ETYKA - ROZLICZENIA Z KLIENTEM

1. ETYKA - ROZLICZENIA Z KLIENTEM SŁAWOMIR W. CIUPA

2. ROZLICZENIA FINANSOWE Z KLIENTEM • Na kodeksową regulację rozliczeń finansowych z klientem składają się: podstawowe zasady zawodowe kształtowanie wynagrodzenia /informowanie, ustalanie, realizowanie/ przedstawienie korzyści i ryzyka finansowego przechowywanie, zabezpieczanie i zarządzania środkami finansowymi dokonywanie rozliczeń finansowych prowadzenie dokumentacji finansowej

3. ZAUFANIE FINANSOWE • Stosunek do klienta musi być oparty na ZAUFANIU • ZAUFANIE ma także swój wymiar finansowy, gdyż klient nie tylko płaci za usługę oczekując w zamian jakiś korzyści (wartości), ale powierza także obronę i ochronę swoich interesów majątkowych • ZAUFANIE finansowe może się wytworzyć tylko wówczas, gdy kwestie finansowe (w tym wynagrodzenie, korzyści i ryzyka) będą klientowi znane przed podpisaniem umowy, przedstawione mu w jasny i zrozumiały sposób, ukształtowane oraz rozliczone rzetelnie, skrupulatnie i uczciwie, tak aby klient zrozumiał swoje zadania, obowiązki i ryzyka związane z korzystaniem z usługi • ZAUFANIE finansowe nie może być oparte na kłamstwie, wprowadzaniu w błąd, niedotrzymywaniu obietnic, nadmiernym rozbudzaniu oczekiwań, wykorzystywaniu łatwowierności

4. NIEZALEŻNOŚĆ FINANSOWA NIEZALEŻNOŚĆ finansowa to: NAKAZ: - zachowania wolności od wszelkich wpływów, w szczególności wynikających z osobistych interesów, nacisków zewnętrznych, ograniczeń, nakłaniania, gróźb, ingerencji, poleceń, wskazówek, w tym o charakterze finansowym ZAKAZ: - uzależniania się od klienta, w szczególności przyjmowania korzyści, zaciągania zobowiązań finansowych

5. TAJEMNICA FINANSOWA TAJEMNICA finansowa to: NAKAZ zachowania w tajemnicy wszystkiego o czym radca prawny dowiedział się w związku z wykonywaniem czynności zawodowych (przy tej okazji ?) ZAKAZ ujawnienia informacji finansowych oraz skorzystanie z nich we własnym interesie WYJĄTEK – zwolnienie z obowiązku jeżeli pomoc prawna ułatwiałaby popełnienie przestępstwa (tzw. donos obywatelski), przyczyniałby się do prania brudnych pieniędzy, jeżeli jest to konieczne dla dobra wymiaru sprawiedliwości w postępowaniu karnym na żądanie sądu

6. FINANSOWY KONFLIKT INTERESÓW Finansowy konflikt interesów powstaje wówczas, gdy: występuje materialne zainteresowanie w wyniku sprawy wiedza o sprawach finansowych klienta mogłaby dać jakiekolwiek korzyści innemu klientowi brak jest możliwości udzielenia pełnej i rzetelnej porady bez ujawniania spraw finansowych klienta lub klientów występują zależności finansowe w stosunku do klienta lub klientów

7. PODSTAWOWE POJĘCIA WYNAGRODZENIE = HONARARIUM + WYDATKI HONORARIUM = UMÓWIONA ZAPŁATA ZA WYKONANIE UMOWY NALEŻNA RADCY PRAWNEMU WYDATKI = WSZELKIE KOSZTY, OPŁATY I INNE CIĘŻARY ZWIĄZANE Z WYKONYWANIEM UMOWY OBCIĄŻAJĄCE KLIENTA WYNIK FINANSOWY = KORZYŚCI + RYZYKA FINANSOWE ZABEZPIECZENIE RYZYKA FINANSOWEGO = UBEZPIECZENIE OC

