PERTINENCE DE LA

1. PERTINENCE DE LA VÉRIFICATION DE L’OPTIMISATION DES RESSOURCES GESTION DES INSTALLATIONS

2. ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION • Première vérification de l’optimisation des ressources (VOR) portant sur un volet du secteur universitaire par suite de l’élargissement du mandat du vérificateur général de l’Ontario en 2005 • Objectif : déterminer si les universités visées avaient en place des politiques, marches à suivre et systèmes pour gérer et entretenir leurs installations affectées à l’enseignement et à l’administration de façon rentable • Trois universités (Carleton, Guelph, McMaster) ont été sélectionnées en vue d’une visite et d’un examen approfondi • Les 15 autres universités et l’Ontario College of Art and Design ont dû remplir un questionnaire • Depuis 2001, toutes les universités financent et utilisent un système commun de gestion des immobilisations

3. ÉTENDUE DE LA VÉRIFICATION Aspects ciblés : • Renouvellement des installations et entretien différé • Utilisation des installations • Information pour le contrôle des coûts • Suivi du rendement et contrôle de la qualité • Politiques et procédures d’achat –pas de conclusions ni de recommandations • VOR ne portait pas sur la construction de nouveaux bâtiments ni sur les travaux de modernisation

4. GESTION DU PROCESSUS • Très important de déterminer un point de contact unique à l’Université pour l’équipe du vérificateur général (VG) • Très important de sensibiliser le vérificateur général à la complexité des universités; elles ressemblent davantage à des municipalités qu’à des écoles (celles-ci ont été l’objet de vérifications par le VG par le passé) • Garder le contact; faire le point souvent • Attention à la dérive des objectifs

5. Recommandation 1Renouvellement des installations • Tenir à jour le système de gestion des immobilisations • Vérifier périodiquement l’exactitude des modèles de renouvellement des immobilisations • Réinspecter périodiquement l’état des installations • Instaurer des examens périodiques et indépendants • Tenir à jour la base de données • Ministère de la Formation et des Collèges et Universités (MFCU) devrait collaborer avec les universités pour établir un plan de réduction de l’entretien différé • Reconnaissance de l’ampleur du problème • A donné lieu à un financement supplémentaire ponctuel

6. Recommandation 2Renouvellement des installations • Mettre en oeuvre des méthodes officielles pour établir l’ordre de priorité des projets • Compréhension du fait que le financement est nettement insuffisant par rapport aux besoins • Tactique vs. stratégique • Devons être en mesure de démontrer que nous avons fait preuve de diligence raisonnable dans l’établissement de l’ordre de priorité • Principes standards d’évaluation des risques (p. ex. bulletin d’information de Curie 1993) • Autres préoccupations (p. ex., nouveau module VOR)

7. Recommandation 3Utilisation des installations • Pour réduire les besoins en matière d’espace et les coûts des installations connexes, les universités devraient : • mettre en place des systèmes adéquats pour analyser l’utilisation de l’espace et la capacité, et rendre des comptes à ce sujet • définir des objectifs d’utilisation de l’espace à atteindre sur une période de 3 à 5 ans • Imputer des frais d’utilisation de l’espace???

8. Recommandation 4Information pour le contrôle des coûts • Pour faciliter la gestion des coûts des installations, les universités devraient mettre en oeuvre des systèmes et des procédures pour fournir l’information nécessaire pour : • pouvoir prendre en compte les coûts des installations au moment de la prise de décisions • effectuer une analyse comparative des coûts internes et externes pour repérer les bonnes et les mauvaises pratiques

9. Recommandation 5Suivi du rendement et contrôle de la qualité • Pour garantir l’optimisation des ressources et l’exécution satisfaisante des travaux, les universités devraient : • définir des objectifs en matière de niveau de service • mettre en oeuvre des inspections de supervision des travaux effectués par le personnel et par les sous-traitants • utiliser les résultats des sondages et les données relatives aux plaintes dans le cadre de l’évaluation du rendement

10. RÉSULTATS • Vérification indépendante de la situation des universités quant aux activités d’entretien différées – évaluées à 1,6 milliard de dollars en 2006 • Validation – dans l’ensemble, saine gouvernance de nos installations • Augmentation considérable du financement ponctuel accordé aux universités pour le renouvellement des campus (335 millions de dollars pour 2007-2008 et 2008-2009 comparativement à 26,7 millions de dollars par année)

11. RÉSULTATS • Confirmation objective de la nécessité d’utiliser l’espace existant plus efficacement - lien avec l’entretien différé dans certains cas • Reconnaissance du fait que les installations et l’espace constituent une ressource précieuse • Avons gagné de la crédibilité auprès du gouvernement pour ce qui est de la nécessité d’investir dans les installations et l’infrastructure

12. RISQUES • Ne pas réussir à créer des processus pour optimiser l’utilisation de l’espace • Financement continu du gouvernement pour le renouvellement des installations pourrait ne pas se concrétiser • Mise en œuvre des recommandations du vérificateur général de l’Ontario dépend des ressources • Universités pourraient rater l’occasion d’effectuer des changements

13. ÉTAPES À VENIR • Comité des comptes publics • Possibilité d’un suivi de la VOR en 2009