29 de novembro de 2011

1. 29 de novembro de 2011

2. Apresentação

3. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Tópicos: • Expedientes – GM • Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra • Expedientes - Aspar • Afastamento do País • Assuntos comuns a diversas Secretarias/Vinculadas • Agenda da Sra. Ministra, Secretários e Dirigentes de Vinculadas • Expedientes - AECI • Demandas submetidas à Conjur • Demandas submetidas à Ascom Índice

4. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Expedientes – GM • Documentos/processos ao GM devem ser encaminhados pelo Secretário/Dirigente ou, de ordem, pelo correspondente Chefe de Gabinete • Atos para análise/decisão da Sra. Ministra devem ser instruídos por meio de processo administrativo • Apenas questões mais simples/fácil resolução devem ser instruídas por meio de guia de registro de expediente (“Reg.”) • Notas Técnicas, Notas Informativas e Pareceres devem: • (i) Observar regras do Manual de Orientações Básicas para a Padronização de Correspondências Oficiais • (ii) Conter assinatura das chefias imediata e mediata • (iii) Conter assinatura do Secretário/Dirigente • Processos e expedientes que não atenderem a essas recomendações serão devolvidos ao órgão de origem

5. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Documentos oficiais para assinatura da Sra. Ministra • Observações: • Minutas impressas/arquivo digital encaminhadas por memorando/ofício • Atender as regras do Manual de Orientações Básicas • Encaminhar relação de autoridades completa e atualizada: nome completo, cargo, endereço, telefone, e-mail • Indicação de ponto focal (se for o caso) • Ministra apenas assina documentos oficiais para destinatários de mesma/superior hierarquia (Governadores, Ministros de Estado, ou autoridades que tenham status de Ministro, Embaixadores, Presidentes das Casas Legislativas Federais, Ministros de Tribunais, Diretores e Presidentes de Organismos Internacionais). Responde também demandas enviadas em razão das atribuições do cargo (Presidente dos CNMA e CNRH etc.). Demais encaminhamentos devem ser respondidos pelos Secretários /Dirigentes, salvo determinação diversa do GM • Minutas devem ser enviadas ao Gabinete da Ministra com antecedência de cinco dias • Quando se tratar de resposta a demandas externas, a minuta deve ser acompanhada de Nota Técnica ou Nota Informativa, que fundamente o conteúdo da reposta • Nas solicitações do Poder Judiciário ou do Ministério Público os prazos devem ser rigorosamente respeitados • Avaliação pelo AECI e/ou pela Conjur, quando aplicável

6. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Expedientes – Aspar • RIs • A Aspar deve: • (i) Encaminhar ofício à Secretaria/Entidade Vinculada pertinente no prazo de quarenta e oito horas, com solicitação de resposta • (ii) Enviar ao GM minuta de correspondência, acompanhada de Nota Técnica, com pelo menos cinco dias de antecedência do final do prazo legal de trinta dias • A Secretaria / Vinculada deve: • (i) Responder ao RI, no prazo, por meio de Nota Técnica, a qual deve obedecer ao Manual de Orientações Básicas e contar com a anuência ou discordância do titular da Secretaria/Entidade Vinculada • Indicações • Toda indicação parlamentar deve ser submetida pela Aspar às áreas técnicas pertinentes • Cabe ao GM determinar prazo para resposta da indicação parlamentar à Casa Civil da Presidência da República • A tramitação de indicação parlamentar deve obedecer, onde aplicável, aos critérios utilizados nas RIs

7. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Expedientes – Aspar • PLs • A Aspar deve: • (i) Encaminhar o PL por ofício à Secretaria/Entidade Vinculada pertinente no prazo de 48 horas, com solicitação de resposta • (ii) Após a análise da(s) área(s) técnica(s), enviar o expediente à Conjur para avaliação, a quem compete a análise da constitucionalidade do PL • (iii) Após análise da Conjur, enviar ao GM minuta de Aviso Ministerial, da qual devem constar a proposta de veto ou de sanção da Senhora Ministra, a Nota Técnica ou o Formulário e a manifestação da Conjur • A Secretaria/Entidade Vinculada deve: • (i) Manifestar-se sobre o PL, no prazo, por meio de Nota Técnica ou do formulário enviado pela Aspar • Obs: Ao posicionar-se pelo veto, a avaliação da área técnica deve fundamentar-se apenas na existência de relevante contrariedade ao interesse público • Obs: Esse não é o momento adequado para discordar do PL ou propor conteúdo distinto

8. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 Assuntos comuns a diversas Secretarias/Vinculadas • Observações: • O GM indicará a área que será responsável por articular o tema • A área indicada como responsável deverá coordenar todas as informações, análises, ações e operações entre as Secretarias/Entidades Vinculadas envolvidas para que não haja divergências entre as respostas técnicas • Nesse sentido, o GM deverá receber uma única manifestação, de caráter institucional, a qual deve contemplar a opinião de todas as áreas demandadas • O GM recomenda que tal procedimento seja adotado pelas Secretarias e Vinculadas, independentemente de determinação da Chefia de Gabinete

9. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Agenda da Sra. Ministra, Secretários e Dirigentes de Vinculadas • Observações: • As audiências com a Senhora Ministra deverão ser solicitadas somente pelos titulares das Secretarias/Entidades Vinculadas. • Ainda que obtidas informalmente, as audiências deverão ser comunicadas ao GM, por meio do envio de mensagem ao endereço eletrônico: gm@mma.gov.br • Somente os titulares das Secretarias/Entidades Vinculadas devem estar presentes às reuniões convocadas pela Senhora Ministra, a não ser que terceiros sejam explicitamente convocados. Caso a presença de demais servidores seja necessária, o Gabinete da Ministra deverá ser comunicado com antecedência • O GM solicita seja informado da agenda, diária e semanal, dos Secretários e Presidentes de Vinculadas, por meio do envio de mensagem eletrônica às servidoras acima indicadas • Quando a Senhora Ministra determinar que as Secretarias/Entidades Vinculadas representem o MMA em evento para o qual o Ministério foi convidado, o GM deverá ser informado, com a brevidade possível, do nome do servidor designado, para que se possa informar os organizadores do evento

10. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Expedientes – AECI • Toda solicitação de informações, determinação ou diligência oriunda dos órgãos de controle externo (notadamente TCU, MP, PF e CGU), bem como o respectivo atendimento, deve ser encaminhada por cópia ao AECI.  v. tb. Mem. Circ. nº 09/GM • Convênios, acordos e ajustes devem ser avaliados pelo AECI anteriormente ao encaminhamento à Conjur • Na hipótese de dúvidas quanto ao atendimento da demanda, as Secretarias/Entidades Vinculadas poderão solicitar orientações do AECI • Quando encaminhadas diretamente ao Gabinete, as solicitações de informações, determinações e diligências oriundas dos órgãos de controle externo são despachadas ao AECI, que deve coordenar a manifestação das áreas técnicas pertinentes. → Respostas encaminhadas ao AECI para avaliação e consolidação • As Secretarias e Entidades Vinculadas devem encaminhar ao AECI cópia das recomendações e determinações dos órgãos de controle, bem como das medidas adotadas ou justificativas apresentadas pelas unidades, nos últimos cinco anos, para que ele possa fazer um relatório resumido à Senhora Ministra das principais recomendações e determinações de tais entidades

11. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Demandas submetidas à Conjur • Conjur não avalia questões técnicas ou políticas • Processos que tratem da análise de convênios, acordos e ajustes; contratos/termos aditivos e atos normativos devem ser analisados pela Conjur • Consultas devem versar sobre dúvida jurídica (interpretação da Constituição Federal, de leis, tratados e demais atos normativos) • Conjur pode solicitar informações ou documentos às Secretarias/Entidades Vinculadas, que devem ser atendidas tempestivamente e enviadas diretamente à demandante • Consulta sobre força executória de ordens judiciais não é de competência da Conjur, mas do respectivo órgão de representação judicial da União, autarquia ou fundação, que atua na área de contencioso da AGU, o qual deverá remeter cópia da decisão, sentença ou acórdão e dos documentos necessários à sua correta interpretação, acompanhados das informações pertinentes, inclusive manifestação sobre a exequibilidade da decisão • Conjur apenas promove o encaminhamento da documentação ao respectivo órgão da Administração responsável por efetivar o cumprimento da ordem judicial

12. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Demandas submetidas à Ascom • Para o apoio às Secretarias/Entidades Vinculadas em atividades de organização de eventos; cerimonial; atividades de relações públicas; publicidade; marketing; e imprensa, as áreas devem observar as seguintes recomendações: • Definir ponto focal para eventos, para, orientado pela Ascom, se tornar o elo entre a Assessoria e o Órgão • Comunicar à Ascom quando houver previsão de realização de evento (ainda que sem data definida), para que a Assessoria possa planejar o apoio de modo eficiente • Enviar lista de convidados à Ascom para triagem. A Ascom encaminha, posteriormente, à CGAA/GM a lista daqueles a serem convidados pela Senhora Ministra • Preencher e enviar à Ascom formulário de solicitação de serviços para eventos, conforme planilha anexa ao Mem. Circ 02/Of. Circ. 08 (principalmente para evento de médio/grande porte) • Elaborar check-list, o qual deve ser revisado e atualizado continuamente, devendo conter informações como: necessidades, responsáveis e prazo para realização de cada tarefa • Realizar reuniões periódicas apartir do momento em que for definida a data do evento, sempre com os mesmos participantes, visando dar encaminhamento às tarefas de cada membro do grupo • Caso as Secretarias/Entidades Vinculadas decidam sobre a contratação de uma empresa de eventos (processo licitatório em andamento), o Gabinete recomenda (i) abrir o processo de licitação listando todas as necessidades (de acordo com o check-list elaborado); (ii) priorizar pequenos detalhes do serviço a ser contratado, pois o que não estiver no processo de licitação não poderá ser exigido do vencedor; e (iii) determinar um coordenador geral da empresa contratada e outro do Ministério, os quais serão responsáveis pela resolução das necessidades

13. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Demandas submetidas à Ascom • Para eventos ou reuniões que demandem cerimonial, cobertura jornalística, registro fotográfico etc., deve ser enviado Memorando à Chefia de Gabinete, solicitando o apoio da Assessoria • O memorando deverá especificar, em detalhes, a natureza do evento e do apoio a ser prestado, o qual deverá ser enviado com a devida antecedência, conforme quadro abaixo:

14. Portaria MMA/Secex nº 163 • Publicada no Boletim de Serviço nº 07, de 15/07/2011 • Estabelece normas e procedimentos para serviços de protocolo: • Recebimento, registro, distribuição e expedição • Elaboração e tramitação • Tratamento de Documentos Sigilosos e Processos • Autuação, juntada e desapensação • Desentranhamento e desmembramento de peças • Encerramento e abertura de volumes • Reconstituição e encerramento de processos • Diligências • Vigência: 15/07/2011 • Adoção definitiva:15/10/2011

15. Portaria MMA nº 432 “Dispõe sobre autorização de afastamento do País de servidores do Ministério do Meio Ambiente, do Instituto Brasileiro do Meio Ambiente e dos Recursos Naturais Renováveis, do Instituto Chico Mendes de Conservação da Biodiversidade e do Jardim Botânico do Rio de Janeiro”

16. Portaria MMA nº 432 • Procedimentos e orientações comuns: • O planejamento da participação em eventos no exterior deve ser informado, trimestralmente, no Cadastro de Viagens Internacionais • O prazo mínimo para a solicitação de afastamento no SCDP passa a ser de 20 dias do início do deslocamento • A Secex opina conclusivamente em todos afastamentos • O afastamento somente pode ocorrer após a publicação da autorização em DOU

17. Portaria MMA nº 432 • Procedimentos e orientações comuns (cont.): • São competentes para propor o afastamento do País e a concessão de diárias e passagens: • O Secex • Os Secretários • O Spoa • A GM • O Conjur • O ASIN • O Dirigente do SFB • O Chefe de Gabinete da Secex • Os Dirigentes de Ibama; ICMBio e JBRJ • Os Substitutos correspondentes / autoridades delegadas

18. Portaria MMA nº 432 • Procedimentos e orientações – Afastamentos para Capacitação • Nos casos participação em cursos de longa duração ou pós-graduação, o planejamento deverá ser informado à CGGP/SPOA até 31/03 do ano corrente do evento • O afastamento não poderá ocorrer quando o servidor estiver de férias ou licenças prêmio/médica/para tratar de interesse particular • O processo deve ser formalizado com antecedência mínima de 45 dias, para ser analisado/instruído pela CGGP/SPOA anteriormente à inserção no SCDP • Procedimentos e orientações – Afastamentos a Serviço • O processo em meio físico é eliminado no afastamento a serviço • A Asin faz a análise prévia dos afastamentos a serviço

