Radionica o upravljanju projektima

1. Radionica o upravljanju projektima Beograd, 26. i 27.septembar 2013. Charlotte Roffiaen

2. Uvod • Projekti EU ne donose novac neprofitinim organizacijama, već obično predstavljaju trošak. • Sve je teže i teže pristupiti fondovima.

3. Uvod • ZAŠTO JE TO TRO-ŠAK? • Priprema kvalitetnih EU projekata zahteva važne ljudske resurse. • Princip sufinansiranja: od 20% do 50% većine projekata koje finansira EU. • Nema sufinansiranja putem doprinosa u naturi ili volonterskog rada, već samo u kadrovima i novcu. • Ponekad privatne kompanije imaju neka ograničenja u sufinansiranju.

4. Uvod • ZAŠTO POSTAJE SVE TEŽE/KON- KURENTNIJE • Povećan broj zemalja EU u poređenju sa stabilnim fondovima. • Smanjivanje raspoloživih sredstava u svim državama članicama : državno i privatno finansiranje, donacije pojedinaca, itd. • Aktuelan trend: finansiranje manjeg broja projekata sa većim uticajem i budžetom.

5. Uvod • Proučićemo strategije pomoću kojih se projekti EU čine finansijski uravnoteženim i globalno veoma važnim za vaše organizacije.

6. Uvod • KAKO? • Učimo kako da izaberemo pozive za podnošenje predloga projekata EU i predloga za partnerstvo. • Učimo kako da pripremimo dobar predlog projekta i dobar budžet. • Razgovaramo o tome kako prilagoditi vaše strategije za umrežavanje i prikupljanje sredstava projektima EU. • Proučavamo mnoge moguće prednosti projekata EU za vaše organizacije.

7. Osnovni principi finansiranja EU 1. O čemu govorimo? Pozivi za podnošenje projekata = bespovratna sredstvapremapozivu za tendere = ugovori. Centralizovano upravljanje projektima (bilo direktno od EK ili indirektno od evropskih agencija). Nema programa EuropeAid (razvoj i saradnja).

8. Osnovni principi finansiranja EU • EU teži sprovođenju SOPSTVENIH ciljeva! • Veoma je važno odlično poznavanje ovih ciljeva, pažljivo tumačenje svih dokumenata koji se pominju u pozivu (programi, strateški dokumentiitd). • Čak i u slučaju „strukturnih grantova“ plan aktivnosti mora odražavati prioritete EU u određenoj oblasti.

9. Osnovni principi finansiranja EU • Informacija je ključ • Višegodišnji programi, poput „Evropa za građane” (Europe for Citizens), „Erazmus za sve” (Erasmus for all)itd. navode detalje opštih ciljeva. • Godišnji programi radanavode ciljeve različitih poziva po godinama. • Poziv za podnošenje predloga projekata i smernice sadrže sve informacije koje su vam potrebne da bi ste predali predlog.

10. Osnovni principi finansiranja EU • Informacija je ključ • Prijavite se za opštebiltenei programske biltene koji obaveštavaju primaoce o otvorenim pozivima. • Redovno proveravajte veb-sajtove programa + RSSidruštvene mrežekada su dostupni. • Učestvujte u Infodanima. • Zatražite informacije direktno od državnih službenika koji su zaduženi za program.

11. Osnovni principi finansiranja EU • Vreme je još jedno pitanje • Vreme između objavljivanja poziva i roka za podnošenje prijava varira otprilike između 2 i 4 meseca. • Najvažnije je početi razmenu ideja (brejnstorming) i ostvariti kontakt sa partnerima pre objavljivanja poziva.

12. Osnovni principi finansiranja EU • Partnerstvo čini razliku • Za većinu projekata EU neophodno je transnacionalnopartnerstvo. • Minimalan broj zemalja učesnica varira od2 do polovine zemalja članica EU. • Partnerstvo uključuje jednog koorinatora i promenljiv broj supromotera. • Rezultati projekta zavise od doprinosa svakog partnera.

