Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 3 – Teil 1 (22.05.2006): Projektplanung 1 SS 2006

2. Agenda • Organisatorisches • Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro6 • Projektplanung I • Projektstrukturplan (PSP) • Arbeitspakete • Aufwandschätzung • Ablaufplanung • Terminplanung • Berichte der PL der Teams 1, 6, 7 und 8 zur Aufgabe 2 • Projektplanung I mit MS Project 2003

3. 8.5. 22.5. 29.5. 29.5. 12.6 19.6. 26.6. 17.7. Aufgabe 1 Aufgabe 2 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ Aufgabe 3 Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I Aufgabe 5 • Abschluss- • Präsentation • Projekt • Produkt • Projektdoku Organisatorisches (1) x: Präsentation PL V: Vortrag aktuelles PM-Thema

4. Organisatorisches (2) • Feedback zur Aufgabe 2 • Insgesamt sehr gute Ideen und professionelle Ausarbeitungen • Businessplan-Daten sind extrem wichtig (Das Richtige machen) und bestimmen die Anforderungen an die Funktionalitäten und die technische Realisierung (Die Umsetzung richtig machen). Die offizielle Planabnahme (Meilenstein 1) erfolgt am 29.05.04 im Router-Lab (A204; L3): 11:00 Team 1 11:15 Team 2 11:30 Team 3 11:45 Team 4 12:00 Team 5 12:15 Team 6 12:30 Team 7 12:45 Team 8 Hierzu sind vom PL oder einem Teammitglied die Planungen mit der Aufgabenverteilung (APs) der Teammitglieder vorzulegen • MS Project 2003 • Auf den Clients im Windows-Lab (A201) installiert • Gast-Account: projman; Passwort: pm_ss06 • 120-Tage-CD mit MS Project 2003 wird zur Verfügung gestellt

5. Bewertung der Vorträge • Eigenbewertung (direkt im Anschluß an den Vortrag) • Persönlicher Auftritt • Blickkontakt • Verständlichkeit des Vortrags • Lesbarkeit der Folien • Stimme • Gesamteindruck Eigen- Bewertung • Bewertung durch das Projektteam(direkt im Anschluß an den Vortrag) • Möglichst zeitnah • Angemessen • Offen • Korrekt und wahr • Brauchbar; keine Pauschalaussagen Team- Bewertung • Videoanalyse aufgenommener Vorträge im Video Lab (A205) – direkt nach der Vorlesung (ab 17:00 Uhr)

6. Vortrag 3: Mind Mapping mit dem MindManager Pro 6 • Mind Mapping: Kreativitäts- und Visualisierungstechnik (Erfinder: Toni Buzan) • Aufgabe • Darstellung der Technik • Erprobung des Produktes MindManager Pro 6 • Arbeitsmaterial: • Rainer Volz: MindManager Pro 6: Die visuelle Informationszentrale, Projektmagazin 24/2005 • Links: • mindmap.ch • mindjet.de (Download-Möglichkeit; 21-Tage-Test) • mugd.de (MindMapping User Group-Deutschland) • Vortragsinhalte • Grundprinzip, Beispiel(e), Vor-/Nachteile, Einsatzmöglichkeiten • Erfahrungen mit dem Tool „MindManager Pro 6“ • Termin: 22.05.2006

7. Projektverlauf: Phasenkonzept • Projekt läuft in mehreren Phasen ab • Hauptphasen: Initiali- sierung Planung Durch- führung Abschluß Projekt-Ergebnis P r o j e k t – P r o z e ß Aufgaben des Projektleiters ändern sich stark während der Laufzeit des Projektes

8. Aufgaben in der Planungsphase? Workshopteil • Aufgaben herausfinden • Zeitplan erstellen • Ablaufplan(wann wird was gemacht) • Einplanung von Pufferzeiten • Aufgaben koordinieren und verteilen • Personen auf die Aufgaben verteilen • Ressourcen Planung • Budget/Kosten Planung

