Útboð…. Hvað – Hvernig?

1. Útboð….Hvað – Hvernig? Guðmundur Hannesson Forstöðumaður ráðgjafarsviðs Ríkiskaup 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

2. 6. marz • Undirbúningur útboða • Markmið • Verkefnastjórnun • 27. marz • Útboðsgögn • Líftímakostnaður • Matslíkön • 3. apríl • Tilboðsgerð • Mat tilboða • Samningsgerð og –stjórnun • Verkefni Dagskrá 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

3. Undirbúningur útboða • Hvernig verða verkefni til? • Samskipti við kaupanda/kaupendur • Samskipti við seljendur • Nýsköpunar- og þróunarverkefni • Hvað á að bjóða út – hvað ekki? • Hvers vegna á að bjóða út? • Árangur útboða – hvernig mældur? • Markmið • Skýr markmið • Þarfir notenda / kaupenda • Endurskoðuð markmið • Verkefnastjórnun • Hvað og hvers vegna? • Hlutverk / greining hagsmunaaðila • Áhættumat • Verkefni (PID skjal) 45 mín Fimmtudagur 6. marz 45 mín 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

4. Útboðsgögn • Skilgreiningar • Regluverk og tæknilýsing • Lágmarkskröfur • SKAL – ÞARF kröfur • Markmið -> Matsþættir • Matsþættir –> Gögn • Samningsdrög • Höfundar / afnota / ráðstöfunarréttur • Líftímakostnaður • Hvað er … ? • Hvernig notaður ? • Dæmi – hugbúnaður / rannsóknartæki • Matslíkön • Verð og/eða gæði ? • Matsþættir og markmið • Dæmi - ítrun Fimmtudagur 27. marz 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

5. Tilboðsgerð • Hvernig gerir maður tilboð? • Hvað skiptir máli • Fyrirspurnir/svör á tilboðstíma • Leikreglur - jafnræði og gegnsæi • Mat á tilboðum • Hvað er metið ? • Hvernig metið – hver metur? • Gildi tilboða, hæfi bjóðenda • Taka tilboða - rökstuðningur • Samningsstjórnun • Að teknu tilboði • Hlutverk kaupanda og seljanda • Hvað gerist á samningstíma… Fimmtudagur 3. apríl 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

6. Spurningar ? 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

7. Innkaupaferli sem á að tryggja: • samkeppni og jafnræði milli bjóðenda • gegnsæ,formleg samskipti milli og bjóðenda og kaupanda • kaupandahagstæðustu kaupin Hvað er útboð ? (GH) 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

8. Hvers vegna á að bjóða út • Skýra þarfir kaupanda • Virkja samkeppni – seljenda/hugmynda • Styrkja samningsstöðu • Upphaf verkefnis • Lögboðin útboðsmörk • Eðli verkefnis • Kaupandi (eftirspurn) • Hvað á að kaupa – bjóða út? • Hvað er með / ekki með - afmörkun • Seljendur (framboð) • Nýsköpun / þróunarverkefni Undirbúningur útboða 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

9. Hvert er markmið verkefnisins • Hverjar eru raunverulegar þarfir kaupanda • Hver er kaupgetan? • Endurskoðun markmiða Markmið 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

10. Það sem kaupandann langar í Það sem kaupandi segir útboðsaðila Skilningur útboðsaðila á því sem sagt er Það sem útboðsaðili áætlar að kaupa Það sem útboðsaðili kaupir Það sem kaupandann raunverulega vantar Markmið og þarfir 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

11. ..hugarfar og aðferðafræði ekki hugbúnaður ! Verkefnastjórnun 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

12. Verkefni > Verkefnastjóri ? • Verkefni • Skýr markmið • Skilgreint upphaf og endir • Tengist mörgum aðilum • Er einstakt í sinni röð • Áætlun um kostnað,tíma og efndir • Verkefnastjóri • Framkvæmdastjóri verkefnisins 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

13. Kostnaður Markmið Tími Efndir Vandi verkefnastjórans... “Hin heilaga þrenning” 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

14. Verkefni verkefnastjórans ! • Hver er umgjörð verkefnisins ? • Hver er eigandinn ? • Hver er verkefnishópurinn og skipulag hans? • Hver er fjárhags- og tímaáætlun ? • Hverjir eiga hlut að máli ? • Hvert er verkefnið ? • Hvert er markmið verkefnisins ? • Hvaða þarfir á verkefnið að uppfylla ? • Hvaða afurð á verkefnið að skila ? • Hverjir eru áfangar verkefnisins ? • Hvert og hvernig er áhættumat unnið? 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