13. Osnovni principi finansiranja EU • Sufinansiranje je pravi izazov • Opcije finansiranja: budžet premapaušalni iznos. • Ciljevi: pokazati angažovanje promotera + promovisati dugoročnu održivost projekta. • Izvori sufinansiranja: sami promoteri ili treća lica. • Nema„duplog finansiranja” iz drugih izvora finansiranja EU.

14. Osnovni principi finansiranja EU • Dobar projekat ne znači uvek uspešan projekat • Projekte procenjuju 2 nezavisna eksperta, na osnovu kriterijuma navedenih u pozivu. • Svi eksperti imaju lična gledišta/senzibilitete. • Finalna ocena je rezultat proseka/konsenzusa. • Uspeh zavisi od konkurencije. Unapred proverite stope uspeha.

15. Mogućnosti za finansiranje EU • Program za zaštitu potrošača • Srbija još ne ispunjava uslove ovog programa. • Sledeći program za potrošače neće biti značajno drugačiji. • Podrška organizacijama potrošača • Doprinosi funkcionisanju organizacija potrošača na nivou EU (strukturni grantovi). • Nema više projekata. • Izgradnja kapaciteta za regionalne, nacionalne i evropske organizacije potrošača. • Finansiranje Mreže evropskih centara za zaštitu potrošača (European Consumer Centres Network). • Saradnja između nacionalnih organa za sprovođenje.

16. Mogućnosti za finansiranje EU • Program „Evropa za građane” • Program ima za cilj da približi Evropu njenim građanima, omogućavajući im da u potpunosti učestvuju u izgradnji EU. • Programski vodič funkcioniše kao stalni poziv za podnošenje predloga projekata. • Aktivnost 1.1: Bratimljenje gradova • Oslanja se na dobrovoljnu posvećenost građana, u saradnji sa lokalnim vlastima i lokalnim udruženjima. • Podstiče razmenu iskustava o različitim pitanjima od zajedničkog interesa. • Mali grantovi (≤25,000 evra). • Otvorena za sve zainteresovane strane koje promovišu aktivno građanstvo.

17. Mogućnosti za finansiranje EU • Program „Evropa za građane” • novi programneće biti značajno drugačiji i usvojiće gaEP 19.11.2013. • ALDAbi mogla biti izvanredan kontakt za ovaj program. • Aktivnost 1.2: Projekti građana • Podstaći debatu građana i unose (inputs) u EU politike. • Na osnovu koncepta direktnog učešćagrađana kao pojedinaca. • Sufinansiranje: 40 %. • 100,000 ≥ grant ≤ 250,000. • Konkurentna (6,7% uspeha). • Trajanje: 12 meseci.

18. Mogućnosti za finansiranje EU • Program „Evropa za građane” • Aktivnost 2.3: Projekti organizacija civilnog društva • Podržava aktivnosti (konferencije, seminare, TV/radio emisije itd.)OCD iz različitih zemalja na teme vezane za ciljeve i prioritete programa. • Sufinansiranje: 30 %. • 55,000 ≥ grant ≤ 150,000. • Konkurentna (5,4 % uspeha). • Trajanje: od 12 do 18 meseci.

19. Mogućnosti za finansiranje EU • Program celoživotnog učenja (LLP) • To je krovni program koji integriše različite inicijative za obrazovanje i obuku: • Komenijus (Comenius) (škole); • Erazmus (Erasmus) (više obrazovanje); • Leonardo Da Vinči (Leonardo Da Vinci)(obrazovne obuke); • Gruntvig(Grundtvig) (obrazovanje odraslih). • Sve aktivnosti otvorene su za organizacije potrošača koje su aktivne u određenim poljima obuke/obrazovanja. • Primeri: • Građanska mreža za zaštitu potrošača („Consumer Citizenship Network“) (Erazmus); • Obuka učitelja za razvijanje potrošačke svesti kod dece („Training teachers in developing consumer awareness among children“)(Komenijus).

20. Mogućnosti za finansiranje EU • Program celoživotnog učenja(LLP) • LLP uključuje: • male aktivnosti kojima upravljaju nacionalne agencije za LPP, • većima se upravlja direktno iz Brisela. • Srbija ispunjava uslove samo za drugi. • LLP će postati deo Erazmus za sve. • Multilaterlni projekti Gruntvig : • Unapređenje sadržaja i ostvarivanja obrazovanja odraslih. • Otvoren za sve organizacije u oblasti obrazovanja odraslih. • Barem 3 partneraiz 3 različite LLP zemlje. • Trajanje: od 1 do 3 godine. • Maksimalan grant: 150,000 evra/god. (300,000 za 3 godine). • Sufinansiranje: 75 %.

