Professionelles Projektmanagement in der Praxis

1. Professionelles Projektmanagement in der Praxis Veranstaltung 2 – Teil 1 (25.04.2005): Projektinitialisierung SS 2005

2. Agenda • Organisatorisches • Vortrag 1 „Analyse PM-Stellenangebot“ • Projekt-Initialisierung • Von der Idee zum Projektauftrag und Kick off • Praxis-Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt „Korfu“ • Ergebnis-Präsentationen (PL der Teams 2 und 3) • Arbeitstechniken • Kreativitäts-, Analyse-, Problemlösungs-, Zeitplanungs- und Präsentations-Techniken • Aufgabe 2 • Ergebnis-Präsentation (PL des Teams 4)

3. Organisatorisches (1) • Rahmenplan: Aufgaben und Termine 25.4. 9.5. 17.5. 23.5. 6.6. 13.6. 20.6. 4.7. Aufgabe 1 Aufgabe 2 MS 1: Abnahme „Planung und Aufgaben- Verteilung“ Aufgabe 3 Aufgabe 4 MS 2: Abnahme Prototyp und Projektdoku I Aufgabe 5 • Abschluß- • Präsentation • Projekt • Produkt • Projektdoku • Feedback zur Aufgabe 1 • Bitte Datei-Namenskonventionen beachten • Dateien an Dozenten und Assistenten schicken • Hinweise zur Foliengestaltung beachten • In Aufgabe 1 ausgewählte Projektidee kann ggf. im Rahmen von Aufgabe 2 noch verändert werden

4. Organisatorisches (2) • Vorläufige Termine für Status-Berichte der PL und Vorträge: • Zeitliche Restriktionen • PL-Vorträge: ca. 10 Min. (ca. 12 Folien) • Vorträge zu PM-Themen: ca. 12,5 Min. (ca. 15 Folien)

5. 1. Stellenanalyse Projektmanagement • Analyse von Stellenangeboten „Projektmanagement“ (Basis: 4 SZ-WE-Ausgaben von 2005, Internet) • Vortragsinhalte (beispielhaft) • Projektmanagement-Stellen (SZ) • Stellenbezeichnungen • Gesamtzahl PM-Stellen • Verteilung der PM-Stellen auf die verschiedenen Branchen • PM-Aufgaben • ... • Sonstige Stellen mit PM-Anforderungen (SZ) • Qualifikationen und Soft-Skills • ... • PM-Stellen im Internet (z.B. JobScout24.de) • Termin: 25.04.2005

6. Wie kommt man zu einem Projekt?Welche Vorbereitungsarbeiten sind zu tun? Workshopteil • Anlässe für Projekte • Neue Produkte entwickeln / einführen • Aufträge • Forschung und Entwicklung • Machbarkeitsstudie • Reaktion auf Marktentwicklung • Gesetzesänderung • Interne Unternehmensänderung • Kostensenkungen • Arbeiten im Rahmen der Projekt-Initialisierung • Übersicht über Projektumfang • Zeitschätzung • Aufwandsschätzung • Aufteilung der Arbeiten • Feststellung der verfügbaren Ressourcen • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung: Lohnt sich das Projekt?

7. Projekt-Initialisierung (Agenda) Projekt-auftrag ... ... Hauptziel der Projekt-Initialisierung: • Klärung: Projektanforderungen • Projektziele (Ergebnisse/Produkte, Projektverlauf) • Projektabgrenzung • Kosten, Termine, Risiken, Randbedingungen • Projektorganisation, Projektmitarbeiter, Lenkungsausschuss • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projekt Projekt-Umfeld • Umfeld-Analyse • ProjektantragaProjektauftragaKick off • Kritische Erfolgsfaktoren (Praxistipps) • Praxis-Beispiel: „IT-Infrastrukturprojekt Korfu“

8. Anlässe für ein Projekt • Idee oder Verbesserungsvorschlag, z.B. aus dem Betrieblichem Vorschlagswesen (BVW) • Anfrage / Auftrag eines Kunden • Folge eines anderen Projektes • Neues Unternehmensziel • Gesetzliche Änderungen • Technische Neuerungen • Prüfberichte (z.B. Wirtschaftsprüfer, Revisor, Datenschutzbeauftragter) • Unternehmenskrise / Firmenfusion

