Loeng 2 Töö analüüs ja selle uurimismeetodid Koostas: Riina Rohelaan, 2013

1. Loeng 2 Töö analüüs ja selle uurimismeetodid Koostas: Riina Rohelaan, 2013

2. Loengu teemad • Töö analüüsil kasutatavad info allikad • Töö analüüsi uurimismeetodid • Vaatlus • Ankeet • Intervjuu • Enesevaatlus • Dokumentide analüüs • Muud meetodid

3. Töö analüüs Töö analüüs on organisatsiooni tegevuses valdkond, mille käigus kogutakse informatsiooni ametikohal tehtava töö kohta, ja uuritakse töö iseärasusi. Töö analüüsi tulemusena koostatakse ametikirjeldus (ametijuhend, töökirjeldus) ja vajadusel muud töökorraldusega seotud dokumendid (nt protsessikirjeldused, teenusstandardid, struktuur jms). Töö analüüsi eesmärgiks on organisatsiooni missiooni, visiooni, eesmärke, tegevusprotsesse toetava töökorralduse kujundamine ja elluviimine nii organisatsioonis tervikuna, kui ka selle allüksustes ja ametikohtadel.

4. Võimalus fikseerida hetkeolukord ametikoha tasandil: • Milliseid ülesandeid ametikohal täidetakse? • Mille eest ametikoht vastutab? • Millised on ametikohale antud õigused? • Kas töötaja on töö sisust tulenevalt optimaalselt koormatud? • Millistele nõuetele peab vastama töö sisust tulenevalt ametikoha täitja? • Töö analüüsi läbiviimisel saab eesmärgist tulenevalt valida erinevate infoallikate ja läbiviimise metoodikate vahel • Võimalus kujundada soovitav olukord: Töökorraldus luuakse tulenevalt eelnevalt kirjeldatud funktsioonidest ja kehtestatakse ametikirjeldustega (ametijuhenditega)

5. Töö analüüsi info allikad • Vastavatel ametikohtadel töötavad inimesed, kelle tööd analüüsitakse (nt kassapidaja töö analüüsimisel kogutakse täidetavate tööülesannete kohta informatsiooni kassapidajatelt endilt). Sõltuvalt kasutatavast töö analüüsi meetodist võib saadav info olla ebatäpne või moonutatud. • Kõige objektiivsemad meetodid: erapooletu vaatleja poolt läbi viidud vaatlus • Kõige subjektiivsed meetodid: enesevaatlus • Kõige sagedamini kasutatavad meetodid: vaatlus (kui töösooritus on vaadeldav), ankeetküsitlus, intervjuu

6. Vastavate ametikohtade täitjate otsesed juhid (nt kassapidaja töö analüüsimisel kogutakse täidetavate tööülesannete kohta informatsiooni klienditeenindusjuhilt) • Info on asjatundlik, kuid sageli moonutatud. • Kõige objektiivsemad meetodid: struktureeritud ankeetküsitlus või intervjuu • Kõige subjektiivsed meetodid: struktureerimata intervjuu • Kõige sagedamini kasutatavad meetodid: ankeetküsitlus, intervjuu • Dokumendid ja andmebaasid – dokumentide ja andmebaaside analüüs (nt sõlmitud lepingute arv, teostatud toimingute arv jms) • Kliendid ja koostööpartnerid (nt klientide hinnangud)

7. RÜHMATÖÖ: Supermarketi kassapidajate töö analüüsi info allikad Eeldame, et teile on antud ülesandeks ühe kaupluse kõikide kassapidajate töö analüüsi läbiviimine. Töö analüüsi läbiviimiseks on antud järgmised eeldused: 1. Töö analüüs viiakse läbi ühes kaupluses 2. Töö analüüsi eesmärk on: • kassapidajate poolt reaalselt täidetavate tööülesannete kirjeldamine • kassapidajate töö mahtude kirjeldamine • kassapidajate töö ümberkorraldamine selleks, et suurendada töö efektiivsust ja vähendada palgakulusid Milliseid infoallikaid te kasutate kassapidajate töö analüüsi läbiviimiseks? Põhjendage oma vastust, miks just neid.