21. Mogućnosti za finansiranje EU • „Mladi u akciji“ (Youth in Action) • Program ima za cilj da promoviše aktivno i evropsko građanstvo mladih + razvoj sposobnosti OCD u oblasti mladih. • Otvoren za organizacije mladih i NPO koje rade za/sa mladim ljudima. • 2 – Evropska volonterska služba • Omogućava mladim ljudima da se bave volonterskim radom u trajanju do 12 meseci u stranoj zemlji. • 3.1 - Saradnja • Podržava projekte za razmenu, obuku i umrežavanje mladih sa susednim partnerskim zemljama EU. • Promoteri iz Programa i susednih zemalja.

22. Mogućnosti za finansiranje EU • „Mladi u akciji“ • Programski vodičje odličan didaktički instrument za početak pisanja EU projekata. • Program će postati deo Erazmus za sve,a raspoložive finansije za period 2014-20 još nisu poznate. • Razmene mladih • Sastanci grupa mladih ljudi iz različitih zemalja da bi saznali nešto o kulturama onih drugih i razgovarali o temama od zajedničkog interesa. • Program obrazovanja i umrežavanja. • Provisanje razmene iskustava, dobrih praksi, saradnje i obuka u oblasti rada sa mladima.

23. Mogućnosti za finansiranje EU • Drugi programi otvoreni za neprofitne organizacije iz Srbije • Sedmi okvirni program (The Seventh Framework Programme - FP7) • Istraživački program EU. • Postaće deo novog programa Horizon 2020. • Nekoliko tematskih oblasti za istraživanje biće interesantne za organizacije potrošača: zdravlje, hrana, energija, transportitd. • Glavna uloga: diseminacija.

24. Mogućnosti za finansiranje EU • Drugi programi otvoreni za neprofitne organizacije iz Srbije • Program Progress • Podržava projekte u sledećih 5 oblasti: • zapošljavanje, • socijalna inkluzija i socijalna zaštita, • uslovi rada, • antidiskriminacija, • jednakost polova. • Postaće deo Programa EU za zapošljavanje i socijalne inovacije.

25. Pravila partnerstva Koordinator ili partner? Koordinator je obično promoter ideje projekta. Zadužen je za 1.koordinciju aktivnosti;2.administrativna i finansijska pitanja i odgovoran je pred Komisijom. Bolje je steći iskustvo kao partner pre podnošenja projekta kao koordinator.

26. Partnerstva na projektima EU Kako biti zapažen kao potencijalni partner? • Iskustvo učesnika • Veb-sajt+ širenje rezultata vašeg projekta u EN. • Iskoristiti sve prilike za umrežavanje (Infodani, Evro konferencije, ekspertske grupe itd.). • Prijaviti se za EU mreže/platforme. • Programski on-lajnAlati za pretragu partnera + društvene mreže.

27. Partnerstva na projektima EU Zašto i kada predati predlog projekta kao koordinator? • Kada imate značajno iskustvo sa projektima EU i sa određenim pozivom koji je vaš cilj. • Kada imate dobitnu ideju za projekatkoja savršeno odgovara ciljevima poziva i vašim ličnim. • +: Veći udeo budžeta. • +: Doprinosi izgradnji kapaciteta vašeg osoblja.

28. Izrada dobrih projekataProjektni ciklus

29. Izrada dobrih projekataLogički okvir

30. LOŠEprotivDOBRIH PRAKSI • Šta treba da radite kada dobijete predlog za partnerstvo? • Ko treba da izradi projekat (u okviru organizacije i van nje)? • Kada treba uključiti partnere, ciljne grupe i potencijalne sufinansijere u projekat?

