4 de Agosto de 2008

1. 4ta SESIÓNSUBCOMITÉ DE COORDINACIÓN SISTEMA DE CONTROL INTERNO 4 de Agosto de 2008

2. AGENDA • Verificación del quórum • Lectura del acta anterior • Revisión Gerencial al SGC 1er semestre 2008 • Revisión de la política y objetivos de calidad • Avance implementación MECI - NTCGP 1000 • Revisión direccionamiento estratégico 2008 • Resultados gestión 1er semestre 2008 • Avance plan mejoramiento 2008 • Auditorias de Gestión 2008 • Varios

3. 3. INFORME REVISIÓN GERENCIAL AL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDADPrimer semestre de 2008 • INFORMACIÓN DE ENTRADA • Resultados de auditorias, • Retroalimentación del cliente, • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio, • Estado de las acciones correctivas y preventivas, • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección, • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, (Las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad). • Descripción y cuantificación de recursos asignados. • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión. • RESULTADOS DE LA REVISIÓN • La mejora de la eficacia del sistema de gestión de la calidad y sus procesos; • La mejora del producto y/o servicio en relación con los requisitos del cliente, y • Las necesidades de recursos.

4. a) RESULTADOS DE AUDITORIAS Durante la vigencia del 2008 se realizaron dos ciclos de auditorias internas de calidad los resultados y avances para el segundo semestre corresponden a: • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión El estado de la auditoria externa corresponde a: • Fortalezas: • La medición que se realiza a las quejas, reclamos y derechos de petición, así como la calificación dada de excelente a la oportunidad, calidad y atención prestada en los servicios. • Mejoras en el proceso de Venta de Bienes en Desuso entre los que se destacan, el canal de comunicación portal de la entidad, la implementación de herramientas informáticas para el registro, almacenamiento, presentación de resultados.

5. b) RETROALIMENTACIÓN DEL CLIENTE La medición de la satisfacción del cliente esta relacionada con la atención dada por los responsables de los procesos a las quejas, reclamos y sugerencias de los clientes, este informe los resultados del semestre así:: • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión a. Fortalezas El nivel muy favorable de la percepción de los clientes que visitan los diferentes procesos b. Oportunidades de mejora: Realizar y reportar oportunamente la información para la medición del servicio postventa en todos los procesos misionales.

6. c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión • Desempeño de los procesos • Misionales • De apoyo • Estratégicos • Evaluación • Ver anexo 1 • Matriz evaluación indicadores caracterización de los procesos b. Oportunidades de mejora Establecer acción correctiva o preventiva sobre los resultados de los indicadores que no alcanzaron la meta.

7. c) DESEMPEÑO DE LOS PROCESOS Y CONFORMIDAD DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión b. Conformidad del productos Para el análisis del producto no conforme se tiene en cuenta la información allegada por el proceso Industrial el comportamiento corresponde a la siguiente: a. Fortalezas El tratamiento y disposiciones dadas al producto no conforme al proceso industrial mantiene el cumplimiento de la meta y se encuentra controlado en un rango de mejora de 1.4% sobre el índice del 2% b. Oportunidades de mejora Aplicación de la nueva versión del procedimiento producto no conforme e todos los procesos.

8. d) ESTADO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión Del seguimiento y análisis realizado a la información registrada en el nuevo formato reportes de acción correctiva, preventiva y plan de mejoramiento de los diferentes procesos, se observa que el comportamiento b. Oportunidades de mejora La integración de todas las fuentes de documentación de acciones de mejora en la matriz que consolida la Oficina de Control Interno.

9. e) ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN Avances de los compromisos de la última Revisión Gerencial del mes de abril de 2008 • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión

10. f) CAMBIOS QUE PODRÍAN AFECTAR AL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA CALIDAD • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión

11. g) RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA Las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios en el SGC, incluidos la política y objetivos de calidad • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones del informe de revisión

12. h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones de la revisión De acuerdo con la apropiación aprobada de ingresos y gastos de la entidad para la vigencia 2008 y la reserva presupuesta 2007 se presenta el siguiente análisis así: a. Reserva presupuestal La reserva presupuesta fue constituida por un valor de $675.376.233,33 de los cuales fue ejecuta la suma de $641.143.865,78 quedando pendiente un porcentaje de ejecución del 5% , los cuales corresponden a la construcciones e interventoría de las estaciones de policía de Villagomez y Puerto Salgar

13. h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS b. Gastos • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones de la revisión b. Gastos En lo que corresponde a gasto generales y gasto de comercialización y producción muestra un porcentaje de ejecución del 32% y 31% respectivamente, demasiado bajo para esta fecha debido a que algunos procesos de contratación se ha declarado desiertos. Es de tener en cuenta que fue aprobado el acuerdo de adición presupuestal por valor de $134.231.590.737, con los cuales se tiene contemplado ejecuta en los que resta de la presente vigencia. La ejecución presupuestal del 18% en el rubor transferencias corrientes se debe a los siguientes aspectos: No se han ejecutado los recursos asignados al rubro de cuota de auditaje CONTRANAL Y sentencias y conciliaciones.

