija koje menadžerima trebaju prilikom odlučivanja. Životni ciklus funkcioniranja informacijskih sustava može se prezentirati, prema Certo (2006; 539), u šest koraka koji se izvode u međusobnoj povezanosti i prema odgovarajućem redoslijedu: • Definiranje potreba za informacijama. U utvrđivanju potreba za informacijama analiziraju se sljedeće stavke: a) područja odlučivanja u kojima menadžeri donose odluke, b) odluke svojstvene navedenim područjima odlučivanja koje menadžeri uistinu moraju donijeti i c) alternativna rješenja koja treba procijeniti kako bi se donijele te specifične odluke. • Izbor i prikupljanje relevantnih podataka i informacija. Drugi važan korak je izbor i prikupljanje podataka u skladu s definiranim potrebama za podacima i informacijama u prvom koraku. Na temelju prikupljenih podataka i informacija generirat će se informacije relevantne za organizaciju. • Sažimanje podataka. Sažimanjem podataka omogućava se stvaranje agregiranih vrijednosti koje se dobivaju obradom i analizom vrijednosti niže razine. Sažimanje podataka temelji se na hijerarhijskom uređenju podataka koje omogućuje da se u okviru dimenzije pojava prati detaljizirano ( analitički ) i agregirano ( sintetički ). Na primjer, prodaja se može, kroz dimenziju tržišta, pratiti detaljizirano po gradovima, djelomično agregirano po područjima i potpuno agregirano po regijama..

21. Životni ciklus funkcioniranja informacijskog sustava u kontekstu stvaranja informacija • Organizacija podataka je postupak kojim se podaci i informacije informacijskog sustava dovode u određeni red da bi se mogli kvalitetnije obraditi (procesirati), odnosno prihvatiti, memorirati, ažurirati, diseminirati i prikazati odgovarajućim korisnicima. Organizacija podataka temelji se na datotekama, bazama podataka, skladištima podataka i bazama znanja • Analiza podataka. Analiza se sastoji od aktivnosti kao što su kalkuliranje, kompariranje, sortiranje, klasificiranje i sumiranje. Ove aktivnosti se automatiziraju i integriraju računalno podržanim kvantitativnim metodama i modelima koji su relevantni za proces odlučivanja, temeljen na kvantitativnim poslovnim analizama. • Prijenos i razmjena informacija. Informacije stvorene u procesima prikupljanja, organizacije i analize predstavljaju informacijske produkte namijenjene krajnjem korisniku – menadžeru. Tako stvorene informacije prenose se menadžerima u obliku poruka, izvještaja, obrazaca i grafičkih prikaza koji se mogu osigurati pomoću videodispleja, audioodgovora, papirnog produkta ili multimedije. • Uporaba informacija. Na temelju informacija koje su generirane i prezentirane informacijskim sustavom, menadžeri pristupaju donošenju odluka. Pri donošenju odluka, menadžeri mogu koristiti računalno podržane metode simulacije, prognoziranja, kreiranja scenarija (...) za različite opcije odlučivanja koje mogu dodatno podržati izbor najbolje opcije i najkvalitetnije odluke.

22. Odrednice i definicija modernih sustava za potporu odlučivanju Temeljem razmatranih odrednica većine autora Alenljung (2008; 80) predlaže definiciju prema kojoj je sustav za potporu odlučivanju (DSS) „računalno utemeljen informacijski sustav koji individualno i na razini grupe omogućava potporu menadžerima u rješavanju nestrukturiranih i slabo strukturiranih problema s ciljem donošenja efektivnih odluka“.