Almenn kynning á Gegni

1. Almenn kynning á Gegni Ágúst 2003 Harpa Rós Jónsdóttirkerfisbókasafnsfræðingur

2. Helstu atriði kynningar • Almennt um Gegni • Viðmót Gegnis • Uppbygging kerfisins • Stjórnunareiningar, söfn, safndeildir, eintök • Bókfræðigrunnur, nafnmyndaskrá, efnisorð, forðaupplýsingar • Aðgangsheimildir • Lánþegaskrá • Strikamiðar • Kerfisleg uppsetning • Uppsetning biðlara á söfnum • Þróun kerfisins

3. Landskerfi bókasafna hf. • Landskerfi bókasafna hf. var stofnað 14. nóvember 2001 • Markmið fyrirtækisins er að sjá um innleiðingu og rekstur sameiginlegs bókasafnskerfis fyrir allt landið • Hlutafélag í eigu ríkis og 41 sveitarfélags • Starfsmenn eru 4 talsins • Vefsíða www.landskerfi.is / www.lb.is

4. Innleiðing • Gegnir opnaður almenningi 19. maí 2003 með gögnum úr gamla Gegni (Libertas) • Fengssöfn • Mikromarc söfn • Metrabókarsöfn • Emblusöfn

5. Innleiðing • Yfirfærsla gagna úr eldri kerfum (bókfræðifærslur, eintök, útlánaupplýsingar) • Uppsetning kerfistaflna fyrir hvert safn • Uppsetning biðlara á söfnum (söfnin sjá um það sjálf í samvinnu við Landskerfið) • Kennsla á kerfið

6. Nýi Gegnir • Gegnir (Aleph 500) er samhæft bókasafnskerfi sem nýtist í öllum almennum verkefnum og rekstri bókasafna • Hugbúnaðarfyrirtækið Ex Libris sem er framleiðandi kerfisins • Kerfið er nú í notkun í yfir 560 bókasöfnum í um 50 löndum. Ex Libris hefur um 20 ára reynslu í þróun og rekstri bókasafnskerfa • Sú útgáfa sem tekin er í notkun hérlendis er 14.2.5

7.    Kerfisþjónn(miðlari) Útstöðvar á bókasöfnum (biðlarar)      Hýsing Kerfið og gögnin eru hýst hjá ANZA Almennir notendur tengjast um WWW

8. Raunumhverfi og prófunarumhverfi • Raunumhverfi Það umhverfi sem söfnin vinna í dagsdaglega • PrófunarumhverfiÞað umhverfi sem öll kennsla fram í og unnið er að yfirfærslu gagna úr eldri kerfum

9. Viðmót Gegnis Kerfið skiptist í • StarfsmannaaðgangAðföng, skráning, útlán, millisafnalán, leitir, tímaritaþátt og stjórnunarþætti • VefaðgangLeitir og þjónusta við notendur

10. Viðmót Gegnis Vefviðmót gegnir.is (Web OPAC)  • Starfsmannaviðmót (GUI OPAC)

11. Viðmót Gegnis • Starfsmannaaðgangur er í Windowsviðmóti og því nauðsynlegt að starfsmenn hafi reynslu af því að vinna í gluggaumhverfi • Vefviðmót kerfsins var sérstaklega hannað fyrir íslenska notendur

12. Viðmót Gegnis, tungumál • Þýðingu á leita- eintaka- og útlánaþætti er lokið. Stefnt er að því að þýða aðra þætti kerfisins í nánustu framtíð • Vefviðmót kerfisins er aðgengilegt á íslensku og ensku

13. Uppbygging kerfisins Viðmót kerfisins • Biðlari í Windowsviðmóti (GUI OPAC) • Vefviðmót www.gegnir.is (Web OPAC) Kerfisleg uppbygging • Hinir ýmsu aðgerðamöguleikar kerfisins (útlána, skráning o.s.frv.) Gagnagrunnurinn • Bókfræði- og eintakafærslur • Nafnmyndaskrá

14. Biðlara / miðlara umhverfi • Kerfið er biðlara-miðlara kerfi. Gögnin eru geymd miðlægt, starfsmenn bókasafna vinna á útstöðvum Gagnagrunnur geymdur á miðlara (e. server) Starfsmaður vinnur á biðlara (e. client)

15. Um kerfið • Notað er Oracle8 gagnagrunnskerfi til að geyma gögnin • Gegnir byggir á ríkjandi stöðlum:- Z39.50, samskiptastaðall - Unicode, stafagerðir- MARC21, bókfræðiupplýsingar

