نظم دعم القرار ودورها في رفع كفاءة الإدارة المحلية

1. نظم دعم القرارودورها في رفع كفاءة الإدارة المحلية د.محمود العبيدي جامعة فيلادلفيا الأردن

2. مشكلة البحث • تتلخص مشكلة البحث بالمؤشرات التالية: • ضعف أو عدم توفر قاعدة بيانات موثوق بها ترتبط بمشاكل القرار. • اعتماد الإدارة المحلية على صناعة القرار استنادا إلى الحدس والخبرة والتجربة والخطأ. • ضعف أو عدم استخدام نظم دعم القرار في صناعة القرارات اليومية أو المستقبلية.

3. أهداف البحث • يهدف هذا البحث إلى ما يلي: • التعريف بأهمية ومفهوم نظم دعم القرار. • تحليل مكونات نظم دعم القرار. • التعريف بأنواع نظم دعم القرار. • تحديد دور نظم دعم القرار في رفع كفاءة الإدارة المحلية.

4. منهجية البحث • لتحقيق أهداف البحث يستخدم البحث منهجية الوصف التحليلي لمجموعة من المصادر الأجنبية والعربية التي تركز على تحليل وتقييم دور نظم دعم القرار في رفع جودة القرار بما يسهم في رفع كفاءة المنظمة وفاعليتها . كما استخدم البحث دراسة حالة لواقع تطبيق نظم دعم القرار في الإدارة المحلية الأردنية في مدينة جرش.

5. مفهوم وأهمية نظم دعم القرار • أن نظام دعم القرار ومن تسميته يعتبر أداة لتحليل المشكلات (Problem – Oriented) بالمقارنة مع نظم المعلومات الوظيفية التي تتجه بالأساس نحو العمليات (Process – Oriented). • إن نظم دعم القرار تأتي كمرحلة متكاملة بعد بناء المنظمة لنظم المعلومات الوظيفية وحوسبة العمليات الروتينية والمتمثلة بنظم أتمتة المكاتب ونظم معالجة العمليات.

6. التركيز على القرار نظم دعم القرار التركيز على البيانات معالجة البيانات بالحاسوب التركيز على المعلومات مفهوم وأهمية نظم دعم القرار

7. الكفاءة 50s-1960s 60s-1970s 70s-1980s 80s-1990s 90s-2000s 00s-2010s الانترنت نظم دعم القرار نظم المعلومات التنفيذية أنظمة المعلومات الإدارية أنظمة معالجة البيانات

8. نظم دعم القرار الإدارة العليا نظم المعلومات الوظيفية الإدارة الوظيفي الوسطى نظم معالجة العمليات نظم أتمتة المكاتب الإدارة الوظيفية الدنيا مفهوم وأهمية نظم دعم القرار • يرى أحد الباحثين إن نظم دعم القرار تخدم بشكل رئيس الإدارة العليا، كما في الشكل التالي:

9. نماذج تفاعلية بحوث عمليات، علم الاحصاء نظام دعم القرار اتجاه المستوى الإداري الاتصالات تقارير هيكلية معالجة النصوص، اتمتة المكاتب عمليات إجرائية اتجاه النظم نظام المعلومات الاداري / معالج البيانات بالحاسوب اتجاه وظيفي مفهوم وأهمية نظم دعم القرار • فيما يرىSprague إن نظام دعم القرار في إطار متكامل وكنظام يتفاعل مع أنظمة المعلومات في المنظمة ويخدم جميع المستويات الإدارية وكما يتضح في الشكل.

10. مفهوم وأهمية نظم دعم القرار • ومن الشكل السابق يتضح وجود ثلاثة أبعاد لنظام المعلومات البعد العمودي يرتبط بالمستويات الإدارية، البعد الأفقي يوضح المجالات الوظيفية المختلفة والممثلة لأعمال المنظمة. أما البعد الثالث فيتمثل بالأنظمة وإجراءاتها التحويلية. ومن خلال الشكل يمكن ملاحظة إن البعد الثالث يبين التكنولوجيا الرئيسة أو الأنظمة الفرعية التي تقدم دعما للأنشطة الخاصة بالمنظمة. • كما يوضح هذا البعد إن نظام دعم القرار يتميز بتطوره عن أنظمة المعلومات الأخرى بدمجه لتكنولوجيا المعلومات مع بحوث العمليات في إطار تفاعلي بما يسهم في دعم متخذ القرار في جميع مراحل صنع القرار والتي تؤدي إلى حل مشاكل المنظمة وكما يتضح في الشكل التالي.

