MAN 344 : MANAJEMEN MUTU PERTEMUAN 9

1. MAN 344 : MANAJEMEN MUTUPERTEMUAN 9 Manual manajamen mutu Nur Hadi Wijaya, STP, MM

2. Dokumentasi SMM Persyaratan ISO 9001: 2000 klausul 4.1 Organisasi harus : • menetapkan , • mendokumentasikan , • Menerapkan, • dan memelihara sistem manajemen mutu & terus menerus memperbaiki keefektifannya.

3. DESAIN ISO 9000 (MANUAL MANAJEMEN MUTU) Manual manajemen mutu adalah : Suatu ringkasan tertulis dari semua aktivitas manajemen mutu dalam suatu organisasi • Peran Manual Manajemen Mutu : • Simbol yang menunjukkan sistem manajemen mutu • Buku acuan praktis atau pedoman terhadap sistem manajemen mutu

4. Dokumentasi SMM Persyaratan ISO 9001 : 2000 klausul 4.2.1 Dokumentasi SMM harus mencakup : • Kebijakan Mutu & Sasaran Mutu • Prosedur – prosedur yang dipersyaratkan • Dokumen pendukung yang dapat memastikan perencanaaan, operasi & pengendalian prosesnya berjalan efektif • Rekaman mutu yang dipersyaratkan

5. Dokumentasi SMM Definisi Dokumen Apa itu dokumen ? “Informasi dan media pendukungnya” • Media Dokumen dapat berupa : • kertas, pita magnetic, file elektronik • foto, master sampel, spesifikasi • gambar, laporan, standar.

6. Dokumentasi SMM Apa itu dokumen ? Informasi tertulis yang menjadi acuan dalam melaksanakan kegiatan Dokumen dapat diubah !!!

7. Dokumentasi SMM Bagaimana dokumen yang baik ? • Mudah dikendalikan - ada identifikasiyang jelas & baku • Penerbitan dokumen • Perubahan/pembaruan dokumen • Distribusi dokumen; penyimpanan, penggantian dan penarikan dokumen • Menggunakan bahasa yang sederhana, singkat, praktis dan lugas. ISO 9001: 2000 tidak mengatur bentuk/format baku dokumen !!!

8. Dokumentasi SMM Jenis-jenis dokumen SMM • Quality Manual/Manual Mutu/Pedoman Mutu/Panduan Mutu • Prosedur Mutu • Prosedur Sistem • Prosedur Operasional/Instruksi Kerja • Formulir-formulir • Peraturan dan Persyaratan lainnya

9. Dokumentasi SMM Pedoman Mutu • Isi manual mutu/pedoman mutu tergantung dari tujuan dibuatnya pedoman mutu dan pihak-pihak yang memegang pedoman mutu • Biasanya pedoman mutu berisi: • Uraian ringkas tentang organisasi; bisnis, kegiatan, lokasi, sistem manajemen organisasi dan struktur organisasi • Kebijakan mutu organisasi • Kebijakan organisasi dalam memenuhi persyaratan ISO 9001 : 2000 • Uraian tentang struktur dokumentasi SMM dan keterkaitannya

10. Dokumentasi SMM 5W? Jenis-jenis dokumen SMM - Prosedur Prosedur harus dengan jelas menguraikan 5W; • What to do • Who do(es) it • When it done • Where it done • HoW to do it

11. Dokumentasi SMM Jenis-jenis dokumen SMM – Prosedur Sistem ISO 9001: 2000 mensyaratkan 6 prosedur sistem untuk: Pengendalian Dokumen Pengendalian Rekaman Mutu Audit Internal Pengendalian Produk Tidak Sesuai Tindakan Koreksi Tindakan Pencegahan Prosedur sistem biasanya mengatur kegiatan yang melibatkan lebih dari satu bagian/departemen dari organisasi

12. Dokumentasi SMM Jenis-jenis dokumen SMM – Dokumen non-prosedur • Kebijakan Mutu • Sasaran Mutu • Struktur Organisasi dan Tanggung Jawab fungsi-fungsi kunci dalam SMM • Interaksi antara proses – proses yang terkait dengan SMM • dll

