Ciljevi radionice

1. Upravljanje projektnim ciklusom Projekt jednako razvoj (www.pjr.hr)Ivan SerdarušićKnin, 18.-20.10.2011.

2. Ciljevi radionice Naučiti metode u izradi logičke matrice Upoznati metodologiju upravljanja projektnim ciklusom Upoznati procese izrade i upravljanja projektom i projektnim partnerstvima, te pripreme detaljnog proračuna projekta Razumjeti pravila u provedbi kako bi se u što većoj mjeri iskoristila ugovorena sredstva i izbjegao povrat EU sredstava

3. Ciljevi 1. dana radionice Predstavljanje metode upravljanja projektnim ciklusom (PCM) Razumjeti koncept logičke matrice Naučiti metode i vježbati različite analize koje se koriste u izradi logičke matrice Shvatiti logiku hijerarhije među ciljevima, rezultatima i aktivnostima

4. Ivan Serdarušić, rezultati • Aktivno doprinio uspostavi i akreditaciji domaćeg sustava provedbe EU fondova (CARDS, Phare i IPA, u MF/SAFU), 5g u SAFU • Samostalno vodio preko 50 projekata, • Upravljao portfeljem odjela od preko 250 projekata, • Kroz pisanje i konzultacije sudjelovao u izradi više od 20 projekata, • Bio voditelj radne skupine za izradu pravnog okvira za dodjelu bespovratnih sredstava (grantova) u Republici Hrvatskoj po pristupanju EU • Višegodišnji je predavač i edukator na teme izrade sustava te pripreme i provedbe EU financiranih projekata, u Hrvatskoj i inozemstvu • Ključni stručnjak za javnu nabavu na programu HU-HR u MRRŠVG • Stručnjak na projektima u MGRP, MZOŠ, MF BiH, Ministarstvo integracija Albanije

5. Upoznavanje – predstavimo se! Ime i prezime Zaduženja – čime se bavite Poznavanje sustava EU fondova Prethodno iskustvo s izradom projekata Prethodno iskustvo s provedbom projekata

6. Upravljanje projektnim ciklusom (Project Cycle Management, PCM). Pristup logičkog okvira.Logička matrica.

7. Razlika programa i projekta • Program > projekt • Nivo upravljanja (centralno ili lokalno) • Projekt je sredstvo organiziranja međusobno povezanih aktivnosti u određeni redoslijed kako bi se ostvarili unaprijed određeni ciljevi u određenom vremenskom okviru • Upravljanje(management) je proces (skup alata)kojiosiguravadaorganizacijaefikasno i djelotvorno koristisvojeresurseu ciljupostizanjadogovorenih ijasnodefiniranihciljeva

8. Uspjeh projekta?Project management (upravljanje projektom) je skup elemenata koji osiguravaju da organizacija efikasno i učinkovito koristi sve raspoložive resurse u cilju kvalitetnog i uspješnog provođenja dogovorenog i usuglašenog projekta

9. Što je PCM (“Project CycleManagement”)? • Pristup (metodologija) koju koristi većina europskih donatora • Način formuliranja • Način razmišljanja (i za donatora i za korisnika) • Logički i sustavni pristup aktivnostima • Pristup koji minimizira rizik (bez da ga izbjegava!) i dovodi u vezu aktivnosti s rezultatima • Može se primijeniti na vrlo različite aktivnosti • Ciklus…

10. PCM

11. Zašto PCM? • Pomaže u pristupu sredstvima i ostalog eksternog financiranja • Daje okvir uspješne provedbe projekata • Pomaže u pripremi boljih projekata koji se obraćaju problemima učinkovitije • Pomaže u pripremi za uspješnu provedbu • Čini odabir projekata za financiranje transparentnijim • PCM - proces donošenja odlukai disciplina organizacije • Logička matrica (LogFrame) - Metoda i alat za upravljanje projektom

12. Projekta prijava • Logička matrica (3 stranice) • Koncept projekta (5 stranica) • Projektni prijedlog (40-65 stranica): detaljna projektna prijava i podaci o prijavitelju • Proračun projekta, s obrazloženjima (10 stranica) • Original + 3 kopije + CD

13. Što je logička matrica? • Alat za sustavno i logičko razmišljanje • Alat za proces koji se ponavlja • Proces je važan koliko i proizvod • Osnova svakog projekta • Predstavlja logiku projektnih aktivnosti • Odgovara na ključna pitanja projekta • Iz ove se matrice nastavlja se projektni aplikacijski obrazac

