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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

Professionelles Projektmanagement in der Praxis. Veranstaltung 5 – Teil 3 (02.06.2008): Projektdurchführung und -steuerung mit MS Project SS 2008. Projektdurchführung mit MS Project. Geplante Werte (Basisplan; baseline) Ursprünglicher Terminplan

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Professionelles Projektmanagement in der Praxis

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Presentation Transcript

  1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 5 – Teil 3 (02.06.2008): Projektdurchführung und -steuerung mit MS Project SS 2008

  2. Projektdurchführung mit MS Project • Geplante Werte (Basisplan; baseline) • Ursprünglicher Terminplan • Ursprüngliche Vorgangsinformationen: z.B. Ressourcen, Kosten • Aktuelle Werte (IST-Daten) • Aktueller Stand des Projektes (z.B. Grad der Abgeschlossen-heit von Vorgängen) • Terminplan wird kontinuierlich mit aktuellen Informationen aktualisiert, z.B. endgültige Anfangs- und Endtermine, Angaben zur Dauer aktueller Vorgänge, aktuelle Kosten- und Arbeitsinformationen • Berechnete Werte • Projektaktualisierungen können zu neu berechneten Termin-plänen führen • Neues Gesamtbild des Projektes, einschließlich neuer Abschlusstermine, Gesamtkosten und Gesamtaufwand

  3. Vorgehensschritte • Basisplan speichernExtras _ Überwachung _ Basisplan festlegen... • Einstellung des aktuellen Datums (Stichtag) Projekt _ Projektinfo _ Statusdatum: 02.06.2008 • Einblenden der ÜberwachungsleisteAnsicht _ Symbolleisten _ Überwachen aktivieren • Eingabe der IST-Daten: • Alles nach Plan • Abgeschlossene Vorgänge • Vorgänge in Bearbeitung • Ggf. neuer, aktualisierter Terminplan • Vergleich: Aktueller Terminplan mit Basisplan

  4. Alles läuft nach Plan Extras_ Überwachung_Projekt aktualisieren

  5. Aktualisierungen: Abgeschlossene Vorgänge • Termingerecht begonnen und abgeschlossen:Symbol „100%“ aus Terminüberwachungsleiste • Zu früh oder zu spät begonnen oder abgeschlossen: • Extras_Überwachung_Vorgänge aktualisieren • Tatsächlichen Anfangstermin eingeben • % Abgeschlossen: 100% • Verbl. Dauer: 0 • Dauer hat sich geändert • Extras_Überwachung_Vorgänge aktualisieren • Aktuelle Dauer eingeben • Verbleibende Dauer eingeben

  6. Aktualisierung von Vorgängen Extras_Überwachung_Vorgängeaktualisieren

  7. Vorgänge in Bearbeitung • Laufende Vorgänge, die planmäßig begonnen wurden • Markieren der betreffenden Vorgänge • Extras_Überwachung_Projekt aktualisieren • Aktivierung: „Als 0 – 100% abgeschlossen festlegen“ • Aktivierung: „Für ausgewählte Vorgänge“ • Laufende Vorgänge, die zu früh oder zu spät begonnen wurden • Datum des tatsächlichen Beginns eingeben • Wert für „% abgeschlossen“ eingeben • Laufende Vorgänge, deren Dauer sich geändert hat • Extras_Überwachung_Vorgänge aktualisieren • Änderung der Dauer eingeben • Wert für „% abgeschlossen“ eingeben

  8. Fortschrittslinie einblenden Extras_Überwachung_Fortschrittslinien ... Fortschrittslinien zeigen grafisch an, welche Vorgänge innerhalb oder außerhalb des Zeitplans liegen. Bezugsdatum: Aktuelles Projektstatusdatum

  9. Fortschrittsanzeige in der Tabelle Überwachung Ansicht_Tabelle_Überwachung

  10. Weitere Möglichkeiten • Ressourcenüberwachung • Eingabe der von einer Ressource erledigten aktuellen Arbeit • Aktualisierung der aktuellen Arbeit einer Ressource nach Zeiträumen • Anzeige der Abweichungen einer Ressource: „geplante Arbeit – aktuelle Arbeit“ • Kostenüberwachung • Eingabe der aktuellen Kosten von Vorgängen • Überprüfung der Abweichungen von Vorgangskosten zum Kostenrahmen • Kostenanalyse • Gesamtkosten des Projektes Näheres: Mini-Leitfaden Project 2007

