XX. századi iratok tömeges digitalizálása

1. XX. századi iratok tömeges digitalizálása Az MTI-kőnyomatosok digitalizálásának intézményvezetői kérdései MLE Vándorgyűlés, Állományvédelmi Szekció Sopron, 2009. augusztus 18.

2. Digitalizálás 2009-ben (kiemelt projekt) K 428 Magyar Távirati Iroda, Kőnyomatosok, 1920–1949 (1956) Napi tudósítások időrendben Rádiófigyelő Lapszemle Bizalmas értesítések Heti kiadás Egészségügyi hírek Ki nem adott közlemények Házi tájékoztatók Német nyelvű kiadás Pro domo Külpolitikai szemle Mennyiség: 929 kötet, 21 csomó, 160 doboz Digitális felvétel: kb. 630 000 oldal Kivitelezés ideje: Szolgáltatás: 2009. július 1. után, Online, ingyenesen, kétrétegű pdfben

3. Digitalizálás 2009-ben (kiemelt projekt)

4. XX. századi iratok tömeges digitalizálása Kronológia 2008. XII. 04. Kormányhatározat az MTI-anyag digitalizálásáról XII. 15. A MOL szervezeti egységei 2009. évi munkatervének véglegesítése

5. XX. századi iratok tömeges digitalizálása 2167/2008. (XII. 4.) Korm. Határozat a 2008. évi központi költségvetés általános tartalékának előirányzatából történő felhasználásról A Kormány 1. az államháztartásról szóló 1992. évi XXXVIII. törvény 38. § (1) bekezdésében biztosított jogkörében el-rendeli a 2008. évi központi költségvetés általános tartaléka terhére az alábbi összegek melléklet szerinti átcsoportosítását összesen 2660,4 millió forint összegben: a) a 2011. évi magyar EU elnökségre való felkészülés 2008. évben elvégzendő feladatai közé tartozó info-kommunikációs beszerzések és az EU mellett működő Állandó Képviselet elhelyezésével kapcsolatos kiadások fedezetére 2560,4 millió forint; Felelős: pénzügyminiszter külügyminiszter Határidő: azonnal b) a Magyar Távirati Iroda Zrt. részére a digitális archívum közérdekű használhatóságának javítására, ke-resési lehetőségeinek bővítésére, a fényképarchívum és a hírarchívum egy részének digitalizációjához, az így digitalizált adatok — nem kereskedelmi célú felhasználás esetén ingyenesen hozzáférhetővé tétellel megvalósuló — internetes közzétételéhez, valamint az 1989 és 2004 közötti hírarchívum — nem kereskedelmi célú felhasználás esetén ingyenesen hozzáférhetővé tétellel megvalósuló — internetes közzétételéhez 100,0 millió forint; Felelős: pénzügyminiszter a Magyar Távirati Iroda Zrt. elnöke Határidő: azonnal 2. az 1. b) pontban jelzett összegre vonatkozóan elszámolási kötelezettséget ír elő. Felelős: a Magyar Távirati Iroda Zrt. elnöke Határidő: 2009. június 30.

6. XX. századi iratok tömeges digitalizálása Kronológia 2008. XII. 04. Kormányhatározat az MTI-anyag digitalizálásáról XII. 15. A MOL szervezeti egységei 2009. évi munkatervének véglegesítése 2009. I. 05. A MOL informálisan értesül arról, hogy az MTI „majd keresni fogja” I. 13. Első vezetői megbeszélés az MTI-vel I–II. Szakmai-állományvédelmi előkészületek tervezése Két vállalkozó felméri az anyagot a digitalizálás és az OCR-ezés lehetőségének megállapítására (8 alkalom) III. 02. Próbaszkennelés

