PENGORGANISASIAN DAN STRUKTUR ORGANISASI

1. PENGORGANISASIAN DANSTRUKTUR ORGANISASI Disusun Oleh : Tiara Putri F. Raditho Rahadianiza Evi Izzatun N. Eva Siska Dewi Moh. Sofyan Syahirul Imam

2. engertian Organisasi • Pengertian pertama menandakan suatu lembaga atau kelompok fungsional, seperti organisasi perusahaan, rumah sakit, perwakilan pemerintah atau suatu perkumpulan olahraga. • Pengertian kedua berkenaan dengan proses pengorganisasian, sebagai suatu cara dalam mana kegiatan organisasi di alokasikan dan ditugaskan diantara para anggotanya agar tujuan organisasi dapat tercapai dengan efisien.

3. Pengertian Pengorganisasian Istilahpengorganisasianmempunyaibermacammacampengertian, yaitu: • Cara manajemenmerancangstruktur formal untukpenggunaanyangapelingefektifsumberdaya-sumberdayakeuangan • Bagaimanaorganisasimengelompokkankegiatan-kegiatannya, dimanasetiappengelompokkandiikutidenganpenugasanseoragmanajer yang diberiwewenanguntukmengawasianggota-anggotakelompok. • Hubungan-hubunganantarafungsi-fungsi, jabatan-jabatan, tugas-tugasdanparakaryawan. • Cara dalammanaparamanajermembagilebihlanjuttugas-tugas yang harusdilaksanakandalamdepartemenmerekadanmendelegasikanwewenang yang diperlukanuntukmengerjakantugastersebut.

4. Pengorganisasian merupakansuatu proses untuk merancang struktur formal,mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas atau pekerjaan diantara anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

5. Proses Pengorganisasian • Perincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi • Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logik dapat dilaksanakan oleh satu orang. • Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk mengkoordinasikan pekerjaan para anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis.

6. Aspek-aspekpentingorganisasidanprosespengorganisasian • Pembagian kerja • Departementalisasi • Bagan organisasi formal • Rantai perintah dan kesatuan perintah • Tingkat-tingkat hirarki manajemen • Saluran komunikasi • Penggunaan komite • Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang tidak dapat dihindarkan.

7. Definisi Struktur Organisasi Struktur organisasi (disain organisasi) dapat didefinisikan sebagai mekanisme formal dengan mana organisasi dikelola.

8. Faktor-faktorutama yang menentukanperancanganstrukturorganisasi : • Strategi organisasi untuk mencapai tujuannya. • Teknologi yang digunakan • Anggota (karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi • Ukuran organisasi

9. Unsur-unsur struktur organisasi • Spesialisasi kegiatan berkenan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi suatu satuan kerja • Standardisasi kegiatan, merupakan prosedur-prosedur yang digunakan untuk menjamin terlaksanakannya kegiatan seperti yang direncanakan • Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintegrasikan fungsi-fungsi satuan kerja dalam organisasi • Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan, yang menunjukkan lokasi(letak) kekuasaan pembuatan keputusan • Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah karyawan dalam suatu kelompok kerja

10. Bagan Organisasi Formal Baganorganisasimenggambarkan lima aspekutamastrukturorganisasi : • Pembagiankerja • Manajerdanbawahanataurantaipemerintah • Tipepekerjaan yang dilaksanakan • Pengelompokkansegmen-segmenpekerjaan • Tingkatanmanajemen

11. Keuntungandankelemahanbadanorganisasi Keuntungannya: bahwakaryawandan lain-lain diberigambaranbagaimananaorganisasidisusun. Manajer, bawahandantanggungjawabdigambarkandenganjelas. Kelemahan: masihbanyakhal-hal yang tidakjelasatautidakditunjukkan

12. Bentuk-bentuk Bagan Organisasi Henry G. Hodges mengemukakan empat bagan organisasi, yaitu : • Bentuk piramid • Bentuk vertikal • Bentuk horizontal • Bentuk lingkaran

13. Departementalisasi adalahproses penetuan cara bagaimana kegiatan-kegiatan dikelompokkan

14. DepartementalisasiFungsional Departementalisasifungsionalmengelompokkanfungsi-fungsi yang samaataukegiatan-kegiatansejenisuntukmembentuksuatusatuanorganisasi.