8. INFORMOWANIE OWYNAGRODZENIU W związku z informowaniem o usługach i pozyskiwaniem klienta: - można informować klienta o zasadach kształtowania wynagrodzenia, a nawet o jego wysokości (np. wydatków) w konkretnych sprawach - w przypadku, gdy klienta nie stać na zapłatę wynagrodzenia powinno się poinformować go o możliwości ubiegania się o zwolnienie z kosztów sądowych i/lub nieodpłatną pomoc prawną z urzędu - informowanie o wynagrodzeniu nie może być sprzeczne z prawem lub z dobrymi obyczajami (np. proponowanie rażąco wysokiego lub niskiego wynagrodzenia), niezgodne z rzeczywistością lub wprowadzające w błąd (np. „najtańsze usługi w mieście”), sprzeczne z godnością zawodu (np. wykorzystanie łatwowierności), ograniczające swobodę wyboru (np. nierzetelne obietnice lub gwarancje finansowe) - zakazane jest wynagradzanie usług płatnego pośrednictwa

9. USTALANIE WYNAGRODZENIA WYNAGRODZENIE winno: - być ustalone z klientem w umowie i mu ujawnione w sposób jasny i dla niego zrozumiały (chyba że jest ustalone w przepisach prawa np. koszty zastępstwa procesowego) przy przyjmowaniu zlecenia, a najpóźniej przed rozpoczęciem wykonywania zlecenia (chyba że mamy do czynienia ze stałym klientem znającym zasady wynagrodzenia) - obejmować zasady jego kształtowania (honorarium) lub ponoszenia (wydatki, brak obowiązku ich ponoszenia za klienta, skutki braku uregulowania), wysokość (lub sposób jej określania, w tym szacunkowe wydatki tzw. ryzyko procesowe) oraz zasady i sposób płatności, a co najmniej zasady wynagrodzenia i sposób obliczania wysokości - być ustalone co do postaci (całkowite, częściowe, zaliczkowane) lub formy (godzinowe, ryczałtowe itd.)

10. USTALANIE HONORARIUM Wysokość HONORARIUM winna uwzględniać: - charakter i rodzaj sprawy oraz optymalny dla klienta sposób jej rozwiązania - stopień typowości, skomplikowania sprawy oraz konieczny nakład pracy - miejsce i okoliczności świadczenia usługi (np. warunki rynkowe) - wymaganą wiedzę, kwalifikacje, doświadczenie i umiejętności - renomę i reputację - znaczenie sprawy dla klienta lub szczególne warunki wymagane lub oczekiwane przez klienta (np. co do pilności sprawy) - wartość przedmiotu sprawy lub uzyskane przez klienta korzyści czy oszczędności - utratę lub ograniczenie możliwości pozyskania innych klientów - długotrwałość relacji z klientem

11. USTALENIE WYNAGRODZENIA Formy WYNAGRODZENIA: • WYNAGRODZENIE STAŁE / RYCZAŁTOWE (rzetelne oszacowanie i przewidzenie nakładu pracy, trudności i skomplikowania sprawy, ryzyko finansowe dla obu stron) • WYNAGRODZENIE GODZINOWE (kompensata rzetelnie wykonanego nakładu pracy niezbędnego do załatwienia sprawy, uczciwy pomiar i wyliczenie czasu pracy, wyższa efektywność lub wydajność uzasadnia podwyższenie stawki godzinowej, ryzyko finansowe dla klienta) • WYNAGRODZENIE WARUNKOWE (ZA WYNIK lub ZALEŻNE OD WARTOŚCI SPRAWY DLA KLIENTA) – stosowane tylko za zgodą klienta jeżeli inne formy nie są wskazane lub bardziej optymalne dla klienta oraz po poinformowaniu klienta o ryzyku, dyskusyjne czy może być stosowane w sprawach karnych i rodzinnych, tam gdzie nie da się precyzyjnie ustalić wyniku lub dokonać pomiaru jego osiągnięcia )

