Projektmanagement in der Schule

1. Projektmanagement in der Schule

2. Was bedeutet Projektmanagement? Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben (=Projekte) effizient und mit hoher Qualität durchzuführen.

3. Was ist ein Projekt? Projekte in der Schule? Projekt- inhalte Anstöße für Projekte Projekt- management in der Schule Klärung der Voraussetzungen Aufgaben von Projekt- management Motivation für Projekte Ziele/ Vorteile von Projekten Stolpersteine Formale und rechtliche Vorgaben Merkmale von Projekten

4. Was ist ein Projekt? Bau der Pyramiden in Ägypten oder Landung des Menschen auf dem Mond Verwirklichung Idee Innovations- kraft Investitionen Unsicherheits- faktoren

5. Projekte in der Schule??? lebendig Notwendigkeit von Veränderungen Weiterentwicklungen Innovationen dynamisch Projekte in der Schule!!! zeitbezogen

6. Projektinhalte und Projektarten Schulkultur Schulentwicklung Verbesserung des Schulklimas Theater Streit- Schlichtung Jugend forscht Einbeziehung der neuen Medien in den Unterricht Implementierung einer neuer Lernkultur Implementierung ökonomischer Bildung Entwicklung eines Schulprogramms Schul- zeitung Schüler- austausch Wettbe- werbe Budgetierung der Lehrerstunden Verbesserung der Qualität des Unterrichts Projekt- tage Hilfs- aktionen Schüler- paten- schaften Schulentwicklung Eigenverantwortliche Schule Kleinere Vorhaben, die in das bestehende Schulleben eingebettet sind Tief greifende Veränderungen, die professionell organisiert werden müssen

7. Ziele/Vorteile von Projekten Für die Schule Für die Lehrer Gestaltung von Schulentwicklungs- prozessen durch Projekte Verbesserung des Arbeits- klimas Realisierung der eingenverantwortlichen Schule Größere Zufriedenheit mit der Arbeit

8. Wo kommen die Anstöße für ein Projekt her? Schul- leitung Kollegium Schüler Eltern Projekt Interner Auftrag Externer Auftrag • BiMi: • Gewaltprävention • Lehrerbudgetierung • Interne Veränderungen: • Erziehungspartnerschaft • Qualitätsverbeserungen

9. Welche Merkmale machen ein Projekt aus? Komplexität • Verschiedenartige Teil- • aufgaben: • miteinander verbunden • voneinander abhängig Zielsetzung Eindeutige Zielsetzung und Aufgabenstellung für ein zu erreichendes Gesamt- ergebis Team- arbeit Aufgabenverteilung, Organisation, zwischen- menschliche Beziehungen, Unterordnung unter das Projektziel, Führung des Teams Unklarer Lösungsweg/ Ausgang Risiko des Schiefgehens, flexibles Reagieren auf Stolpersteine und unbe- kannte Variablen Keine Routine Einmaligkeit der Aufgabe, Kreativität, über den Tellerrand hinausschauen Start - und Endtermin Nicht unendlich arbeiten, zeitlicher Rahmen schafft Effizienz und Ziel- orientierung

10. Welche Merkmale machen ein Projekt aus? Ressourcen Vorhandensein personeller und finanzieller Ressourcen Akzeptanz Mehrheit der Entscheidungs- kräfte tragen das Projekt mit Verantwor- tung Projektleiter, Koordinierung der Vorgehensweise Projektmanagement Organisation Organisationsrahmen, das den Ablauf des Projektes sicherstellt Nachhaltig- keit Dauerhafte Implemen- tierung des Projektpro- duktes in den Schulalltag

11. Motivation für „echte“ Projekte in der Schule Positive Erfahrungen mit Teamarbeit Schaffung von Qualifi- zierungsmerkmalen für persönliche Karriere Verbesserung des Arbietsklimas Interesse an Verbesserung des Systems Schule Synergie-Effekte durch gegenseitige Unter- stützung und Anregung Leidensdruck Mitgestaltung des Arbeitsplatzes Identifizierung mit der eigenen Schule

