N orsk O vervåkingssystem for I nfeksjoner i S ykehustjenesten NOIS-nytt

1. Norsk Overvåkingssystem for Infeksjoner i Sykehustjenesten NOIS-nytt Kirsten Gravningen, regional smittevernlege Kompetansesenter i smittevern Helse Nord

2. NOIS - forskriften 1. juli 2005 • Forskrift om innsamling og behandling av helseopplysninger i Norsk overvåkingssystem for infeksjoner i sykehustjenesten • NOIS-1 1.sept - 30. nov 2005 • NOIS-2 1.sept - 30. nov 2006 • NOIS-3 1.sept - 1.des 2007

3. NOIS 1 og 2 i Helse Nord • Helseforetakene søkte om dispensasjon fra overvåkingen pga manglende dataverktøy • Helse Finnmark registrerte manuelt

4. Strategi for infeksjonsregistrering • Registreringen skal inngå i arbeidsflyten i sykehus • Elektronisk uthenting av underlagsinformasjon • Automatiserte rutiner • Færrest mulig manuelle rutiner • Felles system på regionens sykehus/HF • Hvordan får vi dette til?

5. NOIS- arbeidsgruppa • 2005-06 4 heldagsmøter i Tromsø Presentasjon av dataverktøy-leverandører. Kravspesifikasjoner og konkurransegrunnlag • 29.05.06 Anbudskonkurranse med svarfrist 16.06.06 • 16.06.06 8 firmaer bad om konkurransegrunnlag, kun DIPS leverte anbud • 19.06.06 Anbudsmøte NOIS-arbeidsgruppa • 29.06.06 Forhandlingsmøte DIPS og NOIS-arbeidsgruppa Korrespondanse KORSN, DIPS og Helse Øst for å få alle variabeldefinisjoner og arbeidsflyt på plass • 30.08.06 Direktørmøte Helse Nord I Presentasjon av infeksjonsregistrering ved sykehusene i Helse Nord. Usikkerhet rundt finansiering • 05.10.06 Direktørmøte Helse Nord II Ny gjennomgang av organisering og finansiering av NOIS i Helse Nord. Valg av IKT-strategi. • 23.10.06 Avsluttende forhandlingsmøte Helse Nord og DIPS Kun detaljer gjenstår før avtale er på plass.

6. Hva skal til for å begynne infeksjonsregistrering i DIPS? Alternativ 1 (heldigital registrering i sann tid) Alle sykehusene i Helse Nord må • Oppgradere DIPS EPJ til versjon 3.6, helst versjon 4.0 • Over på ny tjenesteorientert arkitektur for DIPS (applikasjonsserver må på plass ved hvert sykehus) • Implementere fulldigital, papirløs bruk av DIPS Operasjonsplanleggings- system (DIPS op.plan.syst. inngår som en del av rammeavtalen mellom DIPS og Helse Nord – kun lisensutgifter) • Starte infeksjonsregistrering Alternativ 2 (delvis papirbasert i ettertid) Fase 1 • Oppgradere til DIPS EPJ versjon 3.6, helst versjon 4.0 • Over på ny tjenesteorientert arkitektur for DIPS (applikasjonsserver) • Starte infeksjonsregistrering i ”Medisinsk registrering” Fase 2 • Implementere fulldigital, papirløs bruk av DIPS Op.plan.syst. • Etablere nye rutiner og ny opplæring i infeksjonsregistrering via Op.plan.syst

7. Fordeler med å ha DIPS op.plan.syst på plass før infeksjonsregistreringen starter: • Data registreres der/ når de oppstår (i ”sann tid”) • Slipper etterregistrering • Bedret datakvalitet og ”registreringsdisiplin” • Unngår to runder med opplæring/utarbeiding av rutiner • Det er mulig å registrere i ”Medisinsk registrering” i DIPS EPJ uten DIPS operasjonsplanleggingsmodul, men mer tungvint.

8. Implementering av DIPS Operasjonsplanleggingssystem • Krever utvikling av egne rutiner og konfigurering av DIPS ved hvert enkelt sykehus • Bør organiseres som et innføringsprosjekt ved hvert sykehus, eventuelt ved hvert HF. Berører alle opererende avdelinger. • UNN HF • innføringsprosjekt med egen prosjektleder Ann-Britt Nilsen. Tidsramme: 1. juni 2007 • Egen prosjektplan er under utarbeiding

9. Hvordan få NOIS-3 opp å gå? • Ledelsen ved hvert sykehus/HF skal oppnevne en prosjektgruppe • Brev sendt hver HF-ledelse med svarfrist 16.11.2006 • Forslag til deltagere i prosjektgruppa: • Én kirurg fra hver opererende avdeling • Kontoransatt • Hygienesykepleier • Smittevernlege • IKT-kontakt • Andre aktuelle?

