Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 6 – Teil 1 (22.06.2009): Projektreviews Projektabschluss (mit MS Project) Projektinkasso SS 2009

2. Agenda • Projektreviews, Projektabschluss (mit MS Project) und Projektinkasso • Aufgabe 5: Berichte der Projektleiter der Teams 2 und 4 • Projektorganisation • Vortrag 5: Kennzahlensysteme im Projektmanagement • Projektkommunikationsmanagement • Projektmarketing

3. 20.04. 04.05. 18.5. 25.5. 25.5. 8.6 15.6. 22.6. 6.7. 13.7. V1 V2 Aufgabe 1 V3 Aufgabe 2 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ V4 Aufgabe 3 V5 Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp V6 Aufgabe 5 V7 Abgabe P.-Doku Aufgabe 6 Abschluss- Präsentation Projektdokumentation Termine 2009 (Stand: 22.06.2009) Vorträge können auch auf Englisch gehalten werden x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema AP: Abschluss-Präsentation

4. Hinweis: Gastvortrag am 06.07.2009 Stefan Scheider, Deutsche Bank Research: „Projektwirtschaft 2020" Beginn: 17:00 im Turing-Hörsaal Der Vortrag ist für die Hörer der Vorlesung „PPM“ sowie Vortrag des Informatik-Kolloquiums im SS 2009 sowie Vortrag der Regionalgruppe Würzburg/Schweinfurt der Gesellschaft für Projektmanagement (GPM) Weitere Gäste sind herzlich willkommen

5. Weiterer Gastvortrag am 6.7.2009 Bendict Gross, München: „Agiles Projektmanagement" ca. 30 Minuten im Rahmen der nächsten Vorlesung (6.7.2009)

6. Feedback zur Aufgabe 5 • Projektprototypen wurden am 15.6. abgenommen • Projektarbeiten haben insgesamt ein hohes Niveau • Empfehlung: Konkretere Status-Berichte • Abgeschlossen • In Arbeit • Noch nicht begonnen • Probleme / Planabweichungen • Erfahrungen in der Projektarbeit und mit MS Project sollen sich immer auf die aktuelle Aufgabe beziehen • Bei Problemen oder Fragen bitte sofort Kontakt mit Dozenten und Assistenten aufnehmen

7. Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value Leistungswert (EV, earned value) • Betrag (€) für die bisher erbrachten Leistungen, der unter Annahme der geplanten Kosten angefallen wären • EV ist also identisch mit den Soll-Kosten bereits abgeschlossener Arbeit • Beispiel • Haus soll gestrichen werden. • Geplant: Arbeit = 5 Tage, Kosten = 1.000 € (200 €/Tag) • Nach 2 Tagen sind bereits 3/5 des Hauses gestrichen: • EV (2) = 3/5 * 1.000 € = 600 € • PC (2) = 2/5 * 1.000 € = 400 € (Plankosten) • b) Nach 3 Tagen sind erst 2/5 des Hauses gestrichen: • EV (3) = 2/5 * 1.000 € = 400 € • PC (3) = 3/5 * 1.000 € = 600 € (Plankosten)

8. Nachtrag zur letzten Vorlesung: Earned Value EV x PC Planabweichung (SV) = Leistungswert (EV) – Plankosten (PC)

9. Projektreviews • Nachbetrachtung einer wichtigen abgeschlossenen Projektphase: „Standortbestimmung“ • Reviewteam; kann ggf. von einem Externen geleitet werden • Analyse der erreichten Ergebnisse • Bewertung des bisherigen Projektverlaufs • Diskussion von Problemen/Schwachstellen • Lernen für den weiteren Projektverlauf • Was war besonders gut und sollte verstärkt werden? • Was lief nicht so gut und muss verändert werden?Ermittlung von Verbesserungsbedarf • Ergebnis: Review-Bericht • Projektreviews sind ein wesentlicher Bestandteil des Projekt-Qualitätsmanagements

