Projektek monitorozása. Elvek és módszerek

1. Projektek monitorozása. Elvek és módszerek dr. Koós Tamás 2013. szeptember 18. Budapest

2. Monitorozás, audit és értékelés • Monitorozás: a projektre vagy programra vonatkozó információk rendszeres vagy időszakos gyűjtése és elemzése annak érdekében, hogy képet kapjunk arról, hogy a projekt vagy program a tervezett irányba halad-e, vizsgáljuk a projekt vagy program előrehaladását a következő változók tekintetében: • Forrás-felhasználás • Megvalósítás kiemelt és rész-elemei • Az elvárt eredmények, termékek elérése • Kockázatok kezelése

3. Monitorozás • Belső monitorozás: a projekt vagy program megvalósításában közvetlenül részt vevők végzik az információk gyűjtését és elemzését is – menedzsment feladat • Külső monitorozás: időszakosan vagy állandóan külső szakértőket kér fel a finanszírozó adatok, információk gyűjtésére és elemzésére

4. Felhasználók • Monitorozás: elsősorban a projekt menedzsmentje. A felhasználás területe: operatív döntések a projekt vagy program kapcsán (Jól csináljuk-e?) • Értékelés: elsősorban a projekt vagy program finanszírozói, kedvezményezettjei. A felhasználás területe: politika-tervezés, stratégia-tervezés (Jót csináltunk-e?) • Audit: program vagy projekt finanszírozói. Felhasználás területe: pénzügyi felügyelet. (Rendben vannak-e a pénzügyek?)

5. A monitorozás értelme • Hozzájárulhat a következő intézkedésekhez • A projekt/program belső finanszírozásának átalakítása. Egyes elemekre több forrás, másokra kevesebb • A projekt/program átütemezéséhez és a részek újrahangolásához • A személyzet belső átcsoportosítása. A kevésbé haladó területek/rész-elemek nagyobb figyelmet kapnak

6. Projekt monitorozás • Célja: a projekt aktuális helyzetének meghatározása az eredeti/tervezett eredmények elérése és annak ütemezése vonatkozásában (hol vagyunk és hol kellene lennünk) • Időben történő beavatkozás, korrekciós lépések esélye a tervezettől való eltérés esetén

7. Adatgyűjtés a monitorozás során • Mihez képest ítélem meg az előrehaladást? • A monitorozási indikátorok - előrehaladási mutatók szerepe a projekt/program nyomon követésében • Nem „úgy általában” gyűjtjük az adatokat, hanem előre megtervezett módon.

8. Monitorozás rendszere • Kik fognak részt venni az adatgyűjtésben és elemzésben? • Miről akarunk adatokat gyűjteni: intellektuális kihívás – előre látni a kulcs-tényezőket, kockázatokat, lehetséges kritikus rész-területeket • A monitorozáshoz szükséges jelentések kialakítása – nyomtatvány, szoftver stb.

9. Monitorozás rendszere folyt. • A monitorozáshoz szükséges jelentések rendjének leírása: ki tölti ki a nyomtatványt, viszi be az adatot a szoftverbe, milyen gyakran történik az adatfelvitel, ki fér hozzá a adatokhoz, és melyik szintjéhez • Kik a felelősök az adtok gyűjtéséért és feldolgozásáért, elemzéséért

10. Monitorozás rendszere folyt. • A tény-adatok és előzetes projekt-terv összehasonlítása – hol is vagyunk • Az összehasonlítás alapján: intézkedések • Időközi jelentés a megfelelő előrehaladásról vagy • Korrekciós beavatkozások, pl. források átcsoportosítása, átütemezés, személycserék, személyzet áthelyezése, módszer- vagy technológia-váltás stb.

11. Projekt-tervező nézőpontja Fő cél (impakt) célértékek Kívánt hatások célértékei Fő cél (impakt) Fejlesztési hipotézis Eredmények (kívánt hatások) Mérföldkövek Közvetlen eredmények (termékek, szolgáltatások) Gantt chart Menedzsment beszámoltathatóság TT Tevékenységek (feladatok) Pénzügyi folyamatok költségvetés Bevitt források (költségvetés, emberi erőforrások stb.) Idő Logikai keretmátrix függőleges logikája T0 Forrás: Crawford P & Bryce P, International Journal of Project Management 21 (2003) 363–373

12. Projekt-menedzser nézőpontja Aktuális átfogó hatás Aktuális hatások Fejlesztési hipotézis Eredmények - Cél feltevések Aktuális eredmények Aktuális tevékenységek Közvetlen eredmények Eredményfeltevések Menedzsment beszámoltathatóság TT Tevékenységek - Közvetlen Eredményekre vonatkozó feltevések Aktuális pénzügyi helyzet Bevitt források - Tevékenységekre vonatkozó feltevések Idő Feltevések/előfeltételek T0 Forrás: Crawford P & Bryce P, International Journal of Project Management 21 (2003) 363–373