11. صنع القرار اقتراح بدائل للقرار تقدير نتائج القرار تقديم القرارات من الملفات المتعددة درجة الدعم في حل المشكلات تحليل الملفات استرجاع عناصر من المعلومات درجة تعقيد نظام حل المشكلات محدودة كبيرة مفهوم وأهمية نظم دعم القرار

12. مفهوم وأهمية نظم دعم القرار • ويمكن تلخيص خصائص وقدرات نظام دعم القرار بما يلي: • الدعم يقدم لصانع القرار في كل المستويات الإدارية سواء كانوا أفراد أم مجموعات، وذلك بربط الأحكام الشخصية مع المعلومات المحوسبة ويقدم هذا الدعم للمشاكل شبه المهيكلة، وغير المهيكلة، والتي لا يمكن حلها بواسطة أنظمة المعلومات الأخرى. • يمكن أن يقدم الدعم لسلسلة متعاقبة ومترابطة من القرارات. • إنه يقدم الدعم في جميع مراحل عملية صنع القرار. • إن المستخدم يستطيع أن يكيفه بمرور الوقت لكي يستجيب لتغير العوامل المؤثرة في القرار.

13. مفهوم وأهمية نظم دعم القرار • يمكن بناء نظم دعم قرار بشكل سهل إذا استخدم المستخدم النهائي بعض الأدوات المتاحة من برنامج الحل. • إن النظام يستخدم نماذج جاهزة من بحوث العمليات وعلم الإحصاء ونماذج مالية أو نماذج تصمم حسب طلب صانع القرار. كما توجد أنظمة قرار تتعامل مع قواعد معرفة تمكن صانع القرار من حل مشاكل معقدة جدا. • في أنظمة دعم القرار الكبيرة تتحقق درجة من التكامل بين قواعد البيانات ونظم المعلومات، وشبكة الانترنت. • تحليل الحساسية متاح ويمكن الحصول عليه بسهولة.

14. شروط نجاح نظام دعم القرار • لكي يحقق أي نظام دعم القرار الأهداف التي صمم من اجلها يجب أن يراعى المبادئ والشروط التالية: • نظام دعم القرار يجب إن يساهم في تحسين صناعة القرار. • يجب أن يتضمن درجة من الذكاء حول مشكلة المستخدم. • يجب أن يحقق النظام الدرجة الكافية من معيار المستخدم في الكفاءة والكلفة. • يجب أن يستخدم النظام من خلال مدراء يملكون الخبرة في فهم ماذا يعني النظام وكيف يستخدم. • يجب أن يكون النظام تحت سيطرة المستخدم بغض النظر عن كون نظام دعم القرار تفاعلي أو تجميعي أو يستخدم بشكل مباشر أو غير مباشر. • يجب أن يتضمن النظام ( بيانات، نماذج، قدرات على العرض، ووسيط لتمثيل عملية صنع القرار). • يجب أن ينفذ نظام دعم القرار من خلال إستراتيجية للتطوير لتحقيق أعلى كفاءة وأقل خطر عند إعداد النظام ووضعه في مرحلة التنفيذ.

15. أهداف نظم دعم القرار • تتمثل أهداف نظم دعم القرار بما يلي: • دعم متخذ القرار في حل المشاكل غير المحددة أو شبه المحددة • دعم الأحكام والتقديرات الشخصية بدلا من الاستغناء عنها. • تحسين فاعلية صنع القرار. • وبشكل عام يجب أن يسهم نظام دعم القرار في رفع جودة القرار بما ينعكس في تحقيق أهداف المنظمة بكلفة أقل وجودة أعلى وزمن أقل، كما ينبغي أن يسهم في تعزيز التفاعل بين ألأطراف المؤثرة والمتأثرة في صنع القرار وفي إطار الإدارة المحلية ينبغي أن ينعكس أثر النظام في رفع درجة رضا المواطنين بأعلى كفاءة ممكنة.

16. أنواع أنظمة دعم القرار • يرى أحد الباحثين انه يمكن تمييز نوعين من أنظمة دعم القرار ( Gigg, 2002, p246): • نظام دعم قرار موجه بموجب النماذج ويتميز هذا النوع ذو استخدام خاص ويكون منفصلا عن أنظمة المعلومات في المنظمة أي يتمثل ببرمجية جاهزة يتم استخدامهما لأغراض محددة، مثال ذلك البرمجيات الإحصائية (مثل SPSS)، برمجيات خاصة بنماذج بحوث العمليات(مثل برمجية QSB أنظمة العمل الكميةQuantitative System Business) ). • نظام دعم قرار موجه بالبيانات ويتميز هذا النوع بقدرة كبيرة على تحليل حجم كبير من البيانات مما يمكن صانع القرار من الحصول على المعلومات اللازمة لاتخاذ القرار.

17. أنواع أنظمة دعم القرار • ويرى باحث آخر إن نظم دعم القرار يمكن أن تصنف إلى ثلاثة أنواع وكالآتي: • نظم دعم القرارات المؤسسية: وهي عبارة عن نظم كاملة يتم تطويرها لكي تسمح لمتخذ القرار باسترجاع أو توليد معلومات ذات علاقة بمشكلة ذات طبيعة عامة مثال ذلك تحليل السوق، جداول الإنتاج .. الخ. وتصمم هذه النظم بهدف الاستخدام المستمر. • مولدات نظم دعم القرارات تصمم هذه المولدات لمساعدة متخذ القرار في توليد تطبيقات سريعة لنظم دعم القرار ذات إمكانية محدودة مقارنة مع نظم دعم القرارات المؤسسية ولكنها تمتاز بسرعة التطوير وقدرتها على توليد تقارير وإجراء تحليلات بسرعة كبيرة وذلك باستخدام لغات الجيل الرابع. • أدوات نظم دعم القرارات تصمم هذه الأدوات للمساعدة في تطوير نظم دعم القرار ذات إمكانات محدودة مقارنة بالنوعين السابقين. ومن أمثلة هذه الأدوات حزمت الجداول الإلكترونية وما توفره من إمكانية توليد الرسوم البيانية ومعالجة قاعدة بيانات محدودة ويمكن استخدام هذه الأدوات بشكل مستقل أو من خلال نظم دعم القرارات.