9. Projektplanungsphase: Überblick Zeitplan Projektauftrag Was ist im Projekt zu tun? Projekt- strukturplan Ressourcenplan - Ziele - Termine - Kosten Kostenplan € Arbeitspakete/Vorgänge - Name, AP-Nr. - Ziel / Ergebnis / Voraussetzungen - Aufwand, Dauer, Abhängigkeiten - Kosten

10. Methoden und Techniken • Projektstrukturpläne (PSP) • Objektorientierte • Funktionsorientierte • Ablauforientierte • Gemischte • Aufwandsschätzverfahren • Expertenbefragungen • Schätzmethoden für Softwareprojekte • Terminplanungstechniken • Terminlisten • Balkendiagramme • Netzplantechniken • CPM (Critical Path Method) • PERT (Program Evaluation and Review Technique) • MPM (Metra Potential Method) • Auslastungsdiagramme

11. Projektstrukturplan (PSP): Strukturierte Tätigkeitscheckliste engl. Work Breakdown Structure (WBS) • Aufgabe: Projekt in überschaubare und abgegrenzte Einheiten zerlegen • PSP: Vollständige, hierarchisches Darstellung der Teile der Projekt-Aufbaustruktur als Diagramm oder Liste. Jedes darin enthaltene übergeordnete Element muss durch die ihm untergeordneten Elemente vollständig beschrieben werden. • Ziele des PSP: • Reduktion der Komplexität • Schaffung von Transparenz • Erkennung von Schwerpunktaufgaben, Zusammenhängen und Abhängigkeiten • PSP ist die Grundlage für sämtliche nachgelagerten Planungen (Abläufe, Termine, Ressourcen, Kosten) und für die Steuerung der Projektdurchführung

12. Projektstrukturplan (PSP): Erstellung Vorgehen Top down • Stufenweise Zerlegung der Gesamtaufgabe bis nur noch überschaubare Teilaufgaben vorliegen • Motto: „vom Groben zum Feinen“ Bottom up • Sammlung von Aufgaben (Brainstorming, Mind Mapping) • Strukturierung der Aufgaben nach einem bestimmten Kriterium • Aufbau einer Aufgabenhierarchie (Clustern) • Ergänzung um fehlende Aufgaben

13. PSP: Muster AP (Arbeitspaket) oderVorgang (MS Project 2003):nicht mehr zu unter- teilende Aufgabe

14. Praxisbeispiel: Projektstrukturplanung

15. PSP: Arten und Darstellungsformen • PSP-Arten • Objektorientierter PSP • Funktions- bzw. tätigkeitsorientierter PSP • Ablauf- bzw. phasenorientierter PSP • Mischformen (in der Praxis üblich) • PSP-Darstellungsformen • Organigrammform • Listenform • Workflow • Direktionen • IT-Produkte • Medienkatalog • Büromaterial • Zentrale/Zentrale Einheiten • IT-Produkte • Medienkatalog • IT-Verbrauchsmaterial • Organisation • Bedarfsmeldung • Personenkreis • Form der Meldung • Weiterleitungsverfahren • Entscheidung treffen • ...

16. Objektorientierter PSP • Gliederungskriterium: Alle Objekte, Komponenten, Bauteile des erwarteten Produktes (Ergebnisses) • Beispiele

17. Funktionsorientierter PSP • Gliederungskriterium: Alle Tätigkeiten/Funktionen/ Handlungen (z.B. Planen, Fertigen, Kontrollieren), die durchzuführen sind, um das Ergebnisziel zu ereichen • Beispiele

18. Ablauforientierter PSP • Gliederungskriterium: Die einzelnen Phasen/Abläufe/ Entwicklungsprozesse, um das erwartete Ergebnis zu erzielen (Orientierung am Projektablauf) • Beispiele

19. Gemischtorientierter PSP: Kombination mehrerer Gliederungsprinzipien • Gliederungskriterien: Objekte, Tätigkeiten und PhasenHäufigste PSP-Art; auf jeder horizontalen Strukturierungs-ebene grundsätzlich nur eine Logik verwenden! • Beispiele Ablauforientierung Objektorientierung

