Skráningarþáttur

1. Skráningarþáttur Febrúar 2005 Hildur Gunnlaugsdóttir, bókasafns- og upplýsingafræðingur Harpa Rós Jónsdóttir, kerfisbókasafnsfræðingur

2. Yfirlit • Skráningarþáttur • Skráningarfærsla búin til frá grunni • Skráning í færslusnið • Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá • Að yfirfara færslu / svið • Að vista færslu og sækja • Tiltekt í færslum á eigin tölvu • Að uppfæra færslu • Að loka / opna færslu • Að afrita færslu • Að búa til afsprengi • Rafræn staðsetning • Ferill færslu • Sérstafir

3. Vinnuregla • Áður en hafist er handa við nýskráningu er athugað hvort ritið hafi þegar verið skráð • Leit og Flettileit eru aðgengilegar í leitarþætti (sjá Leitarþáttur Gegnis á www.lb.is undir námsgögn) • Leit og Flettileit eru aðgengilegar í skráningarþætti (sjá Skráningarþáttur almenn kynning á lb.is undir námsgögn)

4. Skráningarþáttur • Í keyrsluumhverfi er unnið fyrir allra augum lb.gegnir.is – www.gegnir.is • Í prófunarumhverfi má gera tilraunir og æfa sig lbtest.gegnir.is – wwwtest.gegnir.is

5. Tvær aðferðir við skráningu • Skráningarfærsla búin til frá grunni: File>New record • Færslusnið sem hægt er að bæta inn í og sleppa úr sviðum eftir þörfum: File>Open template (Ctrl+A)

6. Skráningarfærsla búin til frá grunni • Úr fellivalmynd veljið File>New record • 1) Velja format þess rits sem á að skrá Velja Edit> Change records format ef breyta þarf um format

7. Skráningarfærsla búin til frá grunni • 2) Fylla út form fyrir Leader sviðið • 3) Fylla út form fyrir 008 sviðið • Tákn fyrir óútfylltan kóða (e. no attempt to code) er AltGr + <

8. Skráningarfærsla búin til frá grunni • 4) Form fyrir nýskráningu birtistOpna kóðasvið Ctrl + F (Leader 008 og 007)

9. Bæta inn sviðum – aðferð 1 • Edit New field (choose from list) (F5) Velja svið úr lista og smella á OK

10. Bæta inn sviðum – aðferð 2 • EditNew field (user defined) (F6) Auðu sviði er bætt inn í formið og skrásetjari skilgreinir sviðsnúmer og vísa

11. Bæta inn deilisviðum • Hægt er að bæta inn deilisviðum • Bendilinn verður að vera staddur í sviðinu Edit New subfield (F7) • Skrásetjari ákvarðar deilisviðstáknið • Muna hjálpina F2

12. Eyða sviðum • Bendillinn verður að vera staddur í því sviði sem á að eyða EditDelete sub-field (Ctrl+F7) til að eyða deilisviði Edit  Delete field(s) (Ctrl+F5) til að eyða sviði • Edit listinn birtur á skjá = Bendill í færslu + hægrismella á músina

13. Skráning í færslusnið • Færslusnið er eins konar “skapalón” með fyrirfram tilgreindum sviðum sem síðan eru fyllt út eftir því sem við á • Hægt er að vera með sameiginleg færslusnið sem eru aðgengileg á miðlara • Skrásetjari getur að auki búið til sitt eigið færslusnið og vistað á sinni tölvu • Skrásetjari þarf ávallt að meta í hverju tilviki hvort tiltækt færslusnið á við efni sem verið er að skrá

14. Að búa til færslusnið • Forsenda þess að búa til færslusnið er að vera með bókfræðifærslu opna sem liggja skal til grundvallar sniðinu • Veljið FileCreate template on local drive.Skrifið nafn færslusniðsins í innsláttarreitinn

15. Að búa til færslusnið • Staðfesting um að sniðið hafi verið vistað kemur upp á skjáinn • Ef breyta þarf færslusniði er það vistað á ný með því að velja FileCreate template on local drive og skrifa sama nafn aftur

16. Að sækja færslusnið • Til að sækja færslusnið skal velja FileOpen template (Ctrl+A)Listi yfir tiltæk færslusnið birtist í glugganum vinstra megin

17. Að bæta við sviðum úr færslusniði • Notað þegar unnið er við ófullkomna frumskráningu • Svið sótt í færslusnið: • Edit Expand from template (Ctrl+E) • Bætir einungis inn sviðum sem ekki eru fyrir í færslunni

18. Að eyða færslusniði • Að eyða færslusniði á eigin tölvu • My Computer • C:/AL500/Catalog/Template • Hægrismella á færslusniðið sem á að eyða • Velja Delete

19. Að sækja í höfðalista og nafnmyndaskrá • Sækja í höfðalista (e. headings) Search Search field heading of current library (F3) • Sækja í nafnmyndaskrá (e. authority files) Search Search field heading of other library (Ctrl+F3) • SearchSearch sub-field heading of currentlibrary (F4) (forlög sótt á þennan hátt)