31. LOŠEprotivDOBRIH PRAKSI • Kako da uskladite svoje ciljeve sa prioritetima horizontalnih poziva? • Kako da obezbedite „lake bodove” prilikom evaluacije projekta? • Kako da stvorite poverenje i ostavite pozitivan utisak na one koji vrše evaluaciju? • Šta je plan komunikacije jednog dobrog projekta? • Kako da garantujete „održivost projekta”?

32. Praktična vežba:Izgradnja jakog partnerstva Pravi broj partnera? Minimalan broj partnera/ zemalja obično nije dovoljan za pripremu uspešnog projekta. Mnogi partneri čine projekat skupimitežim za upravljanje. Neophodno je naći ravnotežu između ova dva aspekta.

33. Praktična vežba:Izgradnja jakog partnerstva Koja vrsta partnera? Kada su dozvoljena,onda su međusektorska partnerstva uvek bolja Trebalo bi da budu zasnovana na komplementarnosti kompetencija, kontakata, nivoa aktivnosti (EU/nacionalni/lokalni) itd. Olakšava razmenu iskustava („cross-fertilisation“). Uključivanje partnera sa stabilnim osobljem i finansijskim resursima(npr državne insitucije, univerzitete, kompanije itd) biče deo strategije za sufinansiranje vašeg projekta.

34. Praktična vežba:Izgradnja jakog partnerstva Glavni izazovi Partneri dolaze iz različitih zemalja: Njihove kulture su različite. Imaće probleme u komunikaciji (nivo znanja engleskog nije jednak). Retko se sastaju zbog vremena i putnih troškova..

35. Praktična vežba:Izgradnja jakog partnerstva Glavni izazovi Njihovazainteresovanost za rezultate projekta često je nejednaka. Neki će napustiti projekat ili neće ostvariti rezultate. Odnos među partnerima je često neuravnotežen. Koordinator odlučuje, aostali izvršavaju. Neki partneri imaju veću moć pri odlučivanju, više novca itd. od drugih.

36. Praktična vežba:Izgradnja jakog partnerstva Kako da partnerstvo funkcioniše? Upoznajte svoje partnere Prethodna saradnja. Fizički sastanci. Uključite ih u razvoj projekta od početka: Proverite njihov stvarni interes. Iskoristite njihovo iskustvo/ kompetencije. Povećajte njihovu svojinu i posvećenost projektu. Podelite odgovornosti.

37. Praktična vežba:Izgradnja jakog partnerstva Kako da partnerstvo funkcioniše? Razjasnite pravila saradnje Pisani sporazum. Ne obećavajte ništa čega se nećete pridržavati. Jasno opišite u prijavi kako će partneri konkretno raditi zajedno. Budite u stalnoj komunikaciji sa svim parterima i probleme rešavajte što je pre moguće.

38. Praktična vežba:Komunikacija i diseminacija (distribucija) rezultata • Cilj EU projekata je da se postignu najbolji rezultati • Najznačajnije aktivnosti projekta su vidljivost, diseminacija i upotreba rezultata • Projekat mora imati konkretan komunikacioni plan

39. Praktična vežba:Komunikacija i diseminacija (distribucija) rezultata • Šta to znači? • Pokazuje šta ste uradili tokom projekta • Određuje potencijalne direktne i indirektne korisnike projekta (kategorije i brojevi) • Nudi informacije koje su prilagođene ciljnim grupama

40. Praktična vežba:Komunikacija i diseminacija (distribucija) rezultata • Upotreba različitih sredstava komunikacije/distribucije • Vaš sajt i informator nisu dovoljni • Događaji, proizvodi, novine... • Rezultati projekta moraju biti efikasno iskorišćeni (propratne aktivnosti) • Pokušajte da svoje rezultate uključite u državnu politku

41. Praktična vežba:Projektni tim • Tim mora biti kompetentan za realizovanje projekta: • Projektni menadžer • kooridinira timom • sarađuje sa predstavnicima partnera projekta • Finansijski menadžer • Saradnik za komunikacije • Administrator sajta • Istraživači ili predavači...

42. Praktična vežba:Projektni tim • Više dužnosti može da obavlja: • jedna osoba; • saradnici ili privremeni eksperti, osim kad su u pitanju aktivnosti vezane za upravljanje projektom. • Budžet • Ljudski resursi • Osim za privremene eksperte = podugovor