Competentiemanagement bij de Vlaamse overheid

1. Competentiemanagement bij de Vlaamse overheid Marleen Roggeman Ministerie van de Vlaamse gemeenschap 17 juni 2003

2. Competentiemanagement “avant la lettre” in MVG • Sinds begin jaren ‘90 • Cyclus prestatiemanagement • Wat te bereiken : resultaatgebieden • Hoe te bereiken : functioneringscriteria (vaktechnische en gedragscompetenties) • 45-tal functiefamilies als basis • Interne selectie voor afdelingshoofden en DG’s • Interne mobiliteit tussen departementen

3. Beter bestuurlijk beleid • Herverkaveling Vlaamse overheid : van 1 MVG + 5 WI’s + 40-tal VOI’s 13 homogene beleidsdomeinen (departement en verzelfstandigde agentschappen ) • Responsabilisering en deregulering • Politiek primaat • Beleidsafstemming • Afslanking kabinetten • Nieuwe rol voor hoofden van departementen en agentschappen

4. Doelstelling competentiemanagement VO • Uitgangspunten VR : • Competenties centraal in alle HR-processen • Gemeenschappelijke taal op vlak van competenties voor de VO • Ondersteunen van gemeenschappelijke waarden en corporate identity

5. Programma competentiemanagement • Ontwikkelen van gemeenschappelijk instrumentarium • competentiewoordenboek • handleiding : gemeenschappelijke principes bij het hanteren van competenties in de verschillende HR-processen • toekomst : functiegebouw met competenties • Vraaggestuurde projecten

6. Aanpak competentiewoordenboek • Bestaande modellen in de Vlaamse overheid • Expertise externe partners • Buitenlandse voorbeelden overheid (vooral ABD Nederland) • Discussie werkgroep HR-deskundigen VO

7. Competentiewoordenboek • lexicon van alle gedragscompetenties Vlaamse Overheid (31) • competenties gegroepeerd in clusters • alle competenties worden gedefinieerd en geïllustreerd met gedragsindicatoren • 4 waardegebonden competenties die gelden voor de gehele Vlaamse overheid (vanuit project top) • per competentie 3 niveaus met een set concrete meetindicatoren (specifieerbaar)/waardegebonden competenties hebben 4 niveaus

8. Project nieuwe topfuncties • Uitklaren nieuwe rol en verantwoordelijkheden van hoofd van departement en agentschap • Vereiste kritische competenties om die rol in te vullen • In kader van BBB, beheersovereenkomsten, mandaten, mobiliteit

9. Aanpak topfuncties • Studie documenten BBB • Groepsdiscussies met afdelingshoofden • Interviews met leidend ambtenaren MVG en VOI’s en kabinetsmedewerkers • Panel leidend ambtenaren • Bespreking insteek seminarie leidend ambtenaren • Ambtelijke validatie in panel leidend ambtenaren en trekkers BBB op politiek niveau • Validatie VR?

10. Functiebeschrijving top • Beleidsvoorbereiding • Participatie aan de beleidsraad • Opdracht, lange en korte termijnplanning • Beleidsuitvoering • Monitoring en bijsturing van de beleidsuitvoering • Leidinggeven (personeelsbeleid) • externe communicatie en relaties • Samenwerking tussen entiteiten binnen en buiten beleidsdomein • Samenwerking met de bestuursorganen (EVA)

11. Generiek profiel top • Waardegebonden competenties (4) • Klantgerichtheid : met het oog op het dienen van het algemeen belang, de legitieme behoeften van verschillende soorten klanten onderkennen en er adequaat op reageren • Betrouwbaarheid : handelen vanuit de principes van integriteit,zorgvuldigheid,objectiviteit,gelijke behandeling,correctheid en transparantie. Afspraken nakomen en verantwoordelijkheid opnemen.

12. Generiek profiel top • Samenwerken : een bijdrage leveren aan een gezamenlijk resultaat(team,entiteit of organisatie) ook wanneer dit niet onmiddellijk van persoonlijk belang is • Voortdurend verbeteren : voortdurend verbeteren van de werking door gericht te zijn op resultaat en kwaliteit, bereidheid tot voortdurend leren en openstaan voor verandering

13. Klantgerichtheid • Vereist niveau voor top : niveau 4Zorgt in het belang van de gemeenschap voor een klantgerichte benadering in de organisatie • zet systemen op om kwaliteit te garanderen • peilt op systematische wijze naar noden van de klant • houdt in beslissingen en acties naar klanten toe het algemeen belang voor ogen …. • Andere niveaus : • N3 :onderzoekt actief wensen en noden van klanten • N2 : waarborgt een kwaliteitsvolle dienstverlening • N1 : is servicegericht

14. Generiek profiel top • Gedragscompetenties(6) • Conceptueel denken (visie) • Overtuigingskracht • Besluitvaardigheid • 360° inlevingsvermogen • Richting geven • Delegeren

15. Generiek profiel top • Vaktechnische competenties : kennis van management in een overheidscontext • processen rond financiën en begroting en hun relatie met managementinformatie • inzicht in personeelsmanagement als instrument om bij te dragen aan de strategische opties • inzicht in strategische mogelijkheden en beperkingen van ICT

16. Generiek profiel top • regelgeving managen en efficiënt inzetten als instrument om doelen VR te realiseren • inzicht in besluitvormingsprocessen overheid • in staat zijn een beleid te voeren waarin diversiteit als troef wordt beschouwd • Naast generiek profiel (waardegebonden, gedragscompetenties, vaktechnische competenties) is er ruimte voor het toevoegen van functiespecifieke vaktechnische competenties

17. conceptueel denken impact teamleiderschap resultaatgerichtheid samenwerken met anderen politieke feeling communicatie-openheid organisatiebetrokkenheid klantgerichtheid betrouwbaarheid voortdurend verbeteren besluitvaardigheid 360°inlevingsvermogen delegeren richting geven samenwerken conceptueel denken(visie) overtuigingskracht Huidig profiel MVG-toekomstig profiel VO

18. Klantgerichtheid N4 betrouwbaarheid N4-3 voortdurend verbeteren N4 samenwerken N4-3 besluitvaardigheid N3-N2 360°inlevingsvermogen N3 delegeren N3-N2 richting geven N3-N2 conceptueel denken(visie) N3-2 overtuigingskracht 3-2 klantgerichtheid N4 betrouwbaarheid N3 voortdurend verbeteren N3 samenwerken N4-3 besluitvaardigheid N2 360°inlevingsvermogen N2 richting geven N2 ontwikkelen van anderen N2 analytisch denken N2 synthetisch denken N3 overtuigingskracht N2 Vergelijking top -middenkader

19. Gebruik van competentiekaders • Band met missie, visie,waarden (waardegebonden competenties) • Opstellen vereiste profielen (vb personeelsplan) • Selectie (werving- promotie-mobiliteit) • Functioneringsevaluatie • Ontwikkeling • Verloning (?)

20. Huidig gebruik topmanagement • Planning en evaluatie  interactie tussen het politieke en administratieve niveau • functiebeschrijving • competenties • doelstellingen (resultaatgericht en ontwikkelingsgericht) • Evaluatie topdown(minister), zelf en medewerkersevt. managementtoelage • Ontwikkeling • Selectie

21. Effecten? • gemeenschappelijke taal vergemakkelijkt de communicatie • transparantie vergroot • billijkheid en geloofwaardigheid kan stijgen • integratie