12. WYDATKI WYDATKAMI są tylko takie koszty, które są wyraźnie związane ze sprawą klienta i zostały poniesione w jego interesie lub te, które musi ponieść w związku z przegraniem procesu (koszty sądowe, koszty zastępstwa, opłaty, podatki, cła, koszty stawiennictwa, opłaty i prowizje bankowe za konto powiernicze klienta itd.) WYDATKI za usługi zewnętrzne winny być naliczane zgodnie z faktycznie poniesionymi na nie kosztami bez doliczania marży czy prowizji (dolicza się ew. podatki), a uzyskane pomniejszenia WYDATKÓW (rabaty, skonta, premie itd.) winny być przekazane klientowi WYDATKI za usługi kancelarii mogą obejmować tylko koszty świadczonych bezpośrednio na rzecz klienta (np. komunikacja z klientem, kopiowanie, przesyłki, długotrwałe przechowywanie akt itd.) WYDATKI nie obejmują kosztów prowadzenia działalności Kancelarii

13. WYDATKI Klienta należy poinformować jakie wydatki będą lub mogą być związane z prowadzeniem sprawy i ponoszone na jego koszt zgodnie z zasadą racjonalnego ich oszacowania Nie ma obowiązku ponoszenia WYDATKÓW za klienta, a klient ma obowiązek zwrotu wydatków poniesionych w związku z należytym prowadzeniem sprawy Nie ma odpowiedzialności za nieuiszczone przez klienta WYDATKI, o ile uprzednio klient został wezwany do ich uiszczenia oraz poinformowany o skutku niezastosowania się do wezwania

14. REALIZACJA WYNAGRODZENIA • ZAKAZANE jest: • wstrzymanie się wykonania czynności z powodu nieotrzymania wynagrodzenia lub jego części • uzależnianie wydania klientowi na jego wniosek i po zakończeniu sprawy dokumentów i pism otrzymanych z sądu lub innego organu od zapłaty przez klienta należności • dzielenie się wynagrodzeniem z osobą, która nie uczestniczyła w realizacji zlecenia • pozbawianie innego radcy prawnego należnego mu wynagrodzenia od klienta • NAKAZNE jest: • rozliczenie należnego wynagrodzenia z innym radcą prawnym (poprzednik lub następca) od którego przejęło się sprawę • poinformowanie klienta, że część wynagrodzenia należy się innemu radcy prawnemu

15. DYLEMATY Czy żądanie honorarium z góry jest nieetyczne ? Jakie honorarium jest rażąco wygórowane? Czy honoraria rażąco niskie lub rezygnacja z honorarium mogą być nieetyczne ? Polityka cenowa i motywacyjna (rabaty, bonusy, premie, programy lojalnościowe, systemy motywacyjne itd.), a etyka Czy wojny i porównania cenowe są etyczne ? Czy można zbyć przysługujące wobec klienta lub Skarbu Państwa wierzytelności z tytułu wynagrodzenia ?

16. KORZYŚCI I RYZYKAFINANSOWE Powinieneś wstępnie realnie, rzetelnie i racjonalnie oszacować spodziewane przez klienta korzyści finansowe ze sprawy i przedstawić wstępny wynik szacunku klientowi, a także ujawnić mu ewentualne i możliwe do uzyskania korzyści finansowe, których nie oczekiwał (powinieneś także aktualizować te szacunki) Nie możesz składać nierzetelnych obietnic lub gwarancji dotyczących wyniku finansowego sprawy lub bez pokrycia w rzeczywistości Powinieneś wstępnie realnie, rzetelnie i racjonalnie oszacować ryzyka finansowe związane ze sprawą i przedstawić wstępny wynik szacunku klientowi Na żądanie klienta masz obowiązek poinformowania go o zabezpieczeniu ryzyka finansowego (ubezpieczenie OC)

