Omstilling og endring

1. Omstilling og endring Del 3 God intern kommunikasjon – vær trygg Bente Erlien 12.-13. Mars 2002

2. Hva tok mest tid? • Å skape forståelse for hvorfor endringene skulle skje • Å skape nye sosiale relasjoner • Å planlegge og gjennomføre en ny organisasjonsstruktur • Å rive vegger og bygge om lokalene

3. Samspill epost Intranett Internavis Møter Video Formelle ! @ % ? ? z Uformelle

4. Formell/uformell • Jo bedre formell/planlagt kommunikasjon desto mindre spekulasjoner, rykter og gruff på den uformelle frekvensen • Planlagt og tilrettelagt kommunikasjon handler både om fakta og følelser

5. Motivasjon for endring FORSTÅELSE Lav Høy Forstår og er enig Adlyder blindt Høy OPPSLUTNING, ENGASJEMENT Blir sittende Forstår, men er kritisk Lav

6. Hvorfor motstand • Tungt å legge om vaner, mister trygghet • Redd for å miste sosialt nettverk • Usikker på det nye og ukjente • Redd for ikke å strekke til. Nok kompetanse? • Hurtige endringer skaper stress • Hyppige endringer gir stadig uro • Uten medvirkning øker motstanden • Dårlig motivasjon, vet ikke/forstår ikke hvorfor

7. Ta folk på alvor • Vær forberedt på å møte motstand mot forandringer • Husk at det det tar tid å endre vaner • La folk på snakke om uro og bekymringer • Regn med å bruke tid på å endre relasjoner, spilleregler etc

8. Målgruppens behov • OBS: Det er ikke alltid målgruppen er bevisst sitt eget behov • Ved endring hender det at man ”ikke vil” ta inn informasjon om det som skal skje • BOHICA(bend over, here it comes again) • Utfordring: Å få dem til å se virkeligheten i øynene

9. ”Enkle” endringsprosesser • Selvvalgt, starter nedenfra • Deltakerne har innflytelse • Kan reverseres eller justeres • Kan studere andre som har prøvd før • Bygger på det vi har, med litt tillegg eller forandring • Tar ett skritt av gangen

10. Vanskeligere endringsprosesser • Pålagt ovenfra • Alt i ett sprang – kan ikke skje gradvis • Ikke mulig å snu eller justere etterpå • Har aldri vært prøvd før • Snur opp-ned på vante forestillinger • Når flere endringer skal skje samtidig

11. Vellykkede endringsprosesser • Ytre press for å skape trykk på prosessen • Tydelig visjon som er kommunisert og forstått • Deltakerne har myndighet, ansvar og ressurser til å kunne gjennomføre forandringene • Prosessen er stykket opp i delmål • Hold fast på og gjenta endringsmålene

13. Diskusjon • Kommunikasjonsutfordringer Nye Oslo • Hvordan kan vi bruke vår samlede kompetanse og våre ressurser best mulig i forhold til Moderniseringsprogrammet • Hvordan skape effektiv kommunikasjon om Nye Oslo

14. Ti utfordringer • Å forankre en kommunikasjonsplan • Avklare roller, grenser og gråsoner • Journalistiske grep, åpenhet, propaganda • Rykter og spekulasjoner, lojalitet • Autoritet og tillit, informasjon som maktmiddel, kommunikasjonsklima

15. Ti utfordringer…. (fortsatt) 6. Omstilling, påvirkninger internt og eksternt 7. Omstilling og medvirkning 8. Dokumentere verdiskaping, integrere i kjernevirksomheten 9. Beredskap ved kriser, tidsaspekter 10. Ledernes kommunikasjonsrolle

16. Hensikten Trygghet i egen rolle ved å utøve og tilrettelegge for god intern kommunikasjon: • Samspill formell/uformell kommunikasjon • Målgruppenes behov og relasjoner • Å selge inn en plan • Informatørens rolle og nettverk