1 / 27

UPRAVLJANJE SASTANCIMA

UPRAVLJANJE SASTANCIMA. Seminarski rad Zagreb,26.9.2007. Ksenija Stanić Marija Šimić Živko Stojčić Vesna Stužić. Dobrila Šapina Sonja Šare Slava Šepec Đuro Tomić. Radna grupa 7. Sastanak je dio kulture svakodnevnog života. Sastanci se organiziraju radi: Razmjene mišljenja,ideja

callia
Download Presentation

UPRAVLJANJE SASTANCIMA

An Image/Link below is provided (as is) to download presentation Download Policy: Content on the Website is provided to you AS IS for your information and personal use and may not be sold / licensed / shared on other websites without getting consent from its author. Content is provided to you AS IS for your information and personal use only. Download presentation by click this link. While downloading, if for some reason you are not able to download a presentation, the publisher may have deleted the file from their server. During download, if you can't get a presentation, the file might be deleted by the publisher.

E N D

Presentation Transcript

  1. UPRAVLJANJE SASTANCIMA Seminarski rad Zagreb,26.9.2007

  2. Ksenija Stanić Marija Šimić Živko Stojčić Vesna Stužić Dobrila Šapina Sonja Šare Slava Šepec Đuro Tomić Radna grupa 7

  3. Sastanak je dio kulture svakodnevnog života Sastanci se organiziraju radi: • Razmjene mišljenja,ideja • Razjašnjavanja nejasnoća • Dogovora o zajedničkim aktivnostima OPET SASTANAK!

  4. UPRAVLJANJE SASTANKOM • Uspješan sastanak je onaj u kojem je svim sudionicima jasno što je dogovoreno, koje aktivnosti trebaju poduzeti, u kojem roku i tko je za njih odgovoran.

  5. Prednost sastanka pred drugim oblicima dogovaranja • - osjećaj zajedničke vizije • - kontinuirano uspoređivanje postignutoga • - razmjenjivanje informacija • - trenutni povrat informacija • - pojašnjavanje odgovornosti • - brzo rješavanje problema • - jačanje tima

  6. Povećanje organizacije sastanka • Za organizaciju maksimalno koristite Outlook • Nema dnevnog reda (agenda) - nema sastanka! • Pozivajte samo one koji su neophodni – samo jedan znalac može biti dovoljan • Pošaljite/uputite pravovremeno na potrebne informacije/dokumente (svrha, uloge) • Naznačite prioritete • Ne vraćajte se na početak zbog onih koji kasne • Ne dozvolite da pojedinac dominira sastankom • Na kraju dogovorite sažeti zapis sa sastanka • Ne organizirajte sastanak u petak poslijepodne ili neposredno pred ručak

  7. Objektivnim stanjima-jedini način donošenja odluka Subjektivnim stanjima-neučinkovitost sastanka donosi probleme Mogućnosti-sastanci su prilike-ne obveze Rješenje-sastanci se moraju učiti Planiranje sastanka ovisi :

  8. Važnost sastanka • Ako je problem hitan ne gubi se vrijeme na kurtoazne razgovore sa sudionicima, nego se nakon srdačnog pozdrava prelazi na srž problema.Ukoliko je informacija povjerljiva potrebno je to naglasiti.

  9. Sastank se priprema sadržajno i tehnički Sadržajna priprema: -jasno definiranje cilja – cilj određuje i sudionike sastanka -svrhe • - inicijator sastanka obavještava ostale sudionike o svrsi sastanka, ciljevima i eventualnoj pripremi za sastanak • - pravovremeni poziv na sastanak ( sastanak saziva osoba od autoriteta u odnosu na ostale sudionike, ili ako su sudionici istog ranga tada osoba koja je izravno zainteresirana za raspravu na temu)

  10. Tehnička priprema za sastanak • Utvrditi mjesto,vrijeme i trajanje sastanka : tko, što, zašto, kada, gdje i za koga se organizira sastanak. • Utvrditi imena, prezimena i funkcije sudionika • Rezervirati prostoriju i lokaciju za sastanak • Odraditi zapisničara, njegovog zamjenika i osobu koja će primati sudionike • Osigurati predah za kavu, ručak ili večeru • Na vrijeme poslati pozivnice i programe-pismeni • Pripremiti tehnička pomagala

  11. Odabir sudionika na temeljupitanja • Tko ima informacije neophodne za sastanak? • Tko bi trebao biti nazočan iz taktičkih razloga? • Koliko osoba osigurava dobru i kreativnu komunikaciju? • Koliko bi grupa trebala biti heterogena?

  12. Održavanje sastanka • Sastanak početi na vrijeme • Odrediti temu i ciljeve • Pratiti dnevni red • Kontrolirati vrijeme • Potaknuti diskusije • Kontrolirati problematične sudionike • Riješiti konflikte • Poticati pitanja • Pojasniti akciju • Donijeti zaključak

  13. Upravljanje sastankom • Upravljanje grupom • Upravljanje procesom rada u grupi • Upravljanje vremenom sastanka • Upravljanje fazama sastanka

  14. stavlja voditelja u ulogu da upravlja zajedničkim životom grupe sa ciljem povoljnog stanja u grupi i kod svakog pojedinca. Glavna sredstva Dobiti od sudionika radni elan Dobro osjećanje i raspoloženje Spremnost na sudjelovanje Uvažavanje i poštivanje Zajedništvo i solidarnost Aktivnost u smišljanju ideja Upravljanje grupomuloga voditelja