17. ŚRODKI FINANSOWE Środki klienta winny być wyraźnie wyodrębnione od środków kancelarii, w tym jeżeli to uzasadnione na odrębnych rachunkach Środki klienta winny być przechowywane w bezpiecznym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu, najlepiej uzgodnionym z klientem Środki klienta winny być do jego dyspozycji i wypłacane tylko klientowi, chyba że uzgodniono inaczej lub mogą być zgodnie z prawem wypłacone prawnikowi lub innej osobie Korzyści z przechowywania lub lokowania środków klienta przypadają klientowi, a koszty tych operacji obciążają klienta Wydatki prawnika zwracane przez klienta należą do środków prawnika Ze środków klienta prawnik może transferować do środków prawnika kwoty zaakceptowane przez klienta lub kwoty mu należne (wymagalne) na podstawie umowy, orzeczenia sądowego lub w innym przypadku, jeżeli jest to zgodne z prawem

18. ROZLICZENIA FINANSOWE Jesteś zobowiązany do szczególnej skrupulatności w rozliczeniach z klientem Na żądanie klienta lub po zakończeniu sprawy należy rozliczyć wszelkie jego środki będące w posiadaniu prawnika oraz wydać środki należne klientowi Masz obowiązek prowadzenia pełnej i rzetelnej dokumentacji, dostępnej na każde żądanie klienta, obrazującej wszelkie dokonywane operacje na środkach klienta Zakazane jest bez zgody klienta prowadzenie egzekucji wynagrodzenia z należności zasądzonych klientowi Na zakończenie zlecenia musisz dokonać rozliczenia z klientem honorarium i wydatków, a także wydać uzyskane dla niego w związku z prowadzeniem sprawy korzyści

19. ZAKOŃCZENIE ZLECENIA Możesz WYPOWIEDZIEĆ zlecenie w razie: - niezapłacenia przez klienta ustalonego wynagrodzenia - nieuiszczenia przez klienta należnych opłat lub wydatków, o ile był wzywany do ich uiszczenia i informowany o skutkach - gdy uzyskasz wiarygodną informację, że sprawę prowadzi inny prawnik i należy mu się z tego tytułu wynagrodzenie, a klient przy udzielaniu zlecenia wprowadził cię w błąd

20. DOKUMENTACJA FINANSOWA ZLECENIA DOKUMENTACJA FINANSOWA obejmuje: - umowę z klientem wraz z ustaleniem wynagrodzenia (co najmniej zasad i sposobu jego ustalania) - dokumenty finansowe (wezwania do uiszczenia wydatków, dowody źródłowe poniesienia wydatków, faktury i rachunki, wezwania do uiszczenia honorarium) - dokumenty rozliczeniowe (billing, kosztorysy lub inne kalkulacje, budżety) - dokumenty depozytowe (dokumenty bankowe, dowody i potwierdzenia depozytowe)

21. DOKUMENTACJA FINANSOWA Musisz wydać klientowi i na jego wniosek DOKUMENTAJCĘ FINANSOWĄ po jego zakończeniu tj. dokumenty otrzymane od klienta oraz dokumenty i pisma otrzymane od sądu lub innego organu Nie musisz wydać klientowi całej DOKUMENTACJI FINANSOWEJ (akt podręcznych), rejestru spraw, billingu (o ile nie zależy od tego wysokość wynagrodzenia), dokumentacji z realizacji szczególnych obowiązków nałożonych na prawnika Możesz zatrzymać w archiwum DOKUMETACJĘ FINANSOWĄ własną, a także kopie innej DOKUMENTACJI FINANSOWEJ w zakresie koniecznym dla wykonania obowiązków nałożonych przepisami prawa Masz obowiązek przechowywania DOKUMENTCJI FINANSOWEJ, aż do upływu terminu przedawnienia roszczeń Czy można żądać od klienta pokrycia wydatków związanych z wydaniem DOKUMENTACJI (np. kopiowania, przesyłania) ?