8. Töö analüüsi meetodid: vaatlus • Vaatluse puhul vaatleb sõltumatu vaatleja - kuidas töötaja oma tööd teeb. Kogutakse infot selle kohta, kuidas ja milliseid tegevusi ta sooritas (nt tööülesande täitmiseks kulunud aja mõõtmine; täidetavate tööülesannete kaardistamine jms). Informatsioon sooritatud tegevuste kohta saadakse visuaalsel teel. • Meetodiga kaasneb oht, et töötaja käitub vaatluse algetapis tavapärasest erinevalt. Sellisel juhul võib töötaja teadlikult lisada oma tegevusse aeganõudvaid ja tööd keerukamana näitavaid liigutusi. • Kasutatakse erinevaid vaatluse vorme: I vahetu vaatlus; videosalvestiste vaatamine II ühe töötaja vaatlemine; mitme töötaja samaaegne vaatlemine Vaatlus ei sobi tööde puhul, mis nõuab mõtlemist ja otsuste vastuvõtmist, samuti spetsiifilist laadi tehniliste tööde puhul.

9. Näidisvorm meditsiiniõe vaatluse läbiviimiseks

11. Meditsiiniõe vaatlus-tulemused

12. ARUTELU: Milliseid järeldusi ja ettepanekuid töö korraldamiseks saab teha esitatud tulemuste põhjal?

13. KODUTÖÖ nr 1: Vaatluse läbiviimine Viige läbi ühe töötaja vaatlus õppematerjali juures oleva vaatluslehe ja juhendi abil. Vaadeldava töötaja võite valida enda äranägemise järgi, soovitavalt mõnes avalikus teeninduskohas. Vaatluse kestus on 100 minutit. Vaatluse tulemused kandke vaatluslehele, sh koostage arvutis vaatluse kokkuvõte ja sektordiagramm ning saatke hiljemalt 18. septembriks 2013 meiliga riina@hro.ee. Vaatlustulemuste esitlemine teistele õpilastele toimub 25. septembri 2013 loengus

14. Töö analüüsi meetodid: ankeetküsitlus • Analüüsi läbiviimiseks vajalik informatsioon kogutakse kirjaliku küsimustiku abil. Küsimustiku kaudu kogutakse informatsiooni tööga seotud komponentide kohta: • näiteks • töö sisu • töökeskkond • infovahetus • koostöö • tööalased kompetentsid • Meetod sobib enamusele elukutsetest. Ankeet koostatakse vastavalt ametikoha töö iseärasustele ja uuritavatele valdkondadele. Kindlasti on ankeedi koostamisel vaja arvesse võtta vastajate haridustaset ja küsitluses saadud andmete töötlemisviisi. Ankeetküsitluse peamiseks puuduseks on ankeetide tagastamine ja 100%-ne täitmine.

15. Ankeedi koostamine • Töö analüüsi käigus uuritavate komponentide määratlemine, nt töö sisu, koostöö, kattuvad tööülesanded, töövahendid jms. Uuritavad komponendid tulenevad töö analüüsi eesmärgist • Ankeetküsitluse käigus kogutud informatsiooni töötlusviis. Kas tegemist on kvalitatiivse või kvantitatiivse uuringuga? Kas andmete töötlemine toimub nt Exelis? • Ankeedi täitmise viis. Kas ankeeti saab täita elektroonilises keskkonnas (nt justask.ee, connect.ee jne) või toimub ankeetküsitlus nn paberi ja pliiatsi meetodil? • Ankeedi täitjate keeleoskus ja ankeedis sisalduvatest küsimustest arusaamine

16. RÜHMATÖÖ: Supermarketi kassapidajate töö analüüsi küsimuste koostamine Eeldame, et teile on antud ülesandeks supermarketi ühe kaupluse kõikide kassapidajate töö analüüsi läbiviimine ankeetküsitluse abil. Koostage 2 küsimust informatsiooni saamiseks järgnevate kassapidajate tööga seotud komponentide kohta: • RÜHM 1: kassapidajate omavaheline koostöö kaupluse sees • RÜHM 2: kassapidajate koostöö teiste kaupluse ametikohtadega (va. kassapidajad) • RÜHM 3: kassapidajate omavaheline infovahetus • RÜHM 4: kassapidajate kasutuses olevate töövahendite kasutamine • RÜHM 5: riskid töökeskkonnas, mis ohustavad kassapidajaid • RÜHM 6: kassapidaja tööülesannete täitmiseks vajalikud teadmised ja oskused • RÜHM 7: ettenägematud ülesanded ja töö planeerimine kassapidajate töös • RÜHM 8: kassapidajate töökoormus ja selle muutumine Küsimustest peab üks olema nn avatud küsimus ja teine etteantud valikvastustega küsimus

