RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGUEZ DECANATO DE ADMINISTRACION DEPARTAMENTO DE FINANZAS OFICINA DE COMPRAS

1. RECINTO UNIVERSITARIO DE MAYAGUEZDECANATO DE ADMINISTRACIONDEPARTAMENTO DE FINANZASOFICINA DE COMPRAS PROCESO PARA LA ADQUISICION DE EQUIPOS, MATERIALES Y SERVICIOS NO PERSONALES

2. ¿Qué reglamento regula las compras en la Universidad de Puerto Rico? • Certificación Número 022, 1995-96 • Reglamento General para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico. • Aprobado por la Junta de Síndicos

3. Disposicion General • El Rector, Decanos, Directores e Investigadores Principales tendrán la autoridad para adquirir y facilitar el que se provea el equipo, los materiales y servicios no personales que requiera la actividad académica, administrativa y de investigación de apoyo en sus respectivas unidades. • El Rector establecerá su Oficina de Compras y designará los empleados que estarán autorizados a adquirir equipo, materiales y servicios no personales en representación de la Universidad.

4. Propósito • El propósito fundamental es asegurar que la adquisición de equipo, materiales y servicios no personales sea de óptima calidad con la mayor eficiencia administrativa y académica y que cumpla con las necesidades de la Universidad, al menor costo posible. • Este reglamento aplica a los fondos administrados o custodiados por la Universidad de Puerto Rico con excepción de los fondos de mejoras permanentes y cualquier otro fondo de concesiones, contratos, donativos, legados, acuerdos cooperativos u otros tipos de convenios, en donde las transacciones se regirán por las condiciones pactadas.

5. ¿Qué oficina está autorizada a comprar? • La Oficina de Compras es la autorizada a realizar transacciones de adquisición de equipo, materiales y servicios no personales. • Composición de la Oficina: • Supervisor de Compras • Agentes Compradores 6 (seis) • Auxiliar de Compras y Suministros • Asistente Administrativo • La misma está localizada en el Edificio Térrats.

6. Unidad Solicitante • Cualquier oficina, división o subdivisión administrativa de la Universidad con responsabilidad presupuestaria que permita a su supervisor solicitar y autorizar la adquisición de equipo, materiales o servicios no personales. (Decanatos, Departamentos, Proyectos de Investigación y Oficinas) • El Decano(a), Director(a) o Supervisor(a) autorizará a una o varias personas a registrar las requisiciones en el Módulo de Compras con la información y especificaciones completas.

7. ¿Quién puede registrar requisiciones en el Módulo de Compras? • Toda persona autorizada por el Decano(a) o Director(a), Investigador Principal (IP), entre otros. • Si es la primera ocasión que interesa autorizar acceso en el Módulo de Compras para esta persona: • La otorgación del acceso a la persona designada se llevará a cabo llenando el formulario “Solicitud Acceso al Módulo de Compras”. El mismo debe ser firmado por la persona designada y por el Director del Departamento. Formulario Disponible en la Oficina de Compras. • Dicho formulario será autorizado también por el Supervisor de Compras y Director de Finanzas. • Una vez autorizado, la Oficina de Compras enviará dicho formulario al Centro de Cómputos para la otorgación de los accesos.

8. ¿Quién puede registrar requisiciones en el Módulo de Compras? - Continuación • Si la persona tiene autorización para entrar requisiciones en otras cuentas e interesa añadir cuentas adicionales, el proceso es el siquiente: • El Decano, Director o IP enviará al Director de Finanzas un Correo electrónico autorizando a esta persona a entrar requisiciones en la nueva cuenta. El correo electrónico del Director de Finanzas es: d_torres@rumad.uprm.edu • En el correo electrónico debe indicar el nombre de la persona, su número de operador, la(s) cuenta(s) en la(s) cual(es) va a entrar requisiciones y una explicación breve de las funciones que realizará. • Una vez el Director de Finanzas coteja que dichas cuentas son las pertenecientes al Director que solicita el acceso, un correo electrónico será enviado al Centro de Cómputos para la otorgación de dichos accesos.

