Poslední fáze projektového cyklu – ukončení projektu

1. Poslední fáze projektového cyklu – ukončení projektu

2. Životní cyklus projektu Definovat • Definování • Plánování • Vedení • Sledování • Ukončení Plánovat Vést Definovat Aktualizovat plán Vést Sledovat Definovat Aktualizovat plán Vést Sledovat Ukončit

3. Ukončení projektu • Předmětná část • Dosažení cíle • Dokumentace díla • Procesní část • Dokumentace procesů • Znalostní databáze • Ukončení projektu – rozpuštění týmu

4. Dokumentace a Ukončení projektu • Dokumentace • Akceptační protokoly • Zápisy z kontrolních dnů • Technické výkresy • Návody k obsluze • Ukončení projektu • Kick out meeting • Ocenění členů týmu

5. Dokončení projektu • Zajištění hmotných i nehmotných výstupů projektu a jejich přijetí objednatelem • Zdokumentování a předání veškerých poznatků z průběhu životního cyklu projektu

6. Dokumentace projektu • Úložiště dokumentů • Struktury úložiště a procedury archivace • Ujednání o kategorizaci a názvech dokumentů • Specifikace standardů pro používání sw prostředků zpracování dokumentů • Formální náležitosti jednotlivých typů dokumentů, šablony, kódy, zkratky, číselné řady • Odpovědnosti za archivaci dokumentů, aktualizaci a zálohování úložiště, • Odpovědnost za správnost a vedení verzí dokumentů, je-li to z pohledu projetu potřeba

7. Dokumentování poznatků z projektu • Vytvoření, ověření a potvrzení všech příslušných údajů o hmotných výstupech projektu • Důležité události (poruchy, regulační opatření..) • Založení databáze poznatků (zkušeností) pro řízení typově příbuzných projektů • Zjišťování spokojenosti zákazníka a členů týmu projektu • Vyhodnocení projektového řešení a míra dosažení parametrů ze zadání cílů • Shromáždění doporučení a návrhů na zdokonalení

8. Ukončování smluvních vztahů • Vstupy: • Dokumentace smluvního vztahu • Nástroje a techniky: • Prověrky obstarávání • Výstupy: • Záznamy o smluvním vztahu • Formalizace přijetí a uzavření

9. Předání hmotných výstupů projektu • Předání dokumentace produktu, zkušebních protokolů, inspekčních zpráv • Konečné posouzení finanční situace (projektová kalkulace) • Konečná zpráva a dokumentace projektu • Seznam otevřených otázek a dokončovacích prací • Seznam nároků a požadavků

10. Uzavření projektu • ukončení všech běžících procesů projektového managementu • předání všech výstupů projektu a oficiální uzavření vztahů mezi dodavatelem a zákazníkem • uvolnění výkonných projektových sil • ukončení používání všech materiálních a finančních zdrojů projektu • vypořádání všech účetních agend

11. Účetní vypořádání • Ukončení pronájmů • Předání nespotřebovaných předmětů ke skladování nebo prodeji • Účetní ukončení přiřazení členů projektového týmu k účtování nákladů projektu

12. Závěrečné analýzy a poučení z projektu • hodnocení naplnění cílů projektu • porovnání plánovaných a skutečných hodnot všech měřitelných výsledků • rekapitulace změn projektu • naplnění plánu kvality, speciálních podmínek a zvládnutých rizik projektu, • efektivity procedur projektového managementu, • projektové dokumentace, • exaktních výsledků kontrolních měření, • projektových výzkumů apod. • individuální vyjádření a komentářů

13. Několik zásad pro ukončení projektu • Veškeré výstupy musí být akceptované zadavatelem • Zhodnocení zdrojů a vyvarování se opětovného použití nespolehlivých členů týmu • Poučení se z projektu (úspěšného nebo méně úspěšného) • Neustálá aktualizace projektové dokumentace