15. Baganorganisasifungsionalpadatingkatanmanajemenpuncaksuatuperusahaan manufacturing Presiden Direktur Manajer Produksi Manajer Pemasaran Manajer Keuangan Manajer Personalia

16. Keuntunganpendekatanfungsional Pendekataninimenjagakekuasaandankedudukanfungsi-fungsiutama Menciptakanefisiensimelaluispesialisasi Memusatkankeahlianorganisasi Memungkinkanpengawasanmanajemenpuncaklebihketatterhadapfungsi-fungsi

17. Kelemahanstrukturfungsional Dapatmenciptakankonflikantarfungsi-fungsi Menyebabkankemacetan-kemacetanpelaksanaantugas yang berurutan Memberiakantanggapanlebihlambatterhadapperubahan Hanamemusatkanpadakepentingantugas-tugasnya Menyebabkanparaanggotaberpandanganlebihsempitsertakuranginovatif

18. Departementalisasi Divisional Organisasi divisional dapatmengikutipembagiandivisi-divisiatasdasar : • Dasarproduk setiapdepartemenbertanggungjawabatassuatuprodukatausekumpulanproduk yang berhubungan • Dasar Wilayah pengelompokkankegiatan-kegiatanmenuruttempatdimanasatuan-satuanorganisasimenjalankanusahanya • DasarLangganan Pengelompokkankegiatan-kegiatan yang dipusatkanpadapenggunaanprodukataujasatertentu d) Dasarproses/peralatan pengelompokkankegiatan-kegiatanatasdasarprosesatauperalatanproduksi

19. Kebaikan struktur divisional • Meletakkan koordinasi dan wewenang yang diperukan pada tingkat yang sesuai bagi pemberian tanggapan yang cepat • Menempatkan pengembangan dan implementasi strategi dekat dengan lingkungan divisi yang khas • Merumuskan tanggung jawab secara jela dan memusatkan perhatian pada pertanggung jawaban atas prestasi kerja • Membebaskan para kepala eksekutif untukpembuatan keputusan strategik lebih luas dan memungkinkan konsentrasi penuh pada tugas-tugas • Cocok untuk lingkungan yang cepat berubah • Mempertahankan spesialisasi fungsional dalam setiap divisi • Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategik

20. Kelemahan struktur divisional • Menyebabkanberkembangnyapersaingan ‘dysfunctional’ potensialantarsumberdayaperusahaandankonflikantaratugas-tugasdanprioritas • Masalahseberapabesardelegasiwewenang yang diberikankepadamanajer-manajerdivisi • Masalahkebijksanaandalamalokasisumberdayadandistribusibiaya-biaya overhead perusahaan • Dapatmenimbulkantidakkonsistennyakebijaksanaanantaradivisi-divisi • Masalahduplikasisumberdayadanperalatan yang tidakperlu

21. Organisasi Proyek dan Matriks Bentuk organisasi proyek dan matriks adalah tipe departementalisasi campuran. Struktur proyek dan matriks ini bermaksud untuk mengombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe disain fungsioonal dan divisional dengan menghindarkan kekurangan-kekurangannya.

22. Struktur organisasi proyek : departementalisasi menyangkut pembentukan timtim, spesialis yang diperlukan untuk mencapi suatu tujuan khusus.Struktur organisasi matriks : departementalisasi matriks adaah sama dengan departementalisasi proyek dengan satu perbedaan pokok. Dalam struktur matriks, para karyawan mempunyai dua atasan sehingga mereka ada dibawah dua wewenang

23. Davis dan Lawrencemenguraikanempattahapperkembanganmatriks: Tahap I : piramidtradisional, dimanapemerintahdipersatukanpadatingkatatas Tahapa II : hamparansementara, dimanatim-timproyekdiciptakanhanyauntukkebutuhankhususdanmendesak Tahap III : hamparantetap, dimanatim-timproyekdilanjutkanuntukmaksud-maksud yang terusmenerus Tahap IV : suatumatriksdewasa, dimanakeduadimensistrukturtelahtetapdanseimbang, dengankekuasaan yang seimbangdipegangbaikolehmanajerfungsionalataupunmanajerproyek.

24. Kebaikan organisasi matriks: • Memaksimukan efisiensi penggunaan manajer-manajer fungsional • Mengebangkan keterampilan-keterampilan karyawan dan merupakan tempat latihan yang baik bagi manajer-manajer strategik • Melibatkan, memotivasi dan menantang karyawan serta memperluas pandangan manajemen menengah terhadap masalah-masalah strategik perusahaan • Memberikan fleksibilitas kepada organisasi dan membantu perkembangan kreativitas serta melipat gandakan sumber-sumber yang beraneka ragam • Menstimulasi kerja sama antar disiplin dan mempermudah kegiatan perusahaan yang bermacam-macam dengan orientasi proyek • Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

