Etäjohtaminen

1. Etäjohtaminen Leif Åberg: Johtajuus- ja asiantuntijaviestinnän erikoiskurssisyyslukukausi 2010

2. Kanavien käyttö johtamisen näkökulmasta • Daft, Lengel ja Trevino (1987 … 2002): johtamisen tehon ja viestimien käytön suhde • johtajat luokiteltiin tehokkaisiin ja vähemmän tehokkaisiin • viestimet luokiteltiin rikkaisiin (rich) ja vähemmän rikkaisiin (lean), kriteereinä 1 palautteen nopeus 2 rinnakkaisten vihjeiden käyttö 3 luonnollinen kieli 4 henkilökohtaisuus

3. rich Tehokkaat johtajatkäyttivät oikeinoikeissa tilanteissa:- moniselitteiset asiat - sitouttaminen, sitoutumisen aikaan- saaminen - ikävät asiat lean Kysymys: Miten alla olevista asioista pitäisi viestiä etäjohtamisen tilanteessa? henkilökohtainen viestintä pienryhmäkokoukset käytävä- ja kahvipöytäkeskustelut webcasting* videoneuvottelut puhelinkeskustelut lyhytviestit (SMS)* skype- ja mese-ringit* ääniposti sähköposti isot ryhmäkokoukset henkilökohtainen kirje kopioidut asiakirjat faksit toimistojen väliset muistiot viralliset puheet kirjeet tiedotteet raportit * = valistunut arvaukseni

4. eLeadership ? • verkkojohtamista harjoitetaan siis välitetyn viestinnän (mediatedcommunication) tilanteissa • näyttää siltä, että tällaisissakin tilanteissa pyritään mahdollisimman luonnolliseen viestintätilanteeseen • Daftin ja kumppaneiden tutkimukset tukevat tätä • entä kun rikas, tosiaikainen kasvokkainviestintä ei ole mahdollista? • eli kun pitäisi verkon kautta pähkäillä yhdessä, innostaa tai viestiä ikävistä asioista? • Mahdollisimman rikas asetelma • puhelin • puheyhteys ja tosiaikainen chat • verkkokonferointi • lisäksi epävirallisia sosiaalisia kokoontumisia (Meet’it), jotta ihmiset oppivat tuntemaan toisiaan

5. Etäjohtamisen haasteita 1 Johtamistilanne • verkostoituva johtamismalli • esimies-alainen -viestintä, kun fyysisen kohtaaminen puuttuu • työnjako, koordinointi • sitoutuminen, motivointi ja valvonta • kuinka johtajan ja alaisen keskinäinen ymmärtäminen ja asioiden tulkinta kohtaavat • mitä lisäarvoa ja mahdollisia säästöjä etäjohtaminen tuo • viestintävalmiuksien tärkeys • uudenlainen viestintäkulttuuri 2 Viestinnän muodot • viestintäteknologia johtamisen välineenä • viestintäkanavan valinta: oikeat viestinnän muodot niin välineiden kuin sisällönkin osalta • uusien viestinnän muotojen vuorovaikutteisuus • kasvottoman vuorovaikutuksen kompleksisuus • riippuvuus tekniikasta • tietojen jakaminen ja tallennus 3 Viestien ominaisuudet • informatiivisuus • sanoman selkeys JAV-kurssilaiset syksyllä 2009

6. Etäjohtaminen tai etäältä johtaminen • eBusiness→ eManagement → eLeadership • esimies johtaa ”epäsuorasti” (ei kasvokkain) • päätännän tukena mobiiliviestimet tai sähköinen työpöytä (laajennettu mieli) • toiminta tapahtuu verkostomaisesti, organisaatiossa, joka muuntuu jatkuvasti ja jonka rajapinta ympäristöön on vaikea määrittää • keskinäisriippuvuus lisääntyy, vapausasteet vähenevät • päätännän aikajänne lyhenee (Choon malli seuraavilla sivuilla)

7. tietämyksen luominen päätäntä Tietämyksen syklit koetun virta ymmärrys jaetut merkitykset tavoitteellinen, sopeuttava käyttäy-tyminen uusi tietämys ja osaaminen Choo, C.W., The KnowingOrganization. New York 1998