14. Vytvoření předpokladů pro zajištění úspěchu dalších projektů • Dle Standish Group je 30% projektů ukončeno předčasně • 70% projektů nedosáhne alespoň část plánovaných cílů • Překročení nákladů v 80% projektech • Téměř 100% prodloužení časového plánu

15. Deset nejčastějších důvodůproč se nedělá ve firmách postimplementační analýza projektu? • Opiti úspěchem z dobře dokončeného projektu podlehnou pracovníci dojmu, že to není potřeba • Zdeptáni neúspěchem projektu se snaží účastníci projektu i všichni, ti, kdož byli projektem dotčeni, na projekt co nejrychleji zapomenout • Pod tíhou stále nových a nových projektů a každodenních starostí na takovou analýzu nezbývá času • V beztak napjatých rozpočtech projektů se škrtají všechny „snadno ušetřitelné finanční položky“, takže dojde i na postimplementační analýzu, která se pak už ani nenaplánuje. • V řadě firem se taková věc považuje za zbytečné mudrování a zdržování od pořádné práce • U členů projektového týmu panuje obava, že by se i dobře míněné, kritické závěry obrátily proti nim samotným • Neví se, jak ji vlastně prakticky dělat • Analýza se kdysi udělala, ale doporučené závěry se odložily ad acta, takže se celá akce nutně jevila jako zbytečné vynaložení času a námahy, a proto se od ní upustilo • Na rozdíl od vlastní realizace projektu ji nikdo nepožaduje • Projektový tým nechce poukazovat na chyby, kterých se dopustil (Proč by to měl dělat?!) a upozorňování na úspěchy zase zavání sebechválou.

16. Znalostní projektová báze • Výtah klíčových informací a dokumentů z projektů • Struktura • Nabídka, smlouvy, přílohy • Plán, rozpočet, statistika • Základní dokument projektu, definované pravidla, použité standardy a konvence • Historie – klíčové zápisy, měsíční reporty, protokoly • Výstupy – studie, analýzy, modely, zdrojové kódy, komponenty, .. • Důležité je: • Orientace v systému • Možnost jednoduchého vyhledávání • Zajištění přístupových práv • Zajištění aktualizace a relevance dat • SW podpora – Document management

17. Statistika projektu • postup • kvantitativní charakteristiky speciální poznámky • vhodný komentář k zapamatování • specifika ovlivňující ostatní údaje

18. Příklad typického použití KB (knowledge base), KM (knowledge management)

19. Techniky Jak Fáze Role Kroky Úkoly Kdo Metriky WBS Pracnost Produkty Kdy, co Co vznikne Firemní know-how projektů • Procesy • metodologie • Znalostní báze • Dokumentace projektů pro • využití znovupoužitelných částí • studium zkušeností z realizovaných projektů • Statistiky Projektů pro • práci s metrikami • odhady pracnosti

20. Vyhledávání znalostí a učení se Problémy zákazníků Hledání řešení Technologie Zákazníci Dodání Generování Výrobky a služby Distribuční kanály Tok dat, informací a produktů Znalostní organizace

21. Znalosti • data (+ relevance + účel = ) • informace (+ aplikace = ) • znalost (+ intuice + zkušenosti = ) • moudrost

22. Definice znalosti • „Znalost je organizovaná informace využitelná k řešení problémů.“ [Woolf1990] • „Znalost je informace, která je organizována a analyzována, aby se stala srozumitelnou a použitelnou k řešení problémů nebo k rozhodování.“ [Turban1992] • „Znalost obsahuje pravdy a přesvědčení, perspektivy a koncepty, úsudky a očekávání, metodologie a know-how.“ [Wiig1993] • „Znalost je množina vhledů, zkušeností a procedur, které jsou považovány za správné a pravdivé a které tím řídí myšlenky, chování a komunikaci mezi lidmi.” [Spek1997] • „Znalost je uvažování nad daty a informacemi za účelem aktivního umožnění výkonu, řešení problémů, rozhodování, učení a výuky.” [Beckman1997]

23. Zachycení znalostí • Systém se nemůže omezit pouze na přísně strukturované formáty, musí umět pracovat s e-maily, webem apod., s obsahem, který nevzniká uvnitř organizace. • Požadavek: flexibilní datový model, který umožňuje rychle definovat objekty související s podnikáním; uživatel může vytvářet klasifikace reprezentující specifické podnikové procesy (např. “finanční rizika”, “hodnocení zaměstnanců”) • Zdroje znalostí by měly být propojeny na ty, kteří je vytvořili, uživatelé pak s nimi mohou problematiku konzultovat.