14. h) DESCRIPCIÓN Y CUANTIFICACIÓN DE RECURSOS ASIGNADOS c. Ingresos • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones de la revisión b. Gastos Venta de bienes y servicios La variación de 71% corresponde principalmente a una mayor colocación de créditos de libre inversión de la entidad y a las ventas realizadas por la fabrica de confecciones Operaciones comerciales La variación del 21% se debe a que la Policía Nacional de Colombia, no ha cancelado los contratos inter-administrativos, toda vez que la entidad no ha adelantados todos lo procesos de contratación proyectados. Algunos procesos se han declarado desiertos. Otros ingresos La variación del 23% es por que no se han cumplido con la meta propuesta debido principalmente a la disminución den la ejecución de la programación de remates programados para la vigencia fiscal 2008, disminuyendo de esta manera los recursos recibidos por la comisión de remates y por otra parte no se han recaudo lo que se tenia programado del rubro de arrendamientos. Rendimientos financieros El incremento es del 710% que se debe a la venta de TES, dando cumplimiento a inversión forzosa.

15. i) INDICES DE GESTIÓN • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión • Conclusiones de la revisión

16. i) DESCRIPCIÓN RIESGOS En concordancia con el seguimiento a las acciones planteadas en el Mapa de Riesgos de la Entidad para el segundo trimestre de la vigencia 2008, el Fondo Rotatorio presenta un cumplimiento de 84.30%, estableciéndose que las actividades de control han sido efectivas para mitigar los riesgos de la Entidad • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión y riesgos • Conclusiones de la revisión Se debe seguir fortaleciendo la cultura de la Administración de Riesgo, aplicando las recomendaciones emitidas por la Entidad, donde los jefes de procesos sean los multiplicadores hacia sus funcionarios

17. j) CONCLUSIONES DEL INFORME • INFORMACIÓN DE • ENTRADA • Resultados de auditorias • Retroalimentación del cliente • Desempeño de los procesos y conformidad del producto y/o servicio • Estado de las acciones correctivas y Preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones previas efectuadas por la dirección • Cambios que podrían afectar al sistema de gestión de la calidad, • Recomendaciones para la mejora, • Descripción y cuantificación de recursos asignados • Índices de gestión y riesgos • Conclusiones de la revisión a. De acuerdo con los resultados se concluye que se mantiene de manera adecuada el sistema de gestión de calidad con respecto a los requisitos de la norma ISO 9001_2000 en los procesos de la entidad. b. De acuerdo con los resultados de evaluación y seguimiento se concluye que en la entidad se aplican de manera sistemática las acciones correctivas, preventivas y de mejora. c. Es necesario agilizar la adecuación del sistema de gestión de la calidad a los requisitos de la NTC-GP-1000. d. Se requiere mejorar el diseño de las herramientas para la medición de la satisfacción del cliente.

18. Políticas y Mapa de procesos II segunda parte

19. Ministerio de Defensa Nacional • Fondo Rotatorio de la Policía • Libertad y Orden Nuestra política de Calidad El Fondo Rotatorio de la Policía en cumplimiento de su misión Garantiza la satisfacción de sus clientes mediante la eficiencia, eficacia, efectividad de sus procesos que permitan la entrega de bienes y servicios de calidad, apoyado en talento humano competente, proveedores idóneos y administración del riesgo, bajo un esquema de mejora continua. y los objetivos de Calidad 1. Fortalecer el Sistema de Gestión del Talento Humano de la Entidad 2. Afianzar nuestro Sistema de Gestión de Calidad, en procura del mejoramiento continuo 3. Tecnificar los procesos de la Entidad. 4. Suministrar productos y servicios de calidad a nuestros clientes, apoyados en proveedores idóneos. Versión 05 Aprobada el 2007-12-27 • “Servicio con probidad”

20. K) Propuesta Mapa de procesos Mejora continua y comunicación 1. ESTRATÉGICO 1.1. DIRECCIONAMIENTO 2. APOYO 3. MISIONAL 2.1. TELEMÁTICA 3.1. CREDITOS CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERESADAS 2.2. ADMINISTRACIÓN FINANCIERA CLIENTES Y OTRAS PARTES INTERESADAS 3.2. VENTA DE BIENES EN DESUSO 2.3. ADMINISTRACIÓN TALENTO HUMANO 3.3. CONTRACTUAL COMUNICACIÓN 2.4. ADMINISTRACION LOGISTICA REQUISITOS NECESIDADES Y EXPECTATIVAS INFORMACIÓN COMUNICACIÓN 3.4. INDUSTRIAL SATISFACCIÓN 2.5. ASESORÍA LEGAL 4. EVALUACION 4.1. EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Versión 5 PROVEEDORES 2008-07-29

21. Justificación de la propuesta • 1. Cambiar la identidad numérica de los procesos de la entidad, con el objetivo de dar un orden por grupo de procesos y permitir la realización de futuros ajustes sin afectar a todo el Sistema de Gestión de Calidad. • 2. Anular, crear y cambiar el nombre a unos procesos, así: • Procesos estratégicos • Por recomendación de la auditora de ICONTEC anular el proceso Gerencial. Con ello las actividades que desempeñan de Asesoría Jurídica y Control Disciplinario Interno se propone darle el enfoque de apoyo en un nuevo el cual tomara el nombre de Proceso Asesoría Legal • Procesos de Apoyo • En razón al cambio estructural y a la especialización de las actividades de Talento Humano y manejo del apoyo con recursos logísticos a los procesos de la Entidad, se sugiere separar estas actividades del anterior Proceso Administrativo en dos procesos nuevos así: Proceso Administración Logística y Proceso Administración del Talento Humano con el objetivo de que le sean mas eficaces a los otros procesos en el suministro de recursos.

