Administration du personnel d ’un salarié en situation de handicap

1. Administration du personnel d’un salarié en situation de handicap • PME de 100 salariés • Martine, standardiste, paraplégique, malvoyante, • milieu ordinaire, poste de travail aménagé Sandrine Cour Corinne Gianna Johan Pillon Céline Zebrowski

2. Environnement : Législation, Convention collective, type d’entreprise VIE DU SALARIE DEPART DE L’ENTREPRISE ARRIVEE DANS L’ENTREPRISE Déclarations administratives GTA A l’initiative du salarié Création du Dossier du salarié Intégration et accueil A l’initiative de l’entreprise Formation et GPEC Paye A l’initiative des deux Mise à jour du dossier déclarations administratives Création du contrat de travail ACTEURS CLIENTS ET ATTENTES Moyens de contrôle et satisfaction LIVRABLES

3. 2 règles sont à prendre en compte : droit au respect de la vie privée du salarié même dans l’entreprise (cass. soc. 2 octobre 2001, n° 99-42942, BC V n° 291) et le fait que seules les informations strictement nécessaires à la gestion du personnel peuvent être collectées, puis traitées. • ATTENTION = Aux termes de l’article R4624-18 4°, les travailleurs handicapés bénéficient d’une surveillance médicale renforcée. Eléments d’entrée • RIB,CNI, RQTH, Justificatifs de domicile, CV, Autorisation de travail, résultat test, certificat de travail, visite médicale, carte vitale, diplômes, permis de conduire Attentes Juste et complet Clients Livrables Processus • Dossier du Salarié • Salarié, RH Création du dossier du salarié Moyens de contrôle Acteurs • Check list, SIRH, Alarme sur informatique • Salarié, RH, Médecine du travail, inspection du travail

4. Eléments d’entrée • Dossier du salarié, éléments de rémunération, gestion du temps, type de contrat, poste, statut, DPAE Attentes Répondre aux obligations légales Livrables Clients Processus Salarié, RH • Contrats CUI / Apprentissage aménagé, CDD, CDI Création du contrat de travail Moyens de contrôle Acteurs • Double correction validation par un juriste, Convention collective • Salarié, RH, Managers, DG, MDPH

5. L’AGEFIPH finance des actions qui favorisent l’insertion professionnelle en milieu ordinaire des travailleurs handicapés (aménagements de postes de travail, aides à la formation, diagnostic - conseil, accessibilité des lieux de travail, primes à l’insertion). Eléments d’entrée Attentes Répondre aux obligations légales, délai, justesse • Dossier du salarié, contrat de travail Clients Livrables • Salarié, RH, Urssaf, pole emploi, Agefiph, comptabilité, organismes de santé • DPAE, registre du personnel, dossiers affiliation santé, dossiers aides financières (Agefiph), déclarations Urssaf, pole emploi Processus Etablir les déclarations administratives Acteurs Moyens de contrôle • RH, salarié, Agefiph • Checklist

6. Aides des AGEFIPH par rapport à l’aménagement au poste de travail (cf : flux-gramme) Eléments d’entrée Attentes Répondre aux obligations légales • Contrat de travail, Aménagement de poste (organisation et planification du travail) Clients Livrables • Salarié, Inspection du travail, référent MDPH • Planning horaire, livret d’accueil et sécurité, R.I., remise des outils de travail (badge, casque téléphone ….) Processus Intégration et accueil du salarié Acteurs Moyens de contrôle Signature livret d’accueil, signature du contrat, Quizz sécurité • Managers, Agefiph, tuteurs, référent MDPH, RH, responsable sécurité

7. Eléments d’entrée Attentes Justesse, respect des délais • Relevés d’heures (GTA), contrat de travail, accords collectifs, dispositions légales, éléments variables Clients Livrables • Salarié, RH, comptabilité, administrations, Urssaf • Bulletin de paie, bordereau de déclaration Urssaf Processus PAYE Acteurs Moyens de contrôle Extraction des données variables, contrôles aléatoires, veille légale • RH, managers, salarié, comptabilité, prestataire externe, CPAM