20. PSP in Listenform • IST-Analyse • Workflow • Direktionen • IT-Produkte • Medienkatalog • IT-Verbrauchsmaterial • Büromaterial • Zentrale/Zentrale Einheiten • IT-Produkte • Medienkatalog • IT-Verbrauchsmaterial • Büromaterial • Organisation • Bedarfsmeldung • Personenkreis • Form der Meldung • Weiterleitungsverfahren • Entscheidung treffen • ... Vorstudie "e-Procurement"

21. Spannungsfeld Planungstiefe* • So detailliert wie nötig, da Projektplanung ... • Komplexität reduziert • Transparenz schafft • Chancen und Risiken aufdeckt • Unsicherheiten reduziert • So einfach wie möglich, da Projektplanung ... • Zeit kostet • aufwändig ist • zunehmend komplizierter wird • die Planungselemente auch controllt werden müssen (zusätzlicher Aufwand) *) nach: G. Hab / R. Wagner, S. 108

22. Regeln zur PSP-Erstellung • PSP („Mutter aller Projektplanungen“) mit hoher Sorgfalt erstellen • Einbeziehung des Teams • Mitarbeiter-Motivation wird gefördert • Gemeinsames Verständnis wird entwickelt • Einheitliche Terminologie ist gesichert • Erhöhte Sicherheit, dass nichts vergessen wird • Mehrere Ansätze prüfen • Nur so detailliert planen, bis überschaubare und kontrollierbare Arbeitspakete vorliegen • Komplexe Aufgaben sind stärker zu untergliedern als einfachere • Standard-PSPs als Vorlagen (Templates) für gleichartige Unternehmensprojekte Der Gebildete treibt die Genauigkeit nicht weiter als es der Natur der Sache entspricht. Aristoteles

23. Arbeitspakete: Die Mikromeilensteine des Projektleiters • Kleinste Einheiten des PSP • Umfang kann sehr unterschiedlich sein • Bestimmte Tätigkeiten einer Einzelperson • Sachlich zusammengehörige Arbeiten, die von einer Gruppe/Person durchgeführt werden sollen • Entwicklungsauftrag an eine Fremdfirma • Kriterien für Arbeitspakete • Eindeutige Verantwortlichkeit • Konkretes Ergebnis • Kalkulierbarkeit (Aufwand, Termin, Kosten) • Keine Überschneidung mit anderen Paketen • Klare Schnittstellen zu vor- und nachgelagerten Paketen • Für jedes Arbeitspaket ist eine AP-Beschreibung zu erstellen

24. Arbeitspaket-Formular Projekt-Nr.: Projektname: Projektleiter: AP-Nr.: AP-Name: AP-Verantwortlicher: Erwartete Ergebnisse: Voraussetzungen: Beteiligte: Aufwand (in h) Name 1: Name 2: Name 3: Gesamt: xx h Kosten (in €): Personalkosten : Sonstige Kosten: Gesamt: xx € AP-Start (Datum): AP-Ende (Datum): Unterschrift : (Projektleiter) Unterschrift: (AP-Verantwortlicher)

25. Start MS 1 MS 2 Phase 1 Phase 2 AP 1.1 AP 1.2 AP 1.3 AP 2.1 AP 2.2 Regeln zur AP-Erstellung • Für jedes AP darf es nur einen AP-Verantwortlichen geben • Bei einer phasenorientierten Planung muss ein AP innerhalb einer Phase liegen (Ausnahme: phasen-übergreifende Aufgaben wie Kostencontrolling) • Umfang der APs so planen, dass sinnvolle Termin- und Kostenüberwachung möglich sind