22. Justificación de la propuesta Cambiar del nombre al Proceso Informático por el de Proceso Telemático, además de apoyar el manejo de la información y crear herramientas informáticas tiene por objeto manejar tecnología en telecomunicaciones, redes y el soporte técnico. Cambiar el nombre del Proceso Financiero por el de Administración Financiera, con el objeto darle mayor relevancia a las actividades de análisis para proponer inversiones, así como las asesorias a la alta dirección y la administración contable, presupuestal, de Tesorería. Procesos de evaluación Cambiar el nombre del Proceso auditorias por el de Proceso de Evaluación y Seguimiento, en razón a que el proceso maneja además de las actividades propias de auditorias de calidad y gestión, los seguimientos, asesoráis y evaluaciones.

23. L) Políticas propuestas para aprobación Política de riesgos “La Administración del riesgo en el Fondo Rotatorio de la Policía tendrá como propósito garantizar el cumplimiento de la misión, fomentar en mayor grado la cultura del autocontrol y autoevaluación como herramientas de gestión para lograr buenas prácticas, que resuelvan con calidad y equidad las necesidades de clientes y partes interesadas” Justificación La propuesta encamina al cumplimiento de la misión buscando la prevención en situaciones adversas de posible ocurrencia, pretende lograr una cultura hacia todos los Servidores Públicos de autocontrol y autoevaluación, asociando la calidad en términos de cumplimiento de requisitos y equidad en términos de igualdad cumplimiento de derechos y justicia para nuestros clientes y partes interesadas.

24. L) Políticas propuestas para aprobación Política de comunicación “ Recibir, producir y circular la información en la entidad a los clientes y partes interesadas en forma oportuna, veraz y transparente, a través de un lenguaje claro para su fácil comprensión y el uso adecuado de los medios de comunicación “. Justificación La información Pública es una herramienta que para mostrar nuestra gestión, por ello se plantea que en la entidad sea manejada la información con la oportunidad, dando cumplimiento a los términos legales y establecidos interna y externamente, que la información proporcionada sea veraz, exigiendo la verdad y aplicando la verdad sobre la información producida y con transparencia con el fin crear confianza, seguridad y franqueza a quien reciba la información. También propone un lenguaje claro para que el receptor del mensaje pueda entender la información recibida y que los canales de comunicación puedan mantenerse en buen estado con el buen uso proporcionado.

25. L) Políticas propuestas para aprobación Política de operación “Entregar oportunamente los productos, los servicios e insumos a los clientes externos, partes interesadas y procesos de la entidad”. Justificación En esta propuesta crea un marco de acción para todos los procesos sobre la oportunidad “Justo a Tiempo” de entrega de productos y servicios cuando se trate de procesos misionales e insumos cuando se trate de procesos de apoyo, estratégicos y de evaluación, es una política general para todos los procesos de la entidad. El tiempo, las cantidades, la disminución de reprocesos, disminución de sobrecostos y perdidas son aspectos que se manejarían en el “Justo a tiempo”.

26. L) Políticas propuestas para aprobación • Políticas de Talento humano • La administración del personal se debe desarrollar teniendo en cuenta los lineamientos establecidos por la función publica y las normas especiales de carrera del ministerio de defensa nacional. • La ubicación de los funcionarios en sus cargos corresponderá a las competencias establecidas en cada perfil. • Se estimulara a aquellos funcionarios que demuestren mejores resultados. • Se busca que las condiciones para el desempeño laboral sean las adecuadas y que existan programas tendientes al bienestar de los funcionarios de la entidad. • Se ejecutaran planes de capacitación, dirigidos a desarrollar las habilidades y destrezas de los funcionarios de la entidad • La evaluación del desempeño será el instrumento por excelencia para establecer el nivel de logro de los objetivos y competencias de los funcionarios de la entidad. • Se debe realizar una preparación para el retiro de los funcionarios que estén a puertas de la pensión o jubilación.

27. L) Políticas propuestas para aprobación Política de Talento humano “La Administración del Talento Humano se desarrollará cumpliendo a cabalidad con la normatividad para la selección e incorporación asegurando las condiciones adecuadas para el desempeño laboral, bienestar, capacitación y estímulos con el fin de que los servidores públicos mejoren los resultados en su vida laboral y proporcionarle la preparación para su retiro”.

28. GRACIAS POR SU ATENCIÓN