Yönetim İlkeleri /2

1. Yönetim İlkeleri/2 *Yönetici Rolleri *Örgütlemede Temel İlkeler Prof. Dr. Haydar SUR

2. Yönetim Süreci • Yönetim – belirli bir amaç için birbiriyle bağı olmayan kaynakları bir araya getirip yönlendirme • İşlevler: • Planlama • Örgütleme • Kadrolama • Yöneltme • Kontrol

3. Örgütlerin Yönetimi • Örgüt – hedeflere ulaşmak için bir grup insanın düzenli ve işbirliği içinde birarada çalışması • Yönetim – hedeflere etkili ve verimli şekilde ulaşabilmek için bir örgütün kaynaklarını yöneltme faaliyeti

4. Yönetimle İlişkili Kavramlar • Otorite (Yetke) – yönetimin en üstten aşağılara doğru göçerilmesi & yöneticilerin diğerlerini yöneltme yetkisi & onların pozisyonlarıyla ilgili faaliyette bulunma • Sorumluluk – belirlenmiş bir faaliyetin yerine getirilmesi veya başka biri tarafından yerine getirildiğinin gözetlenmesi zorunluluğu

5. Yönetim Düzeyleri • Yönetici– insanlar veya diğer kaynaklardan sorumlu tutulan her kişi • Yönetim düzeyleri: • Alt düzey –işçilere gözlemci-denetçilik yapar • Orta düzey – bir örgütün politikalarının uygulamaya geçirildiği faaliyetleri koordine eder • Üst düzey – Örgütü kontrol eder

6. Yönetim Düzeyleri

7. TKYYönetim Düzeyleri

8. Genel & İşlevselYöneticiler • Genel yönetici – bir örgütsel birimde her türlü faaliyetten sorumlu • İşlevselYönetici – örgütsel faaliyetlerin yalnızca belirli bir tanesinden sorumlu

9. Mintzberg’inYönetici Rolleri

10. Mintzberg’inKişilerarası Rolleri • İlişkilere odaklanır • Kişilerarası roller: • Temsiliyet – yönetimi temsil etme (törenlerdeki sorumluluklar) • Liderlik – çalışanları motive edici ortam oluşturma sorumluluğu • İç-dış bağlantısı – örgütün içinden ve dışından insanlarla ilgilenme sorumluluğu

11. Mintzberg’inBilişim Rolleri • İletişime odaklanır • Bilişim rolleri: • İzleme – daha etkili hale gelebilmek için bilgi toplama çabası • Yayma-dağıtma – astlarına gerekli bilgileri verme, iletme • Konuşma yapma – içerideki ve dışarıdaki kişilerle örgüt adına konuşma

12. Mintzberg’inKararRolleri • Birimin stratejisine odaklanır • Karar Rolleri: • Girişimci – voluntary initiator of change. • Karışıklık giderici – kontrolü altında kalan kısımda karmaşayı çözer • Kaynak ayırıcı– örgütün kaynakları kime nasıl dağıtılacak - pay edilecek kararını verir • Müzakereci – verenin de alanın da mutlu olduğu bir noktayı buluncaya kadar karşılıklı ödünleşmeye katılır

13. Yönetim Becerileri • Beceri – performansa etkisi olacak bir yeteneğin kazanılıp geliştirilmesi • Katz’ınYönetim Becerileri: • Teknik – belirli bir faaliyeti analama ve yapmada maharet • İnsan – insanlarla çalışma ve onların davranışlarını anlama • Kavramsal – örgütü bir bütün olarak görebilme yeteneği

14. Yönetim Düzeyleri & Becerileri

15. Yönetim İşlevleri • Yönetimin beş işlevi: • Planlama • Örgütleme • Kadrolama • Yöneltme • Kontrol etme • Örgütün alt birim ve sistemlerinin faaliyetlerini koordine etmede gerçekleştirilen işlevler