20. Að yfirfara svið / færslu

21. Að yfirfara svið / færslu • Áður en færsla er vistuð á miðlara (e. server) er rétt að láta kerfið yfirfara hana • Að yfirfara sviðCheck field er framkvæmt með því að bendill er staðsettur í tilteknu sviði í færslu og valið er EditCheck field (Ctrl+W) • Að yfirfara færsluCheck record er framkvæmt með því að hafa færsluna opna í MARC sniði og velja EditCheck record (Ctrl+U)

22. Að yfirfara svið (Ctrl+W) • Athugað hvort notaðir eru gildir vísar og/eða deilisvið • Athugað hvort nauðsynleg deilisvið (e. mandatory sub-fields) eru til staðar • Athugað er hvort endurtekin eru deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka • Athugað hvort sviðið er í samræmi við önnur svið í færslunni

23. Að yfirfara færslu (Ctrl+U) • Athugað hvort nauðsynleg svið og deilisvið eru til staðar • Athugað hvort endurtekin eru svið og deilisvið sem ekki er heimilt að endurtaka • Athugað hvort notkun vísa stangast á • Athugað hvort verið er að bæta í höfðaskrá (headings list)

24. Að yfirfara svið / færslu

25. Að yfirfara svið • Þau svið sem þarf að lagfæra eru uppljómuð og gluggi með athugasemdum birtist • Ef athugasemdir eru rauðar er skylt að lagfæra þær • Ef athugasemdir eru grænar er um minniháttar athugasemdir að ræða og hægt að komast framhjá þeim nema ef þær eru fleiri en 40 talsins

26. Röðun sviða • EditSort record (Ctrl+M) • Raðar flestum sviðum samkvæmt sviðsnúmerum • Athugasemdasvið (5XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér • Efnissvið (6XX) og aukafærslusvið (7XX) raðast ekki – innsláttarröðin heldur sér • Svið / deilisvið án innihalds eyðast • Við vistun raðast sviðin en æskilegt er að nota skipunina Ctrl+M

27. Fix record • EditFix recordFixdocument´s punctuation • Setur greinarmerki í tiltekin svið í markfærslu • Hvaða svið?245, 260, 300 • Þurfi greinarmerki til viðbótar setur skrásetjari þau handvirkt, t.d. 245 $h[ ] • Þurfi greinarmerki í önnur svið setur skrásetjari þau handvirkt

28. Að vista færslu og sækja

29. Að vista færslu – aðferð 1 FileSave record on local drive Vista færslu á eigin tölvu • Þegar verið er að nýskrá færslu er góð vinnuregla að vista fljótlega eintak af henni á eigin tölvu (File / Save on local drive). Eftir það vistast færslan sjálfkrafa með x löngu millibili • Þannig getur starfsmaður unnið í færslu með hléum án þess þó að hún sé sýnileg öðrum þar til hún er tilbúin og vistuð á miðlara • Þess þarf þó að gæta að geyma færslu ekki of lengi á eigin tölvu þannig að annar skrásetjari gæti verið búin að vista færslu fyrir sama rit á miðlarann

30. Að vista færslu – aðferð 2 • FileSave on server and local drive Vistar færslu á eigin tölvu og biðlara • Þegar skrásetjari er að uppfæra færslu er hann því að vinna í færslunni á eigin tölvu en ekki beint í gagnagrunninn. • Að nýskráningu/breytingum loknum skal vista færslu á miðlara þannig að hún verði aðgengileg öllum. Jafnframt vistast eintak af henni á tölvu skrásetjarans. • Hafi færslan ekki verið yfirfarin (Check record / Checkfield (Ctrl+U, Ctrl+W)), sviðum raðað (Sort record (Ctrl + M)) og greinarmerkjum bætt í hana (Fix record) gerist það við vistunina.

31. Að vista færslu á miðlara • Þegar færsla er vistuð á miðlara fylgir kerfið ákveðnum reglum um hvað megi vista og af hvaða skrásetjara • A) Skrásetjari getur ekki breytt færslu annars skrásetjara sem er með hærri skráningarheimild • B) Ef fleiri en einn skrásetjari er að vinna í sömu færslu (án þess að loka henni) getur einungis sá sem sótti færsluna fyrst vistað breytingar á miðlara

32. Að vista færslu á miðlara • C) Þeim sviðum eða deilisviðum færslu sem ekki innihalda neinar upplýsingar er sjálfkrafa eytt þegar vistað er á miðlara • D) Own sviði er ætlað að ákvarða hvaða skrásetjarar hafa heimild til að breyta færslu • Bókfræðifærslur fluttar úr Gegni / Greini / Gelmi: • ÍB-færslur OWN LAEST • Færslur úr Gelmi OWN HDR • Allar aðrar færslur OWN STADF

33. Að vista færslu á miðlara • Þegar færsla er send á miðlara kemur gluggi þar sem spurt “Change cataloger level?” Veljið Continue • Hægt er að breyta númeri skráningarheimildar ef þörf krefur, en slíkt er þó undantekning.

