Hankintaosaaminen kasvun tukena –projekti Tietoisku: Yhteishankinnalla säästöä

Hankintaosaaminen kasvun tukena –projektiTietoisku: Yhteishankinnalla säästöä Ohjelma: • 8:30 Aamukahvi ja avaus • 8:40 Tutkimukseen perustuvia näkökulmia yhteishankintoihin Harri Lorentz, ma prof. & Kalle Väänänen, erikoistutkija Turun kauppakorkeakoulu • 9:15Käytännön esimerkki metalliteollisuuden yhteishankinnoista, Pekka Matinaro, kehittämispäällikkö; Jykes Oy • 10:00 Kahvitauko • 10:15 Käytännön esimerkki suurteollisuuden yhteishankinnoista, Jouni Malmivaara, toimitusjohtaja; Nordic Source Osuuskunta • 11:00 Mitä seuraavaksi Salon seudulla? • 11:30 Kevyt lounasbuffet

Tutkimukseen perustuvia näkökulmia yhteishankintoihin Tietoisku 24.5.2013 Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Harri Lorentz ja Kalle Väänänen

Ostajat Mitä on yhteishankinta? A B C D ”Hankintakonsortio koostuu itsenäisistä tai toisistaan riippuvaisista organisaatioista, jotka jakavat resursseja ja/tai keräävät yhteen tarpeita saavuttaakseen yhteensopivia ja vaikeasti yksin saavutettavia tavoitteita.” - Schotanus & Telgen (2007) Horisontaalinen yhteistyö Hankintakonsortio Keskittäminen V X Y Z Toimittajat

Mitä HYÖTYJÄ yhteishankinnasta voi odottaa? Tutkimus yhteishankinnan motiiveista, Itä-Suomi, 7 PK yritystä, konepajateollisuus (Tella & Virolainen, 2005) Neuvotteluvoimaa  kustannussäästöt Parempaa toimittajien hallintaa  laatu Yhteiset panostukset  Tietoa hankintamarkkinoista ja hintatasoista (esim. kansainvälisesti) Keskustelua  Tieto-taitoa, design-yhteistyötä

Kolikon toinen puoli: Hyödyt tuotteiden ja palveluiden toimittajille Hankintasopimukset tuovat etua myynti- ja markkinointikulujen hallinnan ja logistiikan tehostumisen muodossa. Valmistukseen ja ostoihin sekä varaston kiertoon liittyvä kustannustehokkuus paranee lisääntyneen ja sopimukseen perustuvan myyntivolyymin ansiosta.

Mitä HAASTEITA yhteishankintaan voi liittyä? Schotanus & Telgen (2007); Nollet & Bealieu (2005):Tapaustutkimus USA:n ja Kanadan terveydenhuoltosektoreilta Liiallinen hintaan keskittyminen toimittajia valittaessa Joustavuuden ja kontrollin menetys Toimittajakentän konsolidoituminen, ja toimittajien palvelutason heikkeneminen (vastareaktiot) Aloitus- ja ryhmäkoheesion ylläpidon kustannukset

Yhteishankinnan kriittiset menestystekijät(ennustavat menestystä) Evidenssiä 115 Alankomaalaisesta hankintakonsortiosta, PK-yritykset hyvin edustettuina (Schotanus, Telgen & de Boer, 2010) • Motivoituneet osallistujat • Ryhmän jäsenten yhteistyö • Tiedon vaihtoa ja resursseja tarvitaan koordinointiin (esim. uudet projektit), sekä spesifikaatioiden ja toimittajavalinnan synkronointiin (ryhmä pidettävä hallittavan kokoisena) • Yritysten sitoutuminen ja johdon tuki • Yritysten konsortioedustajissa tulee olla jatkuvuutta (muuten ei päästä etenemään oppimiskäyrällä) • Hyötyjen ja kustannusten oikeudenmukainen jakaminen

Suosituksia hyötyjen ja kustannusten jakamisesta • Lähes saman suuruiset tarpeet: • ”Hinta tasa-arvo”: kaikki jäsenet maksavat saman saavutetun yksikköhinnan, ostovolyymistä riippumatta (87% konsortioista*) • ”Kustannus tasa-arvo”: jäsenet osallistuvat konsortion kustannuksiin samassa suhteessa tai kiinteällä jäsenhinnalla (29% konsortioista*) • Koska kaikki metodit tuovat melkein samat hyödyt on yksinkertaisin metodi paras. • Mittakaavaltaan erisuuruiset tarpeet, matala riski: • ”Hinta tasa-arvo” • ”Kustannus tasa-arvo” • Mitä suurempi riski (ja jos tarpeet erisuuruiset), sen suurempi tarve monimutkaisille ja ”oikeudenmukaisille” malleille. Schotanus (2007), *Schotanus, Telgen & de Boer (2010)

