MANAJEMEN KINERJA SDM

MANAJEMEN KINERJA SDM Oleh: DR. ANTONI., SE., ME Mustika Lukman Arief, SE, MM PROGRAM MAGISTER MANAJEMEN STIE HAS BUKITTINGGI, 2011 Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Pentingnya Wawancara dalam Penilaian Kinerja

Pentingnya Wawancara dalam Penilaian KinerjaBab ini akan membahas • Peran Wawancara Dalam Penilaian Kinerja • Tujuan Wawancara • Jenis Wawancara • Aspek Penting Dalam Wawancara • Waktu Wawancara • Cara Mempersiapakan Wawancara. • Cara Melakukan Wawancara • Gaya Wawancara • Proses Wawancara. • Penting Diperhatikan Dalam Wawancara Penilaian • Faktor-Faktor Yang Perlu Diperhatikan Dalam Menganalisis Kinerja • Keterampilan Mewawancara Untuk Membina Hubungan Antar Pribadi • Permasalahan dan Solusi Dalam Penilaian Kinerja • Ketidak Terampilan Dalam Pelaksanaan Wawancara • Melengkapi Wawancara Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Pentingnya Wawancara dalam Penilaian Kinerja • Langkah paling penting dalam proses penilaian adalah mendiskusikan dengan karyawan. Agar panilaian dapat berjalan secara efektif maka penilaian harus mencakup umpan balik bagi karyawan tentang kinerjanya, umpan balik ini lazim meliputi komunikasi lisan selama wawancara yang direncanakan. Wawancara akan efektif tergantung pada tiga faktor, yaitu: • Pengetahuan atasan terhadap pekerjaan dan kinerja pekerjaan bawahan • Dorongan dan dukungan atasan terhadap bawahan • Dorongan atasa bagi partisipasi bawahan dalam proses penilaian Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Wawancara Dalam Penilaian Kinerja • Wawancara penilaian menyediakan cara-cara dengan lima unsur-unsur pokok evaluasi kinerja yang dapat dicapai. Ini adalah: • Pengukuran - menilai hasil diantara target dan standar yang telah disetujui. • Umpan balik - memberikan informasi penilaian atas bagaimana ia sedang melakukannya. • Penguatan positif - penekanan apa yang telah berjalan dengan baik,agar dilaksanakan yang lebih baik lagi di masa datang; hanya membuat kritik yang membangun, dengan kata lain yang menunjuk jalan menuju peningkatan. • Pertukaran pandangan- memastikan bahwa wawancara tetap melibatkan pertukaran pandangan yang menyeluruh, terus terang dan tentang apa yang telah diperoleh, apa yang perlu dilaksanakan dan apa yang orang yang dinilai pikirkan tentang pekerjaannya, jalan yang memandu dan yang mengatur mereka serta aspirasi mereka. • Persetujuan - secara bersama datang pada suatu pemahaman tentang apa yang telah dilaksanakan oleh kedua belah pihak untuk meningkatkan kinerja dan menangani permasalahan pekerjaan apapun yang diangkat selama diskusi tersebut. Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Tujuan wawancara • Agar karyawan tahu dimana berpijak (posisinya) • Memberikan kesempatan kepada karyawan untuk mendisdkusikan tentang kinerjanya sepanjang kurun waktu penilaian • Menempati kegiatan-kegiatan yang diperlukan dalam rangka meningkatkan kinerja karyawan • Mencocokkan antara data/informasi yang diperoleh dengan jawaban yang didengar langsung dari karyawan yang dinilai • Melatih karyawan untuk mempertanggung jawabkan kinerjanya • Memotivasi karyawan untuk maju dan mengemukakan apa adanya Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Jenis Wawancara • Kinerja karyawan dapat dipromosikan • Memuaskan, tapi tidak dapat dipromosikan • Tidak memuaskan, tapi dapat diperbaiki Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Aspek Penting Dalam Wawancara • Pada saat seorang penilai dan orang yang dinilai bersama-sama, mereka ada di sana untuk mulai terlibat suatu dialog tentang penilaian kinerja dan pengembangan. Ini bukanlah suatu wawancara di mana seseorang mengajukan pertanyaan dan yang lain menyediakan jawab itu. Ini lebih seperti suatu pertemuan di mana terjadi pertukaran pandangan sehingga kesimpulan yang disepakati akan tercapai. • Menggambarkan pertemuan penilaian yang formal dalam diskusi menyiratkan bahwa kedua belah pihak secara penuh dilibatkan. Ini adalah pertemuan dengan tujuan dimana tujuan itu akan diraih perusahaan tentang masa depan pengembangan