Lavorare per obiettivi in team

1. Lavorare per obiettivi in team Luisella Erlicher l.erlicher@mip.polimi.it 11-12 dicembre 2007 Scuola di Management per le Università, gli Enti di ricerca e le Istituzioni Scolastiche

2. Indice • L’organizzazione basata sul team • Tipologie di team professionali • Lavorare per obiettivi in team • Il modello di gestione del team che lavora su obiettivi • metodi • strumenti

3. 1.L’ORGANIZZAZIONE BASATA SUL TEAM L’ORGANIZZAZIONE E’ RIDISEGNATA SECONDO UNITA’ CHE INTEGRANO I DIVERSI CONTRIBUTI NECESSARI A REALIZZARE COMPIUTAMENTE UN PROCESSO, SOTTO-PROCESSO O CICLO DI SERVIZIO Organizzazione gerarchica basata su linee e funzioni Organizzazione basata sul team

4. UN CAMBIAMENTO DI LOGICA ORGANIZZAZIONE PER FUNZIONI ORGANIZZAZIONE BASATA SUI TEAM Risultati e compiti di lavoro Responsabilità/ coinvolgimento/ motivazione Formazione Compiti del dirigente Organizzare le persone secondo unità funzionali con compiti e competenze uniformi, rende l’organizzazione più facile da gestire. Organizzare il lavoro secondo compiti individuali promuove la responsabiliz-zazione delle persone e la specializ-zazione della competenza. Le persone vengono formate esclusi-vamente in relazione alle performance da realizzare Il dirigente controlla, coordina e integra il lavoro delle persone che gestisce ed è responsabile del lavoro dell’unità organizzativa (qualità, produzione, produttività, . . .) I team si possono focalizzare sui risultati se hanno al loro interno tutte le competenze richieste dalla realizzazione del segmento di processo di lavoro. Il coinvolgimento e la motivazione crescono se il team ha la responsabilità di un intero segmenti di business. La formazione sviluppa anche le competenze gestionali dei membri del team. Il dirigente crea le condizioni per l’efficienza del team. Il team è più flessibile ed efficace se ciascuno conosce alcuni aspetti del lavoro degli altri

5. 2. TIPI DI TEAM PROFESSIONALI: PROBLEMI DI “GESTIONE” E MODALITA’ DI LAVORO Working Team Learning Team Cross-functional Team Team di gruppo produttivo omogeneo, di famiglie professionali Tutti i team trasversali: team interfunzionali, direzionali, multicompetenze, etc. Team di innovazione, gruppi di miglioramento, task force Gestire la interdipendenza operativa sviluppando le eguaglianze Gestire la complessità integrando le differenze Gestire l’innovazione Lavoro di Rete e Networking Process Management Project Management

6. TEAM PROFESSIONALI: LE STRATEGIE DI CONDIVISIONE DELLA CONOSCENZA Working Team Cross-functional Team Learning Team TIPO DI TEAM Team di rotazione, di gruppo produttivo omogeneo, di famiglie professionali Team trasversali, interfunzionali, direzionali, multicompetenze, di progetto Team di innovazione, gruppi di miglioramento, task force OBIETTIVO E MODALITA’ Gestire la interdipendenza operativa sviluppando al massimo le conoscenze sul processo Gestire la complessità tecnico-ambientale integrando le diversità delle discipline Gestire l’innovazione escogitando nuove soluzioni STRATEGIA COGNITIVA E DI CONDIVISONE Massimizzare la diffusione delle conoscenze necessarie sul processo Imparare l’uno dall’altro per cambiare paradigma e trovare la strada nuova Trovare un piattaforma minima tra modelli cognitivi diversi

7. ? ? ? ? ? ? 3.Team professionale che lavora per obiettivi:perchéè necessario? duplicazione VISIONE differenti direzioni Responsabile del team Mancanza di presidio Obiettivi conflittuali

8. Team professionale : quali risultati produce Partecipazione e responsabilizzazione Allineamento Business Goal

9. Team professionale: quali coerenze genera FOCUS TRAGUARDI CONTROLLO PRESTAZIONI VISIONE ALLOCAZIONE RISORSE Responsabile del team OBIETTIVI COMUNI DIREZIONE CHIARA GME-BPD Guide

10. UN METODO PER RAGGIUNGERE I TARGET Team professionale: oggetti e gestione il team deve predisporre Traguardi concreti OBIETTIVI specifici Analisi Frequenti e Consistenti Coordinamento TARGET Definiti e Misurabili

11. 4.Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi Team di lavoro Attività Responsabili di area Indicatori Metodi Amministr controllo Obiettivi Personale Team di divisione Targets Metodi Obiettivi Team di direzione. Targets Metodi Visione Traguardi ”Passare la palla" Obiettivi