16. Planlama • Ne olması gerektiğini önceden belirleme • Planların hiyerarşisi: • Amaçlar(Goals) – örgütün yakalamak isteyip uğraş verdiği gelecekteki koşullar • Hedefler(Objectives) – bütün yönetsel planlamaya yön veren amaçlar • Politikalar (Policies) – faaliyet rotaları ve rehberleri • Talimat ve yöntemler (Procedures & methods) – uygulamanın adımlarını tanımlar

17. Planlama

18. Planlamanın boyutları (Tekrarlanma) • Kalıcı Planlar • Tekrarlanan faaliyetlerin planlarıdır • Birçok kez kullanılır • Örnek • Politikalar • Talimatlar • Yöntemler • Kurallar

19. Kalıcı Planlar • Politika– üst düzey yönetim tarafından belirlenmiş örgütlü davranışların genel rehberi • Talimat– Faaliyetlerin zamansal sıralanışı • Yöntem – bir süreçte bir basamağın ayrıntılıları • Kural – faaliyetin “ne yapılmalı” ve “ne yapılmamalı”yı belirleyen net tanımı

20. Planlamanın boyutları (Tekrarlanma) • Tek kullanımlık planlar • Örnekler • Programlar • Projeler • Bütçeler

21. Planlamanın boyutları(Zaman yelpazesi) • Kısa vadeli planlar • 1 yıl veya daha az süreli • Uzun vadeli planlar • 1-5 yıllık periodu kapsar • Stratejik planlar • Kesintisiz ve sistematik süreç • Gelecekteki çıktılara odaklanır, nasıl başarılacak, başarı nasıl ölçülecek

22. Planlamanın boyutları (Yönetim düzeyleri)

23. Örgütleme • Aşağıdaki süreçleri kapsar: • Faaliyetleri gruplandırma • İşlerin üstesinden gelmek için yetkiyi alt düzeylere aktarma • İlişkilerin koordine edilmesi • Karar vermeye öncülük etme • Formal Örgütlenme – örgütleme çalışmasının çıktısı, genellikle örgüt şeması olarak ortaya çıkar

24. Yönetim alanı (etki alanı) • Bir yönetici tarafından izlenip yönetilebilecek çalışan sayısıdır • Uygun rakamı belirlemede dikkate alınacaklar: • Örgütsel politikalar • Kadroda bulunabilen uzman sayısı • Çalışanların yetenek düzeyi • Nesnel standartlar • İşin doğası • İşgücünün dağılımı

25. Yetki göçerme (delegasyon) • Yetki göçerme – İş aktiviteleri ve yetki açısından örgütteki biri kişiyi onaylama • Otoriteüstten aşağıya doğru göçerilir • Göçermenin etkili olabilmesi: • İyice belirlenmiş görevler açıkça tanımlı olarak göçerilmeli • Görev verilene onu yerine getirecek gücü de göçermeli • Sorumluluk yaratılmalı

26. Kadrolama • Örgütü amacına ulaştırmada en etkili olacak kişilerin seçimi, istihdamı, eğitimi ve geliştirilmesidir • Ağırlıklı olarak insan kaynakları departmanınca yapılır • Eğitim ve geliştirmeden alt düzey yöneticiler sorumludur

27. Kadrolamanın Basamakları • İnsan kaynağının planlanması • Örgütün ihtiyaç duyduğu insan kaynağının kesintisiz olarak karşılanmasını emniyete almak için yapılır • Seçim ve istihdam • Adaylardan oluşan havuzun oluşturulması, havuzdan kişilerin değerlendirilmesi ve seçimi • Oryantasyon, eğitim ve geliştirme • Örgüte yenice katılanlara örgütün amacını, işleyişini,anlatma, kuralları öğretme ve işe ısındırma, giderek becerileri arttırma

28. Kadrolamanın Basamakları • Performans değerleme • kişilerin performansının konulan iş standartları ile karşılaştırılması • Kompansasyon • Bütün işleri göz önüne alarak ücretlerin ve diğer ikincil ödeme veya yararlandırmaların ayarlanması

