Departementets styring og styrenes rolle

1. Departementets styring og styrenes rolle Ekspedisjonssjef Toril Johansson

2. Styrer i staten • normalordning i staten er at forvaltnings-organer ikke har styrer • universiteter og høyskoler er forvaltningsorganer med særskilte fullmakter • loven (faglige og organisatoriske) • stortingsvedtak (økonomiske) • oppnevning av styrer i aksjeselskap skjer gjennom generalforsamlingen • oppnevning av styrer i UH-sektoren skjer gjennom valg av ansatterepresentanter og studentrepresentanter og utnevning av eksterne medlemmer

3. Styrets ulike roller • Styret har det strategiske ansvaret for utviklingen av høyskolen/universitetet • Styret skal sørge for at den faglige aktiviteten holder høy kvalitet • Styret har ansvar for å sørge for samarbeid med samfunns- og næringsliv • Styret skal føre tilsyn med ledelsen av virksomheten

4. Styremedlemmenes rolle • Det er formelt ingen forskjell mellom eksterne og interne medlemmers funksjon og rolle i styret • Ingen av gruppene er valgt for å ivareta særinteresser • Styremedlemmene har ansvar for å se helheten i styringen av virksomheten • Bredden i styremedlemmenes kompetanse og erfaring må utnyttes

5. Rollefordeling mellom styret og rektor • Styret er institusjonens øverste myndighet – alle beslutninger i organisasjonen skjer på vegne av styret • Styret skal fastsette instrukser for den daglige ledelsen • Valgt rektor er styrets leder - rektor har på styrets vegne det overordnede ansvar for og ledelse av institusjonens virksomhet, og fører tilsyn med denne • Ansatt rektor er styrets sekretær - rektor er daglig leder for institusjonens faglige og administrative virksomhet i samsvar med de rammer og pålegg som styret fastsetter

6. Rektor som styreleder • Rektor har det overordende ansvar for ledelse av virksomheten og fører tilsyn med denne • Rektor avgjør saker dersom de ikke kan utsettes til styret kan komme sammen • Rektor kan gis fullmakt til å avgjøre løpende saker som bør avgjøres før neste styremøte • Departementet vil i alle vesentlige spørsmål forholde seg til styret

7. Ekstern styreleder • Departementet forventer at eksterne styreledere vil innta en aktiv rolle i dialogen med departementet • I vesentlige spørsmål vil departementet ha dialog direkte med ekstern styreleder • Styrer med ekstern styreleder vil ha en noe annen tilsynsrolle.

8. Relasjonen mellom departement og styret • I utgangspunktet vil departementet som eier forholde seg til styret • Av praktiske grunner må departementet i noen tilfeller henvende seg til den daglige ledelsen ved institusjonen

9. Hvordan forholder departementet seg ved alvorlige situasjoner? • I særlige tilfeller kan departementet gå inn og instruere styrene • Departementet kan inndra fullmakter • Kongen i statsråd kan avsette styret i alvorlige tilfeller

10. Styrets ansvar for økonomiforvaltningen og intern styring og kontroll • Økonomiforvaltning • Styret har ansvar for at regnskapene er korrekte • Styret har ansvar for den interne budsjettfordelingen • Avsetninger skal styrebehandles • Intern kontroll • Styret skal sørge for å ha et helhetlig system for planlegging, gjennomføring og kontroll • Styret må sørge for at det gjennomføres risiko- og vesentlighetsbetraktninger både i forhold til måloppnåelse og regnskap

11. Hva betyr det å være et strategisk organ? • Styret skal planlegge på lang og på kort sikt • utarbeide strategiske mål • prioritere mellom fagområder og tildele ressurser i forhold til prioriteringene • utarbeide mål og resultatkrav på årsbasis • Styret bestemmer selv styringsordning og intern organisering av universitetet/høyskolen • det forventes at styret organiserer virksomheten for best mulig å møte fremtidige utfordringer

12. Frihet vs. ansvar • Kvalitetsreformen har gitt utvidede fullmakter til uh-institusjonene • faglige • organisatoriske • økonomiske • de interne styringssystemene må utgjøre en helhetlig prosess av planlegging, gjennomføring og kontroll • større krav til kvaliteten på rapporteringen til departementet • Riksrevisjonen legger økt vekt på forvaltningsrevisjon og å følge opp Mål og resultatstyring

13. Etiske rammer • Forutsetning for god styring • Generelle etiske rammer i lov- og regelverk, forvaltningsprinsipper, • Spesifikt for uh-sektoren • Lov om universiteter og høyskoler - Lov om behandling av etikk og redelighet i forskning • Nasjonalt utvalg for gransking av redelighet i forskning • Rundskriv om eksternt finansiert virksomhet

14. Styringshjulet

15. ØR § 14 Intern kontroll Styringshjulet – steg for steg Evaluere ØR §16 Planlegge og budsjettere (begge) ØR §§4a, 9a og 5 Rapportere og kontrollere (begge) ØR §§ 4c, 9c og 15 Tildelingsbrev ØR §7 Ansvar for gjennomføring hos virksomhetene ØR §§4b og 9b

16. Målstruktur og resultatrapportering • Ny målstruktur fra 2007 • Sektormålene refererer til lovens formål, og krav til effektiv ressursforvaltning • Virksomhetsmålene er formulert i forhold til områder som er vesentlige for samfunnsutviklingen. • Rapporteringskravene følger av målstrukturen, og områder som departementet særlig vil følge utviklingen av • Departementet vil ha større fokus på sammenhengen mellom ressursinnsats og resultat • Det stilles store krav til rapporteringskvalitet

17. Om risikostyring • En forvaltningsreform • Verktøy for å kunne sett i gang tiltak i rett tid på områder med fare for at mål ikke nås • Krever styre- og ledelsesforankring • Integrert del av mål- og resultatstyringen • En systematisk tilnærming til planlegging og bruk av ressurser • Aggregert som sektorkunnskap og kunnskapsgrunnlag for politikkutforming

18. Risikostyring – forventninger til institusjonenes arbeid • Forankring hos styret og ledelsen på alle nivåer • Integrering av systemet for risikostyring i allerede eksisterende styringsprosesser • Risikovurderinger er ikke nok – det skal fokuseres på risikostyring

19. Risikostyring – KDs oppmerksomhet fremover • KD også pålagt å følge reformkravet i Økonomireglementet på sektornivå • I etatsstyringsrunden i våres varslet vi vekt på risikostyring framover • Vårens etatsstyringsmøter vil bære preg av overordnet tilnærming til styrets arbeid