15. Verkefnisskjal (1) Tilgangur skjals: • Þetta skjal lýsir stærri verkefnum hjá Ríkiskaupum. Það leggur grunninn að ákvarðanatöku og stjórnun verkefnisins. Í skjalinu er lögð áhersla á að lýsa því hvernig staðið verður að verkefninu og er það hugsað sem handbók fyrir þátttakendur. Lýst er markmiðum og skipulagi verkefnisins, helstu verkþáttum, afurðum o.s.frv. Í skjalinu er einnig tiltekið hversu miklu má kosta til verkefnisins, hvenær verkefninu skal ljúka og hverjar eru væntingar til ávinnings. Nauðsynlegum gátlistum er beitt eftir þörfum • Gert er ráð fyrir að þetta skjal taki litlum breytingum eftir að stjórnhópur verkefnisins hefur samþykkt það. Vísað verður til þessa skjals við alla meiri háttar ákvarðanatöku í verkefninu. Það verður einnig notað við lok verkefnisins til að leggja mat á stjórnun þess og verður lagt til grundvallar við mat á því hvort verkefnið hafi skilað þeim árangri sem að var stefnt í upphafi. 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

16. Verkefnisskjal (2) 1. Bakgrunnur / Þarfagreining: Tilgreina hvers vegna hugmynd að verkefninu varð til, og hvaðan þörf fyrir verkefnið er upp runnin. Ef verkefnið hefur að markmiði, að breyta högun, ferlum eða kerfum, þarf að lýsa forsögu þeirra þátta. Einnig telja til ástæður þess, að sú nálgun sem lýst er í PID skjali, var valin umfram aðrar leiðir. 2. Markmið: Til hvers er ætlast með framkvæmd verkefnisins. Ekki þarf að tilgreina einstaka þætti, því þeir koma fram í viðskiptafæri (Business Case). Hafa skal í huga að markmið þurfa að vera mælanleg. 3. Forsendur / afmörkun: Ef verkefnahópurinn þarf að gefa sér einhverjar forsendur, sem hann getur lítil eða engin áhrif haft á, þarf að tilgreina þær hér. Hvað er innan verkefnis hvað er fyrir utan, hverju tengist það. 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

17. Verkefnisskjal (3) 4. Afurðir verkefnis.Segja frá helstu afurðum verkefnisins. Ekki þarf að gera nákvæman lista yfir allar afurðir, því hann er að finna í verkefnisáætlun. 5. Tímaskorður: Hvenær skal verkefninu vera lokið ? 6. Fjárhagslegar skorður:Hver er fjárhagsrammi þessa verkefnis ? 7. Viðskiptafæri/Business Case: (Stutt)Hver er ávinningur fyrirtækisins með afurð verkefnisins ? Setja inn útreikning á núvirði og telja til aðra þætti viðskiptafæris, sem ekki er hægt að setja tölugildi við. Einnig þarf að koma fram hvaða ráðstafanir þarf að gera til að ná fram tilætluðum ávinningi. Hafa skal í huga að markmið um ávinning þurfa að vera mælanleg 8. Áhættumat/Risk Analysis:Fram þarf að koma hverjir áhættuþættirnir eru og til hvaða viðbragða þarf að taka til að lágmarka áhættu verkefnisins. 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

18. Verkefnisskjal (4) 9. Verkáætlun:Setja inn flæðirit með helstu verkþáttum. Lykilupplýsingar, s.s. hvenær verkþættir eru unnir, í hvaða röð, hverjir vinna, o.s.fr. 10. Kostnaðaráætlun:Heildarkostnaður verkefnisins. Helstu kostnaðarþættir og hvenær þeir falla til. Nota upplýsingar úr Viðskiptafæri 11. Skipulag verkefnis:Skipurit verkefnisins, hlutverk og ábyrgð einstakra hópa. Samskiptamáti og fundir. 12. Skilyrði:Hvaða ytri skilyrði eru verkefninu sett. s.s. lög, umhverfi, tækni, stefna fyrirtækisins. 13. Meðhöndlun frávika:Skorður sem verkefnastjóra eru settar varðandi frávik frá tíma, kostnaði og gæða. Hvar liggur aðgerðabil og hvað þarf verkefnastjóri að gera, fari verkefnið út fyrir viksmörk 14. Aðrar upplýsingar:Annað sem koma þarf fram varðandi verkefnið 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

19. Verkefnastjórnun ...... • Hvað ? • Skilgreining á verkefni, verkefnastjóra og verkefnastjórnun • Hvernig ? • Gátlisti fyrir verkefni • og... • www.vsf.is Verkefnastjórnunarfélag Íslands • www.ogc.gov.ukOffice of Government Commerce • Stjórnun á tímum hraða og breytinga (Þórður Víkingur Friðgeirsson) 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám

20. Áfangar verkefnis • Eldmóður • Vonbrigði • Óðagot • Leit að blóraböggli • Saklausum refsað • Þeim hrósað sem ekkert gerðu Ekki PRINCE2 6. marz 2008 Háskóli Íslands – MPA nám