10. Hvordan få NOIS-3 opp å gå? • Når leder av NOIS-prosjektgruppa ved hvert HF er på plass, skal HF-ledelsen rapportere dette til regional smittevernlege, KORSN med kopi til fagdirektør i Helse Nord • Prosjektlederne vil raskt bli innkalt til et møte for gjennomgang av DIPS’ Infeksjonsmodul; innhold og implementering med • IT-leder Helse Nord RHF • Helse Nord IKT • Regional smittevernlege

11. Hvordan få infeksjonsregistreringen opp å gå? • Det daglige ansvaret for overvåking og oppfølging av pasienter etter utskrivelse bør ligge i de kirurgiske avdelinger og innarbeides i de daglige rutiner • Smittevernpersonell vil være ansvarlig for koordinering av overvåkingen, dvs. innsamling, kvalitetssikring og overføring av data til Folkehelseinstituttet

12. Erfaringer med DIPS infeksjonsskjema ved Sykehuset Asker og Bærum (SAB) • SAB • 431 senger, hvorav 156 er i psykiatrien • SAB-IKT • DIPS EPJ versjon 3.6 / DIPS PAS • 1 applikasjonsserver • 1-2 dagers installasjon, 2-3 uker ny tjenesteorientert arkitektur • DIPS Operasjonsplanlegging • fra 2004, heldigital papirløs, innført parallelt med DIPS EPJ • DIPS Infeksjonsskjema • Noen ”barnesykdommer” • Startet registrering 1. sept 06 (NOIS 2) • Type inngrep: keisersnitt, hofteprotese, appendektomi, kolecystektomi

13. Erfaringer med DIPS infeksjonsskjema ved Sykehuset Asker og Bærum • For dårlig forberedt da registrering begynte. Problem at DIPS testskjema ikke fungerte i pilot • Noen grupper satte ikke av nok tid til opplæring og demonstrasjoner • Har hatt tilbud om løpende kontakt og veiledning • Registrerer heller feil enn å spørre • SAB har avdekket uventede problemer i DIPS infeksjonsskjema • SAB har meldt sine problemområder tilbake til DIPS, med kopi til oss • NOIS-arbeidsgruppa HN har satt som krav at løsninger skal være på plass til 01.05.2007 • Vi har også meldt inn andre åpenbare mangler som må løses før dd • DIPS vil forbedre sitt produkt til NOIS-3 i samarbeid med Helse Øst og Helse Nord • Rapportering til FHI ennå ikke utprøvd • Purremodul ikke utviklet. Tidsfrist 01.05.2007

14. NOIS-2 erfaringer fra Sykehuset Østfold • Sykehuset Østfold: 585 somatiske/170 psykiatrisenger • Fredrikstad, Moss, Halden, Sarpsborg, Askim • DIPS PAS/DIPS EPJ versj. 3.6. Fra des 2006 versjon 4.0. • DIPS Operasjonsplanlegging i heldigital versjon: nei • Registrerer kun keisersnitt ved NOIS 2 for å få rutiner på plass. Antall keisersnitt per år: • 2005: 611 pasienter • 2006 (01.01.- 01.10.06): 319 pasienter • Ortopeden ønsker nå opplæring for å komme i gang • ”Implementeringen av registreringen har gått over all forventning!!”

15. NOIS-2 erfaringer fra Sykehuset Østfold • Smittevernpersonell’s rolle i NOIS 2 • Har purret på administrasjonen ift ansvar for NOIS i en rekke brev/mail • Har informert Kvalitetsutvalg og Hygienekomité • Har undervist i fagspørsmål og gjennomgått reg. skjema • Egen temadag for legene gyn avd • Klarert variabeldefinisjoner med FHI første registreringsuke • Skal kvalitetssikre dataene før sending til FHI (stikkprøver) • Ledelsens rolle • Har tatt ansvaret for å få NOIS 2 opp å gå • Divisjonsdirektør • Avdelingsoverlege gynekologisk avdeling • Intern organisering av NOIS-arbeidet i avdelingen, arbeidsflyt • Utskrivingssamtale: jordmødre • Alt er lagt til gyn. skrivestue. Utsending av brev har i første omgang vært gjort manuelt • Ingen ekstra ressurser er gitt • Medisinsk fagsjef • Innkalt til informasjonsmøte med gynekologene, smittevernpersonell, IT-ansvarlige • Pådriver for å rekke datoen 1. sept 2006

16. NOIS-2 erfaringer fra Sykehuset Østfold • IT-avdelingens rolle ift infeksjonsregistreringen • Mye arbeid for å få det tekniske plass tross pilot v. Lovisenberg • Har hatt NOIS- opplæring sammen med smittevernpersonell ift arbeidsflyt og felter med • Legene og jordmødre gyn avd • Kontoransatt • Skal sende krypterte data til FHI etter at de er kvalitetssikret av smittevernpersonell • Svarservice HELP-desk: tekniske problemer ved inf.reg

17. NOIS-ekspertgruppe fra hvert RHF • Ekspertgruppen skal bidra til at NOIS utvikler seg i henhold til fagmiljøenes ønsker • Ca 2 årlige møter på Folkehelseinstituttet • Fra Helse Nord RHF • Smittevernlege UNN Karina Olsen • Kirurg kar-thorax Knut Kjørstad

18. Pasientene tar sykehusinfeksjoner svært alvorlig- det må helsevesenet også!

19. Takk for oppmerksomheten !