MENER UNE ETUDE PREALABLE

1. MENER UNE ETUDE PREALABLE C. BERNARDseptembre 2007

2. Mener une étude préalable SAVOIR OU ALLER … AVANT D’ALLER PLUS LOIN ETUDE PREALABLE Une réponse adaptée • Face à un environnement instable … • Face à des enjeux importants … • Face aux interrogations des responsables … • Face aux coûts croissants …

3. Mener une étude préalable PLAN • Définition et enjeux  • Démarche • Place de l’étude préalable • Déroulement de l’étude préalable • Dossier de choix • Sortie de l’étude préalable • Outils • Liste des outils utilisables • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Sous-ensemble représentatif • Évaluation de l’étude préalable • Conclusion

4. Mener une étude préalable PLAN • Définition et enjeux • Définition et enjeux  • Démarche • Place de l’étude préalable • Déroulement de l’étude préalable • Dossier de choix • Sortie de l’étude préalable • Outils • Liste des outils utilisables • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Sous-ensemble représentatif • Évaluation de l’étude préalable • Conclusion

5. Mener une étude préalable Définition et enjeux Qu’est-ce qu’une étude préalable ? • D’abord une étude • de l’existant • des besoins réels • de l’opportunité de faire • des solutions disponibles • des options possibles • des coûts et des gains à venir • des risques et des enjeux • . . .

6. Mener une étude préalable Définition et enjeux Qu’est-ce qu’une étude préalable ? • Ensuite un préalable • à une décision prise en connaissance de cause • à des choix raisonnés • à une participation active de tous les acteurs • à un projet • planifié dans le temps • quantifié en ressources • mené avec méthode • contrôlé par rapport à l’objectif • . . .

7. Mener une étude préalable Définition et enjeux Quels enjeux ? • Maîtrise de l’investissement envisagé • Faisabilité technique et organisationnelle • Cadrage du projet Quels facteurs de succès ? • Pertinence quant à l’objet et aux résultats à obtenir • Rapidité et limitation de l’investissement (effectif, temps) • Exploration des possibles • Intégration dans un cadre méthodique rigoureux

8. Mener une étude préalable PLAN • Définition et enjeux  • Démarche • Place de l’étude préalable • Déroulement de l’étude préalable • Dossier de choix • Sortie de l’étude préalable • Outils • Liste des outils utilisables • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Sous-ensemble représentatif • Évaluation de l’étude préalable • Conclusion • Démarche

9. Mener une étude préalable Démarche Place de l’étude préalable • Après une expression de besoin jugée conséquente • Avant le lancement d’un projet important • Lors de la refonte de l’informatisation d’un domaine ou d’un sous-domaine suite à un schéma directeur • Pour orienter un développement important dans telle ou telle direction • Pour stabiliser les objectifs, donner les orientations fonctionnelles et techniques • Pour permettre le choix du progiciel le plus adapté • . . .

10. Mener une étude préalable Démarche 4grandesphases RECUEIL Validation et choix CONCEPTION ORGANISATION APPRECIATION Dossierde choix Décision

11. Mener une étude préalable Démarche La phase de recueil • ACTIONS • DELIMITER l’étude • EXPLORER le champ • OBSERVER l’existant • RECUEILLIR les besoins • QUALIFIER la situation • PROPOSER les orientations • RESULTATS • État des lieux • Recommandations • Propositions • OUTILS • Diagramme de contexte, de flux • Tableau des objectifs, problèmes, contraintes • S.E.R. • Marché des progiciels / Applications existantes

12. Mener une étude préalable Démarche La phase de conception • ACTIONS • CHOISIR les orientations • ELABORER les modèles • ETUDIER la solution • CONCEVOIR le S.E.R. • RESULTATS • Solution fonctionnelle conforme (spécifications) • OUTILS • Modèles de données (conceptuel et logique) • Modèles de traitement (processus et procédures)

13. Mener une étude préalable Démarche La phase d’organisation • ACTIONS • MATERIALISER la solution • QUANTIFIER • ORGANISER • RESULTATS • Solution opérationnelle viable • OUTILS • Architecture technique matérielle et logicielle • Outils de quantification • Modèles de charge

14. Mener une étude préalable Démarche La phase d’appréciation • ACTIONS • PREPARER le projet • EVALUER • REDIGER • PRESENTER • CONVAINCRE • RESULTATS • Plan de mise en œuvre • Bilan économique • Dossier de choix • OUTILS • Méthode et outil d’estimation (charge, coût, délai) • Méthode et outil de planification • Outils bureautiques

15. Mener une étude préalable Démarche Le rapport d’étude préalable (*) • Présentation de l’ étude • Contexte de l’étude • Objectifs • Champ de l’étude (périmètre, …) • Présentation des orientations • Conceptuelles (de gestion) • Organisationnelles • Techniques • Présentation des scénarios (= projet à venir) • Phases planifiées • Investissements (charges, coûts) • Fonctionnement (charges, coûts) • Présentation des enjeux, risques et impacts (*) appelé aussi « dossier de choix »

16. Mener une étude préalable Démarche SORTIE DE L’ETUDE PREALABLE Dossier de choix Présentation des scénarios DECISION Abandon ou ajournement Étude complémentaire Lancement du projet

17. Mener une étude préalable PLAN • Définition et enjeux  • Démarche • Place de l’étude préalable • Déroulement de l’étude préalable • Dossier de choix • Sortie de l’étude préalable • Outils • Liste des outils utilisables • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Sous-ensemble représentatif • Évaluation de l’étude préalable • Conclusion • Outils

18. Mener une étude préalable Outils LES OUTILS UTILISABLES • Diagramme de contexte  champ d’étude, périmètres • Schéma d’environnement  flux entre acteurs • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Enchaînement de processus • Sous-ensemble représentatif (S.E.R.) • Modèles de données (MCD, MLD, DOG, modèle UML) • Modèles de traitement (MCT, MOT, diagramme H/M) • Diagramme fonctionnel général (DFG) • . . .