29. Yöneltme • İşgörenlerin örgüt amacına ulaşmak için yönetilmesi • Kapsamı: • Moral (içgücü) • Çalışanların tatmini • Üretkenlik • İletişim

30. Kontrol • Planların uygulamaya konulduğunun kontrol edilmesi işlevidir • Kapsamı: • gerçekleşen performansı ölçme ve iş standartları ve istenilen performans ile karşılaştırma, istenilen çizgiden sapmalar (her zaman olur) kabul edilebilir düzeylerde mi onu kontrol etme • Kabul edilemez sapmalar için hemen düzeltme ve tedbir alma planları ortaya koyma

31. İş Yaşamı Kalitesi (QWL / İYK) • Esaslar: • Kararlar mümkün olan en alt hiyerarşik düzeyde verilmeli • İşin bütününden takımın tamamı sorumludur • Bir örgütü çalışanların teknik ve sosyal potansiyeli geliştirir • Örgütün kalitesi çalışanların kalitesiyle belirlenmiş olur

32. İş Yaşamı Kalitesi (QWL / İYK) • Esaslar –devamı.. • Güvenlik ve çalışanların sağlığı çok önemlidir • İşin yerine getirilmesi için anında geribildirim mekanizmaları şarttır • Sorunlar belirli kişilerden oluşan ekiplerle çözümlenir, ama sorumluluk herkesindir

33. Ortak kültür • Paylaşım: • felsefe • değerler • varsayımlar • inançlar • Umutlar beklentiler • tutumlar • normlar • Örgütü kaynaştırır

34. Kültür “check-list”ine uyum • Yazılı misyon olmalı • Misyonu işgörenlere hatırlatmalı • Elini taşın altına koyan yönetim • Yöneticiler ve işgörenler arasında açık iletişim desteklenmesi • Üstün performansa ayrıcalıklı ödeme • İşgörenlere işletmede hisse verme

35. İşin Dikey Bölümlenmesi • Otorite akışını gösterme • Komuta zinciri – örgüt içinde kimin kime bağlı çalışacağı açık çizgilerle gösterilir • Yetkinin göçerilmesi durumunda yetkiyi kimin kime göçerdiği de açıkça tanımlanmalı • Eşitlik ilkesi – sorumluluk ve yetkinin birbirine uyumlu olması

36. İşin Yatay Bölümlenmesi • Bütün departmanlar arasında düşünce ve deneyim paylaşımını destekler • Her departmanda hiyerarşik düzey sayısını en aza indirir

37. Örgütlemede bazı noktalar • Örgütün değişik faaliyet alanları varsa herbiri tanımlanmalı • Her faaliyet alanından sorumlu olan bir kişi belirlenmeli • Örgütte kullanılan kaynaklar ve yetkiler herkesi ilgilendirir

38. Otorite (yetke) • Formal otorite – kişinin örgütte işgal ettiği pozisyondan doğan otoritesi • Kabul edilen otorite – işgörenlerin kabul ettiği otorite derecesi • Yetenek otoritesi – kişinin yeteneğinin derecesine göre ortaya koyabildiği otorite

39. Bölümlere ayırma • Bazı mantık değerlendirmesi ile işleri belirli gruplar altında toplama • Bölümleri oluşturmada göz önüne alınanlar: • İşlev • Ürün • Coğrafya • Müşteri • Süreç/donanım • Zaman/vardiya

40. Örgüt şeması • Örgütün yapısının bir şekille gösterimi • İşlevleri ve ilişkileri gösterir • Specifies the formal authority & communication network of the organization.

41. Koordinasyon • Örgütün değişik bölümleri arasında işleri bağlantılandırma ve uyumlandırma faalitleri • Koordinasyon mekanizmaları: • Komiteler • Belirli faaliyet için sorumlu kişiler (task force)

42. Teşekkür…. Bu bölüm için kaynaklar: 1.2004 Pearson Education, Inc. Upper Saddle River, New Jersey 07458 2.Spears & Gregoire Foodservice Organizations, 5th edition