Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 6 – Teil 2 (18.06.2007): Projektkommunikationsmanagement SS 2007

2. Projektkommunikation Workshopteil • Mit wem muss kommuniziert werden? • Stakeholder • innerhalb des Projektteams • Kommunikation mit Öffentlichkeit (abh. von der Projektart) • Anforderungen an Projektkommunikation • klar • effizient • gegenseitige Verständigung • schnell • schriftliche Fixierung • Kultur zur Weitergabe von Informationen • Welche Kommunikationstechniken sind besonders zweckmäßig? • Mail • Gespräche • Modrierte Teammeetings • Telefonkonferenzen • Wiki/ Knowledge Base

3. Projektkommunikationsmanagement • Kommunikationsplanung • KommunikationsanforderungenWER benötigt WANN WELCHE Informationen? • KommunikationstechnologieWIE erhalten die Beteiligten die Informationen? • Informationsverteilung • Rechtzeitige Bereitstellung der Informationen für die Projektbeteiligten • Fortschrittsberichte • Sammeln und Aufbereiten von Fortschrittsinformationen:Statusreports, Trendanalysen, Ertragswertanalysen usw. • Administrativer Abschluß • Erzeugen und sammeln von Informationen, um eine Projektphase oder den Projektabschluß zu formalisieren Projektkommunikation ist ein kritischer Erfolgsfaktor

4. Kommunikationsplanung • Planungsziele • Die Projektstakeholder müssen zeitnah, angemessen, proaktiv und ehrlich über den Projektfortschritt und besondere Projektereignisse informiert werden • Differenzierung: Projekt-interne/-externe Kommunikation Kommunikations- anforderungen Kommunikations- plan Kommunikations- technik • Beispiele: • Projektportal • Projektinformationssystem • Projektordner mit Unterordnern • Jour fixe-Meetings • Verantwortlichkeiten regeln

5. Kommunikationskonzept: Die fünf „W‘s“ Zielgruppen Wen Inhalte Was Form/Maßnahmen Wie Verantwortlich Wer Wann Termine

6. Wie? Was? Wen? Intranet Messen E-Mail Telefon Presseartikel Brief Gem. Laufwerk Pressekonf. Flyer Marktplatz Anzeigen Poster Personalvers. Event Forum PM-Portal Veranstaltung Präsentation Bericht Pate Gespräche Logo, Name Intranet-Gruppe Regelkomm. Projektmotto MA-Zeitung Web-Konferenz Schw. Brett Kommunikations-Baukasten Startinformationen Vorstand / Steuerkreis Statusberichte Lenkungsausschuss Entscheidungen Selbstverwaltung Feedback Ressortdirektoren Erfolgsmeldungen Leiter der UE Ergebnisse Gesamtpersonalrat Roll-Out Führungskräfte Projektabschluss Mitarbeiter Externe

7. Kommunikationsplan Wann? Was? Wer? Wie? Wen? Projektbeginn Projektinhalte Zentrales Projektbüro Intranet Alle Mitarbeiter Während Projekt Zwischen-ergebnisse Projektleitung Persönlich Intranet Steuerkreis, LA, Leiter UE, alle Stakeholder Projektende Ergebnisse Projektleitung Intranet Alle Mitarbeiter Darüber hinaus weitere Info-Pflichten – abhängig von Projekt.

8. Beispiel: Kommunikationsplan NIMBUS 2006 (Externe Kommunikation) 08.12.2006 Art der Kommunikation Jan. Febr. März Apr. Mai Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dez. Persönliche Kommunikation Steuerkreis/Vorstand Lenkungsausschuss Tagung Direktoren/DLZ-Leiter Tagungen Personalrat Information VZB-Leiter Administratoren Fachberater Elektronische Medien Intranet PIN Webadmin/Newsletter Direktoren-RS Printmedien Mitarbeiterzeitung

9. Informationsverteilung • Dimensionen der Kommunikation extern (zum Kunden, den Medien) formell (Berichte, Schreiben) vertikal (Innerh. der Org.Hierarchie) schriftlich mündlich intern (innerhalb des Projektes) informell (Notizen) horizontal (zwischen Gleichgestellten) • Methoden der Informationsverteilung Projektportal Gemeinsamer Dokumentenordner Web- Konferenzen Video- Konferenzen Teamsitzungen Fax Intranet Forum E-mail Telefon • Ergebnisse der Informationsverteilung • Projektaufzeichnungen (z.B. Mails, Korrespondenz) • Formale Projektberichte (z.B. Statusberichte) • Projektdarstellungen (z.B. Präsentationen, Artikel)