  11. Kostenanalyse Ansicht_Tabelle_Weitere Tabellen _Kostenanalyse

  12. Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (1) Ausgehend von Ihrer Lösung von Aufgabe 4 sind eine Risikobetrachtung und die Projektsteuerung durchzuführen: • Erstellen Sie eine Tabelle mit 8 Projektrisiken ihres Projektes und führen Sie eine Risiko-Analyse und -Bewertung durch • Erstellen Sie zu den drei größten Risiken einen Maßnahmenplan mit Handlungsalternativen • Erstellen Sie für das Projekt eine Meilenstein-Trend-Analyse, die zukünftig bei allen wöchentlichen jour fixe-Terminen fortzuschreiben ist. Abweichungen gegenüber der Vorwoche sind jeweils zu kommentieren. • Führen Sie eine Projektüberwachung mit MS Project (Fortschrittslinie) durch und speichern Sie das Ergebnis in der Datei PD-Team_x.mpp Präsentation der Projektleiter der Teams 1 und 4 in der nächsten Vorlesung Arbeiten Sie weiter zielstrebig an der Verwirklichung des Projektziels mit wöchentlichem Jour Fixe und Protokollerstellung sowie Erfassung der tatsächlichen Arbeitszeiten. Der Projektbericht ist fortzuschreiben.

  13. Aufgabe 5: Projektrisikomanagement, Projektdurchführung und -controlling (2) Aufgabe der Projektleiter • Erstellung einer Präsentation PD-Team_x.ppt • Risikomanagement • Bewertete Risikoliste • Maßnahmen-Katalog mit Handlungsalternativen für die 3 Top-Risiken • PSP und Basisplan (MS Project) • Aktueller Umsetzungsstand • Aktueller Projektstatus (Beschreibung) • Meilensteintrendanalyse (MTA) • Projektüberwachung mit Fortschrittslinie (Hardcopy MS Project) • Projekterfahrungen • Projektarbeit • Projektdurchführung mit MS Project • Erstellung der MS-Project-Datei: PD-Team_x.mpp • Erstellung der Jour fixe-Protokolle 3 und 4: P3-Team_x.doc, P4-Team_x.doc • Ausarbeitung der Kapitel 3 und 10.7 des Projektberichtes Projektbericht-Team_x.doc Abgabetermin für die 4 Dateien: 12.06.2008

  14. zu Aufgabe 5: Projektbericht 3. Risikoanalyse 3.1 Erfassung, Klassifizierung und Beschreibung der Risiken Tabellarische Darstellung der Risiken aus dem Projektumfeld (z.B. technische, terminliche Risiken, Ursachenfelder und konkrete Ursachen). 3.2 Bewertung der Risiken Eintrittswahrscheinlichkeit und Auswirkung der Risiken (technisch, terminlich, monetär) 3.3 Maßnahmen zur Risikobegegnung Beschreibung von präventiven (risikovermeidenden) und korrektiven (schadenmindernde) Maßnahmen mit Handlungsalternativen. 10.7 Integrierte Projektsteuerung 10.7.1 Vorgehen bei der Projektfortschrittskontrolle Ausgangspunkt: Freigegebener Projektauftrag (SOLL); Beschreibung des Vorgehens bei der Projektverfolgung: wöchentliche Jour fixe-Meetings für Status-Besprechungen, Erhebung der IST-Werte, SOLL-/IST-Vergleich, Umgang mit Änderungen; Projektkommunikation, u.ä. 10.7.2 Fortschrittskontrolle mit Meilensteintechnik Meilenstein-Trend-Analyse mit Interpretation der Abweichungen gegenüber der Ursprungsplanung 10.7.3 Projektüberwachung und -steuerung mit MS Project Project-Plan zum 11.06.2008 mit Fortschrittskennlinie und Erläuterung zu Planabweichungen Inhaltliche Anforderungen kursiv

  15. Vortrag 4: Gewaltfreie Kommunikation (GfK) Die Gewaltfreie Kommunikation (GfK) ist eine von Marshall B. Rosenberg entwickelte Kommunikations- und Konflikt- lösungsmethode Arbeitsmaterial: • Suna Yamaner: Konfliktmanagement und Verhandlungstechnik; Metapuls, Tann, 2006. • Klaus Dieter Gens: Gewaltfreie Kommunikation nach Marshall B. Rosenberg – Eine Einführung; Berlin, 2004. • Caroline von Shulthess: Gewaltfreie Kommunikation nach Dr. Marshall B. Rosenberg – Kurzeinführung, Olten, 2006. • Aufgabe • Auswertung der Artikel • Vorstellung des Konzepts der Gewaltfreien Kommunikation (GfK) • Termin: 02.06.2008

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