8. luotaus tietämyksen luominen päätäntä viive Tietämyksen syklit koetun virta ymmärrys jaetut merkitykset tavoitteellinen, sopeuttava käyttäy-tyminen uusi tietämys ja osaaminen

9. Viive eli latency • viive • se aika, joka kuluu toimenpiteitä edellyttävien heikkojen signaalien havaitsemisen ja tästä aiheutuvien päätösten toimeenpanon välillä • nollaviiveyritys • Gartnergroup’inkehittämä käsite: zerolatencyenterprise • päätäntä tapahtuisi reaaliajassa • onko mahdollinen edes teoriassa? • samansukuinen käsite kuin absoluuttinen nollapiste

10. tietäjän liikkuminen vuosia liikenteen kehitys kuukausia postilähetit viikkoja sähke päiviä telekopio, puhelin tunteja uusi tietotekniikka 0 zero latency enterprises

11. Collaborativenetworkorganizations (CNOs)(William Dutton 2008) • kehitysvaiheet: • sharing • contributing • co-creating William H. Dutton, The Wisdom of Collaborative Network Organizations: Capturing the Value of Networked Individuals Prometheus: Critical Studies in Innovation, 1470-1030, Volume 26, Issue 3, 2008, Pages 211 – 230

12. Etäjohtamisen työkaluja (Kimball 1997, Fernández 2007) Kimball, L., 1997. Managing Virtual Teams. Team Strategies Conference. Toronto, Canada, 1997. Federated Press: Toronto. Fernández, A.G., 2007. Meeting users requirements in Virtual Organisations.Master’s thesis, Telecommunications Engineering Department, Helsinki University of Technology, Finland.

13. Kollaboraatiotyökaluja(Fernández2007)

17. Mitä hyvää sähköpostijohtamisessa? • tietyt sähköpostiviestinnän tekniset ominaisuudet kuten nopeus, vaivaton vastaaminen ja edelleen lähetys sekä helppo kuittaus, jakelulistat, linkitykset, dokumentoitavuus, asynkronisuus • irtautuminen ajan ja paikan rajoista • sisältö ja esitystapa: viihteellistäkin, epämuodollistakin. Helppo oikaista asioita menettämättä liikaa kasvojaan. Verkkoviestintä muuttaa kielenkäyttöä. • tietyt työtilannetta helpottavat seikat. Palaveroinnin tarve vähenee. Joustava käyttö muiden töiden välissä. Vaikuttamiskynnys on alentunut: verkon kautta on helpompi lähestyä tahoja, joita muuten ei ehkä vaivattaisi. • Sopii hyvin tilanteisiin, jossa välitetään eksaktia tietoa. • ”Ainoa keino arkijohtaa virtuaaliorganisaatiota” • Myös silloin, kun alaiset ovat hajallaan ympäri maata tai maailmaa, tai kun itse on paljon on liikkeellä, on verkko puutteineenkin entisiä muotoja parempi. • Mahdollistaa tehokkaan yhdeltä monelle –viestinnän, saavutetaan sen hyvällä käytöllä selvää ajansäästöä ja hyvä kustannus/hyötysuhde

18. Mitä huonoa sähköpostijohtamisessa? • Eräät tekniset ominaisuudet: tekninen riippuvuus häiriöalttiista verkosta. Massajakelu liian monelle. Osoiterekisterit. Vaikka verkko on reaaliajassa, ei verkkoviestintä sitä ole. • Viestien sisältö ja esitystapa: herkkä vahinkoviesteille. Aroissa asioissa aito turvallisuusriski. Käsitykset luottamuksellisuudesta voivat erota. Koska helppo kirjoittaa, ei aina ajatella loppuun. Huolimatonta viestiä saattavat muut tulkita tarkasti ja etsiä merkityksiä, joita ei ole. Vaikea kuvata sävyjä (siksi hymiöt!) • Määrä heikentää tehoa. Tärkeitä viestit hukkuvat massaan.Roskaposti syö luotettavuutta. • Käyttökulttuurin puute: netikettiä ei ole, tai sitä ei noudateta. • Kirjoittaminen haastavaa. Monitulkintaisuus korostuu. Väärinkäsityksiä jos huono otsikointi, huolimaton sisältö tai suuri tekstimassa. Epämuodollisuus vie terää tärkeältä asialta. Suurkäyttäjillä oma vaikea murre. • Vaikuttaa työtapoihin myös kielteisesti. Syö aikaa. Katkoo päivää ja työrytmiä. Pakoillaan päätäntää verkon taakse. Asiaa pyöritellään eikä mitään tapahdu. • Sähköpostijohtaminen ei esimiesten mukaan sovellu kovin hyvin isojen tehtävien delegointiin tai tiimin ja alaisten motivointiin