12. Stolpersteine für Projekte in der Schule Arbeit am Projekt in der „Freizeit“ Angst vor den neuen Anforderungen Jede Veränderungen in der Schule wird ab- gelehnt Unfähigkeit zur Teamarbeit Ablehnung von Mehrarbeit Diffamierung als Aktionismus oder Projektitis Ausbildung als Einzelkämpfer Angst vor Konflikten

13. Formale und rechtliche Vorgaben für Projekte Personal- versammlung oder Dienstbesprechung Gesamt- konferenz Schulkonferenz Schuleltern- versammlung Schüler- versammlung

14. Wozu brauchen wir ein Projektmanagement in der Schule ? 80% der Veränderungsvorhaben in Schulen scheitern an unzulänglichen Konzepten der Implementierung. Wir brauchen in den Schulen ein Projekt- management, mit dem systematische Ver- änderungsprozesse organisiert werden. daher Was leistet ein Projektmanagement? Professionalisierung Professionelles Projektmanagement erhöht Erfolgserwartungen und Engagement bei den Beteiligten und wirkt möglichen Frustrationen vor. Erfolgssicherung Beharrungstendenzen in der Schule können nur durch gut durchgeführte Projekte aufgeweicht werden.

15. Welche Vorteile bringt ein Projektmanagement? Formulierung eines klaren Projektziels Wichtig für die Messung von Erfolg oder Misserfolg Ständige Reflexion Schwächen des Projektes können bereits in der Projektentwicklung be- seitigt werden. Zerlegung der Aufgabe in Teilbereiche und Zuweisung von Zuständigkeit Lösung der Gesamtaufgabe wird erleichtert und beschleunigt Gemeinsame Planung mit entsprechender Arbeitsteilung Dadurch wird das Verständ- nis für das Projekt erhöht und die Motivation gesteigert • Die Projektleitung (siehe Fragebogen zur Qualifikation) • Moderator und Motivator • Koordination des Projekts: achtete auf Einhaltung der Pläne • und steuert die Zusammenarbeit • Steuerung des Arbeitsprozesses und Kontrolle über den • Fortschritt des Projektes Projektmanagement ist ein umfassendes Führungskonzept, das ermöglichen soll, komplexe Vorhaben termingerecht, effizient und mit hoher Qualität durchzuführen

16. Zusammenfassung Projektmanagement in der Schule hilft Vorhaben der Schul- entwicklung so zu planen, dass sie Aussicht auf Realisierung haben Projekte so zu strukturieren, dass sie überschaubar sind und bleiben die Kooperation der Be- teiligten effizient und motivierend zu gestalten Veränderungen der eigenen Schule in einen Schulentwicklungsprozess zu implementieren

17. Wie gliedert man ein die Entwicklung eines Projektes? Einteilung in Projektphasen Einteilung in Meilensteine Strukturierung des Vorhabens • Meilenstein: • Abschluss einer Phase • Phasenprodukt Meilensteine sind Zwischenergebnisse, die an wichtigen Abschnitten des Projekts er- zielt werden müssen, damit das Projekt in seine nächste Phase treten kann Herausstellen der Arbeitsschwerpunkte

18. Aus welchen Phasen besteht ein Projekt? Initiativ- phase Meilensteine Definitions- phase Planungs- phase Aktions- phase Abschluss Vorlauf Durch- führung Rückblick Kontrolle

19. Wichtig Am Ende einer jeden Phase muss das Phasenprodukt schriftlich dokumentiert und allen Beteiligten zur Verfügung gestellt werden!