25. Kelemahan Organisasi Matriks : • Pertanggung jawaban ganda dapat menciptakan kebingungan dan kebijaksanaan-kebijaksanaan yang kontradiktif • Sangat memerlukan koordinasi horizontal dan vertikal • Memerlukan lebih banyak keterampilan-keterampilan antar pribadi • Mendorong pertentangan kekuasaan dan lebih mengarah perdebatan dari pada kegiatan • Mengandung risiko timbulnya perasaan anarki • Sangat mahal untuk diimplementasikan

26. Kelompok-kelompok Kerja Formal Organisasi • Kesatuan tugas khusus • Panitia • Dewan atau komisi

27. Kesatuan tugas khusus (task forces) :dibentuk untuk menangani suatu masala atau tugas khusus. Kesatuannya ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah dipecahkan. Kelompok tugas meliputi para wakil (pembuat keputusan) dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.Panitia tetap (standing committees) dan panitia Ad hoc. Panitia tetap :adalah bagian tetap dari struktur suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang terus menerus ada dalam organisasi, seperti panitia anggaran, panitia pengembangan produk baru, panitia pembelian, dan sebagainya.Panitia Ad hoc :mempunyai fungsi yang serupa dengan panitia tetap, hanya tidak bersifat tetap.

28. Tujuan dibentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi, memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri Tiga Fungsi Dasar Panitia

29. Dewan dan komisi :dewan (boards) dibentuk dari individu-individu yang dipilih atau ditugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. KegunaanPanitia Keputusan-keputusandengankualitaslebihbaik Meningkatanpenerimaan Memperbaikikoordinasi Tempatlatihanbagimanajer Penyebarankekuasaan Menghindarkankonsekuensi-konsekuensi yang tidakmenyenangkan KerugianPanitia Pemborosanwaktudanuang Dominasiindividu Adanyapersetujuandankompromiterlebihdahulu Kurangnyataggungjawab

30. Organisasi Informal Organisasi informalmemainkanperananpentingdalamdinamikaperilakuorganisasi. Perbedaanpokokantaraorganisasi formal dan informal adalahbahwaorganisasi formal mempunyaitujuan, strukturdanpolahubungankerja yang teraturmelaluimanajemen, orgaanisasi informal berdiridiatsstruktur yang tidakjelas, fleksibel, sukardidefinisikan, keanggotaanyasulitditentukandanpolahuungandiantaraparaanggotatanpatujuan yang khusus.

31. Argyris mengemukakan 4 bidang utama dimana organisasi formal dan informal berbeda : • Hubungan-hubungan antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan diatara orang-orang digambarkan jelas, sedangkan dalam hubungan-hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka. • Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal. • Pengendalian prilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman, sedangkan kelompok-kelompok informal mangendalikan pada anggota dengan pemenuhan kebutuhan • Ketergantungan. Karena kapasitas pemimpin formal terletak pada penghargaan dan hukuman, bawahan-bawahan lebih tergantung dari pada para anggota suatu kelompok informal.

32. Alasan utama terbentuknya orgaisasi informal adalah untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan manusiawi (human needs) yang tidak sepenuhnya dapat dipuaskan oleh organisasi formal, sepeti kebutuhan-kebutuhan sosial, rasa memiliki dan pengenalah diri, pengetahuan tentang perilaku yang diterima, perhatian, pelestarian nilai-nilai budaya, bantuan dalam pencapaian tujuan, kesempatan berpengaruh dan berkreasi, dan kebutuhan akan informasi serta berkmunikasi.

33. Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok Informal Menetapkan, memperkuatdanmeneruskannorma-normadannilai-nilaisosial-budayapentingparaanggotakelompok. Memberikandukunganterhadaptujuanorganisasidanbantuanterhadappelaksanaantugasmanajer Menstimulasikomunikasiefektifdandinamiksebagaialatkomunikasitambahan. Memberikankepuasandan status sosilkepadaparaanggota yang tidakdapatdiberikanolehorganisasi formal

34. Masalah-masalah yang diciptakan oleh kelompok infomal : • Menciptakan konflik • Mendorong penolakan terhadap perubahan • Menghidupkan dan menyebarkan desas-desus • Mengembangkan keseragaman diantara para anggota • Pembatasan pelaksanaan kegiatan

35. SikapManajementerhadapOrganisasi Informal Memahami Mencaripenyesuaian Melakukankerjasama yang salingmenguntungkandengankelompok-kelompok informal Manajemenorganisasi informal lebihmemusatkanperhatianuntukmemeliharakesatuanuntukpencapaiantujuanorganisasi, danorganisasi informal memberikankepaduan, kerjasama, dankepuasansosialbagiparaanggotaorganisasi.

36. THANK YOU