19. Hyvää sähköpostiviestintää 1 Mieti, milloin on syytä käyttää sähköpostia, milloin taas muita viestinnän muotoja. Vaikka sähköpostiviestintä on vaivatonta, se ei aina ole tehokkainta viestintää. • Sähköpostijohtaminen sopii oivallisesti tarkan ja melko yksiselitteisen viestin välittämiseen. Se ei ole parhaimmillaan moniselitteisten asioiden pohdintaan, motivointiin, sitoutumisen aikaansaamiseen tai ikävien asioiden viestimiseen. Näissäkin tilanteissa verkko voi toimia erinomaisesti muun viestinnän tukena, esimerkiksi lisäaineiston tai muistion lähettämiseen tai muistuttamiseen edessä olevista määräajoista. • Verkkoa voi myös käyttää korvaamaan kokouksia. Joskus riittää, että aineistot ovat verkossa ryhmän jäsenten luettavissa ja että he kommentoivat asioita sähköteitse. • On kohteliaampaa joskus soittaa ensin ennen kuin lähetät sähköpostin. 2 Ole vuorovaikutteinen myös verkossa. Vastaa toiselle, että viesti on tullut perille ja mitä aiot tehdä, ellet heti ehdi hoitaa asiaa. Mikäli et reagoi viestiin, ei lähettäjä voi tietää onko viesti tullut perille ja miten aiot toimia.

20. 3 Mieti esitystapaa. Otsikoi jämäkästi ja houkuttelevasti. Pidä teksti lyhyenä, ota mallia tekstitelevision esitystavasta. Murra perinteinen looginen järjestys, jossa johtopäätökset ovat lopussa: kerro tärkein ensin ja laita yksityiskohdat loppuun. Käytä hymiöitä kuvaamaan tarkoittamiasi sävyjä, mutta säästeliäästi. Vältä ironiaa tai sarkasmia. Viittaa kuviin ja laajempiin asiakirjoihin. Mieti, kannattaako vastaukseen jättää alkuperäinen viesti vai pitääkö se poistaa. Häntä on sikäli hyvä, että samasta viestistä voi seurata, miten asiat ovat edenneet. Mutta häntään voi jäädä jotain, jota ei ole tarkoitettu eteenpäin viestittäväksi: ”apua, tässä taas tämä kiusankappale. Please, tehkää joku jotain”! 4 Tee jakelulistat huolella. Vältä turhaa varmuuden vuoksi –viestintää. Mieti mille listoille liityt. 5 Ota käyttöön tärkeyspainotukset.

21. 6 Ajattele vielä kerran ennen kuin lähetät. Parinkymmenen sekunnin pohdinta ja tekstin läpiluku voi säästää tunteja. Oliko sävy oikea? Jäikö kirjoitusvirheitä? Onko jakelu liian laaja? Pitääkö jollekin lähettää kopio tai piilokopio? Tarkemmin ajatellen, pitääkö sittenkään lähettää? 7 Rytmitä verkkoviestintäsi osaksi päivittäistä toimintaa ja varaa siihen aikaa. Toinen ei odota aivan välitöntä reagointia. jos hän odottaisi, hän olisi soittanut tai tullut itse. Jatkuva sähköposteihin reagointi rikkoo muun työrytmin. 8 Arkistoi tärkeät viestit vuotuisesti ja teema-alueittain. Tällöin viestit löytyvät helposti. Tuhoa turhat viestit heti, koska ne jäävät turhaan syömään tilaa. Säilö myös tärkeimmät lähetetyt viestit. 9 Noudata työyhteisösi netikettiä. Se löytyy verkosta. Käy netiketti läpi uuden työntekijän kanssa.