Projet fiabilisation des comptes des EPS

1. 19 janvier 2012 Journée d’information des référents des Agences Régionales de Santé et des correspondants de l’ARS dans les Directions Régionales des Finances Publiques Projet fiabilisation des comptes des EPS Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 1

2. Intervention des directeurs Madame Annie PODEUR Directrice générale de l’offre de soins Monsieur Vincent MAZAURIC Directeur de la gestion publique Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 2

3. Ordre du jour Interventions des directeurs : Mme PODEUR et M. MAZAURIC Cadre général du projet Dispositif général d’accompagnement du projet Le rôle des référents ARS et correspondants DRFIP Objectifs des autres acteurs pour 2012 et reporting attendu des référents et correspondants Rappel des recommandations et axes de travail exposés dans le guide de fiabilisation des comptes Le volet comptable Échange sur le contenu de la matinée Le contrôle interne comptable et financier Échange sur les besoins de formation et les questionnements des référents et correspondants Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 3

4. CADRE GÉNÉRAL DU PROJET Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 4

5. Les textes Article 17 de la loi 2009-879 du 21 juillet 2009 portant réforme de l’hôpital et relative aux patients, à la santé et aux territoires : I – L’article L. 6145-16 du code de la santé publique est ainsi rédigé : « ART. L.6145-16 – Les comptes des établissements publics de santé définis par décret sont certifiés. Les modalités de certification, par un commissaire aux comptes ou par la Cour des comptes, sont fixées par voie réglementaire. » II – Le I s’applique au plus tard aux comptes du premier exercice qui commence quatre ans à compter de la publication de la présente loi. Les établissements concernés seront définis par décret ; Un texte précisera la répartition entre Cour des comptes et commissaires aux comptes ; Mise en œuvre sur les comptes de l’exercice 2014 au plus tard. Circulaire interministérielle DGOS/DGFIP/2011/391 du 10 octobre 2011 relative au lancement du projet de fiabilisation des comptes de l’ensemble des établissements publics de santé Concerne tous les établissements publics de santé Applicable depuis sa diffusion Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 5

6. Un cadre juridique appelé à évoluer  Adaptation du code des juridictions financières (loi et décret en CE) : modalités de certification par la Cour des comptes ; Adaptation du code de la santé publique (décret en CE) : états financiers soumis à certification, calendrier de clôture des comptes, modalités d’approbation des comptes par le conseil de surveillance ; Décret (simple) définissant les établissements soumis à certification des comptes ;  Des arrêtés modificatifs : compte financier, M21. Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 6

7. Un cadre progressif :la fiabilisation de tous les comptes, puis la certification des comptes de certains EPS non définis à ce jour 1èresavancées dès 2012 Sur les comptes de 2014 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 7

8. Des échéances Fiabilisation des comptes : en cours, durée indéterminée, des résultats tangibles au terme de 2 à 3 années Pour 2012, des objectifs réalistes s’inscrivant dans une démarche pragmatique et progressive d’amélioration de la qualité des comptes Certification des comptes : dans le cadre législatif actuel, sur les comptes de 2014, résultat de l’audit de certification à la fin du 1er semestre 2015 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 8

9. Gouvernance du projet -groupes de travail Un Comité de pilotage DGOS, DGFIP, Cour des comptes, associant en formation élargie la FHF, les conférences de directeurs, un délégué du directeur général des finances publiques. Des groupes de travail nationaux pluridisciplinaires, pilotés par la DGOS, la DGFIP et la Cour des comptes, auxquels ont participé des experts Magistrats financiers ; Représentants des établissements : directeurs financiers, médecins DIM, directeurs des systèmes d’information ; Comptables hospitaliers ; Enseignant de l’institut du management – EHESP ; Représentants des ARS ; Compagnie nationale des commissaires aux comptes et commissaires aux comptes représentant 7 cabinets différents Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 9

10. DISPOSITIF GÉNÉRAL D’ACCOMPAGNEMENT DU PROJET Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 10

11. L’organisation générale Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 11

12. Des mesures d’accompagnement générales L’intervention en 2012 des deux directions d’administration centrale (DGOS et DGFIP) dans des réunions inter-régionales La poursuite de l’élaboration et de la diffusion de la documentation sur le site Internet Une offre de service de la DGFIP pour accompagner le renforcement du contrôle interne comptable et financier dans les établissements les plus importants. La FHF et ses délégations régionales ainsi que les deux conférences de directeurs de CHRU et de CH accompagnent également le projet selon des modalités qui leurs sont propres Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 12