16. Venslaður gagnagrunnur • Oracle gagnagrunnurinn sem Gegnir notar til að geyma gögnin er venslaður • Venslaður gagnagrunnur þýðir að gögnin eru geymd í töflum sem tengdar eru saman á sameiginlegum svæðum, svo sem færslunúmerum • Gögnunum er skipt í töflur eftir innihaldi (t.d. bókfræðifærslur, notendaskrá) og hverri töflu skipt í svið (t.d. höfundur, titill, útgáfuár)

17. Notendaskrá: - Lánþeganúmer 001.- Nafn: Jón Jónsson- Kennitala: 211162-1239 Lánþegaskrá:Lánþeganúmer 001- Safn: Háskólinn í Reykjavík.- Lánþegastaða: Kennari. Lánasaga: - Lánþeganúmer 001. - Rit lánað: 010203.- Skiladagur: 010303.- Eintaksnúmer: 004556 Bókfræðifærsla:- Titill: Unix í hnotskurn.Eintaksnúmer: 004556 Vensl milli taflna

18. Uppbygging Nafnmyndaskrá Bókfræðigrunnur Forðaupplýsingar Stjórnunareiningar Safn Safn Safn Eintök Eintök Eintök Eintök Eintök Eintök

19. Þar ríkir fegurðin ein : öld með Halldóri Laxness, Reykjavík, 2002. LBS-HBS LBS-HBS BBS-Sólh Bókfræðigrunnur • Einn sameiginlegur bókfræðigrunnur fyrir öll söfn. Hver titill er aðeins skráður einu sinni, söfn tengja svo eintök sín við bókfræðifærslunaEin bókfræðifærslaMargar eintaksfærslur

20. Nafnmyndaskrá • Nafnmyndaskrá tryggir samræmi í skráningu, þ.e. að ekki eru notaðar fleiri en ein nafnmynd • Þau atriði sem eru leitarhæf, t.d. nafn höfundar, heiti bókaforlaga og efnisorð eru aðeins skráð einu sinni. Eftir það eru þau sótt í nafnmyndaskrána • Nafnmyndaskrá auðveldar hugsanlegar breytingar • Dæmi: Skrá öll verk rithöfundarins Sjóns undir listamannanafninu en ekki sum undir Sigurjón B. Sigurðsson og önnur undir Sjón

21. Forðaupplýsingar • Forðaupplýsingar eru millistig milli bókfræðifærslu og eintakasfærslna • Forðaupplýsingar eru samantekt á eintakafærslumog segja til um staðsetningu eintaka (sér í lagi tímarita) • Forðaupplýsingar eru geymdar í 852 sviðinu í MARC21 • Æskilegt er að söfn noti forðaupplýsingar • Forðaupplýsingar má nota til að geyma upplýsingar sem eiga við um tiltekið safn og eru því aðeins sýnilegar innan þess

22. Eintök Eintök Forði a Eintök Bókfræðifærsla Forði b Eintök Forði c 27(1)1997 27(1)1997 Forði a - Barnadeild27(1)1997-30(1)2000(1) 27(2)1997 27(2)1997 27(3)1997 27(3)1997 Paediatric Review Forði b – Bókasafn26(1)1996- Forðaupplýsingar

23. Stjórnunareiningar • Öllum þátttökusöfnum er skipað í stjórnunareiningar • Kerfisleg sjónarmið. Hver stjórnunareining hefur sitt eigið mengi af Oracle töflum sem skilgreina söfn innan einingarinnar og það hvernig útlánum og aðföngum safnanna er háttað • Rekstrarleg sjónarmið. Hagkvæmt er að skipa söfnum í stjórnunareiningar með tilliti til samvinnu milli þeirra eða sérþarfa • Söfnum er skipað í stjórnunareiningu með tilliti til landfræðilegrar staðsetningar, samvinnu safna, stærðar, svipaðrar starfsemi og þarfa

24. Stjórnunareiningar Landsbókasafn –Háskólabókasafn Kennaraháskóli Íslands Háskólabókasöfn Almenningssöfnhöfuðborgarsvæðinu Grunnskólarhöfuðborgarsvæðinu Framhaldsskólarhöfuðborgarsvæðinu Sérfræðisöfn Stjórnsýslusöfn Austurland Norðurland Suðurland og Reykjanes Fyrirtæki og stofnanir Vesturland og Vestfirðir