26. Aufwand = Dauer Unterschied: Aufwand / Dauer Aufwand: Netto-Arbeitszeit, die zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe erforderlich ist (d.h. Fulltime-Mitarbeiter kann seine gesamt Arbeitszeit einsetzen)Einheiten: Personenjahr (PJ), -monat (PM), -woche (PW), -tag (PT) Dauer: Zeitraum, den die Erledigung einer bestimmten Aufgabe erfordertEinheiten: Jahr , Monat, Woche, Tag • Mitarbeiter stehen häufig dem Projekt nur anteilig zur VerfügungBeispiel: 20%-Anteil für Projektarbeit Aufwand: 1 PT a Dauer: 1 Woche • Einsatz von Teilzeitkräften im ProjektBeispiel: Halbtagskraft Aufwand: 6 PT a Dauer: 12 Tage • Es gibt Dauer-orientierte Aufgaben, d.h. unabhängig vom AufwandBeispiel: Bestell- und Lieferprozess mit fester Dauer: 4 Wochen(kann auch durch zusätzliche Mitarbeiter nicht verkürzt werden)

27. Teambewertung Teambewertung mit Aufwandsmatrix Unabhängige Experten • Delphi-Methode • Schätzklausur Aufwandsschätzung: Methoden (1) Expertenbefragung • Einzelschätzung Einzelperson • Mehrfachbefragung

28. Aufwandsschätzung: Methoden (2) Schätzmethoden für Softwareprojekte • Algorithmische Methoden • Parametrische Schätzmethoden • Faktoren- und Gewichtungsmethoden COCOMO • Vergleichsmethoden (Basis: Erfahrungen von abgeschlossenen Projekten) • Analogiemethoden • Relationsmethoden Function-Point-Verfahren • Kennzahlenmethoden(Basis: projektspezifische Kennzahlen von abgeschlossenen Projekten) • Prozentsatzmethoden • Multiplikatormethoden • Produktivitätsmethoden

29. Fehler bei der Aufwandsschätzung • Aufwände werden zu optimistisch, d.h. zu niedrig geschätzt • Aufwände für Projektmanagement, Sitzungen, Reporting, Berichtserstellungen, Abstimmungen u.ä. werden in der Planung vernachlässigt • Verantwortliche Mitarbeiter werden bei der Aufwandschätzung nicht eingebunden

30. Tipps zur Aufwandsschätzung • Annahmen und Abhängigkeiten (z.B. von Auftraggeberleistungen) dokumentieren • Nicht zu knapp kalkulieren; „stiller Puffer“ für Unvorhersehbares • Beteiligung der Projektmitarbeiter am Schätzungsprozess a Motivation • Niemals „herunterhandeln“ lassen! • Nachbetrachtung am Projektende („lessons learned“): AbweichungenaUrsachenforschungabessere zukünftige Schätzungen

31. Ablauf- und Terminplanung Ziel: Die Elemente des PSPs werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert • Ermittlung der Vorgangsbeziehungen (logische Abhängigkeiten) • Zusammengehörige APs / Vorgänge werden zu Sammelvorgängen zusammengefasst • Festlegung von Meilensteinen (Checkpoints; wichtige Zwischenergebnisse) • Darstellung der Vorgänge mit Dauer und Abhängigkeiten: Terminlisten, Balkenpläne, Netzpläne

32. Vorgangsbeziehungen (1) • Normalfolge: Ende-Anfangs-Beziehung (EA) • Der nächste Vorgang kann erst dann begonnen werden, wenn der vorherige abgeschlossen ist • Anfangsfolge: Anfangs-Anfangs-Beziehung (AA) • Beide Vorgänge müssen gleichzeitig gestartet werden

33. Vorgangsbeziehungen (2) • Endefolge: Ende-Ende-Beziehung (EE) • Beide Vorgänge müssen gleichzeitig beendet werden • Sprungfolge: Anfangs-Ende-Beziehung (AE) • Der 2. Vorgang darf erst dann beendet werden, sobald der erste begonnen wurde

34. Vorgangsbeziehungen (3) • Vorgangsbeziehungen mit Überlappung oder Verzögerung • Durch Zeit- oder Prozentangabe wird definiert, wann der Nachfolger vor oder nach dem Anfang oder Ende des Vorgängers beginnen kann: • ... + Zeit • ... + % Beispiel: EA+1M EA-1M

