التجربة المتميزة في قياس وتقييم الخطة الإستراتيجية بوزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية بدولة الكويت

التجربة المتميزة فيقياس وتقييمالخطة الإستراتيجيةبوزارة الأوقاف والشؤون الإسلاميةبدولة الكويت عرضوتقديم الأستاذ/ عبدالله محمد الشاهين مدير إدارة التطوير والتدريب عضو فريق تقييمالخطة الإستراتيجيةبوزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية – دولة الكويت

“If you can’t measure it you can’t manage it” مالا يمكن قياسه لا يمكن إدارته

أهمية القياس بالوزارة حرص قادة الوزارة على أهمية قياس وتقييم الأداء الإستراتيجي للوقوف على مدى التقدم في الخطة الإستراتيجية وقياس مدى تحقيق المبادرات ومن ثم الغايات الإستراتيجية ، وذلك من خلال ثلاث مستويات لقياس الأداء الإستراتيجي (مستوى الغايات – مؤشرات خمسية ، مستوى المبادرات – مؤشرات سنوية ، مستوى الأعمال – مؤشرات فترية) بالإضافة إلى العمل على تطبيق معايير التميز العالمية لتقييم الأداء المؤسسي انطلاقا من نموذج التميز الأوروبي .

المقياس (المؤشر) : أداة القياس المتحصلات النتائج المتحققة الأثر على الأداء

مستويات القياس بالوزارة

المستوىالأول الغايات مؤشرات نجاح خمسية الغاية الأولى ، الثانية ، الثالثة ..........الخ

يجب أن يكون هناك مقياس واحد أو أكثر للغاية الإستراتيجية ليحدد مقياس النجاح الأعلى وليقوم بتحديد الدوافع الرئيسية لتحقيق الرؤية .

المستوى الثاني الأهداف السنوية ”المبادرات“ مؤشرات نجاح سنوية المبادرة الأولى المبادرة الثانية المبادرة الثالثة

المستوىالثالث الأعمال مؤشرات نجاح فترية

البداية ... منهجية تقييم الأداء الإستراتيجي (على مستوى الخطط التشغيلية ـ المبادرات) بالوزارة في الخطة الإستراتيجية

وفقا لمستويات التقييم التالية • المستوى الأول : من 9 إلى 10 ممتاز (بلاتيني) • المستوى الثاني : من 8 > 9 جيد جدا (ذهبي) • المستوى الثالث : من 7 > 8 جيد (فضي) • المستوى الرابع : من 6 > 7 مقبول (برونزي)

منهجية قياس الأداء الإستراتيجي بالوزارة في الخطة الإستراتيجية 2010/2011 – 2015/2016 : وتمثل عملية قياس الأداء الإستراتيجي بالوزارة تجربة متميزة حيث بدأت الوزارة في تطبيقها خلال خطتها الإستراتيجية الخمسية 2011/2007 ثم قامت بصياغة خطتها الإستراتيجية 2016/2012 وفقا لمحاور بطاقة الأداء المتوازن Balanced Scorecard (BSC) بحيث تم صياغة الغايات الإستراتيجية وفقا لهذا المدخل تمهيدا لتطبيقه مع تحديد مجموعة من مؤشرات النجاح الرئيسية التي تمثل المحاور الأربعة لبطاقة الأداء المتوازن ) .

نتائج الأداء الرئيسية، مؤشرات النجاح الرئيسية يجب التفرقة بين مؤشرات النجاح الرئيسية (KPIs) ، ونتائج الأداء الرئيسية Key Result Indicators (KRIs) فالأولى يتم صياغتها باستخدام مؤشر كمي مثل النسب المئوية ، المعدلات ، التصنيف ، الترتيب...الخ أما الثانية فتعبر عن النتائج التي يجب تحقيقها .

تعريف مؤشرات النجاح الرئيسية : (KPIs) تحديد المتحصلات من خلال الجهود المنظمة للتشخيص بالأرقام (كلما أمكن) أو بالكيف لتحديد مدى نجاح الوزارة / القطاع / الإدارة في تحقيق الغايات ، الإدارة (المبادرات) وحسن استخدام الموارد لتقديم ما هو مطلوب بالمواصفات التي يتوقعها المستفيدين .

لكل مؤشر بطاقة تعريف تحتوي على : • الهدف من المؤشر • المعادلات الرياضية • مصدر البيانات

Cascadingعملية إسقاط مؤشرات النجاح خمس سنوات سنوي سنوي

مثال

خصائص مؤشرات النجاح

ملائمة الغايات الإستراتيجية وفقا لمحاور بطاقة الأداء المتوازن

من المتعارف عليه ان بطاقة الأداء المتوازن Balanced Scorecard (BSC) تعد أحد الأدوات الحديثة لقياس الأداء الإستراتيجي وفقا لمجموعة من المحاور تحدد مجموعة من المقاييس المختارة بعناية والموجهة من خلال إستراتيجية الوزارة

وتمثل بطاقة الأداء المتوازن ....: (1) ... أداة لتوصيل وتنفيذ الإستراتيجية (2) ... أداة إدارية (3) ... تبنى على رؤية المؤسسة (4) ... تبنى على توصيل وفهم الإستراتيجية في المستويات الإدارية (5) ... تحتوي على محاور للأداء : (المحور المالي ، العملاء ، العمليات ، التعلم والنمو)