9. Von der Idee zum Kick off Priorisierungs-gremium Wirtschaftlich- keits-Analyse Idee Genehmi- gung Neue Geschäftsidee Betriebliches Vorschlagswesen Projektziel Projektantrag Projektauftrag Kick off Problem Kundenauftrag Marketing F&E Umfeld- Analyse

10. Erste Schritte ... nicht planbar • Wichtige Aufgabe/Auftrag hat sich im Unternehmen ergeben. Ein Projektleiter wird gesucht und ernannt. Dieser erstellt einen Projektantrag/Kundenangebot. Beispiele • Ein Mitarbeiter entwickelt zu einer wichtigen Aufgabe eine Projektidee, wobei er selbst nicht unbedingt später die Projektleitung übernehmen muss. Der Mitarbeiter erstellt einen Projektantrag und übernimmt - bis zur offiziellen Benennung des Projektleiters - de facto die Führung. • Eine Mitarbeitergruppe des Unternehmens entwickelt einen Projektantrag. Diese Gruppe übernimmt bis zur offiziellen Benennung eines Projektleiters gemeinsam die Projekt-management-Aufgaben. Ggf. übernimmt später ein geeignetes Mitglied der Gruppe die Projektleitung.

11. Projektklärung ... unabdingbar Todsünde im PM: „Unklares oder unzureichend definiertes Projektziel“ Projekt- Krise Unklarer Projekt-auftrag früher oder später „So habe ich mir das aber nicht vorgestellt“ „Machen Sie mal“ Projektleiter ist verantwortlich für die genaue Zielklärung: „Was wollen wir mit dem Projekt erreichen?“ Die exakte Definition des Ziels am Beginn eines Projektes ist ein entscheidender Erfolgfaktor für das Gelingen des Projektes Ideal: Für jeden Mitarbeiter gibt es mindestens ein individuelles (abgeleitetes) Ziel, zu dem er sich „bekennt“

12. Eigenschaften Ergebnisziele Sachziel Qualitätsziel Terminziel Kostenziel Prozeßziele Projektziele Ein Ziel ist ein gedanklich vorweg- genommener zukünftiger Zustand Arten • verständlich • messbar / nachprüfbar • realistisch erreichbar • ergebnisbezogen • widerspruchsfrei • lösungsneutral • vollständig Ziele sind schriftlich festzuhalten Ziele müssen zwischen Auftraggeber und Projektleiter abgestimmt und von beiden Seiten akzeptiert werden Positive Formulierungen verwenden!

13. Realistische Ziele setzen! Projekt- Ziele Termine / Zeit Ressourcen / Kosten Keine Utopien! • Eckdaten mit Auftraggeber klären! • Gibt es feste Termine (z.B. Messetermine), die unbedingt einzuhalten sind? • Welche Limits gibt es bezüglich Manpower und Budget? • Welche sonstigen Rahmenbedingungen gibt es? • Klare Zieldefinition • sorgt für sichere Planungsgrundlage • verhindert falsche Erwartungen beim Auftraggeber • ist der Gradmesser für Erfolg oder Misserfolg des Projektes

14. Messbare Ziele setzen! Ziele müssen quantitativ messbar sein, damit am Ende des Projektes eine objektive Überprüfung stattfinden kann, ob das Projekt „erfolgreich“ war Vorgehen: • Relevante Zielgrößen (Kennzahlen) ermitteln und festlegen • Zahlen oder zumindest Größenordnungen, Zahlenintervalle, Minimal- oder Maximalziele hierfür vereinbaren

15. Schwammige Ziele Soll gut werden Soll möglichst viele Leute ansprechen Soll irgendwann mal fertig werden Soll Gewinn bringen Sollte funktionieren Soll möglichst viel können Soll möglichst wenig Pflegeaufwand notwendig machen Geringe laufende Kosten Messbare Ziele Stiftung Warentest: „Gut“ Monatliche Besucher der Website: 1000 Termin: 01.07.2005 Businessplan Funktionen festlegen und bei Abnahme testen Kann-Kriterien festlegen und bestimmte Anzahl dieser erreichen Monatlicher Pflegeaufwand: maximal 40 Stunden Monatliche Betriebskosten: maximal 500€ Messbare Ziele Workshopteil