25. Stjórnunareiningar • Með öllum söfnum í sömu stjórnunareiningu er jafnræði – ekkert safn er yfirskipað öðru. Jafnframt er engin stjórnunareining æðri annarri innan kerfisins • Stjórnunareiningar hafa engin áhrif á skráningu gagna þar sem skráð er í einn sameiginlegan gagnagrunn • Stjórnunareiningar hafa engin áhrif á leitir, ávallt er leitað í öllum gagnagrunninum. Mögulegt er að skilgreina hópa safna sem hægt er að takmarka leitir við • Hægt er að hafa útlán safna innan stjórnunareiningar sameiginleg að öllu leyti, hluta til eða algjörlega aðskilin

26. Dæmi um samstarf safna • Dæmi 1 – Öll söfn innan stjórnunareiningar geta lánað og móttekið rit hvert frá öðru • Dæmi 2 – Hvert safn getur aðeins móttekið og lánað út rit í sinni eigu • Dæmi 3 – A getur lánað og móttekið rit í eigu B og öfugt. A getur aðeins móttekið rit í eigu C og öfugt • Eintök sem eru móttekin af öðru safni en eiganda þeirra teljast vera “milli safna” þar til þau skila sér til síns heima

27. Safn • Kerfislega séð er „safn“ samsafn af eintökum sem tilheyra tilteknum eiganda • Safn getur verið bókasafn, t.d. Bókasafn Garðabæjar, eða deild/útibú innan tiltekins bókasafns, t.d. Bbs-Kringlusafn

28. Eintök • Eintök eru minnsta einingin í kerfinu. Hvert eintak sem tengt er bókfræðifærslu fær einkvæmt eintaksnúmer • Eintök eru forsenda útlána • Eintök tilheyra tilteknu safni

29. Safndeildir • Safndeild er „safn“ innan safns • Tilgangurinn með safndeild er að gefa til kynna hillustaðsetningu rits til viðbótar við raðtákn. Dæmi um slíkt væri að halda saman á einum stað öllum ritum Halldórs Laxness og því sem hefur verið gefið út um hann. Öll rit í safndeildinni tilheyrðu svo tilteknu safni • Safndeild hefur enga þýðingu varðandi útlán

30. Safn, safndeild, eintök Stjórnunareining Landsbókasafn - Háskólabókasafn Náttúrufræðahús Safn Safndeild Jarðfræði Grasafræði Eintök Eintak 1 Eintak 2

31. Notendaskrá • Upplýsingar í notendaskrá skiptast í: Víðværar (e. global): Upplýsingar sem nýtast kerfinu í heild, eins og nafn og kennitala sem fengnar eru úr þjóðskrá Hagstofu Íslands. Talað er um notendur þegar vísað er í víðværar upplýsingarStaðbundnar (e. local): Upplýsingar sem einungis eiga við tiltekið safn, þ.e. heimildir lánþega innan þess. Tiltekinn notandi getur verið skilgreindur sem kennari hjá Tækniháskóla Íslands, en nemandi hjá Háskólanum í Reykjavík. Talað er um lánþega þegar vísað er í staðbundnar upplýsingar

32. Notendaskrá • Hægt er að setja upp „veggi“ milli safna innan sömu stjórnunareiningar. Dæmi: Starfsmaður Bbs-Foldasafni getur séð hvað lánþegi safnsins fékk að láni í Bbs-Sólheimum. Sami starfsmaður getur þó ekki séð hvað sami lánþegi hefur í láni frá Bókasafni Garðabæjar. Öll þessi söfn tilheyra þó sömu stjórnunareiningu

33. Aðgangsheimildir • Hægt er að loka milli einstaka safna í stjórnunareiningu til að aðskilja útlán, aðföng og millisafnalán, með síum og lykilorðum • Hægt er að stjórna nákvæmlega heimildum til aðgerða fyrir hvert safn og sérhvern starfsmann • Í vefaðgangi er m.a. hægt að bjóða lánþegum að skoða stöðu sína og leggja inn pantanir. Slík þjónusta er háð því að notandinn hafi aðgangsorð og er aðeins hægt að veita hana að frumkvæði hvers safns fyrir sig

34. Safnakóðar • Hverju safni í kerfinu er úthlutað 5 stafa kóða sem er einkvæmur • Fyrstu þrír stafir kóðans vísa í safnið, fjórði stafurinn safnategund og sá fimmti stjórnunareiningu • Kóðinn er ekki sýnilegur hinum almenna notanda, heldur hefur hvert safn 30 stafa „birtingarnafn“ • Sjá lista á www.landskerfi.is undir Aðildarsöfn.