24. Knowledge Management (KM)Znalostní řízení • Management znalostí se soustřeďuje na procesy, pomocí kterých se v organizacích z jejich nehmotného, "intelektuálního" jmění (kapitálu) vytvářejí hodnoty.

25. Proč je KM obtížný? • organizace musí vytvořit prostředí, které přeje sdílení znalostí • způsob hodnocení znalostí vrcholovým managementem ve své organizaci • management znalostí není totéž, jako informační management • zapojení vrcholového managementu

26. Vyhledávání znalostí • Nestrukturované řešení - surfování • Strukturovanější prostředí, v němž mohou uživatelé používat klasifikace a metadata, s jejichž pomocí mohou přesně specifikovat, co chtějí najít; • fulltextové prohledávače, metadata, kontextově závislé nástroje, umožňující dělat soudy o vhodnosti znalostí tím, že je propojí s jejich původním použitím.

27. Nestrukturovaná data • Volný text • Grafika • Audio, video Lze jen velmi těžko nebo vůbec vyhledávat data.

28. Strukturovaná data • Textová • Číselná (číselníky) • Datum, čas • Logická • Kategorie (hodnota vlastnosti z dané škály) Umožňují vyhledávání dle zvoleného klíče

29. Média pro uchovávání znalostí • lidská paměť • organizace • dokumenty • počítač

30. Nejlepší postupy (Best Practice) • Prosazujte nejlepší postupy • Řešení KM by mělo podporovat používání šablon pro vytváření standardizovaných pracovních prostorů, podporujících přijatou metodologii (seznamy úkolů apod.). Při zahájení projektu může jeho manažer jednoduše vytvořit odpovídající pracovní prostor, který využívá nejlepších postupů. Během projektu se může pracovní prostor dále vyvíjet a po dokončení projektu je zdokonalená šablona automaticky použita v dalších projektech. • Výsledkem je prostředí, v němž se hodnota znalostí každým použitím zvyšuje, vytváří se rostoucí spirála neustále obohacovaných, integrovaných znalostí, zvyšuje se jejich přidaná hodnota.

31. Sledujte využití znalostí jedné skupiny uživatelů v jiných skupinách. Pak je možné, aby každý, kdo najde určitý dokument, viděl, kdo a kdy ho použil, může se seznámit s úspěšností použití, poučit se z chyb apod. U standardů (nejlepší postupy, šablony apod.) lze snadno zjistit, kteří uživatelé systému budou ovlivněni jejich změnami (např. je možné identifikovat všechny zákazníky, kteří budou při obnovení smluv ovlivněni změnami, které navrhuje vaše právní oddělení) Sledování využití znalostí

32. Cíle organizace Identifikace potřeby nových znalostí a dovedností Zhodnocení využívání znalostí Vytvoření podmínek pro přijetí znalostí a dovedností Využívání znalostí Implementace znalostí Znalostní cyklus

33. Společná tvorba a sdílení dokumentů • definovat, jakým způsobem budou data vytvořená v různých paralelních procesech kombinována a propojena • každý spoluautor vkládá své poznámky na různá místa v dokumentu, přičemž původní struktura dokumentu zůstává zachována • spoluautoři provádějí opravy přímo ve struktuře a obsahu původního dokumentu, tyto změny jsou zvýrazněny jinou barvou či jiným stylem písma • omezit přístup spoluautorů buď prostřednictvím oprávnění přidělených síťovým administrátorem, nebo použitím hesla pro přístup k dokumentu

34. Sdílení znalostí • Většina manažerů vyhledává nové nápady, pokud potřebují řešit současné kritické problémy. • Žádný zdroj informací není univerzálně nejefektivnější. Manažeři získávají myšlenky z různých zdrojů. • Převládá ústní šíření myšlenek. Manažeři se hodně spoléhají na radu kolegů při hodnocení významu a spolehlivosti nových informací. • Je možné zdokonalit tradiční formy sdílení znalostí.