16. Abgrenzung des Projektumfangs: Nicht-Ziele benennen! • Ziele müssen aufgeschrieben werden • Zielkatalog -> Projektantrag • Es ist wichtig, auch die „Nicht-Ziele“ festzulegen • „Nicht-Ziele“: Was das Projekt NICHT tun soll. • Nicht-Ziele: Hilfe zur klaren Abgrenzung und zur Konkretisierung des Projektumfangs (Scope) • Beispiel • Ziel: Die zu entwickelnden Module sollen wiederverwendbar sein • Nicht-Ziel: Die wiederverwendbaren Module werden NICHT weiterentwickelt und auch NICHT gepflegt

17. Umfeld-Analyse • Auflistung der Umfeldgrößen • Personen, Gruppen oder Interessengruppen • Rahmenbedingungen: Gesetze, Standards, Technik, Trends • Andere Projekte: Schnittstellen / Abhängigkeiten • Analyse der Umfeldgrößen a „Risiko-Management“ • Operativer Maßnahmenkatalog: Sofort-Maßnahmen, Vorsorge-Maßnahmen, Projektmarketing Geschäfts- führung Auftrag- geber Gesetz- geber Kunden Betroffene Abteilungen Projekt Markt Wettbewerber Anwender Andere Projekte Liefe- ranten Projekt- team Partner

18. Beispiel: Geschäftsumfeld • Geschäftsumfeld analysieren • Marktsituation: Aktuell und Trends • Wettbewerbsbetrachtung: Aktuell und Trends • Wertschöpfungskette • Sonstige Einflüsse(gesetzliche, technische und soziale Rahmenbedingungen) • Anforderungen an die notwendigen Veränderungen • Antwort auf Wettbewerb und Trends im Markt • Veränderungspotential im Unternehmen • Alternative Strategien zur Ertragssteigerung • Empfohlene Veränderungsprozesse • Begründung für die Vorschläge und die Vorgehensweise

19. Interessen-Analyse (Stakeholder-Analyse) extrem wichtig für unternehmensinsterne Projekte Ziel: Potentielle Widerstände geistig vorwegnehmen • Liste der vom Projekt Betroffenen erstellen • Analyse: Mit welchen Widerständen ist von wem zu rechnen? Wer wird das Projekt unterstützen? • Operative Maßnahmen festlegen

20. Wirtschaftlichkeitsbetrachtung Projekte sind Investitionsvorhaben • Es werden grundsätzlich nur solche Projekte durchgeführt, die sich wirtschaftlich rechnen • Bei konkurrierenden Projekten werden – aufgrund knapper Ressourcen - die mit der besten Wirtschaftlichkeit priorisiert Wirtschaftlichkeitsbetrachtung • Nutzen • Quantifizierbarer Nutzen (€) • Nicht-quantifizierbarer Nutzen • Kosten • Reine Projektkosten • Investitionskosten • Betriebskosten • Lebensdauer realistisch einschätzen • Nutzen tritt häufig erst mit zeitlicher Verzögerung ein: Umstellungs-/ Einführungsaufwand, geringere Produktivität/Mehraufwand in der Startphase u.ä. • Einsparungspotentiale müssen auch realisiert werden!

21. Methoden der Wirtschaftlichkeitsberechnung Finanzmathematische Verfahren Hauptproblem: Verfügbarkeit zuverlässiger Daten a Genauigkeit nicht übertreiben!