  15. Upravljanje procesom rada u grupi -uloga voditelja- • kontrola tijeka, sadržaja i trajanja rasprave (voditelj mora biti kratak i produktivan a sudionici konstruktivni) • - vodi i potiče raspravu • - nastoji spriječiti prikrivene namjere i tenzije • vođenje zapisnika čini po rangu najmlađa osoba ili profesionalac (zapisnik mora biti gotov najkasnije 48 sati nakon sastanka, potpisan od predsjedavajućeg, a dostavljen svim sudionicima sastanka s pravom glasa.) • -ako se s zaključcima ne slažete jasno to izrecite i tražite da uđe u zapisnik

  16. Trenutak sazivanja (omogućiti ljudima dovoljno vremena da se pripreme i da planiraju radno vrijeme) Koji dani u tjednu (ponedjeljkom manje sastanaka, a petak bez sastanka iza 12 sati.) O vremenu sastanka u danu ( kada su obavljeni dnevni zadatci uvažiti bioritam većine sudionika, na kraju dana ne sazivati teške sastanke ) O planskom trajanju i izvršenju Trošenje vremena u komunikaciji ( uvodno izlaganje do 7 minuta, jaka diskusija do 3 minute, pojašnjenje do 1 minutu, iznošenje novog prijedloga do 5 minuta ) Upravljanje vremenomsastanka – stavlja voditelja kao racionalnog gospodara resursa

  17. Upravljanje fazama sastanka • Otvaranje sastanka • Prolaz kroz dnevni red • Privođenje kraju i završetak • Evaluacija sastanka

  18. Pojedinci? Od 7-8 članova Govore samo 2 dominantna Koji ne moraju biti najstručniji Stručnjaci ponekad šute zbog članova visokog statusa-gubimo korisne informacije

  19. Poslovnu kulturu pokazujemo : Pažljivo slušati govornika Ne prekidati govornika i ne dobacivati primjedbe Ne trošiti vrijeme drugih sudionika na trivijalna i nebitna pitanja Na sebe skrenemo pažnju samo ako možemo iznijeti razumne ideje i rješenja. Nedostatak poslovne kulture pokazujemo ukoliko: Prekidamo sugovornika Ulizivački odnos prema osobama višeg ranga Dobacivanje Smo narcisoidni i arogantni prema drugima Pokazujemo ljutnju i podižemo ton Poslovna kultura na sastancima

  20. Rasprava o nebitnim stvarima Kašnjenje Pojedinci dominiraju Nema objave rezultata Odgođeni sastanci Posljedice nedovoljno pripremljenog sastanka su slijedeće: • Skretanje s teme • Nema dnevnog reda • Dugo traje • Nezavršenost • Neorganiziranost

  21. Teške situacije koje se mogu desiti u tijekusastanka • Konflikt • Skriveni dnevni redovi • Gubitak pažnje (do 90 min.)

  22. Ako sastanak zahtijeva donošenje odluka, to se može učiniti na nekoliko načina: • formalnim glasovanjem • dogovorom • voditelj ili predsjedavajući zadužuje osobu koja prati provođenje zaključaka, a o tome se sudionici obavještavaju na sljedećem sastanku • na kraju sastanka dogovoriti vrijeme slijedećeg sastanka, ako je potrebno • sastanak završava, rezimeom, zaključkom i zahvalom voditelja

  23. Sastanak je potrebno i evaluirati • -samoanalizom ( da li sam sve priredio, da li su svi zaključci doneseni, da li sam zadovoljna…) • - neformalni razgovori sa sudionicima • - formalna povratna informacija

  24. Posebni oblici poslovnih sastanaka • kultura poslovnog pregovaranja • poslovni izlazak Poslovni sastanak zahtijeva i kulturu poslovnog odijevanja i ponašanja (nadzorno vijeće RTSlovenije odredilo posebni kodeks odijevanja)

  25. Zaključak sastanka • Jasan • Precizan u svojoj suštini • Imati svog nosioca • Vrijeme za njegovo ispunjenje • Biti prihvaćen od sudionika sastanka • O zaključcima se ne raspravlja dok nisu usvojeni i verificirani

  26. Zaključak • Sastanci mogu donijeti izvanredne rezultate ako se pravilnim postupkom i smišljenom organizacijom osiguravaju uvjeti za ostvarivanje zajedničkog rada,korištenjem potencijala svih sudionika uz donošenje zajedničkih, optimalnih rješenja.

  27. Literatura • Buble M.: Osnove menadžmenta,Sinergija,Zagreb 2006. • Marušić S.: Upravljanje ljudskim potencijalima,Adeco,Zagreb 2006. • Vodopija Š.: Uspješno organizirabje i vođenje,Educo,Rijeka 2006. • Vujić V.: Menadžment ljudskog kapitala,Sveučilište u Rijeci,Rijeka 2004. • Buchwald,Ž. Znamo li se dogovarati?List Kombinata.mhtlm:file://E:/sastanak4.mht(24.9.2007.16h) • Edukacija,mala poslovna škola,mhtlm:file://E:1.sastanci1.mht • Menagerski stilovi-sastancimhtml:file://E:/sastanci2.mht • Michel Armstrong. Kompletna menadžerska znanja/ M.E.P. Consult. Zgb./01

More Related