penilaian, area manapun untuk peningkatan dan bagaimana peningkatan itu akan dicapai. Wawancara diaktifkan dengan berbagai pendekatan dan ketrampilan hubungan antar pribadi yang digunakan untuk membawa pada suatu kesimpulan yang sukses Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Waktu Wawancara • Waktu yang diperlukan untuk wawancara tidak dapat diperkirakan secara tepat, namun dapat dirancang. Hal ini sangat tergantung dari keterampilan menggali informasi yang ingin diketahui atau diperoleh oleh seorang manajer/penyelia untuk meyakinkan apa yang didengar dan menggambarkan kenyataan yang ada. Di samping wawancara tersebut sangat menyita waktu manajer, maka dari beberapa penelitian lama wawancara tersebut sekitar 1 sampai 2 jam cukup untuik mendapatkan informasi yang diperlukan guna evaluasi kinerja. Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Cara Mempersiapkan wawancara • Mengumpulkan data: Pelajari uraian pekerjaan karyawan yang akan dinilai, bandingkan prestasinya dengan standar dan lihat arsip penilaian prestasi sebelumnya. • Menyiapkan karyawan yang akan dinilai Beritahu beberapa hari sebelumnya, baca uraian pekerjaan, analisis masalah dan susun pertanyaan serta komentar • Memilih waktu yang tepat: Pilihlah waktu yang tepat sehingga penilai tidak terganggu oleh panggilan telepon atau tamu. • Menelaah uraian jabatan karyawan, membandingkan kinerja karyawan dengan standar • Periksa file prestasikaryawan itu sebelumnya dan persiapan karyawan, ingatkan sekurangnya seminggu sebelumnya, baca uraian jabatannya, analisis masalah dan kumpulkan pertanyaan dan komentar mereka. Carilah waktu yang sesuai dan luangkan waktu khusus. Gunakan tempat yang sangat pribadi dimana tidak dapat diinterupsi oleh telepon atau tamu. Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal • Persiapan Yang Hati-Hati • Pengaturan Waktu Pertemuan • Persiapan Untuk Penilai • Analisis kinerja • Dukungan kepada orang yang dinilai • Pengembangan • Masa kini dan masa depan orang yang dinilai • Isi dari persetujuan kinerja • Persiapan Yang Dinilai • Bekerja Untuk Sesuatu Yang Jelas Dengan Struktur Yang Fleksibel Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal, (cont) • Penciptaan Iklim Yang Baik • Penyampaian Informasi Awal • Pemilihan Waktu Yang Tepat • Membuka Wawancara • Memulai Wawancara • Cara Melakukan Wawancara • Langsung dan Spesifik • Jangan menjadi personal • Mendorong karyawan untuk berbicara • Jangan berputar-putar • Gaya wawancara • Pendekatan bicara dan menjual • Pendekatan bicara dan mendengar • Pendekatan pemecahan masalah Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal, (cont) • Proses wawancara • Panduan Wawancara • Permasalahan dalam wawancara • Menangani Karyawan yang Membela Diri • Mengkritik Karyawan • Memastikan bahwa wawancara mengarah ke perbaikan kinerja • Menangani peringatan tertulis Formal • Penting Diperhatikan Dalam Wawancara Penilaian • Berikan Kesempatan Pada Orang Dinilai Untuk Berbicara Sebanyaknya • Mendorong Self Appraisal • Menjaga Agar Seluruh Periode Wawancara Dalam Posisi Peninjauan Ulang • Tidak Membuat Kejutan Ketika Wawancara Berlangsung • Mengenali Kinerja berarti Menambah Kekuatan • Perlunya Kritik Yang Membangun Dalam Penilaian Kinerja • Menggunakan Pendekatan Solusi dan Penyelesaian Masalah Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal, (cont) • Faktor-Faktor Yang Perlu Diperhatikan Dalam Wawancana Menganalisis Kinerja • Analisis Kinerja Bukan Analisis Kepribadian • Analisis Kinerja Dalam Kaitannya Dengan Sasaran Hasil Kinerja • Pertimbangan Analisis untuk Baik atau Buruknya Kinerja • Analisis Tingkat Kompetensi • Wawancana Sebagai Media Umpan Balik • Keterampilan Mewawancara Untuk Membina Hubungan Antar Pribadi Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal, (cont) • Menanyakan Hal-Hal Yang Benar • Pertanyaan terbuka • Menggali Pertanyaan Dengan cerdik • Pertanyaan Tertutup • Pertanyaan yang Penting • Keseluruhan Pendekatan untuk Mengajukan Pertanyaan • Mendengarkan dengan Tekun (pendengar yang baik) • Gunakan Bahasa Tubuh • Pengamatan