9. Información requerida en la preparación de la requisición • La persona autorizada registrará la requisición con la siguiente información: • Asigna número de requisición. • Descripción específica de los materiales, equipos o servicios. • Precio. • Documentos utilizados en la preparación de la requisición. • Cotización • Catálogos • Internet • Orden anterior • Basada en estimado

10. Información requerida en la preparación de la requisición - Continuación • Aprobación de la requisición en el Módulo de Compras por el Director o persona autorizada. • Una vez aprobada la requisición por el Director o persona autorizada, la misma estará disponible para ser trabajada por el Agente Comprador asignado a su departamento. • El Agente Comprador le asignará un turno en orden de llegada a la requisición para ser trabajada.

11. Información requerida en la preparación de la requisición - Continuación • Las requisiciones que tengan alguna necesidad de ser trabajadas con urgencia o emergencia, deberán ser notificadas y justificadas al Agente Comprador. • Recuerda, debes enviar toda la información necesaria que ayude al Agente Comprador en la adjudicación de la Orden de Compra.

12. ¿Que es un Agente Comprador? • Funcionario designado para realizar transacciones de compra y a quién se le haya expedido nombramiento oficial a tales propósitos. • Se regirá por criterios de necesidad, calidad, utilidad, rendimiento y economía. • Toda adquisición deberá hacerse conforme a lo establecido en: • Reglamento General para la Adquisición de Equipo, Materiales y Servicios No Personales de la Universidad de Puerto Rico (Certificación Núm. 022, 1995-96). • O según pactado en los proyectos concernidos, y cualquier otra reglamentación aplicable.

13. Responsabilidad del Agente Comprador Evalúa la requisición y determina: Tipo de orden Subasta Informal (< de $25,000) Subasta Formal (> de $25,000) Posibles suplidores Precios Calidad Garantía Tiempo de entrega

14. Responsabilidad del Agente Comprador - Continuación • Costo de transportación • Lugar de entrega • Términos de entrega • Otros términos requeridos por la unidad • Recomienda subastas formales de éstas ser mayores de $ 25,000. • Prepara, verifica y firma las órdenes de compra.

15. Tipos de Subastas • Subasta Informal, compras de $ 1 a $ 25,000 • Compras de menos de $ 1,000 • Una cotización por teléfono, facsimil u otro medio. • El Agente Comprador ejercerá mayor discreción para la selección del suplidor. • Compra desde $ 1,000 a $ 10,000 • No menos de (3) tres cotizaciones por teléfono, facsimile u otro medio adecuado. • Compra desde $ 10,001 a $25,000 • No menos de tres cotizaciones por escrito.

16. Tipos de Subastas - Continuación • Subasta formal, compras mayor de $ 25,000 • Las subastas formales serán sometidas a la Junta de Subastas por el Supervisor de Compras. • Se solicitará la mayor participación de licitadores cualificados en la subasta. • En la invitación a subasta se fijará la fecha y hora en que se cerrarán las licitaciones. Además, la fecha, hora y sitio exacto en que se abrirán los pliegos de licitaciones.

17. Tipos de Subastas - Continuación • La invitación a subasta contendrá especificaciones completas y descripciones de los equipos, materiales o servicios no personales que se desea obtener, así como los términos y condiciones de subasta, inspección y fecha de entrega requeridos. • La invitación a subastas para compras en cantidades estimadas mayores de $ 75,000 por renglón, se notificará mediante anuncio de subasta por dos días en un diario de circulación general en Puerto Rico y no menos de diez días laborables de antelación a la fecha límite para someter licitaciones. • Otras especificaciones.

18. Tipos de Subastas - Continuación • El Supervisor de Compras y los Agentes Compradores tendrán la autoridad para emitir órdenes de compra mediante el procedimiento de subasta informal por una cantidad que NO exceda los $ 25,000. • Podrán obtener menos de tres cotizaciones solamente cuando no haya suficientes licitadores cualificados.