10. Praxis: Projektreviews im Rahmen des Projektes NIMBUS 1. Bewertungen durch das Projektteam (Web-Befragung) • Projektleitung und –prozesse • Individuelles Projektbild • Stimmungsbarometer • Listen • Was läuft besonders gut und sollte ausgebaut werden? • Welche Mängel werden gesehen? • Optimierungsvorschläge für den weiteren Projektverlauf 2. Projektreviews durch das Kernteam; Auswertung der Projektmitarbeiter-Befragung 3. Maßnahmen (Konsequenzen) für den weiteren Projektverlauf identifizieren und festlegen 4. Maßnahmen umsetzen und Wirksamkeit controllen

11. Review: Projektteam (1)

12. Review: Projektteam (2)

13. Review: Projektteam (3)

14. Review: Projektteam (4)

15. Projektverlauf: Phasenkonzept • Projekt läuft in mehreren Phasen ab • Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führung Ab- schluss Projekt-Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

16. Projektabschluss: Inhalte Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projektes • Formaler Projektabschluss • Projektabnahme durch den Auftraggeber,Entlastung der Projektleitung • Projektabschluss-Workshop • Übergabe der Projektergebnisse an die Linie • Freigabe der Projektmitglieder und –ressourcen,Auflösung der Projektorganisation • Einholung von Kundenfeedback • Erstellung und Veröffentlichung des Projektabschlussberichtes • Erfahrungssicherung • Analyse Projektverlauf & Projektergebnisse • Erfahrungssicherung für Folgeprojekte Lessons learned

17. Projektabschluss-Dokumentation • Produkt-Dokumentation (z.B. Betriebshandbuch, Benutzeranleitung) • Teil der Projektabnahme • Prüfung auf Verständlichkeit und Vollständigkeit • Projektabschlussbericht / Projektbericht • Zusammenfassung des Projektverlaufs (Ausgangslage, Vorgehensweise) • Darstellung der Projektergebnisse: erbrachteLeistungen, Termine, Kosten, Erfahrungen,Projektfortführung in der Line Abschluss- bericht • Projektdokumentation • Strukturierte Ablage von Beginn an erforderlich • „Überholte“ Dokumente am Projektende ausmisten • Archivierung aller wichtigen Unterlagen (Haftung!)

18. Projektabnahmeverfahren • Abnahmeverfahren • Festlegung des Verfahrens und der Kriterien zu Beginn des Projektes! • Durchführung in der Projektabschlussphase • Alternativen • Empfehlung: Projektbegleitende, schrittweise Abnahme • „Big Bang“-Abnahme lässt sich aber häufig nicht vermeiden • Projektleiter: übergibt formal die Ergebnisse (Produkte) an den Auftraggeber • Auftraggeber: • Verantwortung für Aufbau und Betrieb der Testumgebung • Verantwortung für Testfälle und -daten • Prüfung, ob Projektziele erreicht wurden

19. Abnahmetest Kein Projektabschluss Ohne formale Abnahme • Üblich bei Softwareprojekten • Überprüfungen zur Anwendung • Installation und Tests in Testumgebung _ Plausibilität der Ergebnisse • Vollständigkeit der Funktionalität • Erfolgreiche Massentests (möglichst mit Echtdaten) • Gutes Performanceverhalten (Antwortzeiten, Verarbeitungszeiten) bei realistischen Datenmengen • Störungsfreien Wiederanlaufs nach Abbruch • Vollständigkeit der Dokumentation • Auftraggeber ist verantwortlich • Aufbau der Testumgebung • Bereitstellung von Testfällen/-daten • Anwender, die Funktions- und Massentests durchführen §§ Verantwortung PL AG

20. Ressourcen-Freigabe und Auflösung der Projektorganisation • Ressourcen: Mitarbeiter, Räume, Rechner etc. • sind nur für einen bestimmten Zeitraum bereitgestellt • müssen wieder freigegeben werden • ggf. Verträge für Räume, Geräte usw. kündigen • Zielkonflikt beim Projektende • Erfahrenes Team muss das Projekt erfolgreich zu Ende führen • Projektmitarbeiter wollen Sicherheit und orientieren sich auf Rückkehr in die Linie bzw. auf neue interessante Aufgaben • Projektleiter besonders gefordert • Projektende und Auflösung des Teams gemeinsam planen Faktor "Mensch" beachten!