10. Beispiel: Projektordner Beispiel: Projektordner Korfu

11. Beispiel: Projektportal NIMBUS

12. Projektbesprechungen • Zum direkten Informationsaustausch • Grundlage einer gezielten Projektsteuerung – insbesondere bei Schwierigkeiten – • Formen Fest vereinbarte Termine (jour fixe) für Statusbesprechungen Zusammenkommen eines Entscheidungs- gremiums über den Start/Abschluß von Phasen/Meilensteinen Projekt-/Kernteam/LA kommt wegen eines unerwarteten Ereignisses (z.B. einer Krise) zusammen GO-/NOGO-Entscheidungen

13. Regelmäßige Projektbesprechungen • Ziel: Ermittlung des ProjektstatusProjektstatus-Sitzungen (PSS) • Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam • Zeitpunkt: Regelmäßig, z.B. Montags-jour-fixe, 14-tägig, monatlich • Hauptaufgaben • Projektstatus feststellen • Informationen austauschen • Planabweichungen (Termine, Kosten, Aufwand) besprechen • Diskussion von Problemen (problem of the day) • Erforderliche Steuerungsmaßnahmen ausarbeiten • Teamgeist fördern und Motivation steigern • Stakeholder-, Risiko-, Kommunikations- und Qualitätsmanagement • Vorbereitung von Lenkungsausschuss-Sitzungen

14. Ergebnis-gesteuerte Projektbesprechungen • Ziel: Treffen von Entscheidungen • Teilnehmer: Lenkungsausschuss, PL, Controller • Zeitpunkt: Wichtige Ergebnisse liegen vor bzw. soll- ten gemäß Planung vorliegen und sind abzunehmen • Beispiele: • Abnahme von Meilensteinen • Freigabe der Folgephase • Unterbrechung des Projektes • Abnahme (Beendigung) des Projektes • Alle zur Entscheidung anstehenden Punkte werden in Beschlussvorlagen zusammengefasst • Sitzungsergebnis: Entscheidung über das weitere Vorgehen im Projekt (GO / NOGO)

15. Ereignis-gesteuerte Projektbesprechungen • Ziel: Lösung von großen, unvorhergesehenen Problemen • Teilnehmer: Projektleitung/Kernteam, ggf. Spezialisten aus bestimmten Bereichenggf. Auftraggeber oder Lenkungsausschuss • Zeitpunkt: im Bedarfsfall • Beispiele • Projektkrisen • Plötzlich geänderte Rahmenbedingungen (z.B. Gesetzesänderung, Marktereignis) • Plötzliche Personalprobleme (z.B. Ausscheiden des PLs) • Erhebliche Planungsabweichungen (Zeit, Kosten, Ergebnis) erkennbar • Erhebliche Liefer- und Bestellprobleme • Schwierige entwicklungstechnische Sachprobleme

16. Besprechungskultur: 10 Gebote • Jede Besprechung hat ein klar definiertes Ziel • Jede Besprechung hat eine Tagesordnung • Jede Besprechung hat die richtigen Teilnehmer • Jede Besprechung erfordert optimale Vorbereitung • Jede Besprechung erfordert einen Moderator • Jede Besprechung erfordert pünktliche Teilnahme • Jede Besprechung verläuft nach fairen Spielregeln • Jede Besprechung hat klare Ergebnisse • Zu jeder Besprechung gibt es am Besprechungsende (oder zeitnah dazu) eine abgestimmte Niederschrift mit den Ergebnissen und einer To-Do-Liste • Jede Besprechung führt zu verbindlichen Umsetzungen

17. Meetingmanagement Meetingmanagement: Besprechungen als Management-Prozess • Sorgfältige Vorbereitungen • Strukturierte Durchführung nach IDEE-Prinzip(Information, Diskussion, Entscheidung, Ergebnissicherung) • Wirkungsvolle Nachbetrachtung • Checkliste: Vorbereitung • Zieldefinition • Teilnehmer • Unterlagen • ... Abgestimmte Ergebnis- Niederschrift am Meetingende • Checkliste: Durchführung • Einstieg • Spielregeln • TO • ... • Checkliste:Nachbetrachtung • Ergebnisqualität • Richtige Teilnehmer • Nacharbeiten