35. Znalosti v organizaci • Zaznamenané (směrnice, ověřené pracovní postupy – „explicitní“) • Nezaznamenané znalosti zaměstnanců (obtížná dokumentace – „tacitní“ nebo snadná dokumentace – „imlicitní“)

36. Sdílení tacitních znalostí • Vyprávění příběhů (storytelling) • Učňovství (apprenticeship) • Komunity (CoP, Communities of Practice)

37. Vyprávění příběhů • Pomocí analogií a symbolů vytváří přirozené podmínky ke sdílení znalostí • Vypravěč spojuje své zkušenosti se zkušenostmi posluchače • Podmínky úspěchu: • Obsah příběhu • Vypravěč a posluchač: důvěra, společný zájem, blízký vztah – emoce, strach, radost

38. Učňovství • Vztah mistra a učně formalizován, smlouvou se obě strany zavazují je spolupráci • Mistr předává učni explicitní znalosti a snaží se v různých situacích a činnostech rozvíjet jeho vlastnosti tacitní • Nevýhody: dlouhodobý proces, vyžaduje trpělivost • Př. Malířský učeň- chůze na štaflích • Podobný princip: mentorování (neformální)

39. Komunity • Skupina lidí, kteří mají společný zájem – řeší problém, sdílejí znalost, zkušenost, nástroje, praktiky apod. • Jsou na sobě závislí • Vznikají přirozeně nebo jsou vytvářeny pro řešení konkrétního problému • Musí mít jasně formulovaný cíl, pokud možno i vizi a strategii

42. Specifické vlastnosti • znalosti jsou nehmotné a těžko měřitelné, • znalosti jsou pomíjivé, a proto mohou „zmizet přes noc“, • znalosti nejsou v procesech spotřebovány, někdy naopak používáním rostou, • znalosti mají velkou šíři dopadu v organizacích, • znalosti nemohou být koupeny na trhu či burze, • znalosti nejsou konkurenční, mohou být používány různými procesy ve stejnou dobu.

43. Cena znalostí • Náklady na pořízení, hodnota, dostupnost • Předává se „zadarmo“ – reciprocita, reputace, altruismus • Směna fyzická i virtuální • Důležitou podmínkou fungování trhu znalostí je důvěra

44. Chyby při práci se znalostmi • Nízké ocenění pracovníků, často pouze slovní podpora, demotivace • Větší důraz na tvorbu nových znalostí než opětovné použití existujících • Chybí podpora kontinuálního vzdělávání • Neexistence nástrojů ohodnocování znalostí

45. Dimenze charakterizace znalostí • média pro uchovávání znalostí • dostupnost znalostí • typologie znalostí • hierarchizace znalostí

46. Média pro uchovávání znalostí • lidská paměť • organizace • dokumenty • počítač

47. Informační bariéry • Technické • Dislokační • Finanční • Diskriminační • Psychologické • Jazykové

48. Další bariéry • Legislativní • Složitost • Neschopnost porozumět (kognitivní) • Informační zahlcení

49. Projektově orientované společnosti • sofistikované interní procesy celopodnikové podpory projektové managementu • intenzivní využití informačních a komunikačních technologií

50. Koordinace a řízení v multiprojektovém prostředí • nároky na formalizaci komunikačních kanálů • sledování interakcí a koordinace soustavy projektů • monitorování a kontrola (sofistikované kontrolní postupy dle vlastních metodik, standardizované systémy podávání hlášení)