21. Lessons Learned • Ziel: Erfahrungssicherung • Zeitpunkt ist günstig • Erfahrungen sind noch „frisch“ • „Lessons Learned“: Essentielle Erfahrungen für neue Projekte sammeln, auswerten und sichern • Optimierung: Projektmanagementprozesse, Templates / Checklisten • Aktivitäten • Was war besonders gut und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? • Welche Planänderungen gab es und was waren die Ursachen? • Welche Checklisten / Templates sind zu ergänzen? • Was sollte bei einem ähnlichen neuen Projekt anders gemacht werden?

22. Projektabschluss-Workshop (Kickout) • Kritische Bewertung und Würdigung • Zusammenarbeit Projektteam, Projektleitung • Projektergebnis • Projektverlauf • Identifikation von Restaufgaben und Regelung für deren Erledigung • Gemeinsame Analyse der aufgetretenen Schwierigkeiten und Planabweichungen • „Feedback-Abfrage“ der Projektmitarbeiter zum Projekt (Ergebnisse und Verlauf) • Kickout mit Abschluss-Event

23. Projektabschluss-Präsentation • Zielgruppe: Auftraggeber / Lenkungsausschuß • Primäres Ziel: Projektabnahme • Inhalt der Präsentation • Darstellung: Ergebnisse – Ziele • Zusätzlicher Nutzen (Erfolge) des Projektes • Durchgeführte Arbeiten (nur im groben Überblick) • Stellenwert der Präsentation • Sehr hoch • Konsequenz • Intensive Vorbereitung • Abstimmung der Präsentation mit den Teammitgliedern

24. Praxis-Beispiel: Projektabschlussphase • Workshops (mehrere) zur Übergabe der Projektergebnisse in die Linie • Abschlussworkshopmit Erfahrungssicherung des Projektteams (separater Foliensatz) • Abschlusspräsentationund Projektabnahme im Lenkungsausschuss (separater Foliensatz)

25. Praxis-Beispiel: Überführung des Projektes NIMBUS an kubus IT (Workshop vom 23.01.08) Workshopziele Sicherstellung eines reibungslosen Übergangs von der Projektverantwortung in die Linienverantwortung Identifikation offener Themen, die in der Linie weiterbearbeitet werden müssen Erwartete Ergebnisse To-Do-Liste für die Aufgabenübergabe Liste offener Themen Agenda Vorstellung NIMBUS: Ziele, Organisation, Ergebnis-Status (Dr. Wehnes) Status der Teilprojekte und Themen für die Übergabe Anwendungen (Z.) Arbeitsplatzsysteme (S.) Datennetz (Ri.) Qualifizierung, Dokumentation, Kommunikation (Rö.) Server (F.) Support (H.) Systemmanagement (M.) NIMBUS-Tools (W.) Fragen, Diskussion und Abstimmung(en) zu offenen Themen Gruppenarbeiten: Aufgaben definieren, zuordnen und terminieren (To-Do-Liste) Plenum: Präsentation und Diskussion der Gruppenergebnisse

26. Praxis-BeispielProjektabschluss-Workshop: Ziele Gegenüberstellung Was waren die Projektziele? Was haben wir erreicht? Projektnachbetrachtung: Sichern der Projekterfahrungen für Folgeprojekte Was ist besonders gut gelaufen und sollte für Folgeprojekte übernommen werden? Was ist weniger gut gelaufen und sollte bei Folgeprojekten anders gemacht werden? Identifikation von Restaufgaben Klärung offener Fragen Überführung des Projektes in die Linie Würdigung der Leistungen der ProjektmitarbeiterInnen