19. Muito Obrigado Gabinete da Ministra – GM gm@mma.gov.br Coordenação Geral de Apoio Administrativo – CGAA cgaa@mma.gov.br

20. Portaria MMA/Secex nº 163 “toda informação registrada em um suporte material, suscetível à consulta, estudo, prova e pesquisa” Voltar Voltar

21. Mem. Circ 02 / Of. Circ. 08 • Expedientes – Aspar Indicações Proposições por meio das quais membros do Poder Legistlativo sugerem a outro Poder a adoção de providência, a realização de ato administrativo ou de gestão, ou o envio de projeto sobre matéria de sua exclusiva iniciativa Voltar

22. Expedientes – AECI Voltar

23. Portaria MMA/Secex nº 163 “Art. 3º (...) Parágrafo único. Cabe às unidades tramitadoras as subsequentes etapas de abertura, registro, tramitação, distribuição e cadastramento da tramitação e do despacho no Sistema de Protocolo – SIPRO.” “Art. 6º Em caso de recebimento de processo, o Protocolo Central e as demais unidades organizacionais do MMA deverão sempre observar se o mesmo contém: I – registro de trâmite eletrônico no SIPRO; (…)” “Art. 12. A tramitação de processos e correspondências será feita mediante cadastramento e registro de sua movimentação no SIPRO e será efetuada por meio do formulário Controle de Entrega de Documento – CED.” Voltar

24. Portaria MMA/Secex nº 163 “Art. 6º Em caso de recebimento de processo, o Protocolo Central e as demais unidades organizacionais do MMA deverão sempre observar se o mesmo contém: I – registro de trâmite eletrônico no SIPRO; II – despacho de encaminhamento dirigido àquela unidade organizacional; III – todas as folhas corretamente numeradas e rubricadas; IV – documentos legíveis, com assinatura, carimbo e data; e V – folha em branco, carimbada com a expressão “EM BRANCO”. Parágrafo único. Se o processo estiver em desacordo com os incisos acima ou com outra irregularidade, o mesmo deverá ser devolvido ao remetente para a devida regularização.” Voltar

25. Portaria MMA/Secex nº 163 “documento ou conjunto de documentos que exigem estudos detalhados, expressados por despachos, pareceres, notas, informações e decisões de diversas unidades organizacionais do Ministério ou ainda instruções para ações e operações contábeis financeiras” Voltar

26. Portaria MMA/Secex nº 163 Todo documento sigiloso deve ser corretamente acondicionado, na forma do art. 22 e seguintes da Portaria MMA/Secex nº 163 • Acondicionados em envelopes duplos • No envelope externo não constará qualquer indicação de grau de sigilo / teor • No envelope interno serão apostos o destinatário e o grau de sigilo do documento • O envelope interno será fechado, lacrado e expedido mediante recibo específico • Sempre que o assunto for considerado de interesse exclusivo do destinatário, será inscrita a palavra pessoal no envelope contendo o documento sigiloso • O envelope interno só será aberto pelo destinatário, seu representante autorizado ou autoridade competente hierarquicamente superior Voltar

27. Portaria MMA/Secex nº 163 • Documentos sigilosos (cont.) • Envelopes contendo a marca pessoal só poderão ser abertos pelo próprio destinatário. • A marcação ou indicação do grau de sigilo deverá ser feita em todas as páginas do documento e nas capas, se houver, que deverão conter a expressão "Documento Sigiloso Controlado (DSC)" e o respectivo número de controle. • As páginas serão numeradas seguidamente, devendo cada uma conter, também, a indicação do total de páginas que compõem o documento. • Cabe aos responsáveis pelo recebimento de documentos sigilosos, confidenciais ou reservados: (i) verificar a integridade e registrar indícios de violação / irregularidade na correspondência recebida, dando ciência do fato ao seu superior hierárquico, ao destinatário e ao remetente; e (ii) proceder ao registro do documento e ao controle de sua tramitação no SIPRO, onde deverá constar no resumo apenas a palavra “SIGILOSO”. • Os agentes responsáveis pela guarda ou custódia desses documentos os transmitirão a seus substitutos, devidamente conferidos, quando da passagem ou transferência de responsabilidade Voltar