13. Des offres de formation Un projet d’offre de formation conjointe EHESP/ENFIP sur la comptabilité et le contrôle interne, disponible à partir du 2ème semestre 2012 Formations conjointes ouvertes à tous les publics : ARS, réseau de la DGFIP, personnels des hôpitaux Dispensées au niveau régional, au plus près des acteurs Modules de 2 jours Une offre de formation de l’ANFH sur la sensibilisation à la démarche à mettre en œuvre et à ses contraintes documentaires, disponible au 1er trimestre 2012 Pour les personnels hospitaliers Stage de 2 jours Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 13

14. Le rôle du référent ARS et du correspondant DRFiP Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 14

15. Animent conjointement le projet Apportent aux établissements une assistance de 1er niveau pour résoudre les difficultés dans la démarche ou dans ses conséquences, par exemple comptables Relaient vers les administrations centrales les informations sur l’avancement du projet Favorisent la création d’un réseau d’experts volontaires qui viennent en appui de leur action Les référents ARS et correspondants en DRFIP, pivots du dispositif d’accompagnement Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 15

16. Animer le projet, c’est … Faire vivre le projet dès le début de l’année 2012 : sensibiliser aux enjeux et à l’intérêt du projet Organiser les réunions interrégionales au printemps 2012 avec la participation des représentants de l’administration centrale Organiser une réunion de suivi dans chaque région dans le courant du 2ème semestre Favoriser l’amélioration des compétences des acteurs Identifier les besoins en formation de tous les acteurs Promouvoir l’offre de formation conjointe de l’ENFIP et l’EHESP, ainsi que l’offre de formation ANFH Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 16

17. Animer le projet, c’est … Favoriser la mutualisation entre établissements Constituer un réseau d’experts et le faire connaître aux établissements Relever les difficultés majeures constatées dans les établissements de la région et en faire des thèmes de travail commun Favoriser le partenariat entre les 2 réseaux à l’échelon de la région et de chaque établissement Expérimenter le cas échéant Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 17

18. Les objectifs 2012 des autres acteurs et le reporting demandé aux référents ARS et correspondants DRFiP Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 18

19. 7 objectifs cibles pour les hôpitaux en 2012 Diagnostic conjoint de la qualité des comptes Diagnostic conjoint du contrôle interne comptable Initier la mise à jour de l’inventaire (ouverture de travaux sur le recensement physique des immobilisations) Initier le recensement et la comptabilisation des dépréciations et provisions dans le cadre d’un plan d’action global de mise à niveau de la comptabilité de l’établissement Analyse des créances irrécouvrables et plan d’action Préparer l’annexe du compte financier 2012 (cf. évolution du format réglementaire) Développer les compétences nécessaires (cf. la directive nationale d’orientation pour le personnel hospitalier) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 19

20. Objectifs de l’administration centrale en 2012 Poursuivre l’élaboration du cadre général de la fiabilisation et de la certification des comptes (cadre juridique notamment) Poursuivre la mise à disposition des outils pour les établissements, les référents des ARS et leurs correspondants en DRFiP Assister et soutenir l’entrée dans la phase opérationnelle du projet Développer une offre de formation conjointe avec un partenariat officialisé entre l’ENFiP et l’EHESP Suivre l’avancement de la fiabilisation des comptes en animant le réseau des référents et correspondants régionaux Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 20

21. Un reporting partagé à destination de l’administration centrale Au 3ème trimestre 2012, des remontées d’informations seront attendues sur les suites de cette animation : Pourcentage d’établissements ayant initié les travaux Nombre de personnes formées par thématique et taux de personnes formées par rapport aux demandes exprimées dans chaque réseau Pourcentage de diagnostics de la qualité des comptes réalisés Pourcentage de diagnostics du contrôle interne comptable réalisés Pourcentage d’établissements ayant engagé la mise à jour de l’inventaire du patrimoine immobilisé Actions spécifiques entreprises dans la région, soit par les référents ARS et correspondants DRFiP ou avec leur appui, soit par les établissements Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 21

22. Rappel des recommandations et des axes de travail exposés dans le guide de fiabilisation des comptes

23. Les recommandations Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 23

24. Les axes de travail identifiés Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 24

25. Le volet comptable Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 25

26. Un compte financier remanié en 2012 Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 26

27. Une annexe enrichie Remarque: les éléments en gras existent dans la version actuelle du compte financier, les éléments en rouge seraient automatisés, les éléments en bleu en « rédaction libre » (trame à préciser ultérieurement) Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 27