17. Töö analüüsi meetodid: intervjuu • Intervjueerimisel küsitletakse töö vahetut teostajat, sageli ka tema vahetut juhti ning töökaaslaseid. Intervjuu viib läbi üks või enam intervjueerijat • Intervjuu võib olla kas a) individuaalne intervjuu (korraga intervjueeritakse ühte inimest) või b) fookusgrupi intervjuu (korraga intervjueeritakse mitut inimest) • Intervjuu viiakse läbi kas a) struktureeritud intervjuuna või b) struktureerimata intervjuuna • Meetod sobib enamusele elukutsetest. Intervjuu eelis võrreldes küsimustikuga on see, et vastused saab kõikidele küsimustele. Samuti on võimalik esitada täiendavaid küsimusi, mida küsimustik ette ei näe. • Puuduseks on läbiviimise ressursimahukus (aeg, intervjueeritavate kasutamine). Ühe intervjuu keskmine kestus on 40-80 minutit.

18. KODUTÖÖ nr 2: Intervjuu läbiviimine Viige läbi ühe inimese intervjuu õppematerjali lisas oleva töö analüüsi näidisküsimustiku abil. Intervjuu võite läbi viia ka loengus. Leidke endale paariline: 1. Paarilised kujutavad ette ennast ühe ametikoha rollis, mida nad on elu jooksul täitnud (või täidavad) 2. Esimene paariline viib läbi küsimustiku alusel teise paarilisega töö analüüsi intervjuu 3. Teine paariline viib läbi esimese paarilisega intervjuu 4. Intervjueerijad teevad intervjuu käigus märkmeid, mis võimaldavad hilisemalt koostada paarilise ametikoha kohta ametijuhendi Intervjuu läbiviimise aeg on paarilise kohta 20 minutit (kokku 40 minutit) Intervjuu tulemusena koostage arvutis ametijuhend vastavalt õppematerjali lisades antud vormile, laske see oma paarilisel digiallkirjastada ja saatke hiljemalt 23. septembriks 2013 meiliga riina@hro.ee Täidetud intervjuuküsimustikku ei ole vaja koos kodutööga esitada!!!

19. Töö analüüsi meetodid: dokumentide ja andmestute analüüs • Sobib kasutada kõiki dokumente, mis mingil määral kirjeldavad olemasolevat töökorraldust. Alustada võiks organisatsiooni ülddokumentidest (missioon; visioon; eesmärgid/arengukava; põhimäärus; protsessikirjeldused; teenuste standardid; ametijuhendid; andmebaasid või andmestud, millesse tehakse tööprotsessi jooksul kandeid kas inimeste või elektroonilise süsteemi poolt (klientide andmebaas, sissepääsusüsteem, tööaja arvestuse süsteem jne) • Oluline on välja selgitada dokumentatsioon, mis sisaldab analüüsitavate ametikohatade töötajate töökorraldust kirjeldavat informatsiooni

20. Näide: tuvastatud rikkumiste arv võrreldes esitatud kaebustega

21. Näide: haigla voodikohtade täituvus

22. Töö analüüsi meetodid: töötaja enesevaatlus • Töötaja paneb iseseisvalt kirja kõik oma tööd ja tegevused

23. Muud meetodid: Tööjaotuse maatriks L- lõppotsus- üldine vastutus T- täidab ülesande ja vastutab selle täitmise ees,osaleb otsustamisel E- esitab informatsiooni; tehniline töö, ei vastuta

24. Mitme töö analüüsi meetodi kombineeritud kasutamine • Kombineeritult kasutatakse töö analüüsi meetodeid tulemuste usaldusväärsuse tõstmiseks. • Kõige sagedamini kombineeritakse: • 1) enesevaatlusega seotud meetodeid koos mõne teise meetodiga (vaatlus, küsimustik) • 2) küsimustik, intervjuu • 3) vaatlus, intervjuu • 4) dokumentide analüüs, intervjuu

25. Personaliuuringud töö analüüs toetava meetodina • Personaliuuringute (töörahulolu uuring, organisatsioonikultuuri uuring jms) eesmärgiks on saada informatsiooni organisatsiooni kohta selle liikmete hinnangute kaudu. • Personaliuuringu üldine eesmärk on parandada organisatsiooni tööd. • Personali uuringutest saadav kasu on oluline, sest peale uuringu läbiviimist on töötajatel tihti ka palju vastuseid olemasolevatele probleemidele. Uurijad väidavad, et 85% probleemidest lahendavad töötajad ise või vähemalt pakuvad välja teostatavad lahendusvariante. • Töö analüüsi jaoks pakub personaliuuring täiendavat informatsiooni lisaks muude meetodite kasutamisele. • Lisaks personaliuuringule võib täiendavat informatsiooni saada kliendiuuringutest ja partnerite uuringutest

26. KÜSIMUSED?