20. Beschreibung der einzelnen Phasen

21. Welche Inhalte hat die Initiativphase? Initiativ- phase Aufgaben Vorgehen/Instrumente • Anregung einer Veränderung • Entscheidung für Projekt • Schaffung von Akzeptanz • in der Schulgemeinschaft • Rekrutierung der Teammit- • glieder • Informeller Meinungs- • austausch • Besprechnung und Ab- • stimmung in den ver- • schiedenen Schulgremien • persönliche Ansprache von • Kolleginnen/Kollegen • Verpflichtung von • Funktionsträgern

22. Welche Kernpunkte hat die Initiativphase? Projektthema darf nicht aus heiterem Himmel fallen Feststellen und Thematisieren eines Mangels bzw. einer wünschenswerten Verbesserung • Erweiterte Schulleitung • Elternversammlung • Schülerversammlung • Personalversammlung Alle Betroffenen sind in den informellen Meinungsaustausch einzubeziehen Offizielle Entscheidung und damit Legitimation • Gesamtkonferenz • Schulkonferenz

23. Lehrer - Eltern und Schüler • Freiwilligkeit • Verpflichtung von Funktionsträgern Rekrutierung der Teammitglieder

24. Welche Inhalte hat die Definitionsphase? Definitions- phase Aufgaben Vorgehen/Instrumente • Klärung des Ziels • Definition des Rahmens • Klärung der Voraussetzungen • Situationsanalyse • Umfeldanalyse • Projektauftrag

25. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Ausarbeitung des Projektauftrages Schlüssel- dokument Geschäfts- grundlage des Projekts Rahmen bedingungen auflisten Leitbild klären Qualitätsbe- reich ein- grenzen Kernziele spezifizieren Betroffene Per- sonen/Gruppen benennen Indikatoren bezeichnen Methoden konkretisieren Thema benennen

26. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Projektteam Projekt- leitung Beginn Rahmen bedingungen auflisten Ende Meilen- steine Budget Ressourcen: Räume, Personal usw.

27. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Welche Intention verfolgen wir mit unserem Projekt? Von welcher Situation gehen wir aus? Leitbild klären Welche Erwartungen verbinden wir mit dem Projekt? Welche externen Erwartungen werden an das Projekt gerichtet?

28. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Wo wollen wir hin? Was soll durch das Projekt besser werden? Qualitäts- bereich eingrenzen Was wollen wir konkret erreichen? Welche Qualitäts- gütezeichen soll das Projekt aufweisen?

29. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Was soll getan werden? Was soll auf jeden Fall erreicht werden? Kernziele spezifizieren Thema nennen Welches Ziel ver- folgen wir damit? Was soll am Ende als Ergebnis heraus- kommen?

30. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? • Elternschaft: • Schulelternversammlung • Schulelternsprecher • Klassenelternsprecher • Eltern in der Schulkonferenz • Interessierte • Schülerschaft • Schülerversammlung • SV-Vorstand • Schüler in der Schulkonferenz • Interessierte • Externe Ver- • treter • Innenarchitekt • Computerspezialist Betroffene Personen benennen Schulträger • Schulleitung • engerer Kreis • erweiterter • Kreis Personalrat • Kollegium • alle • bestimmte Fachbereiche • Funktionsträger • Interessierte

31. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Woran soll der Erfolg erkennbar sein? Wie ist der Erfolg feststellbar oder messbar? Indikatoren bezeichnen Was wurde gut erreicht? Was wurde nicht gut erreicht?

32. Welche Kernpunkte hat die Definitionsphase? Interne Evaluation? Externe Evaluation? Methoden konkretisieren Welche Methoden und Verfahren? Einzelne Schritte?

33. Arbeitspapier für Definition des Projektauftrages Projektauftrag für das Projekt: Projektteam - Mitglieder Projektleitung Beginn Ende Budget Ressourcen Meilensteine Rahmenbedingungen Leitbild Qualitätsbereich Kernziele Indikatoren Methoden der Evaluation

34. Welche Inhalte hat die Planungsphase? Planungs- phase Aufgaben Vorgehen/Instrumente • Erstellen eines Überblicks • Strukturierung der Aufgaben • Koordinierung der Aktivitäten • Klärung der Aufgaben im Team • Strukturplan für Projekt • Ablaufplan für Projekt • Risikoanalyse • Aktionsplan • Teamsitzungen

35. Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? Erstellen eines Projektstruktur- plans Ziel: Erarbeitung eines detaillierten Netzplans, der einen Überblick über alle zu erbringenden Leistungen und Aktivitäten bietet Arbeitspaket

36. Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? Erstellen eines Projektablaufplans September 2003 Oktober 2003 • Ziel: • Erarbeitung einer Übersicht über den • zeitlichen Ablauf der zu erbringenden • Leistungen des Projektstrukturplans • Festlegen der logischen Reihenfolge • Zeitliche Aufwandschätzung • Beachten der feststehender Termine • (Ferien) Januar 2004

37. Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? Risikoanalyse • Mögliche Risiken: • Konflikte unter beteiligten • Personen • Zeitliche Vorgaben zu eng • finanzielle Vorgaben nicht • sicher genug • Welche Probleme können • entstehen? Ziel: Check des Projektablaufplans auf mögliches Konfliktpotenzial

38. Welche Kernpunkte hat die Planungsphase? Aktionsplan Wer Was mit Wem Wann • Klärung von Verfahrensfragen: • Wie oft, wann und wo finden Sitzungen statt? • Wer bereitet die Sitzungen vor, macht die Tagesordnung • und lädt dazu ein? • Wer moderiert die Sitzungen? • Wer schreibt das Protokoll? • Wie werden Entscheidungen getroffen? Ziel: Festlegung und personelle Zuordnung klar voneinander abgegrenzter Ver- antwortungsbereiche und Kompetenzen Teamsitzungen Arbeitsgruppen

39. Welche Inhalte hat die Aktionsphase? Aktions- phase Aufgaben Vorgehen/Instrumente • Steuerung • Kommunikation • Information • Teamsitzungen • Interventionen

40. Welche Kernpunkte hat die Aktionsphase? Schlechte Sitzungen machen schlechte Stimmung Sitzungen müssen gut vorbereitet und gut strukturiert sein Die Sitzungen müssen in einem angenehmen Rahmen stattfinden.

41. Welche Inhalte hat die Abschlussphase? Abschluss Aufgaben Vorgehen/Instrumente • Auswertung • Evaluation

42. Welche Kernpunkte hat die Abschlussphase? Abschluss • Manöverkritik: • Haben wir unsere Ziele erreicht? • Was hat gut geklappt? • Wo gab es Probleme? • Wie war die Zusammenarbeit im Team • und in den Arbeitsgruppen? • Welche Folgerungen ziehen wir • daraus für nachfolgende Projekte? • Evaluation des Ergebnisses • Kartenabfrage im Team • Evaluationsscheibe im Team • Fragebogen • Interviews • Externe Evalutaion

43. Evaluationsscheibe

44. Brief mit Ausdruck der Anerkennung Gutscheine: Buch, Essen... Aufnahme in Beurteilung bei Bewerbung Namentliche Erwähnung in Presseerklärung Blumenstrauß Unterrichts- entlastung Belohnungen Freier Tag: Wandertag, letzter Schultag ... Stundenplan- wunsch Einladung zum Essen Nachhaltigkeit erkennbar Identifikation mit Projekt Lobende Er- wähnung in Konferenzen

45. Ermüdungs- erscheinungen Aufwand Ergebnis Zu große Gruppe Konflikte im Team alt gegen jung Verfahren zu aufwendig Mögliche Schwierigkeiten Vorbehalte der Schulleitung Frust wegen fehlender Nachhaltigkeit keine schnellen Erfolge Verfahren zu formal Berufliche Belastung zu groß Kein Konsens im Kollegium Mehrarbeit

46. Kleinere Gruppe Ausführliche Vorlagen Verkürzung des Zeit- horizonts Schulleitung muss moti- vieren Vereinfachungen

47. Literaturhinweise Litke, Hans-D. und Kunow, Ilonka Projektmanagement Freiburg 2002 ISBN 3-86027-339-6 Endler, Susanne Projektmanagement in der Schule Lichtenau 2003 ISBN: 3-89111-693-4