34. Færslunúmer • Um leið og færsla er vistuð á miðlara fær hún einkvæmt færslunúmer (e. system number)

35. Staðbundið númer færslu • Í hvert sinn sem skrásetjari sækir færslu á miðlara eða vistar á miðlara á ný vistast einnig eintak af henni á hans eigin tölvu • Þegar færsla er vistuð á eigin tölvu er henni gefið staðbundið númer sem byrjar á NEW

36. Staðbundið númer færslu

37. Að opna færslu á eigin tölvu • Opna færslu vistaða á tölvu skrásetjara: FileOpen record on local drive • Í glugganum vinstra megin birtist listi með númerum staðbundinna færslna, en hægra megin færslan. Til að opna færsluna veljið Open

38. Að opna færslu á eigin tölvu

39. Tiltekt í færslum á eigin tölvu • Öðru hverju er nauðsynlegt að gera tiltekt í þeim færslum sem vistast á tölvu skrásetjara • Hægt er að eyða einstaka færslum með Delete hnappinum í glugganum sem listar færslur á eigin tölvu (FileOpen record on local drive)

40. Tiltekt í færslum á eigin tölvu • Góð vinnuregla er að endurskíra allar færslur sem skrásetjari hyggst geyma á eigin tölvu • Færslan þarf að vera opin í marksniði, veljið FileRename on Local Drive • Þannig ætti með góðri samvisku að vera hægt að framkvæma FileDelete New* Records og henda öllum öðrum færslum

41. Tiltekt í færslum á eigin tölvu • Öllum New-færslumer eytt á 30 daga fresti samkvæmt stillingu í biðlara en því má breyta • Finnið möppuna My ComputerC: drifAL500CATALOGTAB • Velja Catalog skrána sem þá á að opnast í ritvinnsluforriti • Finnið textan DeleteTempDocumentsInterval=30 • 30 fyrir aftan DeleteTempDocumentsInterval stendur fyrir 30 daga. Breytið því eftir því sem óskað er

42. Að uppfæra færslu • Ef skrásetjari sér ástæðu til að betrumbæta skráningarfærslu þarf að sækja færsluna á miðlarann • Þrjár leiðir við að sækja færslu á miðlara a) Nota Leit eða Flettileit og opna færsluna í marksniði en um leið vistast hún á tölvu skrásetjara. Notið Flettileit til að finna ISBN númer b) Velja FileLoad record from server (Ctrl+L) og slá inn færslunúmer (e. system number) c) Finna færslu eftir strikamiða í eintakaþætti, ýta yfir í skráningarþátt (Skráning Bib)

43. Að loka / opna færslu • Kerfið heimilar ekki að færsla sé vistuð á miðlara ef annar skrásetjari hefur í millitíðinni sótt hana, gert breytingar og vistað á ný • Til að koma í veg fyrir að fleiri en einn skrásetjari vinni samtímis í færslu skal loka henni tímabundið . • Meðan færsla er lokuð getur annar skrásetjari ekki vistað breytingar á henni á miðlara

44. Að vista uppfærða færslu • Þegar breytingum og/eða viðbótum á færslu er lokið skal vista hana aftur á miðlara • Við vistunina myndast svið 005 sem inniheldur upplýsingar um dag- og tímasetningu nýjustu breytinga á færslunni

45. Að loka / opna færslu • Til að loka færslu skal hún vera opin í MARC sniði og velja File Lock record • Þegar annar skrásetjari ætlar að sækja færsluna á miðlarann birtast eftirfarandi skilaboð:

46. Að loka / opna færslu • Að breytingu lokinni skal opna færsluna:FileUnlock • Færslur opnast sjálfkrafa ef þær hafa verið lokaðar lengur en klukkutíma (skilgreint fyrir gagnagrunninn í heild sinni)

47. Að afrita færslu • Hægt er að afrita færslu sem hefur verið opnuð í marksniði með því að velja: File Duplicate record (Ctrl+N) • Færslan opnast þá í nýjum glugga. Í titilstikunni er staðbundið númer (Local record number) í stað færslunúmers (System number) • Eyða öllum sviðum sem ekki eiga heima í nýju færslunni (t.d. 001 og 008) • Bæta inn nýju 008 sviði

48. Að afrita færslu

49. Að eyða færslu • Gæta þarf varfærni við að eyða færslum af miðlaranum. Ef eintak er tengt færslu eða aðfangapöntun heimilar kerfið ekki að henni sé eytt • 1) Sækið færsluna á miðlarann • 2) Veljið EditDeleteDelete record from server • 3) Gluggi birtist þar sem spurt er hvort eyða eigi tiltekinni færslu og skal staðfesta það eða afturkalla aðgerð

50. Að búa til afsprengi • EditDerive new record • Create a new analytical record – greinifærsla búin til (t.d. tímaritsgrein, bókarkafli, lag á hljómplötu) • Breyta þarf formati – Edit Change record’sformat – ef greinifærsla er fyrir tímaritsgrein (GR) eða hluta hljóðrits (MU) • Create a new record in the authority DB ... - nafnmyndafærslur