19. Mener une étude préalable Outils TABLEAU« OBJECTIFS,CONTRAINTES,PROBLEMES »

20. Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Objectifs • Synthétiser les raisons, les motifs de la demande • Cerner avec rigueur et précision les préoccupations des principaux acteurs impliqués dans le projet • Contrôler tout au long du processus de développement la capacité de la solution à répondre aux attentes

21. Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Formalisme

22. Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Mode d’emploi • Reprendre toutes les idées exprimées • Classer les idées en 3 catégories : • Objectifs à satisfaire = ce qui doit être atteint par la future solution • Contraintes à prendre en compte = ce qui doit être préservé par la future solution • Problèmes actuels à résoudre = ce qui ne doit plus exister dans la future solution • Classer les idées en 3 niveaux : • Conceptuel = QUOI ? • Organisationnel = QUI ? QUAND ? OU ? COMMENT ? • Physique = AVEC QUOI ? • Présenter sous la forme d’un tableau • Faire valider

23. Mener une étude préalable Outils : tableau objectifs, contraintes, problèmes Conseils • Formuler les idées avec précision et rigueur • S’en tenir à la réalité • Sans déborder du champ d’étude • Sans vouloir remplir toutes les cases • Sans perdre trop de temps • Sans vouloir placer une idée dans une et une seule case • Initialiser le tableau le plus tôt possible • Enrichir le tableau au fur et à mesure de l’avancement de l’étude • S’y référer fréquemment

24. Mener une étude préalable Outils SOUS-ENSEMBLEREPRESENTATIF

25. Mener une étude préalable Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Objectifs • Limiter l’étude à un sous-ensemble des procédures (variantes de processus) • Limiter l’investissement (charge, délai) • Disposer de résultats significatifs et pertinents • S’appuyer sur le plus important

26. Mener une étude préalable Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Mode de détermination • Rechercher les critères permettant de différencier les événements à l’entrée des processus • Rechercher les règles de gestion importantes susceptibles d’amener à effectuer des activités différentes • Décliner ces critères et ces règles et recenser les variantes obtenues • Qualifier ces variantes selon leur représentativité tant quantitative que qualitative • Constituer le S.E.R. en choisissant une variante par processus principal • Faire valider

27. Mener une étude préalable Outils : sous-ensemble représentatif (S.E.R.) Conseils • Faire abstraction de toutes notions physiques ou organisationnelles (ce ne sont pas des critères de variance) • Veiller à parcourir tout le processus, des événements d’entrée aux résultats de sortie • Veiller à ce que tous les résultats principaux soient produits • Une variante en relation avec les objectifs fondamentaux de l’étude doit faire partie du S.E.R. • Pour chaque processus, ne retenir que 0 à 2 variantes au maximum en justifiant le choix

28. Mener une étude préalable PLAN • Définition et enjeux  • Démarche • Place de l’étude préalable • Déroulement de l’étude préalable • Dossier de choix • Sortie de l’étude préalable • Outils • Liste des outils utilisables • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Sous-ensemble représentatif • Évaluation de l’étude préalable • Conclusion • Évaluation de l’étude préalable

29. Mener une étude préalable Évaluation de l’étude préalable Charges et délais • Une semaine au minimum par phase => délai minimum = 1 mois • Une seule personne au minimum=> charge minimum = 20 j/h • Évaluation d’après le nombre d’entretiens à mener en phase de recueil (1 entretien = 1 à 3 j/h)=> phase de recueil = nb entretiens * charge unitaire • Étude préalable = 3 fois la charge de la phase de recueil • Etude préalable = 5 à 10 % du total du projet lancé

30. Mener une étude préalable Évaluation de l’étude préalable Qui ? CHEF DE PROJET MAÎTRE D’OUVRAGE EXPERTS UTILISATEURS ANALYSTE CONCEPTEUR UTILISATEURS ANALYSTE CONCEPTEUR entretiens UTILISATEURS ANALYSTE CONCEPTEUR

31. Mener une étude préalable PLAN • Définition et enjeux  • Démarche • Place de l’étude préalable • Déroulement de l’étude préalable • Dossier de choix • Sortie de l’étude préalable • Outils • Liste des outils utilisables • Tableau des objectifs, contraintes, problèmes • Sous-ensemble représentatif • Évaluation de l’étude préalable • Conclusion • Conclusion

32. Mener une étude préalable CONCLUSION • Une étude préalable est un projet distinctqui doit être conduit • Aller à l’essentiel : le temps est limité ! • Ne pas hésiter à faire approuver certaines orientations en cours d’étude • Solliciter la maîtrise d’ouvrage sur les aspects « enjeux, risques et impacts » des solutions élaborées