28. Des sujets comptables sensibles appelant une évolution des pratiques Corrections d’erreurs et omissions Inventaire (immobilisations incorporelles, immeubles, autres immobilisations corporelles) Dépréciations (à relier à la qualité des titres de recette) et provisions Amortissements Distinction charges / immobilisations ; dette financière Reports de charges (constats récurrents des juridictions financières) => des fiches thématiques sur Internet Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 28

29. La M21 est un référentiel dont la qualité est reconnue mais qui nécessitera quelques adaptations au regard de la démarche engagée Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 29

30. Le contrôle interne comptable et financier • Enjeu et principes • Offre de service de la DGFiP Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 30

31. L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable • 1. Fiabiliser la qualité des comptes publics : • Répondre à un impératif démocratique, en justifiant de l’emploi des fonds publics (articles 13, 14 et 15 de la Déclaration des droits de l'homme et du citoyen). L’article 47-2 de la Constitution dispose que « les comptes des administrations publiques sont réguliers et sincères. Ils donnent une image fidèle du résultat de leur gestion, de leur patrimoine et de leur situation financière ». En tant qu’administrations publiques, les établissements publics de santé sont soumis à ces dispositions constitutionnelles. Certains d'entre eux seront en outre soumis à une certification des comptes (article L. 6145-16 du code de la santé publique) qui ne constitue pas en soi un objectif, mais un moyen complémentaire pour atteindre l'objectif de qualité comptable.

32. L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable • Pourquoi fiabiliser la qualité des comptes publics ? • Au-delà de l'impératif démocratique, il s'agit de disposer d'une information sur la situation patrimoniale et financière de l'établissement. • Accroître l’utilisation des comptes dans la gestion pour plus d'efficacité (contrôle de gestion, comptabilité analytique, analyse financière prospective…). • Aider dans la gestion des finances publiques : une transparence sur la situation financière (qualité des prévisions budgétaires par une meilleure connaissance de l'obsolescence à venir des actifs, des provisions et engagements…). • Améliorer la connaissance et la gestion du patrimoine public (patrimoine immobilier…). • Mieux connaître les charges actuelles et futures (charges à payer, provisions pour risques et charges…).

33. L'Enjeu : l'objectif de qualité comptable • 2.Participer à la gouvernance de l'établissement public de santé en améliorant la gestion des risques • Les travaux sur la qualité comptable, qui passent par le levier du contrôle interne, impliquent une démarche qualité qui a des conséquences positives sur l'ensemble de l'organisme. • En quoi l'objectif de qualité comptable participe-t-il de la gouvernance de l'établissement ? • Il s'agit de sécuriser les procédures financières, par l'identification et la maîtrise des risques comptables et financiers, y compris sur le plan informatique. • La démarche de contrôle interne comptable et financier s’inscrit dans le dispositif global de contrôle interne. À ce titre, elle participe pleinement de la gouvernance de l'établissement. • Il s'agit d'uneméthodede maîtrise des risques pour atteindre les objectifs et se confond avec une démarche qualité. Elle répond ainsi aux besoins opérationnels des établissements publics en matière : • de performance des processus de gestion ; • de réduction des coûts de non qualité ; • d’amélioration de la sécurité juridique et financière.

34. Le levier :la démarche de contrôle interne comptable et financier • Qu'est-ce que le contrôle interne ? • Le contrôle interne comptable et financier (ou maîtrise des risques comptables et financiers) est l’ensemble des dispositifs formalisés et permanents, choisis par le directeur et le comptable, mis en œuvre par les responsables de tous les niveaux, qui visent à maîtriser les risques liés à la réalisation de l’objectif de qualité comptable et financière de chaque établissement public de santé. • Le CICF est donc un dispositif permettant de couvrir les risques comptables et financiers. • Il couvre les activités de l’ensemble des services de l'établissement public de santé, ainsi que celles du comptable public au sein de la DGFiP.

35. Le contrôle interne : un changement ? • Toute structure a, par définition, un contrôle interne, c’est-à-dire une démarche lui permettant d'atteindre ses objectifs en maîtrisant ses risques. • Ceci posé, deux interrogations peuvent apparaître : • pourquoi changer ? • s'il y a changement, quel coût (dans toutes ses composantes) induit ce changement ? • 1. Il s'agit tout d'abord d'introduire dans un cadre "normé, formalisé" un pilotage de l'approche par les risques et par les enjeux : la gouvernance • Avec la mise en place d'une structure faisant appel à la collégialité ; • Ce point est d'autant plus important que certains acteurs (logistique, informatique, acteurs du "cœur" d'activité de l'entité) ne sont pas nécessairement sensibilisés au fait qu'ils initient à leur niveau les opérations comptables et financières. • Avec la structuration de l'auto-évaluation : • soit par l'encadrement (diagnostic) • soit par une structure dédiée et nettement distincte des opérationnels : l'audit interne

