Miten se meillä tehdään: esimerkki evaluoinnin ja Varastokirjastolähetysten organisoinnista

1. Miten se meillä tehdään: esimerkki evaluoinnin ja Varastokirjastolähetysten organisoinnista Turun yliopiston kirjasto 13.10.2014 Tiina Eklund

3. Miksi siirrettävä aineisto on tärkeää säilyttää Varastokirjastossa? TYK pyrkii vastaamaan VARKin kysymyksiinja toiveisiin lähetysperiaatteillaan: • Onko erityistä syytä siihen, miksi Varastokirjaston halutaan säilyttävän nyt siirtämänne aineisto? • Jos siirtämäänne aineistoa saa ulkomailta kaukolainana tai elektronisessa muodossa kohtuuhintaan, sitä ei tarvitse lähettää Varastokirjastoon.

4. Varastokirjasto ja TYK • Tehty palvelusopimus Varastokirjaston kanssa siirroista • TYK:nVarastokirjastorinki perustettu 2013 • Edustajat jokaisesta fyysisestä yksiköstä ja pääkirjastosta 3, yhteensä 12 henk.: • Tutustuttu VARKin kotisivuun Aineistojen siirrot • Testattu siirtolomaketta ja mitä sen käyttö vaikuttaa työnkulkuihin • Sovittu yhteisistä lähetyskäytännöistä: kuka tilaa laatikot ja kuljetuksen, kuka huolehtii pakkausohjeiden noudattamisesta • Tarkistukset Melinda ja Vaari: mitä tarkistetaan = periaatteet ja miten tarkistettu aineisto merkitään lähetystä varten • Edustajat pitävät huolen, että yksikössä tiedetään poistoperiaatteet • Kirjattu ohjeet intraan kaikkien näkyville

5. Kirjastossa on yhteisesti sovitut ja joryssa hyväksytyt poistoperiaatteet tietoaineiston evaluointiin • Varastokirjastoon ei lähetetä: • Fennica-kirjallisuutta, jota ei tarkisteta edes Melindasta • Pohjoismaissa julkaistua kirjallisuutta, koska on helposti saatavilla lähialueilta • Elektronisina luettavaa kirjallisuutta (esim. vaihtoina tulleet väitöskirjat, lehdet) • Nimekettä, joka on muissa kirjastoissa Suomessa, mutta ei Varastokirjastossa • luotamme siihen, että viimeisen niteen omistava kirjasto lähettää kappaleensa Varastokirjastoon • Tieteenalakohtaisia poikkeuksia, esim. poliittinen historia, lääketiede vs. humanistiset tieteet: vuosirajaus, kielirajaus

6. Case Lääkis • Poistoja v. 2013: 1 742 hm • josta Varastokirjastoon 175 hm • n. 10 %  • Lehtiä lähetetyistä oli 173 hm • Kirjoja 2 hm • Loput jaettiin asiakkaille ja aivan viimeiset • Jätelavalle, jonne oli suora putki kirjastosta

7. Mitä lääkiksen kirjastosta lähetettiin • Ostolehdet, joiden vuosikerrat puuttuivat  Varastokirjaston kokoelmista • Ostolehdet, joita saatetaan tarvita aikaisemman paikallisen käyttökokemuksen mukaan • -> kirjaston asiantuntijuus • -> yhteistyö tiedeyhteisön kanssa

8. Case mat-lu • Poistettiin yhteensä 1 400 hm keväällä 2014 • Monografioiden osuus poistoista oli 280 hm ja kausijulkaisuja poistettiin 1120 hm • Kokonaisuudessaan kirjoja poistettiin 28,5%, poistettujen kausijulkaisujen määrä oli  66,3% • Varastokirjastoon lähetettiin 45 hm lehtiä ja 26hm kirjoja

9. Evaluointi yhteistyössä laitosten henkilökunnan kanssa • Evaluoinnissa otettiin huomioon muun muassa: • pysyväiskäytössä olevat kausijulkaisujen arkistot, • aineiston saatavuus Kuopion varastokirjastossa, • kirjojen lainahistoria • tieteenalakohtaiset erityispiirteet • matematiikan kirjoista säilytettiin melkeinpä kaikki ja biokemiassa vain vuoden 1990 jälkeen julkaistut aineistot. • kausijulkaisuista oltiin valmiita luopumaan kautta linjan, mikäli saatavuus tiettyjen avainlehtien osalta oli taattu joko e-arkistojen tai Varastokirjaston kautta.

10. Yleiskokoelman, Generan poistoista • Kokoelman erityinen historia: kansalaiskeräys • Yleisperiaatteet kokoelmista poistamiseen: • asiasisällöltään vanhentuneet julkaisut ja julkaisut, jotka eivät kuulu yliopiston tieteenaloille, esim. maatalous • julkaisut, joita ei enää käytetä (lainaushistorian perusteella 1.1.2008 jälkeen) • kaksoiskappaleet • huonokuntoinen aineisto! • lehtien vuosikerrat, joista on elektroninen versio

11. Mitä EI Varastokirjastoon • Erikoiskokoelmat • Ennen vuotta 1800 painetut kirjat / lehdet säilytetään tai tarjotaan Kansalliskirjastoon • Venäjänkieliset tarjotaan Slaavilaiseen kirjastoon, tarkistamisen hitaus, kyrilliikan tuntemus, ei ISBNiä apuna • Kirjoja, joissa merkittävien lahjoittajien exlibrikset – listaus saatu ajolla, kun lahjoittaja on kirjattu bib.tietueeseen, esim. Leonid Brezhnev, Uno Harva, Kaarlo Jäntere • Pyritty löytämään jokin kirjastomaailman ulkopuolinen kohde, jolle voidaan tarjota tietyn kielistä kirjallisuutta kokonaisuutena, esim. romaniankielinen kaunokirjallisuus

12. Case Genera, lehdet • Lehdet evaluoitiin v. 2012 • Poistoja tehtiin lähes 2 000 hm • Tarjottiin • tieteenalakirjastoille • ÅAB, Slaavilainen kirjasto jne. • Varastokirjastoon 600 hm • Loput asiakkaille jakoon • Jätelava

13. Rinki • Parempi vastuu siitä mitä lähetetään, kun tehtävä kuuluu toimenkuvaan • Tietoisuus VARKin periaatteista • Haaste: niiden muuttumisen seuraaminen • Varamiehitys toimii