8. Eléments d’entrée Attentes Justesse, respect des délais • Arrêt maladie, arrêt suite à AT, relevé d’heures, maternité, décès, CP, RTT, Récupérations d’heures, délégations, jours d’absence par CC, absences évènements familiaux, congés sabbatiques, congés formation Clients Livrables • Salarié, RH, CODIR, CPAM • Tableaux de bord, GTA Processus GTA Acteurs Moyens de contrôle Extraction des données variables, contrôles avec le manager • RH, managers, salarié, CPAM

9. article R. 4624-18, les salariés soumis à une surveillance médicale renforcée bénéficient de cet examen avant leur embauche et validité 12 mois. RQTH : période de validité de 3 à 10 ans Eléments d’entrée Attentes Justesse • Visite médicale • Sanctions • Changement de situation personnelle du salariée • Validité de la RQTH • Entretiens d’évaluation Clients Livrables • Salarié, RH, Inspecteur du travail, Manager • Visite médicale - Certificat d’aptitude, Dossier du salarié à jour Processus MISE A JOUR DU DOSSIER DU SALARIE Moyens de contrôle Acteurs • Alerte dans le SIRH 1 mois avant la visite médicale • Alerte 2 mois avant fin de validité RQTH • Alerte pour nettoyage dossier • RH, managers, salarié, Médecin du travail

10. Attentes Eléments d’entrée Justesse, respect des délais • Demandes de formation • Entretiens individuels Clients Livrables • Salarié, RH, Managers, CE, OPCA, administration • Formations, habilitations, Plan de formation, plan de carrière, déclaration 2483 Processus FORMATION ET GPEC Moyens de contrôle Acteurs • Alerte via SIRH pour les entretiens individuels • RH, managers, salarié, OPCA

11. Les entreprises à partir de 20 salariés ont l'obligation d'employer des personnes handicapées à hauteur de 6 % de leur effectif. L'employeur doit faire sa déclaration avant le 1er mars de chaque année  soit directement par internet au moyen du service en ligne Télé-DOETH, soit au moyen du formulaire cerfa n° 11391*15 à envoyer à l'Agefiph Attentes Eléments d’entrée Justesse, respect des délais • Registre du personnel, salaires Livrables Clients Organismes de recouvrement, pole emploi, Urssaf, Agefiph • DADS-U – DOETH – annuelle • DUCS déclaration des salaires)mensuelle ou trimestrielle • DMMO (déclaration des mouvements de main d’œuvre) mensuel Processus DECLARATIONS ADMINISTRATIVES Acteurs Moyens de contrôle • RH • Check list

12. Interdiction de licencier un salarié au motif de son handicap Le travailleur handicapé ne dispose pas du statut de salarié protégé. Il bénéficiera toutefois d'une mesure plus favorable dans l'allongement de la durée de son préavis. Celle-ci est en effet doublée par rapport à celle d'un travailleur non handicapé. Elle ne peut toutefois pas dépasser 3 mois. Attentes Eléments d’entrée Justesse, respect des délais • Lettre de démission / Licenciements (économiques, pour cause réelles et sérieuses…) / Décès / Rupture période d’essai / Fin de CDD • Demande de Retraite /inaptitude • Prise d’acte / Rupture conventionnelle Livrables Clients Salarié, RH, Compta, Administrations • Solde de tout compte / Droits au DIF • Certificat de travail / Portabilité • Attestation pole emploi Processus SORTIES DU SALARIE Acteurs Moyens de contrôle • RH, Salarié, Compta, Manager, IRP • Check-list, Convention collective

13. Demande de visitemédicale de pré-embauche INAPTE Pas d’embauche possible Visitemédicale de pré-embauche Demande de visitemédicale de préembauche Vérification obligation aménagement du poste Aptitude Oui Non Pas de demanded’aide possible Oui Non Demanded’accompagement pour analyse du poste Visite du poste de travail pour expertise Vérificationfaisabillité et adéquation avec autrespostes Rapport d’expertise Oui Non Non Montage du dossier de demande de subvention Commission de validation Aménagement du poste de travail Oui Réception des aides Bien-être du salarié