35. Sérsöfn í vefviðmóti • Sérsafn (eða sýndargrunnur, e. logical base) er fyrirfram þrengd leit sem notandinn takmarkar enn frekar • Þó að leit sé framkvæmd í sérsafni er engu að síður verið að leita í öllum bókfræðigrunninum • Niðurstöður leitar takmarkast við sérsafnið og leitarskilyrði notandans • Dæmi um væntanleg sérsöfn: Tónlist, handrit, íslensk bókaskrá

36. Sérsöfn í vefviðmóti - drög

37. Skráningarráð • Skráningarráði er ætlað að skera úr um ágreining sem varðar skráningu og skráningarheimildir í Gegni, og leggja línur um notkun efnisorða • Markmiðið með starfsemi skráningarráðsins er að stuðla að því að gögnin í kerfinu séu vönduð, og þurfa allir sem skrá bókfræðilegar upplýsingar í kerfið að fara að reglum ráðsins eins og fram kemur í þjónustusamningum • Eftirfarandi bókasafnsfræðingar, tilnefndir af stjórn notendafélagsins Aleflis, eiga sæti í skráningarráðinu: Guðný Ragnarsdóttir, Herdís Tómasdóttir, Hildur Gunnlaugsdóttir, Þóra Sigurbjörnsdóttir og Þórdís T. Þórarinsdóttir.

38. Efnisorð • Forsenda skilvirkrar leitar er að notast sé við samræmd efnisorð • Unnið er að samræmingu íslenskra efnisorða. Byggt er á Kerfisbundnum efnisorðalykli • Önnur samræmd efnisorðakerfi eins og MeSH verða leyfð í kerfinu

39. Strikamiðar • Code-128 strikamerkjastaðallinn verður notaður • Allir miðar verða 8 stafir að lengd • Ekki er hægt að prenta út strikamiða úr Gegni. Söfnin verða að kaupa forprentaða miða

40. Strikamiðar • Í dag sjá tveir aðilar um að prenta og halda utan um númeraraðir. Þeir eru Króli verkfræðistofa ehf og Gagnastýring – Strikamerki hf • Til að byrja með verða tvær númeraraðir í gangi, ein fyrir hvort fyrirtæki og byrjar fyrri röðin á 03 en sú seinni á 13. Hvor röð hefur möguleika á tíu milljón mismunandi númerum

41. Kerfisleg uppsetning • Áður en safn getur hafið notkun á kerfinu þarf að vinna greiningu á því hvaða þætti þess það hyggst nota og hvernig. Þetta á sér í lagi við um útlánaþátt, aðföng, tímaritahald og millisafnalán • Kerfisgreiningin er unnin sameiginlega fyrir söfn innan stjórnunareiningar eða tiltekna safnahópa • Kerfisgreiningin er unnin í samstarfi fulltrúa frá þátttökusöfnum og Landskerfi bókasafna

42. Uppsetning biðlara á söfnum • Til að setja upp biðlara á safni þarf að koma upplýsingum um IP tölu á ytra neti (internettengingu) til Landskerfis bókasafna • Hlaða þarf niður biðlaranum af síðunni http://www.landskerfi.is/bidlari.php. Athugið að til að setja hann upp þarf “administrator” réttindi á tölvunni • Aðgangsorð og leiðbeiningar um uppsetningu biðlarans skal nálgast hjá Dögg Hringsdóttur (doggh@landskerfi.is) sem veitir allar nánari upplýsingar um málið

43. Þróun kerfisins • ICAU (International Consortium of Aleph Users) er alþjóðlegt notendafélag Aleph safna • Félagið er m.a. vettvangur til að koma á framfæri tillögum/óskum er varða þróun kerfisins • Landskerfi bókasafna er aðili að félaginu og fer með umboð fyrir íslensk söfn og mun koma þar á framfæri óskum frá Alefli, íslenska notendafélaginu

44. Orðalisti • Bókasafn: sub-library • Bókfræðigögn: Bibliographic data • Eintak: Item • Forðaupplýsingar: Holdings • Gagnagrunnur: Database, Library • Lánþegi: Borrower • Library: Gagnagrunnur • Nafnmyndaskrá: Authority data • Notandi: User • Safn: Sub-library • Safndeild: Collection • Sérsafn: Logical database • Starfsmannaaðgangur: GUI OPAC (Graphical User Interface) • Stjórnunareining: Administrative unit, ADM • Sýndargrunnur: Logical database • Vefviðmót: Web OPAC (Online Public Access Catalogue) • Venslaður gagnagrunnur: Relational database