13. Dokumentasi SMM Jenis-jenis dokumen SMM – Formulir-formulir Merupakan pendukung pelaksanaan prosedur atau Instruksi Kerja Formulir yang telah diisi disebut Rekaman mutu dan diperlukan sebagai bukti dilaksanakannya Prosedur atau Instruksi Kerja

14. ISO 9000 = TANTANGAN ? ISO 9000 merupakan tantangan bagi perusahaan, Why? Karena kurang akrabnya perusahaan dengan konsep di bawah ini : • Penciptaan struktur manajemen • Penetapan persyaratan • Persetujuan & perumusan prosedur • Pengambilan tindakan koreksi • Pelaksanaan audit internal

15. TREND STANDARISASI • Kecendurungan Th- 90-an Standardisasi dan sistem nasionalnya • Keterkaitan antar industri • Keterkaitan secara internasional • Pengakuan antar negara • Kegiatan standardisasi regional • Harmonisasi Standar • Standar Internasional • Memperbaiki kualitas hidup masyarakat • Masalah Lingkungan hidup dunia • Perkembangan IPTEK • Sertifikasi, Akreditasi dan Mutu

16. Tk 1 Tk II Tk III PENGENDALIAN DAN PEMASTIAN MUTU • Pengendalian Mutu Pemahaman mengenai mutu sbg proses inspeksi yang mengambil tempat persis sebelum pelanggan menerima barang/jasa • Pemastian Mutu Konsep Mutu sbg sesuatu yang menggerakkan kerja dari organisasi mulai dari awal sampai akhir SISTEM MANAJEMEN MUTU Gb. Segitiga Sistem Manajemen Mutu Perencanaan & Kebijaksanaan Manajer & Prosedur Tugas

17. SISTEM MANAJEMEN MUTU • PERENCANAAN DAN KEBIJAKSANAAN TK. Perencanaan & pembuatan kebijakan dari organisasi di mana keputusan strategi dibuat ( mengenai arah, maksud, dan organisasi) > Manajer senior • MANAJER DAN PROSEDUR Menginterprestasikan kebijakan mutu dan mengembangkan prosdur yang dapat digunakan oleh setiap orang/staf > Manajer Operasional • TUGAS Dilaksanakan oleh pekerja, yang akan mengikuti prosedur dari kebijakan yang telah dibuat.

18. Tk 1 Tk II Tk III IMPLIKASI SMM & MMM IMPLIKASI SMM + MMM Gb. Manual manajemen mutu untuk Dokumentasi SMM Manual kebijakan Mutu Manual Prosedur Mutu Referensi tempat kerja Keterangan : Bagian yang di arsir adalah dokumentasi yang terdapat pada Manual manajemen mutu • Manual Kebijakan Mutu Mencangkup seluruh kebijakan mutu dan rencana yang datang dari pucuk pimpinan • Manual Kebijakan Mutu Mencangkup semua prosedur yang dikembangkan dan diterapkan di tk madya dalam organisasi ( Manual Operasi/ Prosedur Manajemen)

19. Dokumentasi SMM Struktur Dokumen SMM – Yang umum dibuat PEDOMAN MUTU Kebijakan Level I Acuan kerja sistem PROSEDUR SISTEM Level II Acuan kerja operasional PROSEDUR OPERASIONAL/ INSTRUKSI KERJA Level III • Rekaman • Data FORMULIR Level IV ISO 9001: 2000 tidak mengatur struktur baku dokumen !!!

20. Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM Tahap penyusunan dokumen SMM Pembentukan tim penyusun dokumen SMM Perencanaan penyusunan dokumen SMM Persiapan penyusunan dokumen SMM Penyusunan dokumen SMM

21. Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM • Pembentukan tim penyusun dokumen SMM • Melibatkan personil yang secara langsung terlibat dalam pelaksanaan pekerjaan • Penyusunan pedoman mutu : Dikoordinir oleh Manajemen • Penyusunan Prosedur: Melibatkan departemen/bagian terkait • Tim terdiri dari wakil setiap bagian/departemen & dikoordinir oleh wakil manajemen • Setiap anggota tim diberi pelatihan yang memadai • Pelatihan Interpretasi ISO 9001 : 2000 • Pelatihan Penyusunan Dokumen SMM

22. Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM • Perencanaan penyusunan dokumen SMM • Harus mendapatkan dukungan manajemen; komitmen, keuangan, waktu, sumber daya • Tetapkan: • Tujuan penerapan SMM • Jadwal penyelesaiannya • Kebutuhan sumber daya; anggaran, personil, fasilitas • Tugas dan tanggung jawab setiap anggota tim

23. Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM • Persiapan penyusunan dokumen SMM • Identifikasi standar dan persyaratan yang akan diacu oleh SMM • Tetapkan ruang lingkup kegiatan yang akan dicakup dalam SMM • Identifikasi aturan organisasi dalam sistem dokumentasi (jika ada) • Identifikasi prosedur relevan yang sudah ada • Tetapkan struktur dokumentasi, pengelompokan dokumen menurut level-nya dan keterkaitan diantaranya • Tentukan format dokumen SMM yang akan dibuat • Tentukan tatacara identifikasi dokumen SMM yang akan dibuat; biasanya penomoran merupakan cara yang efektif

24. Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Tahap penyusunan dokumen SMM • Penyusunan dokumen SMM • Tetapkan kegiatan yang akan didokumentasikan • Tetapkan cara penulisan dokumen; uraian kalimat atau diagram alir atau gambar atau checklist atau kombinasi diantara keempat cara • Buat urutan dan hirarki dokumen • Buat draft dokumen yang diperlukan • Komunikasikan kepada fungsi terkait untuk mendapatkan umpan balik • Perbaiki draft dokumen dan lakukan uji coba dokumen • Simpulkan cara terbaik untuk dokumentasi • Lakukan penyempurnaan dokumen berdasarkan hasil uji coba

25. Dokumentasi SMM Penyusunan dokumen SMM – Penyusunan Pedoman Mutu • Rancang kerangka, format dan struktur pedoman mutu • Tunjuk penanggung jawab penyusun pedoman mutu • Tafsirkan persyaratan standar ISO 9001: 2000 dan rumuskan kebijakan organisasi untuk tiap elemen kunci standar • Identifikasi personil yang tepat untuk menyusun uraian kebijakan organisasi atas tiap elemen kunci standar • Susun konsep pedoman mutu • Lakukan tinjauan atas konsep yang telah dibuat • Perbaiki konsep berdasarkan hasil tinjauan • Terbitkan pedoman mutu

26. AUDIT Pertemuan 10 Hardiana Widyastuti, S.Hut, MM

27. AUDIT MUTU Evaluasi secara sistematik dan independen yang dilaksanakan untuk menentukan : • Apakah kegiatan mutu yang berhubungan dengan hasil produksi telah sesuai dengan dokumentasi sistem mutu. • Apakah prosesdur daam dokumentasi sistem mutu diterapkan secara efektif dn pantas untuk memenuhi sasaran yang diinginkan.

28. TIPE AUDIT MUTU • First party audits • Second party audit • Third party audit

29. 1) First party audits • Sama dengan internal audit • Digunakan oleh perusahaan untuk mengevaluasi efektivitas performansi mutu yang mereka miliki. • Untuk mengidentifikasi ketidaksamaan dan kekurangan

30. 2) Second party audits • Dikenal sebagai jaminan mutu suplier • Untuk menentukan kesesuaian supplier dengan beberapa prosedur kontraktual tertentu diterima oleh pelanggan

31. 3) Third party audits • Dilaksanakan oleh pihak yang independen • Memfokuskan pada pemenuhan /kesesuaian dengan standar dan implementasi

32. SEKIAN & TERIMA KASIH