Yhteishankinnan organisoinnin kaksi ääripäätä Yhteistyö 3. osapuolen kautta, formaali ja erillinen organisaatio Yhteistyö epäformaalin ja virtuaalisen organisaation kautta Kun ylösajokustannukset korkeat, suorissa hankinnoissa, dynaaminen toimintaympäristö ja tarpeet, vahvat sisäiset asiakkaat, tarkat hankintakäytännöt, hankinnalla fasilitoiva rooli. Bakker et al. (2008)

SUURI Yhteishankinnan organisoinnin typologia ja analogiat Kaikkien jäsenten vaikutus konsortion toimintaan Indikaattorit: yhteispäätöksenteko, tapaamiset, tasa-arvo, mukautuminen PIENI Konsortion erilaisten toimintojen lukumäärä Toiminnot: spesifiointi, valinta, somipinen, arviointi, tiedonjakaminen, resurssien jakaminen, yhteiset käytännöt, benchmarkkaus PIENI SUURI Schotanus & Telgen (2007)

Mitä seuraavaksi Salon seudulla? Tietoisku 24.5.2013 Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Harri Lorentz ja Kalle Väänänen

… mutta lisäksi yhteistoiminta vapauttaa resursseja muun hankinnan ja yrityksen kehittämiseen. Yhteishankinnan priorisointi Merkittävät (esim. suuret volyymit, arvokkaat materiaalit, merkittävät tieto-taito vaatimukset) Suorat ostot Mahdolliset hyödyt Epäsuorat ostot Rajoitetut (esim. pienet volyymit, arvoltaan matalat materiaalit, matalat tieto-taito vaatimukset ) Vaikea (esim. todennäköisyys ja mahdollisuus yhteneviin spesifikaatioihin PIENI, hankintamarkkina keskittynyt) Helppo (esim. todennäköisyys ja mahdollisuus yhteneviin spesifikaatioihin SUURI, hankintamarkkinoilla useita toimijoita) Toteuttamisen helppous

Epäsuorat ostot pitävät sisällään esim.: • Markkinointi • Toimitilat (siivous, vartiointi) • Konsultointi • ATK laitteet ja ohjelmistot, tietohallinto • Toimistotarvikkeet • Tuotekehitys • Painetut materiaalit, pakkaukset • Energia • Tilapäinen työvoima • Catering • Ajoneuvot • Tietoliikenne ja posti • Jätehuolto • Suojavarusteet • Matkat • Asiantuntijapalvelut • Muut pienhankinnat

Hybridiorganisaatio yhteishankinnan välineeksi • Yhdistelmä ohjelma- (O) ja kolmas osapuoli (3PL) konsortiorakenteita • Osuuskunta hankkii epäsuoria tai muita standardi tuotteita ja palveluita (3PL), rajoitetusti myös reppuselkä-toimintamalli • Osuuskunta fasilitoi haastavampia projekteja esim. suorien hankintojen standardoimiseksi sekä hankintamarkkinoiden laajentamiseksi (O) • Hinta ja kustannustasa-arvo, osuuskuntaan liittymismaksu, provisioilla palkat Hankinta-osuuskunta Salossa

Ehdotus yhteishankintaprojektiksi (keskustelun pohjaksi) Toimiva epäsuorien materiaalien ja palveluiden yhteishankinta konsepti Esiselvitys: suorat hankinnat • Esiselvitystyö: • mukana olevat yritykset • yhteishankinnan kohteet (aloitus: epäsuorat hankinnat) • organisoituminen ja sopiminen Kick-off 24.5. • Resurssit: • oma erillinen organisaatio (esim. osuuskunta) • ulkopuolinen taho (esim. palveluja tuottava yritys) Resurssit: Hankintaosaaminen kasvun tueksi -projekti Viimeistään 06/2014 06/2013

2. Yhteishankintojen priorisointi Merkittävät (esim. suuret volyymit, arvokkaat materiaalit, merkittävät tieto-taito vaatimukset) 1. Kirjaa Post-It lapuille yrityksesi epäsuorat hankinnat (yksi tavara tai palvelu per lappu), ja asemoi matriisiin. Mahdolliset hyödyt Rajoitetut (esim. pienet volyymit, arvoltaan matalat materiaalit, matalat tieto-taito vaatimukset ) 4. 3. Vaikea (esim. todennäköisyys ja mahdollisuus yhteneviin spesifikaatioihin PIENI, hankintamarkkina keskittynyt) Helppo (esim. todennäköisyys ja mahdollisuus yhteneviin spesifikaatioihin SUURI, hankintamarkkinoilla useita toimijoita) Toteuttamisen helppous

Kiitos mielenkiinnosta! Harri Lorentz harri.lorentz@utu.fi, puh. 050 502 7087 Kalle Väänänen kalle.vaananen@utu.fi, puh. 050 427 0035

Hankintaosaaminen kasvun tukena –projekti Tietoisku: Yhteishankinnalla säästöä