15. Potrebno je definirati… • Ciljeve • Rezultate • Aktivnosti • Objektivno provjerljive indikatore • Izvore provjere • Preduvjete • Pretpostavke • Rizike • Troškove

16. Ciljevi, rezultati, aktivnosti Opći cilj projekta – kojemu projekt doprinosi, nikako i riješiti cijeli problem (opći cilj se ne ostvaruje na razini projekta; cilj je natječaja na razini politika) Specifični cilj(evi) je cilj projekta (zašto se projekt želi) Rezultati se moraju moći izmjeriti indikatorima! Rezultati i ciljevi se uvijek pišu u pasivu (kao završeni, u viziji) Aktivnosti su radnje (intervencije) koje se predlažu Mora postojati jasna međusobna nadređenost između navedenih

17. Indikatori i izvori provjere Objektivno provjerljivi pokazatelji pružaju osnovu za mjerenje izvedbe, poželjno moraju biti izraženi brojkom ili udjelom, rok, mjesto itd., a vežu se na sve nivoe (ciljeve, rezultate i aktivnosti) Izvori provjere su izvori informacija koji testiraju realnu mjerljivost indikatora (primjer: redovna statistička izvješća, analize s terena, projektna izvješća itd.)

18. Preduvjeti i pretpostavke Preduvjeti su one činjenice bez kojih se projekt ne može izvesti, a njihovo je ostvarenje nužnost za početak projekta (primjer: donošenje nekog zakona ili ishođenje građevinske dozvole) Pretpostavke su opisi vanjskih situacija koje su važne za uspjeh projekta, definiraju okruženje sustava i aspekte održivosti projekta, predstavljaju ono što projekt ne može kontrolirati, trebaju bit pod stalnim nadzorom projektnog tima (primjer: interes ciljne skupine održiv tokom provedbe projekta)

19. Rizici Rizici su mogućnosti negativnih vanjskih utjecaja na uspjeh provedbe projekta ili iskoristivosti njegovih rezultata / ciljeva Rizici su druga strana ogledala pretpostavki Većina aktivnosti ima pretpostavke koje ako se ne ostvare – ostvarili su se rizici U izradi projekta potrebno je napraviti analizu rizika

20. Redoslijed popunjavanja LM Opis projekta Indikatori Izvori provjere Pretpostavke 8 9 1 Opći cilj 11 10 7 2 Specifični cilj 6 12 13 3 Rezultati 5 4 sredstva troškovi Aktivnosti Preduvjeti 5

21. Logika LM Opći cilj Svrha projekta Rezultati Aktivnosti Preduvjeti

22. Logička matrica prva ! • Nije samo školski savjet… • Uvijek prvo razvijte logičku matricu • Ukoliko pristupite na taj način, kasnije ćete svakako lakše raspisati projektnu prijavu • Logička matrica živahan je dokument

23. Metode u izradi LM • Analiza dionika (stakeholders) • Analiza problema • Analiza ciljeva • Analiza strategije

24. Brainstorming i komunikacija • Analiza zapravo znači razgovor i komunikacija • Nisu potrebni nikakvi sofisticirani alati niti posebne struke i znanja • Potrebno je sve relevantne ljude posjesti za stol i razgovarati • Plod razgovora trebala bi biti makar djelomično složena logička matrica • Nakon toga potrebno je identificirati tim koji će raditi na projektnoj ideji (prijedlogu)

25. 1. korak:Analiza dionika

26. Zašto analiza dionika • Najbolji mogući uvod • Omogućuje identifikaciju interesnih skupina za projekt • Identifikacija očekivanja • Mobilizacija resursa (informacije, financije, ljudi…) • Pokazuje kako različite skupine percipiraju stvarnost • Identifikacija mogućih konflikata i rizika • Podupire pravilnu identifikaciju ciljeva • Pomoć u identifikaciji problema • Podupire pravilnu selekciju ciljnih skupina

27. Tko mogu biti dionici? • Institucije i ljudi • Lokalna / regionalna / centralna vlast • Udruge • Javne institucije • Privatna poduzeća • Obrazovne institucije • Građani, radnici, studenti • Komore • Sindikati • …