19. Funciones de la Junta de Subastas • Evalúa y adjudica las especificaciones y condiciones de las Subastas Formales (> de $25,000). • Nombra los comités técnicos, asesores en los procesos de preparación o adjudicación de las subastas. • Decidir los asuntos relacionados con subastas formales y otras compras que le sean referidas por el Supervisor de Compras. • Solicitar a la unidad solicitante evaluaciones y recomendaciones sobre las ofertas, previo a emitir la adjudicación.

20. Funciones de la Junta de Subastas - Continuación • Evalúa y pasa juicio sobre solicitudes para eximir procesos de Subastas Formales. • Puede cancelar una subasta o parte de la misma, antes o después de su adjudicación.

21. COMPOSICIÓN DE LA JUNTA DE SUBASTAS DE COMPRAS Autoridad Nominadora (Rector) Secretario – Supervisor de Compras • Todos serán nombrados por la autoridad nominadora. • Quorum – El Presidente y dos de sus miembros.

22. No se celebrará subasta en los siguientes casos: • Situaciones de emergencia. • Un solo licitador cualificado. • Cuando la compra se efectúe bajo los términos de contratos o subastas realizadas previamente por alguna unidad institucional o por alguna agencia gubernamental. • Cuando los precios no estén sujetos a competencia por estar reglamentados por ley o por autoridad gubernamental.

23. No se celebrará subasta en los siguientes casos: - Continuación • Compras a dependencias o instrumentalidades públicas del Gobierno de Puerto Rico. • Piezas de respuesto, accesorios, equipo adicional o servicios suplementarios para equipos cuya reparación o servicio esté bajo contrato. • Compra de materiales, piezas y equipo usado o de segunda que no excedan de $ 5,000 por renglón.

24. No se celebrará subasta en los siguientes casos: - Continuación • La adquisición de equipos y materiales científicos especializados que se soliciten para uso en proyectos de investigación individual con propuestas aprobadas. • Compra de objetos de arte, películas, video cassettes, compra de libros, suscripciones, revistas o publicaciones técnicas.

25. Adquisicion Mediante Acuerdos de Crédito o Fondos Personales • Acuerdos de Crédito • Tarjeta AMEX – Centro de Investigación y Desarrollo. • Uso de Fondos Personales • Los funcionarios podrán efectuar compras directas con fondos personales. • Para solicitar reembolso deberá utilizar el formulario “Solicitud y Comprobante de Desembolso de Pago Directo”. • Deberá justificar la razón por la cual no utilizó el proceso ordinario de compra.

26. Adquisicion Mediante Acuerdos de Crédito o Fondos Personales - Continuación • Autorización • Director de Finanzas hasta $ 150.00. • Decano de Administración de $ 151.00 a $ 250.00. • Rector de $ 251.00 en adelante. • Deberá estar respaldado con factura original o cualquier otro documento que la justifique. • Bajo ningún concepto se usará este mecanismo para obviar los trámites ordinarios de compras.

27. Información General • Los funcionarios y empleados de la Universidad de Puerto Rico no podrán intervenir directa o indirectamente con los licitadores en la preparación de los pliegos de ofertas. • Cuando algún licitador haya actuado en común acuerdo con un funcionario o empleado, podrá ser eliminado del Registro de Licitadores sin perjuicio en la acción legal que se considere pertinente para el personal universitario. • Emergencia - Circunstancia que exige sin dilación adquirir a corto plazo o inmediatamente equipo, materiales o servicios no personales para evitar que se afecten adversamente los intereses institucionales, tales como: la programación, seguridad de la institución, personal y estudiantes, entre otros.

28. Información General - continuación • Todo funcionario autorizado a gestionar o aprobar la adquisición de equipo, materiales y servicios no personales, se regirá por criterios de necesidad, calidad, utilidad, rendimiento y economía. • Cuando un suplidor incumple las condiciones contractuales de una orden de compra o incurre en una acción leciva a los intereses de la Universidad, la unidad afectada notificará este incidente al Rector, Oficina de Compras y a la Oficina Legal para determinar si procede tomar acción legal.

29. Información General - continuación • La entrega de equipos y materiales se llevará a cabo en la Oficina de Recibo y Entrega del RUM. • El cierre de compra se llevará a cabo el próximo lunes, 31 de enero de 2005.

30. Preguntas o dudas