7. XX. századi iratok tömeges digitalizálása A vezetői döntés kérdései • Kiindulási helyzet • MTI-kezdeményezés a MOL-ban őrzött, MTI Kőnyomatosok „Napi jelentés” sorozatának 1938–1944 közötti „érdekes időszaka” digitalizálására. (154 kötet) kb. 100 000 oldal • A digitalizálás költségeit az MTI fizeti, a teljes képállományt megkapja a MOL is, és nem kereskedel-mi céllal szolgáltathatja azt. • 1. A finanszírozási feltételek időbeli adottsága, tartóssága, megismétlődése • 2. A levéltári anyag forrásértéke • 3. A levéltári anyag digitalizálásra alkalmassága • Állományvédelmi szempontok (bekötött állapot, savas papírlapok, eltérő méretek) • Próbaszkennelés • 4. A levéltári anyag előkészítettsége • Szakmai szempontok (tulajdonbélyegzés, jelzetelés, leszámozás, digitalizálásra kiadás és visszarendezés) — kísérletek a munka felgyorsítására (fizikai vagy szovtveres jelzetelés) • Állományvédelmi szempontok (kötetek lapra szedése, tárolótéka készítése, szükség szerint restaurálás, megerősítés) • 5. Az emberi tényező (érvek és kompenzációk) • 6. Kockázatok és elhárításuk (a „tömeges” és a „digitalizálás” kockázatai) • 7. Alternatívák (jobb feltételekre várás, mikrofilmezés, gépi savtalanítás)

8. XX. századi iratok tömeges digitalizálása Kronológia 2008. XII. 04. Kormányhatározat az MTI-anyag digitalizálásáról XII. 15. A MOL szervezeti egységei 2009. évi munkatervének véglegesítése 2009. I. 05. A MOL informálisan értesül arról, hogy az MTI „majd keresni fogja” I. 13. Első vezetői megbeszélés az MTI-vel I–II. Szakmai-állományvédelmi előkészületek tervezése Két vállalkozó felméri az anyagot a digitalizálás és az OCR-ezés lehetőségének megállapítására (8 alkalom) III. 02. Próbaszkennelés III. 06. Szerződéskötés az MTI-vel az MTI „Kőnyomatosok” 1920–1944 közötti „Napi jelentések” sorozatának digitalizálására: 562 kötet, kb. 400 000 oldal (később két kiegészítés, bővül az évkör, a sorozatok száma, az összterjedelem) III–VI. Szakmai-állományvédelmi előkészítő munkálatok III. 20. Az Arcanum Adatbázis Kft. megkezdi a Bécsi kapu téri anyag digitalizálását III. 25. Kontrollmegbeszélés az előkészítés és digitalizálás tapasztalatairól VI. 30. A digitalizálás befejezése, közel 710 000 oldal elkészült IX. 01. MOL-szolgáltatásként működik az MTI-könyomatos (http://mol.arcanum.hu/mti)

9. XX. századi iratok tömeges digitalizálása A vezetői döntés következményei • Tervmódosítás • Az érintett szervezeti egységek (II., V., X.) éves tervfeladatait egy negyedévre módosították. • II. főosztály (1867–1944): valamennyi munkatárs: levéltáros és kezelő is végezte az előkészítést, összesen 3144 munkaórában. Ebből a dobozolás, az anyagmozgatás és a pakolás időtartama 74 munkaóra volt, az irat-pecsételés, leszámozás és esetenkénti jelzetelés pedig 3070 munkaórát tett ki. • V. főosztály (1945– ): 8 kezelő és 8 referens végezte az előkészítést, ösz-szesen 252 munkaórában (+140 munkaóra az előkészítés). • X. főosztály: A restaurálóműhely dolgozói 563, a kötészet munkatársai összesen 1471 munkaórát fordítottak az MTI-digitalizálás előkészítési és utómunkálataira. • Összes munkaóra 5430 óra, vagyis 31,2 hó • A 2008. évi MOL átagfizetéssel számolva (193 000 Ft) több mint 6 millió Ft értékű munkavégzés!

10. XX. századi iratok tömeges digitalizálása • Eredmények: • 1571 kötet, csomó • 708 619 oldal • 1,5 TB információ

11. http://mol.arcanum.hu/mti (2009. szeptember 1-jétől) Köszönöm a figyelmet. Reisz T. Csaba (reisz.t.csaba@mol.gov.hu) Magyar Országos Levéltár (www.mol.gov.hu)