12. Il modello di gestione del team che lavora per obiettivi concretezza ragionamento previsione azione

13. Il team che lavora per obiettivi:oggetti, strumenti e metodi Metodi Oggetti Strumenti • Piani operativi di area(chi fa che cosa) • Sistema delle riunioni:calendario, • durata, • partecipanti, tipologia di riunioni(informativa, di pianificazione, monitoraggio e controllo, decisionale) • Reportistica • A chi, cadenza, formato • Standard che favoriscono l’integrazione il confronto • Project management • Problem solving • Gestione del percorso di sviluppo del team • Sviluppo dei comportamenti a supporto del team • (es. ascolto, trasparenza, fiducia.) • Gestione delle riu nioni • Piano di divisione:obiettivi, • target di performance (tempi, costi, qualità..), • attività • Comportamenti coerenti con la vision • Competenze • Criticità/problemi TIPOLOGIE OBIETTIVI • Pianificare e controllare • Coordinare e integrare • Sviluppare assunzione di responsabilità • Integrare le componenti razionali e le componenti emotive del team working • Pianificare e controllare • Realizzare un flusso di informazioni snello • Standardizzare e migliorare i metodi di lavoro

14. Strumenti per il lavoro in team volto alla realizzazione di obiettivi Piani operativi Procedure Sistema delle Riunioni • Obiettivi • Piani di area e programmi dei lavori • Piani interarea (sui progetti comuni a più aree) • Reportistica mensile • Procedure sulla gestione dei problemi e modalità di diffusione • Riunioni periodiche programmate • Riunioni preliminari dei team di area • Verbale riunioni • Strumento di valutazione efficacia riunioni • Modalità convocazione • Procedura per la trasmissione di informazioni ai team di lavoro Segreteria Modulistica Mailing list

15. Strumenti per la gestione del Piano operativo del team • Planning mensile delle attività(attività/ responsabilità/criticità) • Planning settimanale delle attività ( attività in corso in ordine di importanza, pianificazione delle riunioni, pianificazione della corrispondenza) • Check list per le attività di rilievo (attività/responsabilità/interlocutori)

16. Planning mensile delle attività. Esempio

17. Planning settimanale attività. Esempio

18. Check list per attività di rilievo. Esempio

19. Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team. Esempio Illustrativo Obiettivo / ambito : Div. / Dir. Committente: Div. Global Banking Services • Ottenere una riduzione di costi relativi a UniCredit Real Estate tramite un programma di razionalizzazione degli spazi organizzato in: • Ottimizzazione nella progettazione degli spazi che riguarda il 33 % circa delle superfici totali (600.000 su 1,8 milioni mq., superfici non in filiale Retail) • Gestione di spazi a seguito di riduzione di risorse • Rinegoziazione degli affitti / rilocazioni • KPI operativi: mq. liberati (*) Responsabile: Cortivo (UCI) Inizio: Gennaio 2005 Fine: Dicembre 2007 Target Consuntivo Totale 2005 2006 2007 Totale 2005 2006 2007 Riduzione FTE: Costo esterno (Mln €): N/d 0 0 0 0 0 0 0 0 62,5 0 0 10 0 20 32,5 0 Completamento def. interventi Def. interventi su altre città 2005 Realizzazione interventi Def. metodologia e interventi pilota Riduzione Costi(Mln €): Impegno interno (gg/uomo): N/d • Impostazione progetto • Analisi preliminare • Rinegoz. affitti su città pilota • Quadratura risorse/immobili • Definiz. piani città pilota • Condivisione / approvazione • Identificazione spazi liberabili su altre città 2005 • Quadratura risorse/immobili • Definizione piani città • Condivisione / approvazione • Identificazione spazi liberabili su resto territorio nazionale • Quadratura risorse/immobili • Definizione piani città • Condivisione / approvazione • Realizzazione interventi su città pilota • Realizzazione interventi su altre città 2005 • Realizzazione interventi sul resto del territorio KPI operativi/business: N/d N/d N/d N/d N/d N/d Fasi • Piano operativo 2005 di massima • Piano operativo di dettaglio e business plan per 4 città pilota (BO, TO, VR, TS) • Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 (RM, FO, Ravenna, MO, MI) • Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città del territorio nazionale • Interventi su città pilota • Interventi su altre città 2005 • Interventi sul resto del territorio nazionale Attività Gennaio – Aprile 2005 Aprile – Ottobre 2005 Aprile 2005 – Dicembre 2007 Novembre 2005 - Aprile 2007 Prodotti Finiti PROGETTO STATO AVANZAMENTO LAVORI Cruscotto Processi Cruscotto Progetti OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI

20. Illustrativo ATTIVITA’ 2005 2006 2007 • Def. metodologia e interventi pilota • Impostazione progetto • Metodologia analisi base dati • Def. standard di lavoro x categ. • Analisi preliminare • Prioritizzazione stabili • Elaboraz. macro-piano operativo • Quadratura risorse e standard abitativi approvazione Standard di lavoro per categoria definiti Piano operativo 2005 di massima gen feb mar mag giu lug ago set ott nov dic gen feb mar apr mag … dic apr Piano operativo di dettaglio e business plan per città pilota Approvazione Comitato Guida Piano operativo di dettaglio e business plan per altre città 2005 Approvazione Comitato Guida 2007 Interventi realizzati su città pilota Interventi realizzati su altre città 2005 2007 Strumenti di gestione del Piano di lavoro di un team Esempio OTTIMIZZAZIONE DEGLI SPAZI Cruscotto Processi Cruscotto Progetti PIANO DI LAVORO