36. Le contrôle interne : un changement ? • 2. Le second point est de sortir d'une conception de pure régularité pour hiérarchiser les enjeux et les risques • Loin de considérer que la régularité, c’est-à-dire la conformité aux lois et règlements financiers, devient caduque, il s'agit plutôt de prendre en compte l'incertitude liée à la conformité, notamment des comptes. • Des états financiers ne seront jamais exacts au centimes prêts. On parle d'abord d'image fidèle et les commissaires aux comptes travaillent en fonction de seuils de signification. De même, il y aura toujours des erreurs dans les opérations financières. • Cette logique d'approche en fonction des enjeux, et des risques qui leur sont associés, implique de faire des choix matérialisés dans une cartographie des risques et/ou un plan d'action et/ou un plan de contrôle (par exemple, le contrôle hiérarchisé de la dépense pour le comptable). • L'approche par les enjeux et les risques induit : • une progressivité, une pluri-annualité de la démarche de contrôle interne ; • la nécessité d'assumer des risques pour lesquels on admet que les mesures de couverture (les mesures de contrôle interne) seront réduites.

37. Le contrôle interne : un changement ? • 3. L'approche par les enjeux et les risques suppose une veille permanente • Il s'agit d'abord d'une veille externe : veille juridique, informatique, etc. • Plus profondément, la ré-ingénierie ou la réflexion périodique sur les procédures mises en œuvre (ou simplifications, ou comité d'utilisateurs…) constitue un point essentiel de la démarche de contrôle interne. • Elle passe en particulier par le diagnostic ou l'audit, mais également par toute autre démarche similaire, et se traduit par l'enrichissement du plan d'action. • 4. Cette approche par les risques et les enjeux suppose une traçabilité de l'activité financière et comptable • Cette traçabilité (piste d'audit…) permet certes, tout d'abord, l'auditabilité des comptes. • Elle est surtout indispensable pour pouvoir asseoir la démarche de contrôle interne : il est particulièrement difficile d'évaluer, de diagnostiquer… sans disposer d'une information nécessairement traçable, qualitative ou quantitative sur laquelle travailler. • Il s'agit de l'activité des acteurs, des résultats des contrôles et des anomalies détectées (automatiquement ou non), mais également de l'ensemble des appréciations qualitatives faites sur le fonctionnement financier et comptable.

38. Une méthode pragmatique • Des outils à disposition des comptables pour réaliser un diagnostic global partagé, sous l ’angle : • de la qualité des comptes à partir du résultat : • des Contrôles comptables automatisés (CCA) du poste • de l’analyse de l’IQCL permettant de mettre en évidence les anomalies • de la qualité des procédures à partir du résultat : • CCA-IQCL • restitutions CHD • Restitutions des anomalies de pré-visa

39. Les cartographies des risques : un simple outil Des cartographies type proposées sur le site Internet résultant des travaux menés avec les experts métiers : DAF, comptables, magistrats des CRC, CAC Une cartographie des risques pour chaque cycle : recettes, immobilisations, personnel, achats, emprunts/trésorerie, fonds déposés Elles servent à : Faciliter la démarche et le diagnostic Permettre de visualiser l’ensemble d’un processus Repérer les points à fort enjeu et/ou fort risque La cartographie type : Reflète une situation appréciée, à dire d’experts, de manière générale et théorique Identifie les risques les plus fréquemment rencontrés Propose des exemples de mesures des risques La cartographie type proposée à l’appui du guide de fiabilisation n’est pas un modèle d’organisation à reproduire dans les établissements Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 39

40. Les cartographies des risques : un simple outil La cartographie des risques d’un établissement donné tiendra compte de son organisation, de ses propres risques et des mesures de maîtrise des risques qu’il met en place : des modèles non remplis sont mis à disposition sur Internet (cf. le guide de fiabilisation des comptes qui explique clairement l’utilité de cet outil) La réalisation d’une cartographie ne constitue pas un objectif en soi,mais elle facilite l’identification des risques et l’élaboration d’un plan d’action Pas d’obligation pour les établissements de réaliser une cartographie des risques par cycle aussi complète que celles proposées Mais il est probable que leurs travaux de développement du contrôle interne comptable les conduisent naturellement à élaborer de tels documents, au moment et sous la forme qu’ils jugeront opportuns Intérêt du management et des certificateurs pour ces cartographies Elles facilitent leur prise de connaissance de l’activité comptable et financière de l’établissement et l’identification des risques qui sont très circonscrits: Elles réduisent la marge d’incertitude des certificateurs face à une nouvelle structure La réingéniérie éventuelle des processus peut entraîner une réduction des coûts de fonctionnement Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 40