Balanced Scorecard التخطيط الإستراتيجي وبطاقة الأداء المتوازن • صياغة الرؤية والإستراتيجية • - صياغة رؤية المؤسسة • خلق التوافق في الآراء • إدارة ورش العملالإستراتيجية (1) (4) (2) • التواصل والاتصال • توصيل الإستراتيجية • تعريف الأهداف والمبادرات • رد الفعل الإستراتيجي • والتعلم • مراجعة عمليات الـ BSC • أسس الرقابة الفعالة • الرقابة والسيطرة • مقومات التخطيط • تحديد المقاييس • تحديد الموازنات • تحديد معالم الطريق • Milestones (3)

أهداف تطبيق بطاقة الأداء المتوازن بوزارة الأوقاف

ويوضح الشكل التالي المحاور الأربعة Perspectivesلبطاقة الأداء المتوازن كأداة للقياس الإستراتيجي بوزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية بدولة الكويت :

المحور المالي حتى تنجح الوزارة ماليا الغايات المؤشراتالمبادرات المقاييس محور العملاء محور العمليات الداخلية كيـــــــفيجب أن تظـــــهر الوزارة أمام عملائها؟ ما هي العمليـــاتالداخلية التـــــــي يجب تحسينـــــها وإجادتها ؟ الغاياتالمؤشرات المبادرات المقاييس الغايات المؤشرات المبادرات المقاييس رؤيةوإستراتيجيةالوزارة محور التعلم والنمو كيــــفتتحقق الوزارة التطويــــــــروالابتكار ؟ الغايات المؤشراتالمبادرات المقاييس

علماً بأنه لكل محور من المحاور تم تحدبد: • الغايات Targets • مؤشرات النجاحالرئيسية (KSIs) • المبادرات Initiatives • المقاييس Measures

كما تم تصميم الخريطة الإستراتيجيةلوزارة الأوقاف وفقا لمحاور بطاقة الأداء المتوازن

مراجعة الأداء الإستراتيجي • يجب تقييم الأداء بحيث يكون مبنيّا على الحقائق ، حيث تُجمع البيانات من مختلف المصادر لفهم وتقييم الأداء تجاه الغايات والمبادرات وذلك كجزء من مرحلة التقييم ، وتكون عناصر البيانات محددة مسبقاً أثناء وضع مؤشرات النجاح . • حيث يتم القيام بترجمة البيانات التي تم تجميعها للتوصل إلى المعلومات المطلوبة ، حيث يمكن لبعض المؤشرات أن تتشكل من مجموعة من عناصر البيانات ، ويتم تجميع معظم المؤشرات وعناصر البيانات من الإدارات التي تقوم بدورها بإعداد تقارير عن تقدّم العمل حول مبادراتها الحالية وذلك من أجل تحقيق مؤشرات النجاح الرئيسية

وقام قادة وزارة الأوقاف بتحديد أربعة أنواع من تقارير التقدم في إنجاز المبادرات الإستراتيجية وفق الفترات الزمنية المعتمدة للإنجاز على الوجه التالي

ويجب أن يتضمن تقرير الإنجاز : • الوضع الحالي بحسب تدرج الألوان في مشاريع المبادرة . • التعليقات الموجزة المتعلقة بالتقرير • التقدم (أو التأخير) مقابل المؤشرات المحددة لهذه الفترة والفترات المقبلة ، بما فيها حالة تدرج الألوان لكل عمل من الأعمال والمقاييس المرتبطة بها . • المخاطر أو الأحداث التي تتطلب الانتباه والتي تترك لمسؤول المبادرة الخيار لاتخاذ اللازم . • أي تبعيات متصاعدة تتطلب اهتمام مدير الإدارة أو مدير المبادرة .

نموذج الحوكمة الإستراتيجية لمتابعة قياس الاداء الاستراتيجي والذي يحدد مسئولية تنفيذ المبادرات الإستراتيجية والنتائج على الإدارات والمجالس التنفيذية للقطاعات المعنية بالوزارة

منهجية تقييم الأداء المؤسسي بوزارة الاوقاف وفقا للخطة الإستراتيجية 2011/2012– 2015/2016 :

تعريف نموذج التميز الأوروبي • يعرف نموذج التميز الأوربي بأنه : ”الممارساتالباهرة في إدارة المنظمة وتحقيق النتائج“ كإطار أساسيلتقويم وتحسين أداءالمؤسسات للارتقاء بقدرتها التنافسية من خلال تطبيق مفهوم إدارة الجودة الشاملة ومن ثم تحقيق التميز الدائم .

المعايير التسعةللنموذج عناصر النتائج عناصر التمكين نتائج الموارد البشرية الموارد البشرية القيادة نتائج الأداء الرئيسية العمليات نتائج المتعاملين الإستراتيجية نتائج المجتمع الشراكة والموارد الإبداع والمعرفة

وسوف يتم تطبيق هذا النموذج بالوزارة كأداة عملية يمكن استخدامها كالآتي : • كأداة للتقويم الذاتي . • كوسيلة للمقارنة المرجعية مع المنظمات الأخرى. • كمرشد لتحديد مجالات التحسين. • كأساس لطريقة تفكير . • كهيكل لنظام إدارة الوزارة .

مع الأخذ في الحسبان مراجعة وتطوير وتعديل معايير التقييم - رغم عالميتها- وتقييمها بشكل منتظم لتواكب التغيرات الحديثة في مجال الإدارة والجودة والتميز على المستوى العالمي ولتستجيب لأي تطورات في مجال العمل بالوزارة ، ولتأخذ في الاعتبار آراء قادة الوزارة والقائمين على التطبيق .

شـــكــــــــــــراً

التجربة المتميزة في قياس وتقييم الخطة الإستراتيجية بوزارة الأوقاف والشؤون الإسلامية بدولة الكويت