22. WiBe21: Software-unterstützte Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen werden methodisch einheitlich (standardisiert) durchgeführt • Ergebnis: begründete, transparente und nachvollziehbare Aussagen zur Wirtschaftlichkeit des Projektes • WiBe21*: • Methodik: Kapitalwert und Nutzwertanalyse • Softwareprodukt, das die Anwendung der Methodik unterstützt *) empfohlen vom Bundesministerium des Innern WiBe21: Systematik Entscheidungsbasis Kennzahlen Genehmigung/Ablehnung des Projektes Kapitalwert (€) Dringlichkeitswert Qualitativ-strategischer Wert

23. Auf dem Weg zum Projektantrag • Projektziele • Projektumfeldanalyse mit Interessenmatrix • Aufbau der Projekt-Organisation: Leiter, Team, Teilprojekte?, Kernteam?, Lenkungsausschuss • Grobplan erstellen • Aufwände • Erforderliche Ressourcen a Projekt-Budget aufstellen Für den Projektantrag sind grobe Angaben zu den wichtigsten Projekt-größen (Kosten, Termin, Ressourcen usw.) er- forderlich. • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung • Terminplanung • Projekt-Risiken • Qualitätsplanung • Kommunikationsplanung

24. Projektantrag Markanten Projektnamen wählen • Projektziel • Beginn- und Ende-Termine, Meilensteine • Projektorganisation • Auftraggeber, Projektleiter, Lenkungsausschuss • Liste möglicher Projektmitarbeiter • Betroffene Fachabteilungen • Wirtschaftlichkeitsbetrachtung • Ressourcen/Kosten: Mitarbeiter-Ressourcen, Investitionen, Betriebskosten • Erwarteter Nutzen (quantitativ (€), nicht-quantitativ) • Potentielle Risiken • Mögliche Qualitätsmängel, Zeitverzögerungen, Kostenüberschreitungen • Mögliche Gefährdungen des Projektes

25. Beispiel: IT-Infrastrukturprojekt • Praxisbeispiel: Projektinitialisierung Korfu(separater Foliensatz)

26. Projektauftrag • Ziele und Inhalte werden zwischen Auftraggeber(z.B. Verantwortlicher des Fachbereiches) und Auftragnehmer (Projektleiter) abgestimmt • Projektantrag geht zur Genehmigung an „Priorisierungsgremium“ • Nach Zustimmung zum Projektantrag wird dieser zum Projektauftrag • Unterzeichnung durch Auftraggeber und Auftragnehmer (= Projektleiter) • Projektauftrag ist die Basis des Projektes

27. Kick off-Veranstaltung • Kick-off Veranstaltung: formaler ProjektstartErstes Treffen des PL mit dem gesamten Projektteam • Ziel: Klarheit schaffen • Jeder hat das Projekt als Ganzes verstanden • Jeder kennt die Projektziele und damit die Kriterien an denen der Projekterfolg gemessen wird • Jeder kennt das geplante Vorgehen mit Zwischenterminen und Meilensteinen • Jeder kennt seine Rolle im Projekt • Vorstellung / Kennenlernen der Teammitglieder • Vorstellung des Projektauftrages • Projektziele, -inhalte und –termine • Rahmenbedingungen

28. Kick off: Spielregeln der Zusammenarbeit • Informations- und KommunikationsverhaltenGrundregel: Für Informationen, die man hat, gilt Bringschuld. Für Informationen, die man braucht, gilt Holschuld. • BerichtswesenWann und in welcher Form sind Statusberichte abzugeben? Wie soll an den Lenkungsausschuss berichtet werden? • Kontakte zu Auftraggebern oder BetroffenenTeammitglieder dürfen keine Änderungswünsche annehmen. Dies geht nur über den Projektleiter • Kommunikation über das Projekt nach außenGrundregel bei Problemen: „Keep it in the family.“ Nicht bei Dritten beklagen. • KonflikteWünsche rechtzeitig äußern. Ärger über Kollegen oder den Projektleiter möglichst früh zur Sprache bringen

29. Beispiel: Korfu-Kickoff Kick off vom 04.07.2002

30. A1: Idee für eine innovatives & erfolgreiches Internet-Unternehmen • Vorgehen und Ergebnisse • Zieldefinition • Lösungsalternativen • Entscheidungskriterien • Bewertungsverfahren • Commitment: „Ergebnis“ • To-Do-Liste • Erfahrungen in der Projektarbeit Datei: Idee-Team_x.ppt Ergebnispräsentation der Projektleiter der Teams 2+3