27. Praxis-BeispielProjektabschluss-Workshop: Agenda I. Projektergebnisse (Präsentationen; je 8-10 Minuten) (13 – 15:15 Uhr) Projektleitung (Harald W., Emeran P.) Projektcontrolling (Emeran P.) TP Anwendungen (Harald Z.) TP Arbeitsplatzsysteme (Christian S.) TP Datennetz und Netzwerküberwachung (Robert H.) TP Qualifizierung (Bernhard R.) TP Server (Jörg F.) und Beleglesung (Uwe F.) TP Support (Rainer H./ Emeran P.) TP Systemmanagement (Hubert M.) Rollout im Überblick (Manfred S.) II. Organisatorisches 15:30 – 16:00 Uhr III. Projektnachbetrachtung (1. in den Teilprojektteams; 2. im Plenum) (16:00/ 16:30/ 17:30) Was lief besonders gut im Projekt/Teilprojekt? Was lief nicht so gut im Projekt/Teilprojekt und sollte bei Folgeprojekten anders/besser gemacht werden? Welche Projektergebnisse sind besonders exzellent? Welche offenen Punkte gibt es? IV. Überführung von NIMBUS in die Linie (Ergebnisse vom 23./24.1.2008) (18:00 – 18:30) ab 19:00 Feierstunde zur Würdigung der exzellenten Projektarbeit mit Büffet und Kabarett „Kaiserschmarrn“

28. Praxis-Beispiel:Projektabnahme durch Lenkungsausschuss 080404_LA_5 Agenda 1. Projektablauf (Gesamtüberblick) 2. Gegenüberstellung Ziele / Zielerreichung 3. Projektcontrolling 4. Kosteneinsparungen und Nutzengewinn 5. Innovationen in NIMBUS 6. Lessons learned 7. Benchmark mit prämiertem Vergleichsprojekt 8. Abnahme des Projektes 9. Bewerbung „Project Excellence Award 2008“

29. Praxis-Beispiel: Lessons Learned Besondere NIMBUS-Erfahrungen für Folgeprojekte und Linienarbeit Professionelles Projektmanagement (Stakeholder-, Kommunikations-, Qualitäts-, Risikomanagement usw.) sorgt für klares ergebnisorientiertes Vorgehen Sehr gute Kommunikation und partnerschaftlicher Umgang der Projektteams fördert den Projekterfolg Neue Kommunikationsplattform Projektportal (Informations- und Dokumentenmanagement) mittels Sharepoint hat sich sehr bewährt Feedbackmanagement (Anwenderbewertung, Projektmitarbeiter bewerten Projektleitung und Projektmanagementprozesse) zeigt Schwachstellen und Handlungsbedarf auf Eine frühzeitige aufgabenbezogene Qualifizierung der Mitarbeiter ist essenziell Der TOP „Problem of the day“ hat sich als Besprechungsschwerpunkt für Statusmeetings sehr bewährt 080404_LA_5 Weitergabe der Erfahrungen durch • Projektleitermeetings • PM-Qualifizierungskonzept (FKE, AOK-BW, Weiterbildungsprogramm) • Projektmanagement-Portal-Ergänzungen (Vorlagen, Muster-Beispiele) • Vorlesung „PM“, Uni Würzburg • Vorträge

30. Projektabschluss mit MS Project

31. Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Projektinkasso • Häufige Situation: Projekterfolg tritt erst mit zeitlicher Verzögerung zum Projektendtermin ein Projekt- inkasso ca. 1 Jahr Ist der erwartete (prognostizierte) Nutzen - in der geplanten Höhe - wirklich eingetreten? • Vorgehen • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (Kosten vs. Nutzen) mit aktuellen Daten durchführen (z.B. Auftraggeber oder Linienverantwortlicher mit Zentralem Projektbüro / Projektleiter) • Ggf. Maßnahmen erarbeiten, um Nachhaltigkeit des Projekterfolgs zu sichern • Bericht/ Entscheidung an Auftraggeber / LA / Steuerkreis • Erfahrungssicherung für Folgeprojekte

32. Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 sind eine Risikobetrachtung und die Projektsteuerung durchzuführen: • Erstellen Sie eine Tabelle mit 8 Projektrisiken ihres Projektes und führen Sie eine Risiko-Analyse und -Bewertung durch • Erstellen Sie zu den drei größten Risiken einen Maßnahmenplan mit Handlungsalternativen • Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen gegenüber der Vorwoche sind jeweils zu kommentieren. • Führen Sie eine Projektüberwachung mit MS Project (Fortschrittslinie) durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp Präsentation der Projektleiter der Teams 2 und 4 in der nächsten Vorlesung Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem Jour Fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Der Projektbericht ist fortzuschreiben. Projektleiter-Berichte: Teams 2 und 4