18. أنواع أنظمة دعم القرار نوع السيطرة 3 2 1 6 5 4 9 8 7

19. مكونات نظام دعم القرار • يتفق معظم الباحثين في نظم دعم القرار على إن المكونات الرئيسة لنظام دعم القرار تتمثل بما يلي: • قاعدة البيانات وتتمثل بالبيانات التأريخية والحالية عن المعاملات المعبرة عن العمليات الرئيسية للمنظمة. ويمكن أن تكون قاعدة كبيرة أو صغيرة يمكن التعامل معها بحاسوب صغير كما يمكن أن تعبر عن بيانات داخلية أو خارجية، وتكمن أهمية هذه القاعدة في قدرتها على توفير وصول سهل للبيانات مع مراعاة قواعد أمن البيانات مع وجود نسخة احتياطية لضمان عدم توقف العمليات عند تعرض القاعدة الأصلية إلى مشاكل. • برمجيات (قاعدة النماذج) وتمثل حزمة من البرمجيات التي تمكن متخذ القرار من البحث عن البيانات أو مجموعة من النماذج الرياضية والإحصائية التي تدعم متخذ القرار في دراسة وتحليل أحداث مستقبلية تؤثر على أداء المنظمة مثل ارتفاع أسعار المواد الأولية، زيادة الطلب، زيادة الدخل... الخ.

20. مكونات نظام دعم القرار • الواجهة تمثل الواجهة الطريقة التي يتم بها الحوار بين المستخدم (متخذ القرار) ونظام دعم القرار، وتتمثل بكيفية إدخال الأوامر، الحصول على استفسارات، استخراج معلومات، تحليل معلومات باستخدام قاعدة النماذج. ويتم إدخال الأوامر إلى الواجهة بطرق متنوعة منها: • قوائم الاختيار كما في نظام Windows و Office . • كتابة الأوامر بواسطة لوحة المفاتيح. • أو من خلال ملء جداول أو مربعات حوار معينة. أما المخرجات فيمكن أن تكون : • تقارير. • رسوم بيانية.

21. مكونات نظام دعم القرار قاعدة البيانات قاعدة النماذج النماذج لإحصائية نظم المعلومات الإدارية التمويل نماذج بحوث العمليات الإنتاج نظم معالجة العمليات نماذج تخطيط استراتيجي التسويق المستخدم ( متخذ القرار )

22. واقع تطبيق نظم دعم القرار في الإدارة المحلية العربية (حالة دراسية ) • في زيارة ميدانية لبعض دوائر الإدارة المحلية في مدينة جرش الأردنية لم يجد الباحث تطبيق واضح لنظم دعم القرار ضمن المكونات والشروط التي ذكرت في البحث وأن معظم التطبيقات تنسجم مع مواصفات أنظمة معالجة المعاملات والتي تخدم أعمال الإدارة في المستوى التنفيذي ومن أمثلة ذلك: • نظام آلي لسداد فواتير الكهرباء • نظام آلي لسداد فواتير المياه • نظام آلي لمكتبة البلدية لتنظيم عملية إعارة الكتب • ويمكن القول أن استخدام نظام دعم القرار لحل مشاكل غير محددة تتعلق بالمستقبل غير موجود أي أن عملية صنع القرار لازالت مبنية على الحدس والخبرة والتجربة والخطأ وهذا الحكم ينطبق في حدود مدينة جرش كحالة دراسية .

23. الخلاصة • حاول هذا البحث أن يبين أهمية تطبيق نظم دعم القرار في رفع كفاءة الأداء من خلال عرض وتحليل ألأنواع المختلفة لهذا النظام والشروط الواجب توفرها لكي ينجح النظام في تحقيق أهدافه المتمثلة في رفع جودة القرار بما ينعكس إيجابا في رفع كفاءة الإدارة المحلية. ولأهمية الدور الذي تلعبه هذه الأنظمة في تمكين الإدارة المحلية من مواجهة تحديات المستقبل يوصي الباحث ضرورة تمكين الإدارة المحلية العربية من فهم آليات عمل هذه الأنظمة وتطبيقها في صناعة قراراتها المستقبلية لكي تستجيب الإدارة المحلية العربية لتحديات القرن الواحد والعشرين بما يمكنها من تلبية توقعات المواطنين ونيل رضاهم وتحقيق أهدافها بأعلى كفاءة ممكنة.