Bahasa Tubuh • Perhatian Penuh Kepada Orang Yang Dinilai • Tanggap Terhadap Kritik • Perlu Ketegasan Dalam wawancara • Memberi Persetujuan Bila Perlu • Manfaat Penggunaan Keterampilan Hubungan Antar Pribadi Secara Efektif Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal, (cont) • Permasalahan dan Solusi Penilaian Kinerja Dalam Wawancara • Sikap Negatif Terhadap Penilaian Kinerja • Dukungan • Perbuatan Yang Bersifat Menghakimi • Karakteristik Orang Yang Menilai • Interaksi antara Penilai dan Penilaian • Meniru-Niru Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Persiapan agar Penilaian Optimal, (cont) • Ketidak Terampilan Dalam Pelaksanaan Wawancara • Melengkapi Wawancara • Langkah-langkah yang Dapat Dilakukan • Cek Pemahaman • Rencana Ke Depan • Menilai Kinerja • Dokumentasi • Poin-poin akhir • Melengkapi Persetujuan Kinerja • Syarat Pekerjaan • Sasaran Hasil • Merencanakan Pekerjaan • Membangun Kinerja dan Mengembangan Perencanaan • Pemeringkatan • Tanggapan terhadap pemeringkatan • Pertimbangan Mempengaruhi Disain dan Skala Pemeringkatan • Dokumentasi • Tujuan • Format Penilaian Kinerja sebagai Dokumen Kerja Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia dalam Meningkatkan Kinerja serta Pengembangan • Pentingnya Pelatihan, ada tujuh langkah, yaitu: • Pastikan masalah kinerja dan beritahu kepada karyawan apa yang salah. • Ijinkan karyawan merespon umpan balik. • Ketika karyawan telah mengerti, berikan respon yang positif • Ketahui kekuatan karyawan yang dapat mengkompensasi kelemahan kinerjanya. Cari yang bisa dilakukan untuk mengatasi kelemahannya. • Ketahui kinerja yang tepat dari karywan. • Review kembali kekurangan pada kinerja yang buruk dan komunikasikan pada karyawan • Pelatih kinerja sebaiknya membantumemperbaiki kinerja atau kemampuan dan pengetahuan yang diperlukan. Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia dalam Meningkatkan Kinerja serta Pengembangan (con.t) • Pentingnya Pelatihan • Persepsi Yang salah Mengenai Pelatihan • Pengertian Pelatihan • Program-Program Pelatihan • Proses Pelatihan • Tujuan Dari Proses Pelatihan Kinerja • Pelaksanaan Pelatihan • Efektivitas Pelatihan • Pelatihan Yang Direncanakan Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia dalam Meningkatkan Kinerja serta Pengembangan (con.t) • Pentingnya Konseling • Proses Konseling, dengan Modul Pengenalan penilaian Kinerja. • Penjelasan tugas pokok dan penentuan sasaran. • Bekerjasama dengan karakter & kompetensi - pengukuran dan analisis. • Menyiapkan rencana pengembangan dan pekerjaan. • Melaksanakan diskusi penilaian. • Menilai. • Menyediakan umpan balik. • Pelatihan dan menasihat • Langkah-langkah Konseling • Keterampilan Konseling Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia dalam Meningkatkan Kinerja serta Pengembangan (con.t) • Pentingnya Konseling • Proses Pelatihan • Tentukan tujuan yang jelas dan mudah dimengerti • Berikan umpan balik yang akurat • Bersabar pada karyawan yang mengalami kesulitan dalam menyelesaikan tugasnya • Ciptakan suasana kerja yang bebas dari ketakutan • Yakinkan kepada karyawan bahwa perusahaan mengharapkan semua karyawan sukses dalam kerjanya • Berikan dorong kepada karyawan untuk ketepatan dan kesesusian pekerjaan • Berikan peluang bertanya bilamana perlu • Jangan kecewa bila sewaktu-waktu karyawan berbuat kesalahan • Arahkan karyawan agar mereka bekerja dengan kemampuan mereka sendiri Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia dalam Meningkatkan Kinerja serta Pengembangan (con.t) • Pentingnya Konseling • Pendekatan Konseling Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

Peran Pelatihan, Konseling dan Penyelia dalam Meningkatkan Kinerja serta Pengembangan (con.t) • Pentingnya Penyelia • Kepiawaian Penyelia Dalam Mengembangkan Keahlian Timbal Balik • Pemberian Penghargaan Kepada Karyawan Sebagai Penghormatan Diri • Penyelia Sebagai Pelatih • Penyelia Sebagai Penasihat Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

SEKIAN DAN TERIMAKASIH Dr. Antoni., SE., ME/ Mustika L.A., SE., MM

MANAJEMEN KINERJA SDM