41. L ’identification des opérations entrant dans le cadre du contrôle interne Toutes les opérations ayant un impact sur la qualité des comptes des EPS, depuis celles initiées par l’ordonnateur jusqu’à celles réalisées par le comptable, entrent dans le cadre du dispositif de contrôle interne comptable La démarche consistera à identifier toutes les opérations financières et patrimoniales des EPS concernées puis à les regrouper par cycles, processus, procédure, taches et risques associés : Les outils du contrôle interne La cartographie des processus

42. Les outils du contrôle interne La cartographie des processus Cycles d’activité / Processus / Procédures /Tâches Exemples de maîtrise des risques : exemples de bonnes pratiques d’outil ou d’organisation proposées par les membres du groupe de travail Acteurs : décrit la tâche identifiée : chez l’ordonnateur ou le comptable La cartographie des risques comptables est structurée en 6 composantes Risques : définit le risques les plus courants constatés par les professionnels ayant participé à l’élaboration de la cartographie Objectifs de qualité comptable : se rapportent aux critères de qualité comptable normés : régularité, sincérité, exactitude, exhaustivité, imputation, rattachement… Les impacts : définissent le niveau estimé des risques .

43. L'offre de service de la DGFiP Il s'agit d'appuyer et d'accompagner les établissements publics de santé les plus importants dans le renforcement de leur contrôle interne. Cette offre de service : • repose sur le volontariat des établissements publics de santé ; • est complémentaire par rapport à l'ensemble des travaux entrepris et de la documentation élaborée ; • est fondée sur l'expertise que peut apporter la DGFiP en matière de contrôle interne comptable et financier (référents régionaux de la DGFiP et service des collectivités locales) ; • s'inscrit dans une démarche progressive, pluriannuelle, adaptée et mesurée aux risques propre à chaque établissement dans le cadre de son renforcement du contrôle interne : s'appuyer sur l'existant pour l'améliorer ; • se limite au périmètre de la qualité comptable.

44. L'offre de service de la DGFiP Quelle en est la démarche ? 1. Sollicitation des établissements publics de santé 2. Désignation de référents contrôle interne au sein des EPS (idéalement, le ou les référents chargés du pilotage opérationnel du projet). 3.Établir un programme d'appui, modulaire, pour 2012-2013 en s'appuyant sur la documentation et les outils (cf. ci-après).

45. L'offre de service de la DGFiP Pour 2012, la démarche serait formalisée dans un vade-mecum, décliné autour des points suivants : • sensibiliser les directeurs d’établissement (niveau national) ; • former les référents (DRFiP, ARS et EPS) (niveau national) ; • établir une cartographie des risques et un plan d’action en cohérence avec les travaux initiés depuis l’année 2010 (pilotage des travaux au niveau régional/départemental). Ainsi, l’objectif pour la fin 2012 pourrait consister à ce que chaque établissement (de l'offre de service), à partir d’une cartographie des risques nationale (servant de modèle et de guide), réalise son propre diagnostic du contrôle interne sur des processus majeurs en étant appuyé par la DGFiP. • Au cours de cette phase, l’exploitation de restitutions de la DGFiP (CHD, CAP, IQCL, CCAH) serait de nature à nourrir la réflexion sur les risques des établissements.

46. L'offre de service de la DGFiP • mettre en œuvre le plan d’action selon les cas (limités mais prioritaires) : • travail de fiabilisation du bilan d’ouverture (par principe, l’établissement d’un bilan d’ouverture fiabilisé s’accompagne des mesures de contrôle interne afin d’éviter de perdre l’investissement réalisé) ; • mise en place de mesures de contrôle interne sur les processus non affectés par le bilan d’ouverture (organisation des procédures, points de contrôle, documentation…) par processus prioritaires. NB : Les actions 3 et 4 et seraient concomitantes.

47. Site Internet Adresse du site http://www.sante.gouv.fr/la-fiabilisation-et-la-certification-des-comptes-des-etablissements-publics-de-sante.html Ou http://www.sante.gouv.fr, dossiers lettre C, Certification et fiabilisation des comptes 2 BAL DGOS : DGOS-CERTIFICATION-COMPTES@sante.gouv.fr DGFIP : bureau.cl1b@dgfip.finances.gouv.fr Direction générale de l'offre de soins Direction générale des finances publiques 47