35. Terminberechnung • Bekannt • Benötigte Aufwände • Zugeteilte Ressourcen • Vorgangsbeziehungen (EA, AA, EE, Überlappungen) • Berechnung der Termine • Vorwärtskalkulation • Anfangstermin des Projektes ist festgelegt • Aus Anfangstermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangs-beziehungen ergibt sich der früheste Termin für das Projektende • Rückwärtskalkulation • Endtermin des Projektes ist festgelegt • AusEndtermin, Dauer der Vorgänge und den Vorgangsbezie-hungen ergibt sich der späteste Termin für den Projektbeginn Dauer der Vorgänge

36. Terminplanungsmethoden • Terminliste AP Verantwortlicher Dauer Endtermin • Balkendiagramm (Gantt-Diagramm) • Vernetztes Balkendiagramm • Balkendiagramm mit Abhängigkeiten zwischen den Arbeitspaketen • Sehr gut geeignet für Präsentationen • Netzplantechnik • Terminplanungsmethode für Großprojekte

37. Vernetztes Balkendiagramm • Vorteile von vernetzten Balkendiagrammen: • weit verbreitet • sehr übersichtlich • zeitliche Parallelen werden aufgezeigt • „kritische Pfade“ werden sichtbar • schnell zu erstellen (mit PM-Tool)

38. Pufferzeiten und kritischer Pfad • Pufferzeit eines Vorgangs • Gesamtpuffer: Zeitspanne, um den sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass das Projektende verzögert wird • Freier Puffer:Zeitspanne, um die sich der Vorgang verzögern darf, ohne dass andere Vorgänge verzögert werden • Kritischer Vorgang: Vorgang ohne Pufferzeit • Kritischer Pfad:Pfad durch das Netz, der nur kritische Vorgänge enthält Kritischer Pfad

39. Netzpläne • Alternative (komplexere) Darstellungsform für Ablauf- und Terminpläne für Großprojekte (z.B. Anlagenbau) • Veranschaulichen die Ablaufstrukturen mit logischen und zeitlichen Abhängigkeiten in graphischer Form • Erlauben eine konsistente Planung und Steuerung für Termine, Aufwände, Kosten und sonstige Einsatzmittel • Näheres in Projektplanung 2

40. Meilensteinplan • Meilensteine: Wichtigste Zwischen-Ergebnisse im Projektverlauf • Meilensteinplan: Zeitplan für den Lenkungsausschuss • Beispiel: M1 (31.03.04): Grobentwurf ist abgenommen M2 (30.04.04): Feinentwurf ist abgenommen M3 (30.06.04): Programmierung ist abgenommen M4 (31.07.04): Programmabnahme ist erfolgt • Meilensteine in MS Project:Vorgänge mit Dauer = 0

41. Aufgabe 2: Projektantrag (1) • Ergänzen Sie Ihre Ideenfindung durch Anwendung der Umkehrmethode – sofern in Aufgabe 1 nicht bereits geschehen • Führen Sie zu den in Aufgabe 1 entwickelten Projektideen und ggf. neuen Ideen eine Nutzwertanalyse durch – zunächst Referenzmatrix bilden, dann Alternativenbewertung Wichtigster Faktor: Hoher Unternehmensgewinn • Beantworten Sie zu Ihrer Lösung (innovatives Internetunternehmen) folgende Businessplan-Fragen • Wie setzt sich die Zielgruppe (Nutzer) zusammen? • Worin besteht der besondere Kundennutzen?Welche Vorteile haben Ihre Kunden? Welche Chancen eröffnen Sie ihnen? • Welches Alleinstellungsmerkmal hat hier neues Unternehmen? Durch was unterscheidet sich Ihre Firma von bereits existierenden? Was ist wirklich neu? • Wie groß ist das Marktpotential? • Erstellen Sie eine Interessenmatrix (potentielle Unterstützer / Gegner Ihres Projektes) • Zu Ihrer besten Projektidee ist ein Projektantrag zu erarbeiten.Ihr Internet-Unternehmen soll zum 10.7.2006 (Termin) online gehen Berichte der Projektleiter der Teams 1 und 6