28. Ciljna skupina • Svaki projekt mora prikazati kako doprinosi rješavanju problema ciljne skupine koju je identificirao • Ciljna skupina se mora detaljno opisati u projektnoj prijavi • Korelacija problema ciljne skupine i rezultata projekta je ključna u ocjenjivanju projektnih prijedloga (relevantnost)

29. Identifikacija dionika • Interesne skupine za projekt • Tko je ciljna skupina i krajnji korisnik projekta? • Čija su iskustva i perspektive važni u projektu? • Tko će odlučivati o projektu? • Čija je aktivna podrška neophodna za uspjeh projekta? • Tko ima pravo biti uključen u projekt a kome je projekt prijetnja? • Kakvi su interesi i mogućnost utjecaja dionika?

30. Identifikacija dionika • Ključni • Neključni • Unutarnji • Vanjski • Imaju utjecaj

31. Tema radionice Ruralni turizam u regiji

32. 1. vježba - identifikacija dionika

33. Analiza dionika • Uloga, kompetencija i nadležnost • Interes i utjecaj • Rizici • Podrška

34. 2. vježba - analiza (matrica) dionika

35. Dionici: moguće uloge u projektu • Aplikant • Partneri • Suradnici (associates) • Projektni tim • Podugovaratelji • Ciljna skupina i krajnji korisnici • Ostali INTERESI !!!

36. 2. korak:Analiza problema

37. Analiza problema • Problemsko stablo je najbolji alat za analizu • Koraci: • Potrebno je nabacati niz problema koji se tiču ciljne skupine na jedno mjesto (post-its) • Treba analizirati povezanost tih problema • Treba ih posložiti prema principu uzrok – posljedica • Posložiti stablo kao cilj • Nota bene: nema jednog točnog odgovora

38. POSLJEDICE UZROCI Problemsko stablo

39. 3. vježba: analiza problema • Prodiskutirajte listu problema (8 balona) koji se tiču ruralnog turizma • Identificirajte međusobnu povezanost između problema (uzrok – posljedica) • Moguće je imati 2-4 nivoa veza • Napravite povezanost (strelice) između problema

40. Problemi

41. 3. korak:Analiza ciljeva

42. 4. vježba: analiza ciljeva • Prodiskutirajte listu ciljeva (8 balona) koji se tiču ruralnog turizma • Identificirajte međusobnu povezanost između ciljeva (uzrok – posljedica) • Utvrdite ciljeve s obzirom na svoje problemsko stablo • Napravite povezanost (strelice) između ciljeva

43. Ciljevi

44. 4. korak:Analiza strategije, odabir aktivnosti, definiranje indikatora

45. Što je analiza strategije • Nakon što ste identificirali probleme, ciljeve i dionike, vrijeme je za odluku • Potrebno je razgovarati o mogućnostima da se utječe na te ciljeve, da ih se postigne • Potrebno je odabrati strategiju koja može raditi • Obično se u projekt uđe sa jednim dijelom stabla • Svakako se treba fokusirati s projektom, a ovisi i o samom natječaju koji su na raspolaganju – koji se ciljevi projekta mogu postaviti

46. 5. vježba - odluka • Razgovarajte o svom stablu ciljeva • U slučaju većih mogućnosti, uputno je naručiti studiju izvedivosti radi odabira među opcijama • Razmislite koje ciljeve na kraju staviti u projekt • Donesite odluku!

47. Iz stabla ciljeva u logičku matricu OPĆI CILJ OPĆI CILJ SVRHA PROJEKTA REZULTAT REZULTAT REZULTAT AKTIVNOSTI AKTIVNOSTI

48. Stablo ciljeva Horizontalna logika Opći ciljevi Svrha projekta Rezultati Aktivnosti

49. 6. vježba • 2 primjera projekta • Pročitajte ciljeve i rezultate i dio aktivnosti • Razmislite o mogućim aktivnostima koji vode navedenom rezultatu i specifičnom cilju • Upišite nazive mogućih aktivnosti

50. 7. Vježba – identifikacija aktivnosti prema stablu ciljeva • Vratimo se na stablo ciljeva i odluku koju smo donijeli • Pokušajmo nabrojati aktivnosti koje će doprinijeti rezultatima koje smo popisali / odabrali • Mogući paketi aktivnosti navedeni su u najnižem redu stabla ciljeva – imenujmo pod-aktivnosti