Mensualisation du paiement des allocations de retraite

1. Mensualisation du paiement des allocations de retraite CCE 12 décembre 2013

2. La mensualisation des allocations retraite : un évènement unique et exceptionnel • L’évolution du cadre règlementaire (article 12 de l’accord du 18 mars 2011) généralise le versement mensuel des allocations Agirc et Arrco au plus tard à compter du 1er janvier 2014. • Toutes les allocations de droits directs et de réversion, versées en France, dans les départements et collectivités d'outre-mer ou dans les pays européens en fonction de la domiciliation bancaire (ou, à défaut, du lieu de résidence) seront mensualisées • Cette évolution concerne au total les revenus des 11,7 millions d’allocataires dont nos 2,8 millions d’allocataires … anticipé depuis juin 2013 chez Malakoff Médéric autour de 2 grands volets Informatique pour adapter les outils Métier et conduite du changement • Un chantier conduite du changement avec l’adaptation des processus métier, et de l’organisation des activités pour anticiper les impacts sur l’ensemble des Directions concernées • Un chantier Communication externe • Un chantier Trésorerie/Comptabilité Générale • Un traitement de bascule et conversion des dossiers allocataires • L'adaptation des fonctionnalités de gestion du logiciel Allure et de ses performances techniques • Un chantier de réhabilitations de données issues du traitement de conversion

3. Focus sur le volet informatique Depuis le CCE du 5 novembre, ont été finalisées les étapes de : • Recette : • Les résultats issus de la phase de recette sont globalement satisfaisants • Cependant, certaines fonctionnalités sont touchées par des anomalies: pièces justificatives Enfants A Charge (engagements manquants), courriers erronés, états de contrôle de l’Échéance de paiement • Bascule à blanc : • La qualité de la conversion et l’échéance est satisfaisante • Attente des résultats de la dernière bascule à blanc pour estimation des écarts résiduels qui seront disponibles le 9/12 (pour les derniers résultats, inférieur à 0,05%) • Go / No Go : • La décision de Go pour Malakoff Médéric a été signifiée le 27/11/2013 • L’AgircArrco a formulé un Go pour tous les GPS le 29/11/2013 La bascule réelle et le passage de l’échéance de janvier seront lancés ce jour, le 12 décembre Validation de l’échéance le 16 décembre au matin

4. Focus sur le volet non informatique Période post-conversion Pendant la période post-conversion (du 12/12 au 31/12/2013), certains actes sont gelés dans Allure • Mise en paiement des liquidations, révisions, réversions (environ 8.500 flux de paiement concernés) • Changements des moyens de paiement, situations fiscales et adresses • Enregistrement des pièces justificatives • Enregistrement des décès • Plans de remboursement • Réactivation de Dossiers de Prestations Retraite Des plans d’actions ont donc été mis en place avec les équipes concernées pour juguler ces impacts : • Les actes restent possibles dans la PRC (plates formes retraite complémentaire) et dans BREF -Brique référentiel paramètres (référentiel allocataires) • Des actions de stop paiements vont être réalisées pour éviter de générer des indus • La volumétrie des actes reportés à début 2014 a été anticipée et évaluée. Des actions ont été définies pour absorber le stock généré par cette période de gel partiel

5. Focus sur le volet non informatiqueImpacts et plans d’actions pour les équipes Gestion • L’analyse des impacts et la définition de plans d’actions associés ont été réalisées • Les équipes sont accompagnées en proximité dans la mise en œuvre de ces actions selon leurs besoins et leurs niveaux d’impact Pour toutes les équipes, mise en place de guides vocaux téléphoniques afin de réorienter les appels liés à la Mensualisation vers le n° dédié

6. Actions d’accompagnement du changement et de communication interne • L’accompagnement au changement est réalisé au plus près des équipes Gestion • Du 18 novembre au 13 décembre sont organisées des réunions d’informations sur la Mensualisation avec chaque équipe, sur chaque site • Les objectifs de ces réunions sont de : • Présenter des informations globales sur la Mensualisation et la déclinaison de la réforme en terme d’organisation projet Malakoff Médéric • Partager les impacts de la période post-conversion et de la mensualisation pour chaque équipe et présenter les actions envisagées et les consignes de travail associées • Présenter le dispositif d’appui au démarrage • Répondre à toutes les questions des gestionnaires • Une liste de questions / réponses est mise à jour au fil de l’eau après chaque réunion, puis diffusée à tous les gestionnaires • En parallèle la communication projet se poursuit de manière régulière via : • Une lettre d’information « La Com Projet » à destination de tous les collaborateurs concernés par la mensualisation (dernières dates de diffusion : 18/11 et le 03/12/2013) • La diffusion de consignes, modes opératoires et mises à jour réglementaires transmises par l’Agirc-Arrco • La présentation du dispositif de mobilisation exceptionnelle s’inscrivant dans le dispositif de gestion de crise du groupe auprès des collaborateurs concernés

7. Appui au démarrage • Le dispositif d’appui au démarrage se met en place afin d’être pleinement opérationnel au moment de la bascule • Le dispositif d’appui au démarrage repose sur une équipe centrale, composée de : • Représentants Gestion (référents gestion par équipe et/ou par site) • Représentants de la DSI (Maîtrise d’œuvre, Maitrise d’ouvrage) • Représentants de la conduite du changement (Conduite du changement Maitrise d’ouvrage et Projet) • Le rôle de l’équipe centrale est : • Centraliser et remonter les dysfonctionnements et difficultés observés • Partager les bonnes pratiques Métier et outils • Garantir le passage d’informations et de demandes d’arbitrage entre la Gestion, la MOA, la MOE et le GIE Agirc-Arrco • Pendant la période post-conversion, anticiper les difficultés Métier et outils en vue du passage à la Mensualisation • En mode Mensualisation : • Organiser des actions de communication ou de formation selon les besoins • Alimenter le retour d’expérience tout au long du mois de Janvier • Le lancement avec l’équipe centrale est prévu la semaine du 9 décembre